Dată cantitatea de tehnologie construită pentru a îmbunătăți comunicarea în echipă, colaborarea interfuncțională ar trebui să fie mai ușoară ca niciodată. Putem contacta instantaneu colegii de muncă cu Slack. Putem partaja documente în întreaga lume cu Google Drive. Putem să atribuim sarcini și să colaborăm la proiecte în Asana. Cu toate acestea, introducerea unui nou software în echipa dvs. nu este întotdeauna suficientă. Probabil că aveți și alte bariere, mai interpersonale, de depășit.

La InVision, de exemplu, instrumentele de colaborare joacă un rol cheie în coordonarea muncii între echipele de produs și de marketing. Cu toate acestea, ei subliniază, de asemenea, importanța unei comunicări constante, a delegării clare a responsabilităților și a cunoașterii la nivelul întregii companii a viitoarelor lansări de produse. Toate aceste ingrediente alimentează capacitatea lor de a colabora cu succes între mai multe echipe – iar campaniile lor de marketing sunt mai puternice pentru aceasta.

Când nu aveți un scop clar, acest lucru devine evident atunci când încercați să ieșiți din siloz pentru a colabora – și apoi vă loviți de un zid.

Colaborarea interfuncțională poate debloca oportunități pentru companii de a face cea mai bună muncă posibilă. Așadar, de ce ne luptăm cu ea? Și de ce ne este greu să o facilităm chiar și atunci când suntem cu toții de acord că o dorim? Mai jos, veți găsi 5 bariere comune în calea colaborării între echipe, departamente și funcții – împreună cu soluții pentru fiecare dintre ele.

Ce este colaborarea interfuncțională?

Dispunând simplu, colaborarea interfuncțională este atunci când oameni din diferite echipe sau funcții (marketing, vânzări, inginerie, resurse umane) din cadrul unei companii își unesc forțele pentru a lucra la un obiectiv, proiect sau responsabilitate comună.

Acesta poate fi orice, de la responsabilități zilnice, cum ar fi suportul pentru clienți și marketingul care fac echipă pentru social media, până la proiecte punctuale, cum ar fi vânzările și produsul care dezvoltă o caracteristică nouă, care să convertească clienții. Cu toate acestea, a face să se întâmple – ca să nu mai vorbim de a face să funcționeze – nu este întotdeauna ușor.

Echipele implicate au obiective contradictorii – sau nu au niciun obiectiv

Ați încercat vreodată să implicați o altă echipă într-un proiect, doar pentru a o auzi spunând „asta nu este o prioritate pentru noi”? Poate părea exasperant dacă știți că va avea un impact direct asupra veniturilor, va câștiga un număr semnificativ de clienți noi, va rezolva o datorie tehnică uriașă sau va avea un impact pozitiv asupra afacerii dvs. în alt mod.

În acest caz, probabil că dvs. și echipa în cauză nu aveți o aliniere a obiectivelor. Sau, mai rău, nu cunoașteți obiectivele echipei sau ale companiei.

Când vă lipsește claritatea scopului, acest lucru devine evident atunci când încercați să ieșiți din siloz pentru a colabora – și apoi vă loviți de un zid.

Soluție: aliniați-vă la obiective și împărtășiți-le cu toată lumea

Încurajați liderii seniori să facă obiectivele companiei dvs. vizibile în mod public, astfel încât toată lumea, nu doar echipa de conducere, să cunoască prioritățile companiei dvs. Dacă sunteți un colaborator individual, asigurați-vă că știți cum proiectele dvs. se aliniază la obiectivele mai largi (puteți folosi piramida clarității pentru a vă ajuta să cartografiați acest lucru) și comunicați colaboratorilor care este obiectivul pe care inițiativa dvs. îl susține.

Dacă folosiți Asana, creați un proiect care enumeră toate scopurile și obiectivele companiei dvs. Împărtășiți-l cu întreaga dvs. companie, astfel încât fiecare echipă – de la contabilitate la vânzări – să înțeleagă imaginea de ansamblu. Puteți utiliza accesul doar pentru comentarii pentru a vă asigura că este vizibil, dar nu editabil, de către toată lumea. Pentru instrucțiuni mai detaliate, citiți articolul din ghidul nostru despre crearea unui proiect de obiective și repere ale companiei în Asana.

