Die Rechnungsstellung ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Kanzlei. Für viele Anwaltskanzleien ist die Rechnungsstellung an Mandanten und die Einforderung von Zahlungen jedoch immer noch einer der zeitaufwändigsten, repetitivsten und gefürchtetsten Teile der Arbeit.

Laut dem 2019 Legal Trends Report verzeichnen Anwälte im Durchschnitt nur 2,5 abrechenbare Stunden pro Tag, während der Rest des Tages für eine Vielzahl von Aufgaben wie das Erstellen und Versenden von Rechnungen, die Bearbeitung von Zahlungen und die Aktualisierung von Treuhandbüchern draufgeht.

Der Rechnungsstellungsprozess einer Anwaltskanzlei

In vielen Fällen sieht der Rechnungsstellungsprozess etwa so aus:

1. Die Kanzlei nimmt einen neuen Mandanten auf und eröffnet seinen Fall
2. Die abrechenbare Zeit und die Auslagen werden während des gesamten Falls erfasst
3. Am Ende jedes Monats (oder am Ende des Falls, wenn es sich um einen kürzeren Fall handelt), werden die Rechnungen und Ausgaben für jeden Mandanten und Fall in einem Rechnungsentwurf zusammengefasst
4. Die Anwälte fügen Notizen hinzu, passen die Kosten nach Bedarf an und genehmigen die Rechnung
5. Eine endgültige Version der Rechnung wird erstellt und den Mandanten zur Zahlung zugesandt
6. Die Mandanten zahlen mit den Zahlungsmitteln, die in der Kanzlei akzeptiert werden
7. Das Buchhaltungsteam schickt Mahnungen bei Zahlungsverzug

Auch wenn es recht einfach erscheint, gibt es viel Raum für Engpässe und verschwendete Kosten. Wenn beispielsweise Anwälte zu lange für die Genehmigung von Rechnungen brauchen oder zu viele Änderungen vornehmen, kann sich der Versand der Rechnungen verzögern.

Rechnungsstellungsrichtlinien Ihrer Kanzlei

Um Ihrer Kanzlei wertvolle Zeit und Geld zu sparen, sind klare, standardisierte Rechnungsstellungsrichtlinien für Anwaltskanzleien unerlässlich. Sie geben Anwälten und Mitarbeitern etwas an die Hand, auf das sie sich beziehen können, und sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Richtlinie aufstellen, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Wie stellt Ihre Kanzlei ihren Mandanten Rechnungen aus?
• Wo treten die meisten Fehler auf?
• Welche Phasen des Prozesses verursachen die größten Engpässe?

Befolgen Sie daher die folgenden Schritte, um eine wirksame Rechnungsstellungsrichtlinie zu erstellen:

1. Stellen Sie eine Vorlage und Richtlinien auf

Diese sollten beinhalten, wann Rechnungen verschickt werden, wie lang die Beschreibungen sein sollten, welche Arten von Ausgaben auf den Rechnungen enthalten sein müssen und welche abgeschrieben werden sollten, und gegebenenfalls Standardeinleitungskommunikationen auf den Rechnungen.

2. Schreiben Sie den Ablauf des Rechnungsstellungsprozesses Ihrer Kanzlei auf

Welche Anwälte eines Falles müssen eine Rechnung überprüfen? In welcher Reihenfolge? Werden die Rechnungen per Post oder elektronisch verschickt? Wer muss informiert werden, wenn eine Rechnung verschickt wird? Schreiben Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende auf, damit es keine Verwirrung gibt.

3. Legen Sie die Anforderungen für die Rechnungsprüfung fest

Es ist hilfreich, die Anwälte zu bitten, ein bestimmtes System zu verwenden, z. B. Ihre Kanzleimanagement-Software, um die Prüfungen elektronisch durchzuführen. Dies trägt zur Beschleunigung des Prozesses bei und lässt weniger Raum für Fehler; Sie können sogar Automatisierungssoftware verwenden.

