Organizarea unui atelier de lucru este o modalitate eficientă de a instrui un grup sau de a-l face să lucreze în colaborare.

Dar există încă multe neînțelegeri cu privire la modul în care se poate face acest lucru.

Ca parte a proiectelor de inovare la ?What If!, folosim atelierele de lucru ca instrument pentru a culege și valorifica creativitatea echipelor noastre de proiect.

Deși nu pot recrea online experiența incitantă de a participa la unul dintre aceste ateliere, am vrut să vă împărtășesc câteva dintre cele mai utile lucruri pe care le puteți implementa în atelierele dumneavoastră.

Ce este cu adevărat un atelier de lucru

În primul rând, un atelier de lucru trebuie să fie interactiv. Nu este o prelegere. Scott Berkun explică bine acest lucru:

„Un atelier de gătit înseamnă să gătești lucruri. Un atelier de scris înseamnă să scrii lucruri. Dacă în cea mai mare parte a „atelierului” dvs. sunt oameni care nu fac de fapt nimic, ar trebui poate să îl numiți o clasă, o prelegere sau o greșeală.”

Văd atelierele de lucru ca pe o modalitate de a face un grup să colaboreze eficient sau să învețe într-un mod interactiv.

De obicei, atelierele de lucru sunt organizate la începutul unui proiect sau ca o etapă importantă a proiectului.

În multe cazuri, o echipă de proiect este formată din oameni care nu lucrează împreună zilnic. Organizarea unui atelier de lucru vă oferă posibilitatea de a-i aduce pe toți în aceeași încăpere pentru a:

1. Facilitați munca în colaborare (planificare, ideare…);
2. Învățați noi abilități echipei;
3. Exploatați cunoștințele tacite ale fiecărui membru al echipei
4. Actualizați echipa pentru ca toată lumea să se alinieze cu privire la stadiul actual al proiectului (acesta ar trebui să fie un obiectiv secundar, deoarece nu este cel mai eficient mod de a actualiza un grup);
5. Convingeți participanții să ia o decizie (fiți foarte atenți la deciziile prin consens).

Un atelier de lucru excelent necesită pregătire. Iată cum puteți face acest lucru.

Cum să pregătiți un atelier grozav

Există cinci faze cheie în pregătirea unui atelier grozav:

1. Analiză
2. Planificare
3. Dezvoltare
4. Repetiție
5. Evaluare

Distincția dintre aceste faze vă va ajuta să vă concentrați asupra răspunsului la întrebările potrivite la momentul potrivit, adică.adică să evitați să puneți căruța înaintea boilor.

Analizând

Înainte de a pregăti și desfășura un atelier de lucru, trebuie să fiți convins că este cel mai bun mod de a obține rezultatul de care aveți nevoie. Când nu este cazul, un atelier de lucru devine o distracție sau o pierdere de timp, adică o greșeală.

Trebuie să aveți clar contextul atelierului.

• De ce aveți nevoie de un atelier de lucru? Ce doriți să obțineți?
• Aveți cu adevărat nevoie de un atelier pentru asta?
• Dacă da, care este viziunea dvs. de succes (rezultatul ideal) pentru acest atelier?
• Ce rezultate doriți să obțineți la sfârșitul sesiunii?

Analiza ar trebui să vă conducă la un obiectiv clar pentru atelier.

Atelierele sunt adesea programate cu săptămâni sau luni în avans. Pregătirea unui atelier vă va forța să vă gândiți în avans față de planul de proiect.

Planificarea

Planificarea se referă la crearea structurii atelierului.

Începeți să planificați un atelier având în vedere scopul. Vizualizați rezultatul și realizările pe care le doriți. Apoi, lucrați în sens invers, astfel încât planul dumneavoastră să vă ducă cu adevărat acolo.

Este mai bine dacă puteți crea un plan detaliat al zilei pentru atelierul dumneavoastră. Acesta include:

• Titluri pentru fiecare moment al atelierului
• Detaliile fiecărei activități: ce le veți spune participanților și ce le veți cere să facă
• O casetă de timp pentru fiecare activitate
• Cine face ce
• Ce materiale veți avea nevoie pentru sesiune

În fiecare moment al zilei, ar trebui să vă puteți imagina exact ce faceți cu publicul dumneavoastră. Cu cât sunt mai mulți oameni în sală, cu atât mai clar trebuie să fiți.

