Cum să scrieți scrisoarea și e-mailul perfect de apel de sfârșit de an (cu exemple)
Cum să scrieți scrisoarea și e-mailul perfect de apel de sfârșit de an (cu exemple): Billy Sharma, consultant în marketing direct pentru organizații nonprofit și autor.
De ce să trimiteți o scrisoare de apel de sfârșit de an
Ar trebui să trimiteți un apel de sfârșit de an pentru că donatorii dvs. sunt cei mai generoși în perioada de sfârșit de an. De fapt, aproape o treime din donațiile anuale au loc în luna decembrie.
Și 50% dintre organizațiile nonprofit primesc majoritatea donațiilor anuale în ultimele trei luni ale anului – din octombrie până în decembrie
Statistici privind donațiile
În SUA: Raportul privind rata de răspuns din 2018 al DMA indică faptul că rata medie de răspuns la corespondența directă a fost de 9% în 2018, în creștere semnificativă față de 2017, când a fost de 5,1%. Rata de răspuns la listele de prospecți a fost de 4,9%, arătând, de asemenea, o creștere mare în comparație cu cei 2,9% pe care i-a obținut în anul precedent.
În Canada: Conform Good Works: Canadian Direct Mail Benchmark Study 2020, și Stats Canada, veniturile din direct mail au crescut în 2019 cu peste 5% față de anul precedent. Iar valoarea medie a cadourilor a sărit cu aproape 7%.
Acest lucru indică faptul că, deși listele de donatori ale organizațiilor nu înregistrează o creștere extraordinară (datele au arătat o creștere de doar 0,30%), donatorii care donează prin poștă dau mai mulți bani, mai des.
Cum să scrieți scrisoarea perfectă de apel de sfârșit de an
Iată un exemplu excelent de apel de sfârșit de an de la Women’s College Hospital. Pachetul lor de apel face totul cum trebuie!
Asigură-te că scrisoarea ta este centrată pe donator
Asigură-te că apelul tău de sfârșit de an nu se referă la organizația ta caritabilă, ci la modul în care donatorii tăi pot ajuta oamenii sau cauza pe care o deservești.
Faceți-vă scrisoarea emoțională
Mesajul din scrisoarea dvs. de apel de sfârșit de an trebuie să rezoneze cu donatorii dvs. asigurându-vă că:
- Este o conversație și nu un monolog.
- Este o piesă emoțională care se conectează cu donatorii dumneavoastră. Există o mare înțelepciune în ceea ce a spus Maya Angelou: „Am învățat că oamenii vor uita ce ai spus, oamenii vor uita ce ai făcut, dar oamenii nu vor uita niciodată cum i-ai făcut să se simtă.”
- Este o poveste inspirată a unei persoane cu care donatorii se pot identifica, deoarece poveștile îi încurajează pe oameni să doneze, permițându-le să vizualizeze pe cine vor ajuta potențial.
Subliniați ceea ce ați realizat
Asigurați-vă că atrageți atenția asupra a ceea ce ați realizat de-a lungul anului în scrisoarea de apel de sfârșit de an. Acest lucru va arăta donatorilor dvs. impactul donațiilor lor din trecut.
Subliniați exclusivitatea cu un card de membru
Oamenilor le place să aparțină. Dacă structurați oferta dvs. de apel de sfârșit de an ca aderarea la un club sau la o organizație caritabilă, puteți trimite un card de membru tipărit pe plastic sau pe hârtie groasă. Puteți chiar să o personalizați, să furnizați informații de contact și să enumerați beneficiile.
Aceasta transformă o simplă tranzacție în ceva mai benefic.
Utilizați un plic de donație mai mare
Cum am mai spus, este o idee bună să folosiți un plic mai mare. Acesta va ajuta apelul dvs. de strângere de fonduri de sfârșit de an să iasă în evidență față de restul.