4. Integrieren Sie das Finanzteam in Ihren Rechnungsstellungsprozess

Stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhalter oder Ihr Finanzteam weiß, wann Rechnungen verschickt werden, was noch eingefordert werden muss und was abgeschrieben wird.

5. Führen Sie ein Standardverfahren für Streitigkeiten und Inkasso ein

Lassen Sie unbezahlte Rechnungen nicht monatelang schleifen. Je länger Sie warten, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Ihre Kunden zahlen, also legen Sie ein klares Inkassoverfahren fest. Legen Sie fest, wer sich wann um unbezahlte Rechnungen kümmern muss. Erstellen Sie ein Standardschreiben oder eine Standard-E-Mail mit einer Zahlungsaufforderung.

Wenn ein Kunde eine Rechnung bestreitet, sollten Sie wissen, wer den Streitfall prüft und einen Rahmen für die Lösung des Problems vorgeben.

6. Legen Sie eine öffentliche Rechnungsstellungspolitik für Ihre Kunden fest

Ihre Kunden sollten sich über Ihre Rechnungsstellungspolitik im Klaren sein, damit sie sich darüber im Klaren sind:

• Wie oft ihnen Rechnungen gestellt werden
• Wann Rechnungen eintreffen
• Welche Art von Zahlung erwartet wird
• Wie schnell sie zahlen müssen
• Die Konsequenzen für verspätete Zahlungen

Schreiben Sie dies deutlich aus und machen Sie es allen neuen Kunden zugänglich.

Rechnungsanforderungen

Wenn Sie mit einem größeren Unternehmen zusammenarbeiten, gibt es möglicherweise strenge Rechnungsanforderungen, die sich darauf beziehen, wann Rechnungen verschickt werden müssen und wie sie formatiert sein müssen. Aber auch wenn Sie nicht mit großen Unternehmen zusammenarbeiten, sollten Sie sich an Standardanforderungen für Rechnungen halten. So gewährleisten Sie die Einheitlichkeit für Ihre Kunden und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Rechnungsstellungsprozesses.

Rechnungsbeschreibungen

Die Rechnungsbeschreibungen von Anwaltskanzleien sollten weder zu lang noch zu kurz sein. Sie sollten die richtige Menge an Kontext und Informationen bieten, damit der Kunde zufrieden ist, dass er den Wert erhalten hat, für den er bezahlt. Klare Rechnungsbeschreibungen führen zu weniger Streitigkeiten im späteren Verlauf eines Falles.

Beschreibungen der Abrechnungszeit könnten so aussehen:

• „Treffen mit dem Klienten, um das Testament zu prüfen und Fragen zu beantworten“
• „Juristische Recherchen, um die Argumente für die Anhörung im nächsten Monat zu untermauern“
• „Mit dem Klienten über den Sachverhalt gesprochen und ihn aufgezeichnet“

Abrechnungscodes von Anwaltskanzleien

Neben den Beschreibungen legen die Abrechnungscodes auf hohem Niveau fest, welche Tätigkeiten oder Ausgaben einem Klienten in Rechnung gestellt werden.

Beispielcodes könnten so aussehen:

• Besprechung
• Entwurf/Revisionen
• Forschung

Diese Codes sollten zumindest innerhalb Ihrer Kanzlei einheitlich sein. Eine andere Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Verwendung von Standardabrechnungscodes, wie sie im Folgenden beschrieben werden.

LEDES-Abrechnung

Wenn Ihre Kanzlei mit größeren Mandanten zusammenarbeitet, kann Ihr Abrechnungsverfahren einen zusätzlichen Schritt beinhalten: Die Formatierung Ihrer Rechnungen, um LEDES-Abrechnungscodes für Zeit- und Speseneinträge zu verwenden.

LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) ist ein Standardformat für elektronische Rechnungen in der Rechtsbranche, das bestimmte Formatrichtlinien verwendet. Es erleichtert großen Organisationen den Umgang mit großen Datei- und Datenmengen und die Bewertung von Rechnungen, da alle Rechnungen im gleichen Format kodiert sind.

Wahrscheinlich müssen Sie keine Rechnungen im LEDES-Format ausstellen, es sei denn, Ihr Kunde verlangt es ausdrücklich danach. Es lohnt sich jedoch, dies zu prüfen, wenn Sie mit einem Unternehmen oder einem größeren Kunden zusammenarbeiten.

Sie können auch UTBMS-Codes (Uniform Task-Based Management System Codes) verwenden, um weitere Details auf einer LEDES-Rechnung anzugeben.

Erstellen einer Rechnungsvorlage

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie mit den Standardanforderungen für Rechnungen anfangen sollen, gibt es eine Vielzahl von Rechnungsvorlagen. Software-Suiten wie Freshbooks bieten eine hervorragende Rechnungsvorlage für Anwaltskanzleien. Sie können auch benutzerdefinierte Rechnungsvorlagen erstellen, indem Sie Rechnungsthemen in Clio verwenden.

Top-Tipps zur Verbesserung der Rechnungsproduktivität

1. Legen Sie die Erwartungen Ihrer Kunden im Voraus fest und informieren Sie sie über das Abrechnungsverfahren und die Richtlinien Ihrer Kanzlei

Gute Abrechnungen beruhen auf einer klaren Kommunikation mit den Kunden. Eine Rechnung ist nicht einfach nur eine Rechnung: Sie ist ein Instrument, mit dem Sie den Wert, den Sie Ihren Mandanten bieten, vermitteln können.

Abhängig von Ihrem Tätigkeitsbereich kann die Beauftragung eines Anwalts zu den teuersten Dingen gehören, die Ihr Mandant jemals getan hat. Bewahren Sie ihn vor unerwarteten Rechnungen: Legen Sie klare Erwartungen fest, was Ihre Mandanten auf den Rechnungen sehen können, wann sie diese erhalten und wie sie bezahlen können.

2. Erfassen Sie Ihre Zeit während der Arbeit, um eine genauere Abrechnung zu ermöglichen

Wenn Sie sich jemals am Ende eines Arbeitstages hingesetzt und versucht haben, sich genau zu erinnern, wo Ihre Zeit verbracht wurde, wissen Sie, wie schwierig es ist, alles auf einer Rechnung zu erfassen. Verwenden Sie einen Zeiterfasser, um Ihre Zeit während der Arbeit zu erfassen, und machen Sie sich Notizen, um sicherzustellen, dass der Kunde den von Ihnen erbrachten Wert genau kennt. Auf diese Weise können Sie am besten sicherstellen, dass nichts vergessen wird und jeder Zeiteintrag korrekt ist.

3. Verwenden Sie klare Beschreibungen

Ihre Rechnungen an Kunden sollten leicht verständlich sein, aber das bedeutet nicht, dass es ihnen an Details fehlen sollte. Beschreiben Sie klar und deutlich, was Sie für Ihren Kunden getan haben: Ein Posten für einen 15-minütigen Anruf zur Besprechung des Falles ohne Kontext könnte einen Kunden verwirren oder ihm Angst vor der Rechnung machen.

Überlegen Sie: Katy Young von der Ad Astra Law Group legt Wert darauf, dass die Rechnungen klar und detailliert sind, weil sie glaubt, dass dies Vertrauen schafft und ihre Mandanten dadurch eher bereit sind, zu zahlen.

