Formatul Portable Document Format (PDF) este formatul standard pentru publicarea online „electronică” a documentelor. PDF permite editorului să se asigure că un document are același aspect online ca și în format tipărit. PDF-urile sunt unice în ceea ce privește capacitatea lor de utilizare „cross-platform” și, dacă sunt construite și etichetate corect, vor arăta la fel pe diferite sisteme fără a fi nevoie să se instaleze fonturi specializate sau să se bazeze pe pachetele subiacente ale sistemului de operare. Etichetarea corectă a componentelor vizuale și structurale ale documentului asigură, de asemenea, că documentul va fi accesibil, ceea ce înseamnă că tehnologiile de asistență (de exemplu, cititoarele de ecran, cum ar fi JAWS etc.) oferă aceleași informații cititorilor cu deficiențe de vedere ca și cititorilor văzători.

Cea mai importantă cerință pentru un document accesibil și, prin urmare, pentru un document PDF conform este ca structura etichetelor să reprezinte pe deplin informațiile vizuale furnizate de documentul în sine. Procesul pentru a determina acest lucru necesită ca remediatorul să examineze fiecare pagină din document pentru a se asigura că aceasta este conformă cu toate cerințele de accesibilitate și să modifice structura etichetelor paginii atunci când este necesar pentru a asigura conformitatea.

Remedierea se realizează la nivel global (document) și prin examinarea fiecărei pagini din document. Fluxul de lucru este simplu, iar la finalizare, remediatorul testează conformitatea documentului utilizând verificatoare automate, cum ar fi Adobe Acrobat „Full 508” check, PAC, Common Look etc., precum și un proces de revizuire manuală, atât vizuală, cât și cu ajutorul unui cititor de ecran. Documentul remediat și rapoartele de remediere sunt livrate clientului împreună cu note privind activitatea desfășurată.

Exigențele de accesibilitate/conformitate ale anumitor clienți sunt diferite, deoarece nu există un set obligatoriu din punct de vedere juridic de cerințe de accesibilitate PDF definite în prezent de către Consiliul de acces din SUA. Clienții au o anumită marjă de manevră în ceea ce privește modul în care aleg să dezvolte documente PDF pentru a se conforma cerințelor din secțiunea 508. De exemplu, HHS are o listă de verificare cuprinzătoare pentru documentele contractate, dar trecerea unui element de pe lista de verificare HHS nu înseamnă că documentul nu este conform (de exemplu, regulamentul este larg și nu intră în detalii precum formatele URL). Pe de altă parte, orice document care trece de toate listele de verificare ale HHS este cu siguranță conform.

PDF/UA a fost dezvoltat pentru a crea standarde de accesibilitate mai specifice. „UA” înseamnă Universal Accessibility (accesibilitate universală); desemnarea PDF/UA certifică faptul că documentele sunt conforme cu standardul ISO 14289, noul standard internațional pentru PDF-uri accesibile. La 18 februarie 2015, US Access Board a anunțat Regulamentul propus pentru politica federală a SUA cu privire la Secțiunea 508 și identifică PDF/UA ca fiind echivalent cu WCAG 2.0 pentru „conținut adecvat”.

Obiectivul este accesibilitatea pentru toți; 30 de milioane de americani au o anumită dizabilitate, astfel încât documentele care sunt accesibile nu sunt doar „legale”, ci sunt mai valoroase, deoarece oferă acces universal. Remedierea adecvată este cheia accesibilității.

.