Acesta este, de asemenea, momentul în care trebuie să vă întrebați cine ar trebui să participe la sesiune. Ar trebui, de asemenea, să identificați în ce stare doriți să se afle grupul, de exemplu, să energizați echipa; să vă concentrați pe o sesiune intensă de planificare…

Din experiența mea, dacă sunteți clar cu privire la context și la ceea ce doriți să obțineți din atelier, planificarea devine mai ușoară.

Dezvoltarea

Faza de dezvoltare se referă la crearea conținutului de care veți avea nevoie (sau, uneori, la găsirea acestuia, dacă aveți deja un jurnal de conținut și exerciții).

Dacă vă gândiți că veți reutiliza conținutul, vă încurajez să scrieți scenarii. Acest lucru vă va permite să vă amintiți ce s-a întâmplat și să puneți alți membri ai echipei să organizeze ateliere de lucru similare.

Există un motiv pentru care fac o distincție între planificare și dezvoltare. Ambele activități necesită să vă concentrați asupra unor lucruri diferite:

– Planificarea se referă la crearea schiței atelierului.
– Dezvoltarea este punerea tuturor lucrurilor la locul lor pentru a fi gata să vă executați planul.

Este ca și cum ați scrie și edita. Ele necesită două mentalități diferite. Trebuie să vă concentrați în mod clar asupra uneia sau celeilalte.

Repetiția

Dacă vă simțiți nervos la începutul unui atelier de lucru, sunt șanse să fie că nu ați petrecut suficient timp repetând cu echipa dumneavoastră.

Repetiția este o modalitate bună de a câștiga încredere și de a verifica dacă există probleme în plan. În situația ideală, ați dori să organizați un atelier pilot. Dar este greu să găsiți timp pentru acest lucru (cu excepția cazului în care organizați același atelier de mai multe ori cu grupuri diferite).

Din fericire, vă puteți pregăti echipa doar parcurgând planul înainte de sesiune. Asigurați-vă că toată lumea știe clar ce trebuie să facă și să spună.

(5. Evaluare)

Evaluarea modului în care a decurs atelierul vă va ajuta să obțineți două lucruri:

1. La nivel de proiect, veți înțelege clar problemele care trebuie rezolvate pentru a vă asigura că restul proiectului se va desfășura fără probleme;
2. La nivel personal, este cel mai bun mod de a vă îmbunătăți capacitatea de a conduce ateliere de lucru. Este, de asemenea, șansa de a vă îmbunătăți procesul de pregătire.

Puteți evalua atelierul și procesul împreună cu echipa dvs. sau de unul singur. Vă încurajez să urmați metoda de analiză a feedback-ului (compararea așteptărilor cu rezultatele) sau abordarea sesiunii de compensare (depistarea a ceea ce a funcționat și a ceea ce nu a funcționat).

Atât despre procesul de pregătire.

Acum, să intrăm în arenă. Aș dori să vă împărtășesc câteva sfaturi practice care vă vor ajuta să organizați ateliere de lucru grozave.

15 sfaturi practice pentru a organiza un atelier de lucru grozav

Începeți cu scopul în minte

Părtășiți o viziune clară a ceea ce doriți să realizați la acest atelier.

Aceasta va ajuta la îmbarcarea participanților și se va asigura că aceștia înțeleg ce așteptări aveți de la ei.

Începeți prin a comunica clar de ce, cum și ce

La What If, folosim un cadru numit Purpose, Process, and Payoff.

Din moment ce vrem , vom face pentru a ajunge la .-

• Scopul este rezultatul. Este motivul pentru care vreți să faceți acest atelier, adică unde vreți să ajungeți la sfârșitul atelierului.
• Procesul este modul în care veți ajunge acolo. Este o explicație despre cine face ce și când.
• Rezultatul este rezultatul. Este ceea ce oamenii se pot aștepta să obțină la sfârșitul procesului.

Explicarea acestor trei elemente participanților va asigura că toată lumea este aliniată cu agenda și rezultatul atelierului.

Crearea unui mediu de colaborare

Mediul – spațiul și atmosfera – are o influență uriașă asupra noastră. În The Checklist Manifesto, Atul Gawande evidențiază un concept interesant numit „fenomenul de activare”:

„A le da șansa de a spune ceva la început părea să le activeze simțul participării și al responsabilității și dorința de a se exprima.”

O modalitate ușoară de a face acest lucru este de a-i face pe toți să se prezinte într-un mod atractiv.

