Facturarea facturilor de către întreprinderi trebuie să fie redactată pe un ton profesional, folosind în același timp un limbaj clar și simplu. Este important să fiți întotdeauna politicos atunci când trimiteți o factură unui client și în toate celelalte comunicări de afaceri legate de plăți.

Locuțiunea unei facturi trebuie să fie cât mai clară posibil. Menționați în mod clar data scadenței facturii, suma datorată și serviciile prestate. Dacă o factură sau e-mailul care o însoțește conține un limbaj vag, clientul poate rămâne confuz, poate interpreta greșit informațiile și, ca urmare, poate întârzia trimiterea plății.

Iată subiecte care să vă ajute să învățați cum să redactați o factură în mod profesionist:

Tips for Sending Invoices That Get Paid

Sample Invoice Email Template

How to Follow up on Unpaid Invoices

Tips for Sending Invoices That Get Paid

Factura este un document care permite micilor afaceri să primească plata de la clienții lor, dar există strategii de trimitere a facturilor care au mai multe șanse să vă fie plătite rapid. Mesajele potrivite, atât în cadrul facturii în sine, cât și în e-mailul care o însoțește, îi pot motiva pe clienți să plătească factura imediat. Iată câteva sfaturi pentru a comunica cu clienții cu privire la facturi:

Întoarceți facturile prompt

Este important să vă creați facturile și să le trimiteți clienților imediat ce finalizați lucrarea pentru care facturați. Nu numai că acest lucru înseamnă că veți fi plătit mai repede pentru serviciile dvs., dar înseamnă, de asemenea, că scrieți facturile în timp ce munca este proaspătă în mintea dvs. Când scrieți facturile imediat ce lucrarea este terminată, vă veți aminti toate detaliile și veți fi mai puțin probabil să faceți greșeli în factură, ceea ce poate deruta sau înfuria clienții, întârziind plata.

Să fiți întotdeauna politicos

Să fiți întotdeauna politicos atunci când redactați facturile și toate comunicările care le însoțesc, cum ar fi e-mailurile. Comunicarea politicoasă vă ajută să mențineți relații profesionale puternice cu clienții dumneavoastră, ceea ce vă crește șansele de a obține afaceri repetate. De asemenea, a fi politicos în facturi vă ajută să fiți plătit mai repede, potrivit unui studiu FreshBooks. Studiul a constatat că folosirea unor cuvinte precum „vă rog” și „mulțumesc” atunci când scrieți facturile poate crește procentul de facturi plătite cu peste cinci procente.

Să fiți întotdeauna concis

Când vă redactați facturile, fiți întotdeauna concis și la obiect. Precizați clar informațiile de care clienții au nevoie pentru a vă plăti în conformitate cu condițiile dumneavoastră: enumerați suma datorată și data scadenței. Uneori, întreprinderile încearcă să folosească termeni fanteziste atunci când redactează facturile, dar acest lucru îi poate deruta pe clienți. De exemplu, în loc să folosiți pe facturi formulări precum „plata datorată la primire”, care este vagă, enumerați doar data scadenței, de exemplu „plata datorată la 31 decembrie 2018.”

Faceți plata ușoară

Faceți-le ușor clienților dvs. să vă plătească facturile, astfel încât aceștia să aibă o experiență mai bună pentru clienți și astfel să fiți plătit mai repede. Includeți în factură formulări clare care să le spună clienților dvs. diferitele metode de plată pe care le pot folosi. Dacă acceptați cecuri, includeți o formulare care să acopere toate detaliile necesare, cum ar fi „Vă rugăm să emiteți cecurile în numele My Small Business și să le trimiteți prin poștă la adresa This Business Address.” Dacă acceptați plăți online, includeți un buton „Plătiți acum” în partea de jos a facturii sau în corpul e-mailului care o însoțește, care să facă legătura directă cu pagina de plată online, pentru ca clienții dvs. să o găsească cât mai ușor posibil.

Semplu de model de e-mail de factură

Este important să redactați e-mailurile de factură într-o manieră politicoasă și concisă, astfel încât tonul dvs. să fie profesionist, iar informațiile transmise să fie clare pentru clienți. Acest model de model de e-mail de factură vă poate ajuta să redactați e-mailuri profesionale pentru a vă însoți facturile:

Subiect Line: Numele afacerii dvs: Factura #001

Dragă client Nume client,

Sper că vă merge bine.

Am vrut să vă anunț că o nouă factură #001 a fost creată în contul dumneavoastră. Puteți găsi factura atașată la acest e-mail. Vă rugăm să plătiți soldul de 500 de dolari până la 31 decembrie 2018.

Puteți plăti trimițând un cec prin poștă la:

Numele dvs. de afaceri
Adresa dvs. completă de afaceri
Codul dvs. poștal

Vă mulțumesc pentru afacerea dvs.; aștept cu nerăbdare să lucrez din nou cu dvs. în curând.

Condoleanțe,

Numele dumneavoastră
Datele dumneavoastră de contact

Cum să urmăriți facturile neplătite

Este important să urmăriți facturile neplătite de îndată ce acestea devin scadente. Formularea pe care o utilizați pentru a urmări facturile neplătite trebuie să fie politicoasă, dar directă. Oferiți clientului dvs. beneficiul îndoielii: există o șansă bună ca întârzierea la plată să se datoreze unei erori administrative și nu reține plata în mod rău intenționat.

Iată un model de e-mail pentru a ajuta întreprinderile mici să urmărească facturile neplătite:

Subiect Line: Numele afacerii dvs: Factura nr. 001

Dragă clientă,

Sper că vă merge bine. Vă contactez în legătură cu factura #001. Acesta este un memento prietenos că plata trebuia efectuată la 31 decembrie 2018. Vă rugăm să trimiteți plata cât mai curând posibil.

Puteți plăti trimițând un cec prin poștă la:

Numele dvs. de afaceri
Adresa dvs. completă de afaceri
Codul dvs. poștal

Aștept cu nerăbdare să am vești de la dvs. Vă rog să mă contactați dacă aveți întrebări.

Siguranță,
Numele dumneavoastră
Datele dumneavoastră de contact

.