Succesul unei afaceri depinde de buna funcționare a tuturor departamentelor sale. Acest lucru înseamnă să te asiguri că fiecare divizie își dă tot ce are mai bun cu sarcinile respective. Un factor crucial în realizarea acestui lucru, printre multe altele, este gestionarea adecvată a volumului de muncă.

Managementul volumului de muncă este procesul de distribuire a sarcinilor către membrii echipei și de verificare a utilizării fiecăruia în timp. Obiectivul aici este de a delega sarcini pentru a respecta termenele limită fără a suprasolicita angajații. Acest lucru este important pentru a evita epuizarea și ineficiența angajaților.

Având un plan adecvat de gestionare a volumului de muncă clarifică sarcinile, facilitează o mai bună planificare și gestionare a timpului. Acestea sunt aspecte cruciale pentru ca lucrurile să fie făcute bine și la timp. Din aceste motive, liderii trebuie să fie capabili să practice bine această alocare a sarcinilor în cadrul unui grup.

În timp ce concepeți un plan de gestionare a volumului de muncă, există multe lucruri pe care trebuie să le aveți în vedere pentru a evita eșecul. Cele mai multe dintre aceste planuri au de suferit din cauza unei alocări necorespunzătoare a sarcinilor, a unor termene nerealiste, a unor performanțe insuficiente etc. Pentru a vă asigura că nu cădeți pradă acestora, iată cum trebuie să procedați.

Cum să practicați un management eficient al volumului de muncă pentru echipa dumneavoastră

Current Workload and Capacity

Într-un mediu de lucru agitat, este greu să urmăriți cu exactitate munca fiecăruia. Din această cauză, managerii nu își fac o idee corectă despre volumul de muncă deja existent. Prin urmare, trebuie să constatați mai întâi sarcinile actuale ale personalului dumneavoastră.

Pentru a determina volumul de muncă actual al echipei dumneavoastră, următorii pași vă vor fi de folos.

• În primul rând, faceți o listă a tuturor proiectelor existente și a celor aflate în pregătire pentru toate diviziile.
• După aceasta, constatați natura acestor proiecte în mod individual. Sunt mari, mici, complexe, au mai multe puncte de livrare etc.? În acest pas, trebuie să citați, de asemenea, diferitele echipe care lucrează la aceste proiecte, respectiv.
• După ce ați înțeles ce echipe lucrează la ce proiecte, veți avea o mai bună cunoaștere a volumului de muncă existent. Acum, împărțiți munca din diferitele proiecte în bucăți mai mici, de preferință munca efectuată pe săptămână.
• Ultimul pas este împărțirea diferitelor proiecte în funcție de prioritățile lor respective. Notați ceea ce trebuie finalizat imediat.

Să urmați această metodă vă va da o idee despre cât de multă muncă face fiecare echipă în mod regulat.

Alocarea resurselor și a sarcinilor

Acum că aveți o idee corectă despre volumul de muncă, haideți să trecem la atribuirea sarcinilor. Este important să rețineți aici că trebuie să delegați sarcinile celor care le pot gestiona cel mai bine. O alocare necorespunzătoare a muncii aici poate duce la rezultate dezastruoase și la timp petrecut în zadar.

De aceea, decizia dumneavoastră trebuie să se bazeze pe experiență, rezultate și domeniul de expertiză atunci când alegeți persoana potrivită pentru un loc de muncă. În această etapă, mai sunt și alte câteva lucruri de care trebuie să țineți cont. Unele dintre acestea sunt

• Când repartizați sarcinile, începeți întotdeauna cu munca cu cea mai mare prioritate mai întâi. Având în vedere că acestea trebuie să se termine în curând, ar trebui să le abordați mai întâi.
• După repartizarea sarcinilor, ar trebui să stabiliți un interval de timp adecvat pentru treaba respectivă. Aici, „adecvat” nu înseamnă rapid, ci mai degrabă timpul necesar pentru a o realiza perfect. Mențineți un calendar aici, astfel încât să fie ușor de urmărit și de verificat rezultatele.
• Asigurați-vă că atribuiți persoana potrivită cu setul corect de competențe.
• În acest proces de atribuire a sarcinilor, includeți și echipa pentru a ști dacă există probleme suplimentare pentru lucrare. Acest lucru le va oferi șansa de a-și expune punctele de vedere și de a se simți apreciați.
• Întotdeauna faceți un punct de vedere pentru ca cel pe care îl alegeți pentru un loc de muncă să înțeleagă de ce l-ați ales. Aici, orice întărire pozitivă le va crește nivelul de motivație al angajaților.

Să urmăriți schimbările

După ce sarcinile sunt atribuite, urmăriți progresul membrilor echipei dumneavoastră. Asta pentru că nici măcar cele mai bine puse la punct planuri nu funcționează întotdeauna. Prin urmare, trebuie să verificați dacă totul decurge conform planului sau nu.

Să presupunem că totul decurge bine, atunci bravo ție pentru o treabă bine făcută! Dacă lucrurile nu merg la fel, ar trebui să vă întâlniți cu echipa pentru a rezolva problemele și a redistribui sarcinile.

Îmbunătățirea eficienței echipei

Eficiența echipei este întotdeauna un factor semnificativ în respectarea termenelor și reducerea costurilor. În cele mai multe cazuri, există adesea cineva care rezolvă unele lucruri mai repede decât alții. Aici, în afară de un gest de apreciere a angajaților, ar trebui să încercați să înțelegeți și tactica lor.

Poate fi vorba de un nou software pe care îl folosesc, o metodă originală/nouă, etc. Dacă o sarcină poate fi depășită rapid, întreaga echipă trebuie să cunoască și ea procedura. În afară de aceasta, puteți urma și alte exemple pentru a îmbunătăți eficiența. Unele dintre acestea sunt

• Eliminarea ședințelor inutile
• Formarea și dezvoltarea corespunzătoare a angajaților în ceea ce privește abilitățile de gestionare a proiectelor
• Utilizarea punctelor forte individuale ale angajaților

Instrument de gestionare a volumului de muncă

Un instrument de gestionare a volumului de muncă este un software care poate distribui și monitoriza munca între mai multe echipe și persoane pe baza capacității, abilităților și disponibilității acestora. Acest software de management este de un ajutor enorm, deoarece simplifică procesul și facilitează urmărirea.

Ajută la gestionarea sarcinilor, raportarea, gestionarea proiectelor, urmărirea timpului, colaborarea, gestionarea clienților etc.

Aceștia sunt pașii pentru a crea cel mai bun plan de gestionare a volumului de muncă pentru viitor.

Concluzie

Curentul de muncă necorespunzător este o problemă cu care se confruntă angajații din întreaga lume. Acesta nu dăunează doar satisfacției profesionale a personalului de lucru, ci și sănătății angajaților. În afară de acestea, epuizează și nivelurile de implicare a angajaților, care sunt mereu importante.

Dar, cu o planificare adecvată, puteți evita toate aceste efecte negative. Începând de astăzi, crearea unui plan de gestionare a volumului de muncă ar trebui să vă ajute să începeți foarte bine.

.