În afară de a-i întreba cum îi cheamă și ce meserie au, îi puteți întreba, de asemenea, despre: ce îi entuziasmează cel mai mult în legătură cu atelierul de lucru sau cea mai bună amintire a lor, mâncând în oraș sau conducând o mașină. Aceste întrebări par naive, dar îi vor încuraja pe toți să împărtășească o poveste personală și îi vor face să se simtă mai confortabili.

Faceți-o interactivă

Există momente într-un atelier în care trebuie să le explicați participanților concepte.

Faceți ca și această parte să fie interactivă.

Puneți-le întrebări. Desfășurați un exercițiu pentru a pune în practică conceptul și puneți-i să împărtășească și să facă un debriefing cu privire la ceea ce au făcut.

Desfășurați exercițiile într-un mod structurat

Toate exercițiile urmează același cadru ca și sesiunea dumneavoastră. Ele au un scop, un proces și o răsplată.

Prezentați exercițiul făcând următoarele:

1. Reamintiți-le participanților scopul;
2. Spuneți-le exact cum va funcționa: cine ce face ce, când și pentru cât timp;
3. Să fie clar cu privire la calendarul;
4. Explicați ce rezultate vă așteptați să obțineți odată ce exercițiul este realizat;
5. Întrebați dacă există întrebări.

După ce exercițiul este gata, ați putea dori să faceți două lucruri (în funcție de obiectivele dvs.):

1. Împărtășiți înapoi. Invitați fiecare persoană sau grup să împărtășească rezultatul exercițiului cu restul participanților. Poate fi o șansă pentru ei de a construi pe baza acestuia sau de a pune întrebări.
2. Debriefing. În funcție de contextul atelierului dumneavoastră, puteți întreba dacă există vreun comentariu suplimentar, dacă li s-a părut distractiv/dificil/frustrant, care sunt lucrurile cheie pe care le-au învățat, când vor folosi acest proces…

Apoi, puteți repeta cu următorul exercițiu.

Dacă vreți ca ei să învețe ceva…

Există trei lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când plănuiți să predați ceva nou.

1. Punctul de plecare – Ce știu deja participanții despre acest lucru?
2. Obiectivele de învățare – Ce trebuie să știe despre asta?
3. Contextul de utilizare – Cum îl vor utiliza în viitor?

Ultima întrebare este foarte importantă.

Sublinierea situațiilor în care ceea ce predați va fi util crește probabilitatea ca participanții să și-o amintească și să o folosească la momentul potrivit.

Gestionați energia echipei

Asigurați-vă că oamenii sunt într-o stare de spirit pozitivă/constructivă.

La What If, folosim ceea ce numim „energizatori”, care sunt activități jucăușe (cum ar fi realizarea unui scurt exercițiu de team building, sau adresarea unei întrebări neobișnuite). Acest lucru ajută la menținerea energiei și la construirea unei bune dinamici de grup.

Există o mulțime de modalități de a-i face pe oameni să se relaxeze și să adopte o mentalitate constructivă. De exemplu, Equal Experts, o companie de consultanță IT, folosește cartonașe pentru a sparge gheața.

Puteți, de asemenea, să schimbați energia din sală prin activități variate: puneți participanții să se ridice în picioare, să meargă în altă cameră, să lucreze în perechi sau să reflecteze singuri…

Să fiți în momentul

Trebuie să conduceți grupul. Într-un atelier de lucru, fiecare participant îți urmează exemplul.

Și în momente diferite, grupul trebuie să fie în stări diferite. Trebuie să vă adaptați propria stare pentru a impulsiona restul grupului.

Conducerea unui atelier de lucru necesită să jucați diferite roluri: uneori trebuie să fiți un profesor, alteori deveniți un antrenor care facilitează ceea ce se întâmplă, iar alteori sunteți un lider care conduce întreaga echipă în aceeași direcție.

Câteva activități necesită multă energie, în timp ce altele pot necesita ca oamenii să fie mai reflexivi. Depinde de dumneavoastră să aduceți grupul în acea stare.

Să fiți un bun vorbitor

Un atelier de lucru nu este un discurs sau o prelegere. Dar aveți nevoie de abilitatea de a vă adresa și de a vă implica cu un public.

Am enumerat aici sfaturile mele de top pentru a vorbi în public. Ceea ce este esențial într-un atelier de lucru este că puteți face ca acesta să fie interactiv. Spuneți-le o poveste. Puneți întrebări. Încurajați participanții să ilustreze conceptele pe care le împărtășiți cu experiența lor personală.

Există o bogăție de cunoștințe pe care participanții le pot împărtăși într-un atelier.

