Standardul, împărțirea proceselor din manualele de specialitate este de a le împărți în procese principale (primare), procese de suport și procese de management. Această divizare este o bună ilustrare a semnificației pe care grupurile de procese particulare o au în afaceri. Ea ne permite să creăm o hartă a proceselor clară, transparentă și bine organizată. De asemenea, ne permite să definim relațiile dintre procesele în sine, precum și relațiile dintre procese și echipele care le realizează. Cu toate acestea, această diviziune nu ne permite să alegem modalitățile de descriere a proceselor sau metodologiile de implementare sau de automatizare a proceselor în cadrul unei organizații. Dacă am dori să facem acest lucru, ar trebui să recurgem la o taxonomie care să se ocupe de metoda de implementare a proceselor.

1. Procesele statice (structurate)

Procesele statice (structurate) sunt acele procese care sunt neschimbate în formă, precum și acele procese care se schimbă pe o perioadă lungă de timp. Într-adevăr, este posibil să se îmbunătățească astfel de procese cu ajutorul mecanismelor BPCI standard bazate pe metoda roții lui Deming (PDAC), precum și cu ajutorul conducerii și al cunoștințelor acesteia. Deoarece structura unor astfel de procese este cunoscută dinainte, astfel de procese pot fi descrise sub forma unui algoritm complet. În principiu, realizarea proceselor statice care nu necesită luarea de decizii poate fi delegată roboților industriali sau calculatoarelor.

• Domeniul de aplicare:

◦ identificarea, raționalizarea, îmbunătățirea proceselor,

◦ identificarea, standardizarea, îmbunătățirea proceselor decizionale (business decision management – BDM),

◦ comunicarea (publicarea) modelelor de procese în întreaga organizație,

◦ automatizarea fluxului de procese în sisteme de tip workflow, DM sau BPMS,

◦ automatizarea colectării și analizei datelor prin intermediul sistemelor executive și al aplicațiilor BAM/BI,

• Beneficii:

◦ expunerea și unificarea cunoștințelor organizaționale, de obicei o singură dată în faza de identificare a proceselor,

◦ transparența și accesibilitatea hărților și modelelor de procese publicate și actualizate,

◦ inițierea și executarea îmbunătățirii proceselor (BPCI)

◦ controlul deplin asupra executării proceselor în timp real și ex-post (identificarea instantanee a abaterilor și erorilor apărute în cursul executării proceselor),

• Riscuri și pericole:

◦ nealinierea la condițiile schimbătoare ale pieței, incapacitatea de a personaliza procesele,

◦ executarea unui proces în mod standard, care nu este conform cu condițiile de execuție (reușind să execute procesul standard, dar generând pierderi pe parcursul acestuia),

◦ crearea unei culturi a lipsei de responsabilitate

Din păcate, doar aproximativ 20% din procese pot fi descrise ca mai sus în organizațiile din viața reală. De cele mai multe ori, acestea sunt procesele interne normale ale organizațiilor, care nu sunt orientate către clienți, precum și procesele care trebuie să fie standardizate din cauza constrângerilor legale (de exemplu, procesele contabile, procesele fiscale, unele procese de resurse umane etc.).

2. Procese dinamice (nestructurate, ad-hoc, …)

În restul de 80% din cazuri, procesele conțin acțiuni sau subprocese întregi care sunt greu de conceptualizat în cadrul unui algoritm. Procese a căror desfășurare depinde de condițiile individuale de execuție sau care conțin o cantitate atât de mare de variabile încât este imposibil să le modelăm. Astfel de procese ne obligă să luăm în considerare, în faza de modelare, posibilitatea ca executanții procesului să ia decizii individuale pe care nu suntem în măsură să le prevedem în prealabil. De fapt, ele ne cer să luăm în considerare cunoștințele interpreților de proces în cursul modelării și îmbunătățirii proceselor.