Nu sunteți la curent cu proiectele și inițiativele altor echipe

Câteva dintre cele mai bune colaborări la care am lucrat au început atunci când un alt coleg s-a întors spre mine și mi-a spus: „Hei, o astfel de echipă lucrează la XYZ. Știai despre asta?”

Probabil că ați experimentat și voi acest lucru. Din păcate, pentru fiecare dată când ne împiedicăm de o oportunitate de colaborare încrucișată, multe altele ne scapă pentru că nu știam la ce lucrează alte echipe. Colaborările organice sunt doar vârful aisbergului. Gândiți-vă la câte alte oportunități putem descoperi dacă ne comunicăm în mod activ munca unii cu alții.

Soluție: împărtășiți lucrările viitoare în cadrul și în afara departamentului dvs.

Neștiind ce fac colegii dvs. creează o barieră în calea colaborării între echipe, dar nu trebuie să fie așa. Pentru a rezolva acest lucru, partajați în mod regulat un rezumat al lucrărilor viitoare ale echipei dvs. către întreaga companie sau creați un loc unde ceilalți pot descoperi cu ușurință aceste informații.

Colaborarea între echipe are potențialul de a debloca unele dintre cele mai bune lucrări ale noastre, de a descoperi informații de care nu am știut niciodată că avem nevoie și de a duce rezultatele proiectelor noastre de la decente la excepționale.

Să fiți doar atenți la zgomot. Deși este bine să aveți o idee despre ceea ce face fiecare echipă din compania dvs., fiecare persoană nu trebuie să știe despre fiecare mic Tweet, remediere de erori sau caz de asistență pentru clienți. Păstrați o partajare scurtă, dar oferiți colegilor o destinație la care pot merge (cum ar fi un proiect Asana) dacă doresc să afle mai multe.

În Asana, utilizați actualizările de stare pentru a oferi tuturor urmăritorilor proiectului dvs. o actualizare rapidă a progresului și a lucrărilor viitoare. Pentru inițiative mai mari, creați un rezumat și distribuiți-l ca o conversație la nivelul întregii echipe sau al întregului personal. Includeți linkuri către sarcini și proiecte relevante și invitați coechipierii să se alăture unui proiect dacă pot contribui.

Nu înțelegeți rolurile, responsabilitățile sau jargonul colegilor dvs.

O dată, am ascultat un coleg de serviciu să dea aceeași actualizare în ședința săptămânală a echipei noastre timp de două luni la rând. Nu am crezut că era relevant pentru munca mea. Asta până când am văzut rezultatul final și mi-am dat seama că tocmai pierdusem o ocazie foarte bună de a colabora. Dacă am fi discutat mai în detaliu, am fi putut găsi modalități de a reduce munca duplicată și de a scurta calendarul proiectului ei.

De multe ori, această „conexiune ratată” se întâmplă la locul de muncă deoarece:

1. nu am înțeles pe deplin rolul sau responsabilitățile celuilalt
2. utilizăm jargon și nomenclatură care nu este ușor de înțeles de către un public mai larg

Din fericire, conștientizarea este primul pas pentru a sparge această barieră.

Soluția: învățați cine ce face ce și cum să vorbiți pe limba lor

Când puteți, cunoașteți-vă colegii, stilurile lor de lucru și puneți-le întrebări detaliate despre ceea ce lucrează. În companiile mai mari, facilitați oportunitățile de învățare, cum ar fi întâlnirile 1-1 aleatorii sau „show and tells” la nivelul întregii companii, în care oamenii pot prezenta lucrurile pe care le-au construit, lansat sau la care au lucrat.

La Asana, facem acest lucru prin atribuirea de domenii de responsabilitate (AoRs) fiecărui angajat și prin păstrarea unei liste curente a tuturor AoRs și a proprietarilor acestora. Aceasta îi ajută pe toți să știe exact cine face ce.

