Multe afaceri au cel puțin câțiva clienți sau clienți care – din diverse motive – nu-și plătesc facturile. Cu toate acestea, există măsuri pe care le puteți lua pentru a vă îmbunătăți șansele de a colecta banii pe care îi datorați.

Declarați de la început politicile dumneavoastră de facturare

Chiar dacă vor exista unele variații în funcție de tipul de afacere pe care o aveți (birou profesional, afacere bazată pe servicii, afacere bazată pe web, afacere cu ridicata), există, în general, un mod adecvat și eficient de a prezenta clienților sau clienților politicile dumneavoastră de facturare.

Dacă aveți un birou profesional sau de consultanță, utilizarea unei scrisori de reținere este o practică obișnuită. Scrisoarea ar trebui să precizeze câte zile are un client pentru a plăti o factură și dacă există dobânzi sau taxe de finanțare pentru plățile întârziate. Clientul ar trebui să semneze o copie a scrisorii pentru a confirma că înțelege și acceptă termenii. Dacă aveți un alt tip de afacere, cum ar fi comerțul cu ridicata sau de producție, puteți și ar trebui să pregătiți un document pentru clienții dumneavoastră care să prezinte aceleași informații de bază cu privire la termenele de scadență a facturilor și la taxele care vor fi adăugate în cazul în care acestea rămân neplătite.

Dacă aveți o afacere bazată pe web sau dacă folosiți în alt mod un site web pentru a oferi detalii semnificative despre afacerea dumneavoastră, este foarte recomandabil să dedicați o pagină pe site politicilor dumneavoastră de facturare.

Facturând inteligent

Vă este mai ușor să vă așteptați la un comportament de plată responsabil din partea clienților dumneavoastră dacă vă angajați într-un comportament de facturare responsabil. Practicile de facturare inteligentă și responsabilă includ:

• Facturarea promptă. Cu excepția cazului în care aveți un aranjament specific în care, de exemplu, facturați pe bază de lună calendaristică, trimiteți facturile cât mai curând posibil după ce lucrarea este finalizată sau bunurile sunt livrate.
• Facturarea în mod clar. Asigurați-vă că clientul știe exact pentru ce este factura și pe cine să contacteze în cazul în care există o întrebare.
• Facturarea „proactivă”. Menționați pe factură (sau pe o scrisoare de însoțire) că clientul trebuie să vă contacteze în cazul în care există probleme.
• Facturarea cu stimulente de plată. Încasarea de dobânzi la facturile întârziate și, poate, oferirea de reduceri pentru plata anticipată, încurajează adesea clienții sau clienții să vă plătească mai întâi facturile.
• Să fiți prompți și clari cu notificările de restanțe.

În afară de aceste ultime puncte, este o politică de facturare inteligentă să păstrați copii ale cecurilor de plată anterioare ale clienților și copii ale întregii corespondențe cu clienții. Cecurile arată unde pot avea clienții conturi bancare, ceea ce poate deveni important dacă trebuie să treceți printr-un proces formal de colectare. În mod similar, corespondența cu clienții poate furniza informații, sau cel puțin indicii, despre locul unde se află un client care nu plătește sau chiar despre situația de angajare a acestuia, care, de asemenea, pot fi informații cruciale într-un caz de colectare.

Activități inițiale de colectare

Dacă un client nu răspunde la facturile dumneavoastră, probabil că va trebui să vă gândiți să luați alte măsuri pentru a colecta ceea ce vă este datorat. Înțelegeți că acesta poate fi un proces frustrant, unul în care, cu fiecare nou pas, este posibil să trebuiască să revizuiți circumstanțele și să decideți cât de mult doriți să urmăriți clientul.

Legea federală privind practicile corecte de colectare a creanțelor (FDCPA) reglementează comportamentul agențiilor de colectare a creanțelor, dar nu se aplică întreprinderilor care încearcă să își colecteze propriile datorii. Cu toate acestea, statele au adesea propriile legi care impun anumite limitări cu privire la ceea ce poate face afacerea dvs. pentru a colecta o datorie. De exemplu, minciunile, amenințările, abuzurile și hărțuirea sunt, în general, în afara limitelor. Dacă vă faceți propria muncă de colectare, ar trebui să consultați legile relevante din statul dumneavoastră.

Procesul de colectare începe, de obicei, cu efectuarea de apeluri telefonice și trimiterea de scrisori de colectare. În cazul apelurilor telefonice, este important să evitați hărțuirea. Ar trebui să evitați să dați o mulțime de apeluri telefonice sau să sunați la ore ciudate (cum ar fi în mijlocul nopții), doar pentru a deranja sau irita. Nu vreți ca eforturile dvs. să se întoarcă împotriva dvs. pentru că ați fost prea agresiv – sau chiar ilegal -. În ceea ce privește scrisorile de colectare, ar trebui să elaborați și să păstrați la dosar modele de bază pe care le puteți personaliza rapid pentru fiecare client în parte.