• Amplasamentul implementării este același ca pentru procesele statice, dar include și:

◦ identificarea rapidă a proceselor care iau în considerare acțiunile dinamice (ad-hoc în BPMN 2.0),

◦ automatizarea fluxului de lucru al proceselor în sistemele dinamice BPMS și ACMS,

◦ implementarea unui mecanism de descoperire automată a proceselor de afaceri (ABPD) sau a unui process mining în sprijinul achiziției de cunoștințe,

◦ implementarea mecanismelor de învățare rapidă în organizație cu utilizarea BPM social, CoP, etc.,

• Beneficiile sunt aceleași ca și în cazul proceselor statice, dar includ și:

◦ verificarea continuă și crearea de noi cunoștințe în condiții reale de afaceri (și nu în niște facilități de cercetare &dezvoltare detașate),

◦ inițierea și executarea îmbunătățirii constante a proceselor (BPCI) cu utilizarea întregului capital intelectual al organizației,

◦ utilizarea rapidă, pe scară largă, a noilor cunoștințe cu scopul de a crește eficiența proceselor desfășurate,

◦ responsabilizarea reală a executanților de procese, crearea unei culturi a responsabilității,

• Riscuri și pericole:

◦ riscul eșecului experimentelor limitate ale executorilor de proces (deși în schimb se obțin și unele cunoștințe),

◦ riscul haosului ca urmare a prea multor experimente necontrolate (care poate fi atenuat prin controlul și supravegherea strictă a nivelurilor de privilegii),

◦ riscul haosului ca urmare a prea multor experimente necontrolate (care poate fi atenuat prin controlul și supravegherea strictă a nivelurilor de privilegii).

3. Riscuri asociate cu modelarea statică a proceselor de afaceri dinamice

Când se încearcă identificarea și implementarea proceselor de natură dinamică ca și cum acestea ar fi statice, proiectele durează de obicei mai mult (costuri mai mari, riscuri mai mari, …), iar eficiența organizației nu crește, ci dimpotrivă, scade. Ori de câte ori procesele sunt legate de Client sau de mediul de piață, este și mai crucial să se stabilească dacă împărțirea procesului în acțiuni individuale „indivizibile”, pe care executorul procesului le realizează apoi, nu va duce la pierderi mai mari din cauza supracomplicării și a supra-specificării proceselor. Poate că ar fi mai bine să lăsăm descrierea destul de generală așa cum este? Principalele riscuri legate de modelarea proceselor dinamice ca algoritmi compleți sunt:

a. Pierderea caracterului transparent și flexibil al proceselor ca urmare a supraspecificării acestora

Aceasta duce la supracomplicarea „târâtoare” a proceselor datorită adăugării diferitelor excepții speciale, a „planurilor de contingență” și a condițiilor care trebuie luate în considerare în ciuda faptului că acestea apar doar în circumstanțe speciale! Am lucrat odată la un sistem de decontare a creditelor străine. După ce am luat în considerare toate condițiile posibile, m-am confruntat cu un „monstru” cu care nu era practic să lucrez. A luat în considerare chiar și opțiunea de a executa un contract în 2 țări în același timp, în 10 locuri diferite și folosind 3 monede diferite, doar pentru că un astfel de contract a fost executat în ultimii 25 de ani! Cu toate acestea, în practică s-a dovedit că nici măcar un astfel de sistem nu a luat în considerare toate circumstanțele posibile, deoarece a apărut o situație care nu a fost deloc luată în considerare în sistem.

b. Consolidarea unei culturi a lipsei de responsabilitate

impunerea strictă a unei metode neschimbătoare de desfășurare a unui proces, care nu ia în considerare circumstanțele în schimbare, îi lipsește pe angajați de inițiativele lor și le ia responsabilitatea pentru rezultatele proceselor. Nu numai atât, dar îi încurajează chiar să accepte o situație care provoacă pierderi, dar care respectă statutul/procedurile/procesele! La urma urmei, dacă proprietarul procesului/procedurii este responsabil pentru rezultat, angajații consideră că este înțelept să rămână aproape de procedură/proces, chiar și atunci când cred că o astfel de acțiune este lipsită de sens.

c. Introducerea proceselor automatizate într-o organizație ca și cum aceasta ar fi un calculator

Există riscul asociat cu anumite unități organizaționale și cu managerii acestora de a vedea schimbările NU ca pe o ȘANSĂ, ci ca pe o amenințare la adresa privilegiilor și intervalelor lor de competență. Lipsa de informare, de înțelegere și de acceptare a schimbării, poate duce la faptul că indivizii privesc schimbarea ca pe o amenințare și răspund unei astfel de amenințări cu o reacție puternică

.