Utilizați spațiul

Majoritatea atelierelor se termină cu tone de lucruri lipite pe pereți.

Acest lucru se datorează faptului că, de multe ori, gândim cel mai bine atunci când folosim spațiul din jurul nostru, mai degrabă decât atunci când ne limităm la un ecran de calculator. Jake Knapp, Googler și autorul cărții Sprint, o carte despre desfășurarea atelierelor de inovare, explică acest fenomen:

„Ca oameni, memoria noastră pe termen scurt nu este atât de bună, dar memoria noastră spațială este extraordinară. O sală de sprint, tencuită cu notițe, diagrame, tipărituri și multe altele, profită de această memorie spațială. Camera în sine devine un fel de creier comun pentru echipă.”

Două lucruri sunt importante aici:

1. Utilizarea spațiului și lipirea lucrurilor pe perete ne ajută să gândim mai eficient;
2. Afișarea rezultatelor pe perete încurajează colaborarea, deoarece toată munca rămâne vizibilă pentru toată lumea.

Evaluați constant ce se întâmplă

Aici este planul. Și apoi, există realitatea.

„În pregătirea pentru luptă am constatat întotdeauna că planurile sunt inutile, dar planificarea este indispensabilă.”
– Dwight D. Eisenhower

Desigur, aveți nevoie de un plan de zi. Dar, odată ce ești în arenă, trebuie să te bazezi și pe intuiția ta pentru a găsi cele mai bune căi de a ajunge la rezultatul ideal.

Este important să păstrezi structura principală. Cu toate acestea, deoarece pot apărea lucruri noi, trebuie, de asemenea, să fiți flexibil.

Încurajați colaborarea

Având mulți participanți înseamnă că există o mulțime de opinii diferite în sală. Având în vedere că un atelier își propune să fie colaborativ, este important ca echipa să rămână cu mintea deschisă.

La ?What If!, vorbim despre „locuințe verzi”. Aceasta se referă la trei acțiuni: suspendarea judecății, înțelegerea a ceea ce vrea să spună persoana și cultivarea ideii.

În atelierele mele, încurajez participanții să spună lucruri de genul „permiteți-mi să mă bazez pe ceea ce ați spus…”. Citiți Sticky Wisdom, care intră în detalii despre acesta și multe alte comportamente de inovare.

Persoanele de la Pixar vorbesc despre „plussing”. Este o abordare similară, dar folosește o metaforă diferită:

„Practica a fost construită pe principiile de bază ale improvizației, care sunt: acceptați toate ofertele (acceptați ideea, nu o respingeți), folosiți „da, și…” în loc de „da, dar…”, și faceți-vă partenerul să arate bine.”

În ambele cazuri, ambiția este aceeași: să încurajeze munca în colaborare (și să mențină o dinamică pozitivă).

Când cineva doar critică o idee și nu oferă o soluție alternativă sau un mijloc de a îmbunătăți ideea inițială, nu ajută cu adevărat echipa. Puteți găsi mai multe despre practica tehnicilor de creativitate în grup în acest articol.

Atenție: Ceea ce am spus nu înseamnă că trebuie să acceptați toate ideile. Dacă o idee este irelevantă, găsiți o modalitate de a reorienta conversația. Nu vreți să irosiți timpul tuturor cu o discuție care este în afara subiectului.

Subliniați progresul

Reamintiți-le participanților obiectivul dvs. la începutul atelierului. Apoi, vorbiți-le despre titlurile călătoriei pentru a le arăta cât de mult ați progresat.

Asigurați-vă că își dau seama că grupul a făcut ceea ce trebuia făcut (răspunzând la întrebări importante, luând decizii cheie…). Și puneți accentul pe lucrurile cheie pe care le-au învățat.

Păstrați rezultatele în fața lor. Semnalizează progresul. S-ar putea chiar să doriți să le vorbiți despre ceea ce a realizat grupul, pas cu pas.

Follow up

După ce atelierul s-a încheiat, trebuie să mențineți ritmul:

1. Subliniați principalele concluzii;
2. Împărtășiți rezultatele;
3. Explicați pașii următori și subliniați clar acțiunile pe care le așteptați de la ei (puneți un nume pe fiecare acțiune și dați-le un termen limită).

Distracție

Cel mai bun mod de a organiza o sesiune grozavă este de a o face cât mai plăcută posibil. Dacă vă place să o conduceți, participanții vor simți asta și îi va motiva și pe ei.

.