4. Stellen Sie häufig und konsequent Rechnungen aus

Mit dem richtigen System können Rechnungen und Mahnungen schnell verschickt werden, so dass es keinen Grund gibt, die Rechnungsstellung an Ihre Mandanten aufzuschieben. Die regelmäßige Versendung kleinerer Rechnungen kann den Schock einer unerwarteten hohen Rechnung verringern. Außerdem haben Sie den zusätzlichen Vorteil, dass Sie einen reibungsloseren Geldfluss für Ihr Unternehmen fördern

5. Automatisieren, automatisieren, automatisieren

Es gibt jede Menge Software, die Ihnen hilft, Routineaufgaben zu automatisieren, so dass Sie Ihre Zeit und Energie auf Dinge verwenden können, die sich nicht automatisieren lassen, wie z. B. die Beantwortung schwieriger Fragen oder die Beruhigung Ihrer Kunden.

Bevor Sie eine Software implementieren, beachten Sie bitte, dass der Prozess vor der Technologie kommen sollte. Machen Sie sich mit den Schwachstellen Ihrer Abrechnungsprozesse vertraut und suchen Sie dann nach Tools, mit denen Sie diese verbessern können.

Einige Beispiele sind:

• Verwendung von Software wie Clio Manage zur Erstellung von Rechnungsentwürfen in Minutenschnelle
• Verwendung von automatischen Rechnungserinnerungen in Clio Manage zur automatischen Versendung ausstehender Rechnungen an Ihre Kunden und Rechnungsempfänger und Rechnungsempfängern nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan zu senden
• Kreditkartenzahlungen akzeptieren, um schneller bezahlt zu werden

Die richtigen Tarife für Ihre Kanzlei festlegen

Um mit der Berechnung der Tarife für Ihre Kanzlei zu beginnen, lesen Sie diesen Artikel über die Berechnung Ihres Stundensatzes auf der Grundlage Ihrer Geschäftskosten und der Anzahl der abrechenbaren Stunden, die Sie voraussichtlich im Jahr leisten werden (wenn Ihre Kanzlei auf Stundenbasis abrechnet und nicht über ein Pauschalhonorar oder ein Erfolgshonorar). Prüfen Sie dann, wie gut Ihr gewählter Satz mit den Marktpreisen übereinstimmt.

Hier ein Blick auf die Stundensätze von Anwälten aus dem Legal Trends Report 2019, einschließlich der tatsächlichen Sätze und der um die Lebenshaltungskosten in den einzelnen Bundesstaaten bereinigten Sätze:

Einige interessante Statistiken:

• Der höchste durchschnittliche Stundensatz nach Bundesstaat war $346 pro Stunde in New York
• Der niedrigste durchschnittliche Stundensatz nach Bundesstaat war $158 pro Stunde in West Virginia
• Der höchste durchschnittliche Stundensatz nach Rechtsgebiet war ein Gleichstand zwischen Anwälten für Konkursrecht und geistiges Eigentum mit $340 pro Stunde
• Der niedrigste durchschnittliche Stundensatz nach Rechtsgebiet war für Jugendrecht mit $87 pro Stunde.

Wenn Sie im Vergleich zu den durchschnittlichen Stundensätzen Ihrer Kanzlei niedrig liegen, sollten Sie eine Anhebung Ihrer Sätze in Erwägung ziehen. Wenn Ihr Stundensatz höher ist, sollten Sie sich genau überlegen, wie Sie Ihren Mandanten einen zusätzlichen Nutzen bieten können, damit der Stundensatz sinnvoll ist.

Am Ende des Tages sollten Sie jedoch bedenken, dass der von Ihnen berechnete Stundensatz bis zu einem gewissen Grad von Ihnen selbst bestimmt wird. Wenn Sie etwas weniger verlangen möchten, um juristische Dienstleistungen für andere in Ihrer Gemeinde erschwinglich zu halten, ist das völlig in Ordnung.

Auf Wiedersehen mit den abrechenbaren Stunden: alternative Abrechnungsmodalitäten

Was sind abrechenbare Stunden? Darüber wird in Anwaltskanzleien schon lange diskutiert. Die Praxis ist lebendig und gut, aber viele Anwälte sind der Meinung, dass dies nicht die beste Art ist, juristische Dienstleistungen abzurechnen – zumindest nicht für jedes Fachgebiet.