Includeți un formular de donație
Faceți-le donatorilor dvs. foarte ușor să doneze, incluzând un formular de donație și un plic pentru a-l returna în pachetul dvs. de apel de sfârșit de an.
Considerați posibilitatea de a oferi un stimulent mai mare pentru a dona, prin egalarea donațiilor.
De asemenea, ar trebui să oferiți întotdeauna o oportunitate de a dona lunar.
Pentru ajutor, consultați aceste modele de scrisori de strângere de fonduri cu formulare de donații.
Faceți-o angajantă
Acum, dacă adăugați un dispozitiv de angajare, acesta va aprofunda și mai mult relația donatorilor dvs. cu organizația dvs. non-profit și va genera și mai multe fonduri.
Acest lucru se datorează faptului că aproape 90% dintre specialiștii în marketing consideră că un conținut interactiv care le permite donatorilor dvs. să interacționeze cu un apel prin corespondență directă, îl face mai memorabil.
Conținutul interactiv vă permite să oferiți o experiență mai atractivă pentru donatorii dvs. și vă poate ajuta să îi faceți să se simtă implicați și imersați în organizația dvs.
Mulțumiți
Când trimiteți scrisoarea de strângere de fonduri de sfârșit de an, asigurați-vă că folosiți această ocazie pentru a le mulțumi donatorilor pentru sprijinul lor anterior. Să le mulțumiți cu fiecare ocazie, inclusiv la apelul de sfârșit de an, este important pentru a vă păstra donatorii actuali și pentru a vă asigura că aceștia rămân și donează an de an.
Ați putea, de asemenea, să luați în considerare posibilitatea de a le trimite un bilet scris de mână împreună cu chitanța de donație. Trimiteți o carte poștală, pentru că nimic nu spune „contezi” mai bine decât un bilet scris de mână.
Eșantioane de scrisori de apel de sfârșit de an
Iată câteva exemple de scrisori de apel de succes de sfârșit de an:
Eșantion de scrisoare de apel de sfârșit de an: Heart House Hospice
Acest exemplu de apel de sfârșit de an de la Heart House Hospice a generat de 2,5 ori mai multe fonduri decât cele pe care le primesc în general din apelurile lor obișnuite în alte perioade ale anului.
Eșantion de scrisoare de apel de sfârșit de an: Massey Center
Un alt exemplu excelent de scrisoare de apel de sfârșit de an reușită este aceasta pe care o prezintă Massey Center. Ei au trimis o felicitare de Anul Nou donatorilor, dar le-au spus că nu era pentru ei.
Au rugat donatorii să semneze felicitarea și să o trimită înapoi, pentru ca ei să o poată da rezidenților lor, tinere mame care nu mai au soț sau familie, după ce au fost abandonate de bărbații care le-au lăsat însărcinate și rugate de părinți să plece de acasă.
În interiorul felicitării, aceasta era semnată de întregul personal, cu un spațiu pentru ca donatorul să semneze și să o trimită înapoi.
Scrisoarea continua să explice de ce a fost atașată felicitarea de sfârșit de an și cum interacțiunea din partea donatorilor îi va ajuta pe rezidenții organizației caritabile. Și anume, mamele singure fără familie, deoarece au fost abandonate de bărbații care le-au lăsat însărcinate și de membrii familiei care le-au dat afară din casă pentru că au rămas însărcinate.
Rezultatul: Veniturile totale ale DM pentru anul în curs sunt acum de 13.931 de dolari. De două ori mai mult decât în cazul trimiterilor noastre obișnuite.
Utilizați aceste modele de scrisori de strângere de fonduri care pot fi descărcate ca un ghid pentru redactarea scrisorii de apel de sfârșit de an.
Când să trimiteți scrisoarea de apel de sfârșit de an
- Se recomandă să lansați campania de strângere de fonduri de sfârșit de an în a doua săptămână a lunii noiembrie; (Nu mai târziu de 9 noiembrie 2020)
- În special, acum că există o încetinire a livrării corespondenței în SUA.