Încadrarea într-un alt proiect pare prea consumatoare de timp

Acesta este probabil cel mai comun scenariu: Invitați o echipă sau un coechipier să colaboreze cu dvs. la ceva. Ei sunt interesați, dar nu au timp. Poate că sunt de acord să ajute, dar „luna viitoare” sau „trimestrul următor”. În cele din urmă, proiectul dvs. este amânat pe termen nedefinit și ați renunțat la orice speranță ca acesta să fie vreodată finalizat.

Problema este că, implicarea într-un nou proiect pare adesea o sarcină descurajantă și consumatoare de timp – chiar dacă este de fapt o sarcină mult mai mică.

Soluție: Prezentați o propunere clară, un calendar și un angajament de timp estimat

Înainte de a-i cere colegului dvs. să vă ajute la un nou proiect, acordați-vă timp pentru a estima cât timp va dura proiectul. Rezervați timp suplimentar pentru proiect, dacă puteți. Apoi, prezentați rolul colegului și timpul estimat de angajare al acestuia. Dacă aceștia au o înțelegere mai clară a ceea ce aveți nevoie de la ei și cât timp va dura, bariera de a se implica devine mai mică.

În Asana, creați un proiect și adăugați o descriere și date de scadență la sarcini. Atribuiți sarcini în cadrul proiectului dumneavoastră colegilor de echipă individuali. Apoi, utilizați câmpuri personalizate pentru a adăuga un angajament de timp estimat. Atunci când repartizați sarcinile, colegii dvs. vor avea o înțelegere mult mai clară a ceea ce trebuie să facă, până când și cât timp va dura.

Există reticență în a adopta noi modalități de lucru

„Obiceiurile sunt versiunea creierului dvs. de pilot automat”, scrie Stephanie Vozza pe Fast Company. La locul de muncă, acest lucru se traduce adesea prin reticență față de adoptarea unui nou instrument, metodă sau mod de lucru. Este mentalitatea „dacă nu e stricat, de ce să-l reparăm”.

De multe ori, colaborarea încrucișată și aducerea de noi instrumente care să ne ajute înseamnă schimbarea obiceiurilor noastre de lucru. Și știm cu toții că obiceiurile sunt greu de desființat.

Din păcate, rămânând în cadrul obiceiurilor noastre, ignorăm oportunitățile de a lucra mai eficient, de a economisi timp și de a fi înaintea curbei. (Gândiți-vă doar la avantajul pe care l-au avut primii care au adoptat e-mailul față de omologii lor fără e-mail!) Și cine nu-și dorește să aibă mai mult timp în timpul zilei?

Soluție: Introduceți un nou instrument sau obicei încet

Dacă introduceți ceva nou – fie că este vorba de un nou proces sau instrument – în echipa dumneavoastră, lăsați oamenii să se acomodeze ușor cu noile procese. „Ceea ce am descoperit este să nu împingi o revizuire majoră a procesului ,” spune membrul comunității Asana, Caisha. „Începeți cu un proiect simplu, cum ar fi o agendă de întâlnire sau un eveniment. În mod ideal, este ceva despre care mai mulți oameni din departament, indiferent de domeniul de interes, vor trebui să știe sau să fie implicați.”

Este, de asemenea, o idee bună să aveți o persoană de referință, sau un campion, care să le reamintească ușor oamenilor „Hei, vă amintiți de noul proces pe care îl urmăm?”. Sau „Hei, ai putea să pui asta în Asana?” pentru a-i ajuta pe ceilalți să adopte un nou mod de lucru.

Dacă abia începi să folosești Asana cu echipa ta, folosește integrări precum add-on-ul Gmail pentru a-i ajuta pe oameni să treacă fără probleme de la comunicarea prin e-mail la colaborarea în Asana.

Începeți să colaborați cu colegii de echipă

Colaborarea interfuncțională are potențialul de a debloca unele dintre cele mai bune lucrări ale noastre, de a descoperi perspective de care nu știam că avem nevoie și de a duce rezultatele proiectelor noastre de la decente la excepționale. Dar facilitarea colaborării nu vine fără provocări. Este nevoie de muncă. Depinde de dumneavoastră să decideți dacă veți lăsa barierele să vă blocheze într-un siloz sau le veți sparge.

.