Hier sind einige alternative Abrechnungsmodelle:

Abonnementkanzlei

Bei einer Abonnementkanzlei bieten Sie Ihren Kunden juristische Dienstleistungen nach Bedarf gegen eine bestimmte monatliche Gebühr an. Diese Lösung eignet sich gut für kleine Unternehmen, die regelmäßig Hilfe bei Markenanmeldungen, proaktiven Maßnahmen zum Schutz des geistigen Eigentums, Transaktionen und mehr benötigen.

Dies führt zu einem besser vorhersehbaren Einkommen für Ihr Unternehmen und zu reibungsloseren Arbeitsbeziehungen. Es kann eine Herausforderung sein, die Mandanten von dieser Idee zu überzeugen, wenn sie an die abrechenbare Stunde gewöhnt sind, aber es lohnt sich.

Gleitende Gebühren

Wenn Sie mit Mandanten mit geringerem Einkommen arbeiten, können gleitende Gebühren angemessen sein. Die Kunden zahlen Gebühren, die sich nach ihrem Haushaltseinkommen richten, und nicht nach einem Standardsatz. Dieser Ansatz kann Ihrer Kanzlei helfen, mehr Kunden zu erreichen, da Ihre Dienstleistungen dadurch erschwinglicher werden.

Entbündelte Dienstleistungen

Das Konzept der „entbündelten“ Rechtsdienstleistungen bezieht sich auf die Vertretung in begrenztem Umfang. Der Anwalt und der Mandant vereinbaren, in welchem Umfang der Anwalt in den Fall involviert sein soll. Ungebündelte Rechtsdienstleistungen können je nach den vereinbarten Aufgaben sowohl bei Rechtsstreitigkeiten als auch bei Rechtsgeschäften sehr unterschiedlich sein. Beispiele hierfür sind die Bewertung eines Falles oder einer Transaktion, eine begrenzte Prozess- oder Transaktionsberatung oder der Vorschlag, Gerichts- oder Transaktionsdokumente vorzubereiten.

Pauschalhonorare

Wenn Sie in der Lage sind, den Arbeitsaufwand für bestimmte Arten von Fällen genau einzuschätzen, können Pauschalhonorare ein ausgezeichneter Ansatz für die Abrechnung sein. Sie schaffen von vornherein Klarheit über die Kosten und sind eine Form der wertorientierten Abrechnung, d. h., Sie rechnen auf der Grundlage des Wertes ab, den Sie Ihrem Kunden bieten, anstatt Ihre Zeit als Ware zu verkaufen.

Natürlich besteht die Gefahr, dass Sie den Arbeitsaufwand für einen Fall unterschätzen und die Gebühren zu niedrig ansetzen. Aber bei sorgfältiger Fallplanung können Pauschalhonorare eine hervorragende Alternative zum Stundenhonorar sein.

Erfolgshonorare

Mit Erfolgshonoraren können Sie auch Mandanten helfen, die sich keinen Anwalt leisten können, da Sie im Erfolgsfall einen Prozentsatz des an den Mandanten ausgezahlten Geldes erhalten. Je nach Fall kann dieser Betrag ganz erheblich sein.

Natürlich besteht auch das Risiko, dass Sie für Ihre Arbeit nicht bezahlt werden. Aber wenn Sie das Risiko verkraften können, ist die Abrechnung auf Erfolgsbasis eine großartige Möglichkeit, eine rentable Praxis aufzubauen und denjenigen zu helfen, die sich Ihre Dienste sonst vielleicht nicht leisten könnten.

Hinweis: Erfolgshonorare sind für bestimmte Arten von Fällen verboten, also überprüfen Sie die Standesregeln Ihres Staates, bevor Sie sich für eine Abrechnung auf Erfolgsbasis entscheiden.