Iată un avertisment din partea expertului în strângere de fonduri, Pamala Grow, cu privire la poveștile de încetinire a corespondenței poștale din SUA:
„În regiunea mea, în suburbiile din Philadelphia, unele orașe raportează că nu se livrează corespondența timp de până la cinci zile. Iar când mi-am întrebat prietenii de pe Facebook dacă văd semne de încetinire a livrării corespondenței, majoritatea au raportat că da. Doar doi dintre ei nu au observat nicio schimbare.
Un prieten de-al meu, care este director executiv al unei mici organizații nonprofit comunitare din California a raportat: „Poșta este cu siguranță lentă. Am avut 2 donatori care m-au contactat că cecurile au fost returnate – adresa nedistribuită. Suntem acolo de 14 ani!!!”
Ce puteți face pentru a vă asigura că veți avea cea mai de succes campanie de sfârșit de an de până acum? Citiți mai mult.
Eșantioane de e-mail de apel de sfârșit de an
O lecție: Apelurile de sfârșit de an prin corespondență directă trebuie să fie întotdeauna urmate de un e-mail.
- Donațiile online sunt în creștere. O privire asupra schimbărilor de la un an la altul arată o creștere globală de 1,2% în ultimele 12 luni. Pe măsură ce diverși factori continuă să aibă impact asupra diferitelor subsectoare în moduri unice, organizațiile ar trebui, de asemenea, să monitorizeze tendințele din subsectorul lor. (Sursa: Blackbaud Index of 2020 Quarterly Charitable Giving (Indicele Blackbaud al donațiilor caritabile trimestriale din 2020).)
- Emailurile citesc urgența. Și pentru că e-mailurile de la sfârșitul anului capătă o urgență specială.
Așadar, acum întrebarea devine: Câte e-mailuri de strângere de fonduri ar trebui să trimită o organizație de caritate la sfârșitul anului?
Răspuns: Patru (cel puțin). Da, și mie mi s-a părut un număr mare. Dar cercetările dovedesc că funcționează.
Întoarceți primul e-mail de apel de sfârșit de an cu o săptămână înainte de data lansării corespondenței directe, în săptămâna 2 noiembrie. Acest lucru se numește amorsarea donatorilor, astfel încât aceștia să fie mai deschiși la mesajele dumneavoastră.
Apoi, trimiteți al doilea e-mail în săptămâna 26 noiembrie.
De la:
De la: International Fund for Animal Welfare (IFAW)
Eșantion de e-mail de apel de sfârșit de an nr. 2
De la: Paws + Claws
Year-end Appeal Email Sample #3
From: Heart House Hospice
Pașii următori
- Întoarceți un e-mail donatorilor dvs. care poate fi folosit și pe alte platforme de socializare.
- Întoarceți cel de-al treilea e-mail aproape de sau în ziua de Giving Tuesday: 1 decembrie,
- Solicitați donatorilor să doneze în ziua de Giving Tuesday.
- Întoarceți ultimul e-mail aproape de 27 decembrie. 12% dacă toate donațiile au loc în ultimele trei zile ale anului.
- Un ultim memento pentru a dona.
Ce trebuie să se întâmple între acum și data de depunere a donațiilor
Solicitați un formular Indicia poștală USPS sau Canada Post (contactați reprezentantul de vânzări USPS sau Canada Post pentru ajutor). Acest lucru vă va reduce costurile poștale la jumătate.
Cantitatea minimă pe care trebuie să o expediați este de 100 de bucăți pentru a vă califica pentru un Indicativ poștal. Acest lucru vă va permite să trimiteți corespondența către cel mai mare segment de donatori de pe lista dvs. de casă.
De ce să folosiți apeluri multicanal pentru campania de sfârșit de an
Încărcarea unei scrisori de apel de sfârșit de an, împreună cu o serie de e-mailuri de apel de sfârșit de an va oferi cele mai bune rezultate. După cum se arată mai jos, donatorii mai în vârstă donează cel mai mult prin intermediul apelurilor multicanal.