Un alt pas posibil este să vă oferiți să ajungeți la o înțelegere cu un client neplătitor pentru o sumă redusă. De exemplu, vă puteți oferi să acceptați 75% din suma datorată dacă clientul plătește integral, în fonduri garantate, în termen de cinci zile (sau un alt termen limită clar). Dacă funcționează, aceasta poate fi o modalitate mai ieftină de a rezolva o problemă de colectare decât să continuați să luați măsuri suplimentare. Dacă încercați această abordare, ar trebui să vă gândiți cu tărie să precizați clar clientului că aceasta este o ofertă unică. Nu doriți nicio confuzie și nici dureri de cap suplimentare legate de noi „negocieri” nesfârșite, în cazul în care oferta nu duce la plata așteptată. Formularea ofertei nu ar trebui să vă afecteze drepturile la plata integrală prin intermediul unui proces de colectare în instanță.

Tribunalul pentru creanțe mici și alte opțiuni finale

În final, vă rămân câteva opțiuni de bază. Două dintre aceste opțiuni, colaborarea cu o agenție de colectare sau colaborarea cu un avocat, vă vor costa bani și, prin urmare, vor reduce suma pe care ați putea-o încasa în cele din urmă de la debitor. De asemenea, o agenție de colectare va fi în mod clar constrânsă de FDCPA. Cu toate acestea, aceste opțiuni pot fi utile dacă pur și simplu nu aveți timp să vă ocupați singur de problemă și sunteți pregătit să acceptați o sumă substanțial mai mică decât cea a facturii inițiale pentru a rezolva litigiul.

În comparație cu alte opțiuni, a vă reprezenta singur în instanța pentru cererile cu valoare redusă are mai multe avantaje. În primul rând, nu trebuie să plătiți pe altcineva. Agențiile de colectare păstrează adesea până la jumătate din ceea ce reușesc să colecteze pentru dumneavoastră. În al doilea rând, în multe cazuri, pârâtul (persoana care vă datorează bani) nu se prezintă la audiere; de multe ori, acest lucru se datorează faptului că persoana respectivă știe că vă datorează bani și nu vrea să fie nevoită să încerce să prezinte vreun fel de apărare. Acest fapt înseamnă că veți avea o anumită șansă de a obține pur și simplu o hotărâre în lipsă în favoarea dumneavoastră. În al treilea rând, deoarece o hotărâre judecătorească împotriva unui debitor poate avea un efect negativ asupra ratingului de credit al acestuia, simpla depunere a unei cereri în instanță poate fi un stimulent pentru ca unii debitori să ajungă la o înțelegere cu dumneavoastră.

Să știți, totuși, că veți avea nevoie de dovezi solide că persoana pe care o dați în judecată vă datorează banii. În timp ce unii debitori cred că nu au nicio apărare valabilă și nu se vor împotrivi unui proces cu valoare redusă, alții cred cu tărie că sunt îndreptățiți să nu plătească. Dacă nu credeți că aveți un caz solid sau dacă credeți că este probabil ca debitorul să se împotrivească, ar trebui să vă temperați optimismul cu privire la șansele pe care le aveți într-un proces cu privire la cererile cu valoare redusă – rezultatul ar putea fi o hotărâre judecătorească pentru o sumă mult mai mică decât cea a facturii inițiale sau, într-un caz foarte slab, posibil chiar o hotărâre judecătorească definitivă în favoarea pârâtului.

De asemenea, ar trebui să aveți în vedere faptul că câștigarea unei hotărâri judecătorești nu pune capăt problemei. Va trebui să treceți în continuare prin procesul de poprire – localizarea și luarea de bunuri de la debitor pentru a vă plăti factura. Aflarea dacă și unde lucrează un debitor și dacă și unde are conturi bancare, precum și depunerea documentelor necesare pentru a pune sechestru pe aceste salarii și pe fondurile din conturile bancare, poate consuma mult timp.

Mai multe informații

Nolo are o varietate de alte articole despre credite și colectare, inclusiv chestiuni precum procesele intentate de creditor și de colectare a creanțelor și recuperatorii de creanțe și agențiile de colectare. Există, de asemenea, diverse site-uri guvernamentale federale și de stat care merită să fie analizate; doar un exemplu este pagina FTC de întrebări frecvente (FAQ) referitoare la colectarea datoriilor pentru consumatori. Pentru o acoperire mai amplă într-o singură carte, Legal Guide for Starting & Running a Small Business, de Fred Steingold (Nolo) conține o secțiune extinsă privind problemele de creditare și colectare a creanțelor.