Evergreen-Vereinbarungen

Evergreen-Vereinbarungen vereinfachen die pünktliche Bezahlung. So funktioniert es: Ihr Kunde stellt einen ursprünglichen Vorschuss zur Verfügung, der treuhänderisch verwaltet wird und mit dem die Rechtsdienstleistungen abgerechnet werden. Wenn das Treuhandkonto einen vorher festgelegten Mindestsaldo erreicht, füllt er das Guthaben wieder auf.

Der Schlüssel zum Erfolg ist hier die Benachrichtigung des Kunden, wenn das Treuhandguthaben den erforderlichen Mindestsaldo erreicht oder unterschreitet. In diesem Fall kann die Technologie helfen, indem sie die Benachrichtigung automatisiert, wenn das Treuhandvermögen eines Kunden unter den Mindestsaldo fällt.

Zahlungspläne

Angesichts der Tatsache, dass 44 % der Anwaltskanzleien angeben, dass Mandanten ihre Rechnungen nicht bezahlen, weil sie nicht über die Mittel verfügen, um auf einmal zu zahlen, kann das Angebot von Zahlungsplänen eine große Hilfe sein, um sicherzustellen, dass Ihre Kanzlei bezahlt wird.

Bevor Sie beginnen, erstellen Sie klare Richtlinien dafür, wann Sie Zahlungspläne anbieten, entwerfen Sie eine Vertragsvorlage, um festzulegen, wie Zahlungen eingezogen werden, welche Zahlungsarten akzeptiert werden und was passiert, wenn eine Zahlung verspätet eingeht.

Richten Sie dann ein System für die Rechnungsstellung an Mandanten und den Einzug von Geldern ein, um die sich wiederholende Arbeit zu automatisieren.

Angemessene Gebühren und Preistransparenz

Wenn es um Ethik und Rechnungsstellung geht, ist Klarheit der Schlüssel. Regel 1.5 der ABA Model Rules of Professional Conduct besagt, dass ein Anwalt kein „unangemessenes Honorar“ oder einen „unangemessenen Betrag für Auslagen“ verlangen darf. Die ABA nennt acht Faktoren, die bei der Feststellung, ob ein Honorar angemessen ist, zu berücksichtigen sind, darunter die für ähnliche Rechtsdienstleistungen berechneten Gebühren, der Ruf des Anwalts und etwaige zeitliche Beschränkungen.

Am besten ist es, wenn Sie Ihre Rechnungen so klar und genau wie möglich gestalten. Wenn Sie nach Stunden abrechnen, sollten Sie die geleistete Arbeit klar und detailliert dokumentieren. Wenn Sie nach Festhonorar oder Erfolgshonorar abrechnen, stellen Sie sicher, dass Sie gut begründen können, warum Ihre Gebühren angemessen sind.

Wenn Sie im Vereinigten Königreich tätig sind, müssen Sie die Preistransparenzregeln der SRA beachten, die besagen, dass Preisinformationen in einem klaren und leicht verständlichen Format bereitgestellt werden müssen. Außerdem müssen Sie die Gesamtkosten angeben, die Grundlage Ihrer Gebühren erläutern und mitteilen, was in Ihren Dienstleistungen enthalten ist und was nicht.

Abrechnung, Berichterstattung und Überwachung

Um Ihre Abrechnung auf Kurs zu halten, müssen Sie die ausstehenden Salden, Zahlungen und Einnahmen genau im Auge behalten. Im Folgenden finden Sie einige Berichte, mit denen Sie den Finanzprozess Ihrer Kanzlei überwachen und dafür sorgen können, dass Ihr Abrechnungsprozess reibungslos abläuft:

Debitorenbericht

Der Debitorenbericht hilft Kanzleien dabei, die ausstehenden Beträge für alle offenen und überfälligen Rechnungen pro Benutzer, pro Mandant und pro Angelegenheit zu ermitteln. Der Bericht enthält Angaben zu den fälligen Beträgen für genehmigte ausstehende Rechnungen, zu den auf diese Beträge geleisteten Teilzahlungen und zu den auf Rechnungen angewendeten Gutschriften.