Ratele de retenție a donatorilor
Vârsta
Numai online
Numai offline
MULTICHANNEL
18 – 24
19%
24%
50%
25 – 34
22%
25%
55%
35 – 44
21%
24%
54%
45 – 54
21%
24%
52%
55 – 64
22%
26%
58%
65 – 74
24%
29%
62%
75+
26%
26%
26%
59%
Canale suplimentare pentru campania de strângere de fonduri de sfârșit de an
Dacă resursele dvs. vă permit, puteți lua în considerare și adăugarea acestora la campania dvs. de sfârșit de an:
- Website – Creați o pagină dedicată
- Social media – Folosiți pagina dvs. de Facebook pentru a atrage mai mulți donatori către organizația dvs. nonprofit
- Publicitate online – Google vă permite să creați anunțuri gratuite
Să ne adâncim puțin mai mult în fiecare dintre acestea.
Website
Site-ul dvs. este deja cel mai eficient membru al personalului dvs. de dezvoltare. Nu doarme niciodată, nu ia niciodată un salariu, dar la sfârșitul anului, site-ul dvs. web are nevoie de o atenție specială în sincronizare cu lansarea apelului de sfârșit de an, așa că, trebuie fie să:
- Creați o nouă pagină web dedicată, cu un conținut care să întărească și să extindă conceptul campaniei dvs. sau
- Creați o pagină de destinație unică pe site-ul dvs.
- Creați un formular de donație unic. Asigurați-vă că se integrează cu CRM-ul organizației nonprofit, cum ar fi formularele de donații încorporate de la Sumac.
Social Media
Social Media vă permite să ajungeți la susținătorii care se dovedesc a fi cei mai demni de a fi împărtășiți, astfel încât aceștia să poată răspândi mesajul dvs. de apel de sfârșit de an. Propuneți crearea unui videoclip pe care să îl adăugați pe Facebook și pe alte site-uri de socializare.
Publicitate online
Aveți nevoie de ajutor pentru a finanța o campanie publicitară digitală pentru a vă susține campania de strângere de fonduri de sfârșit de an? Consultați: Google Ad Grants for Nonprofits: Tot ce trebuie să știți.
Sugestie de program pentru campania de strângere de fonduri de sfârșit de an
Direct Mail: Începeți prin obținerea indicilor poștali și cu concepte creative în prima săptămână din octombrie, astfel încât aprobarea și fișierele finale să poată fi realizate până la începutul lunii noiembrie.
E-mail-uri: Planificați simultan cele 4 e-mailuri, astfel încât acestea să fie gata de a fi lansate până la datele propuse.
Site web: Luați în considerare crearea unei pagini dedicate odată ce creativitatea a fost finalizată în octombrie
Mediile sociale: Luați în considerare adăugarea unui videoclip odată ce conceptul Creativ a fost finalizat în octombrie. Iată mai jos două exemple.
Consiliere finală: Faceți ca dăruirea să se simtă bine
Organismele caritabile pot consolida recompensa emoțională a donațiilor impulsive prin reducerea întârzierii dintre donație și sentimentele pozitive pe care le produce. Organizațiile de caritate ar trebui să le arate imediat și în mod viu donatorilor efectul donației lor.
LiveOnNY le-a oferit la trei foști ofițeri de notificare a victimelor militare ocazia de a transmite un alt tip de știri. Urmăriți videoclipul.
O organizație de donatori de organe a făcut echipă cu poliția locală care le-a oferit acelor automobiliști, prinși pentru orice infracțiune minoră, să nu fie amendați dacă erau donatori de organe, deoarece ei, în calitate de donatori de organe, se angajaseră să ofere altora o a doua șansă la viață. Urmăriți aici.
Download Your Free Guide on Choosing CRM Software for Your Nonprofit!