Fälligkeitsbericht für Debitoren

Der Fälligkeitsbericht für Debitoren hilft Unternehmen, unbezahlte Rechnungen zu verfolgen. Er unterteilt überfällige Forderungen in Fälligkeitskategorien (z. B. unbezahlte Rechnungen, die 1-30 Tage alt sind, 31-60 Tage alt und 61-90 Tage alt). Auf diese Weise können Sie durch eine effiziente Nachverfolgung von Kunden, deren Rechnungen überfällig sind, schneller bezahlt werden.

Rechnungshistorienbericht

Der Rechnungshistorienbericht bietet eine detaillierte Übersicht über offene Forderungen, überfällige Forderungen und bezahlte Rechnungen.

Zusammenfassungsbericht über den Saldo einer Angelegenheit

Der Zusammenfassungsbericht über den Saldo einer Angelegenheit bietet Ihrer Kanzlei eine Momentaufnahme der ausstehenden Forderungen sowie der in Arbeit befindlichen Arbeiten und der in Arbeit befindlichen Ausgaben pro Angelegenheit oder pro Mandant. Er ermöglicht Ihrer Kanzlei einen Blick auf die zukünftigen Einnahmen, die für jede Angelegenheit noch zu vereinnahmen sind.

Rechnungszahlungsbericht

Der Rechnungszahlungsbericht gibt Kanzleien einen detaillierten Überblick über die Zahlungen auf Rechnungen für einzelne Angelegenheiten, die für einzelne Dienstleistungs- und Kostenpositionen geleistet wurden, sowie über die für diese Positionen verantwortlichen Benutzer.

Umsatzbericht

Der Umsatzbericht hilft Ihrem Unternehmen, die wichtigsten Leistungskennzahlen pro Benutzer, pro Mandant und pro Angelegenheit zu visualisieren und zu quantifizieren. Der Bericht enthält Details zu Stunden, Ausgaben und Steuern in Form von nicht in Rechnung gestellten, in Rechnung gestellten und eingenommenen Beträgen.

Wie Sie schneller bezahlt werden

Rechtsanwaltskanzleien finden oft, dass es zu lange dauert, bis sie bezahlt werden. Und ein Blick auf den 2019 Legal Trends Report zeigt, dass von allen Stunden, die den Mandanten in Rechnung gestellt werden, 14 % nie bezahlt werden.

Hier sind vier Tipps, um das Inkasso in Ihrer Kanzlei zu verbessern.

1. Verbessern Sie Ihre Zeiterfassung

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, den Cashflow zu verbessern, ist eine sorgfältige Zeiterfassung und Buchführung. Wie können Sie die in Rechnung gestellte Zeit einfordern, wenn Sie sie nicht erfasst haben? Machen Sie sich Notizen, was Sie tun, überprüfen Sie ausgehende Anrufe und E-Mails, und erfassen Sie, wie oben erwähnt, die Zeit nach und nach.

2. Stellen Sie konsequent Rechnungen aus

Denken Sie einmal darüber nach, wie Sie in Ihrem Privatleben mit Rechnungen umgehen. Wenn diese Rechnungen zu einem vorhersehbaren Zeitpunkt kommen, können Sie entsprechend planen und sie pünktlich bezahlen. Wenn Rechnungen unvorhersehbar und uneinheitlich sind, ist es schwieriger, den Überblick zu behalten.

Wenn Sie Rechnungen pünktlich und jeden Monat zur gleichen Zeit ausstellen, hilft das Ihrer Kanzlei, schneller zu kassieren.

3. Versenden Sie regelmäßige Mahnungen

Lassen Sie vergessene Rechnungen nicht unter den Tisch fallen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, regelmäßig Mahnungen an Mandanten zu verschicken, die nicht gezahlt haben. Wenn Sie diesen Prozess automatisieren, sparen Sie Zeit und Geld.

4. Akzeptieren Sie Kreditkartenzahlungen

Wenn Sie Ihre Mandanten immer noch bitten, per Scheck zu zahlen, bitten Sie sie vielleicht, eine Zahlungsmethode zu verwenden, die sie seit Jahren nicht mehr benutzt haben (oder eine, die sie nie benutzt haben). Im digitalen Zeitalter erwarten Ihre Mandanten bequeme Online-Zahlungsmöglichkeiten. Als Anwalt können Sie ihnen diese Möglichkeit mit Online-Kreditkartenzahlungen bieten.

Es bedarf nur einer gewissen Sorgfalt, um sicherzustellen, dass Sie Kreditkartenzahlungen unter Einhaltung der ethischen Regeln akzeptieren.

Rechtsanwaltskanzleien brauchen einen Kreditkartenverarbeiter, der keine Rückbuchungen auf Treuhandkonten zulässt und keine Gebühren von Treuhandkonten nimmt. Wenn also ein Kunde eine Belastung bestreitet, die zu einer Rückbuchung führt, und das Kreditkartenunternehmen Geld von einem Treuhandkonto abhebt, kann dies zu einem Verstoß gegen die Standesregeln führen.

In der Regel bedeutet dies, dass ein speziell auf Anwälte zugeschnittenes Kreditkartenunternehmen wie Clio Payments verwendet wird.

Bend Law hat festgestellt, dass der Einsatz der Clio Payments Software seine Abrechnungs- und Inkassoprozesse deutlich verbessert hat:

Abrechnungssoftware für Anwaltskanzleien

Die Investition in eine Abrechnungssoftware für Anwaltskanzleien macht einen großen Unterschied in der Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verbringen – und mindert Ihr Fehlerrisiko.

Mit Clio Manage können Sie ganz einfach Rechnungen mit Ihrem Markenzeichen und individuelle Abrechnungspläne erstellen und Zahlungen per Kreditkarte akzeptieren. Es verwaltet die Funktionen der Treuhandbuchhaltung und lässt sich auch in Ihre bevorzugten Buchhaltungsprogramme wie QuickBooks Online, Xero und Klyant integrieren, so dass Sie alle Ihre Finanzdaten auf dem gleichen Stand halten können.

Die Investition in eine Software für die Rechnungsstellung im Rechtswesen, die Ihnen hilft, Ihre Prozesse reibungsloser zu gestalten, kann für Ihre Kanzlei von unschätzbarem Wert sein: Chris Trebatoski von Treblaw LLC verschickt mit Clio jeden Monat alle Rechnungen in nur 15 Minuten – eine Aufgabe, für die er in einer größeren Kanzlei viel länger brauchte.

„Mit Clio verbringe ich weniger Zeit mit der Zeiterfassung und dem Versenden meiner Rechnungen, als ich als Leiter der Abteilung Rechnungsstellung und Inkasso in einer großen Kanzlei damit verbracht habe, andere Anwälte anzurufen und zu fragen: ‚Könnten Sie Ihre Rechnung verschicken?'“, sagt er.

Auch hier gilt: Denken Sie zuerst an Ihren Prozess und dann an die Technologie. Haben Sie keine Angst vor einer Lernkurve. Software wie Clio Manage ist sehr intuitiv, und eine kleine Investition, um zu lernen, wie sie funktioniert, kann Ihrer Kanzlei ein Leben lang vereinfachte Abrechnungspraktiken bringen.

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel gelten nur für US-Praxen. Dieser Beitrag dient nur zu Informationszwecken. Er stellt keine Rechts-, Geschäfts- oder Buchhaltungsberatung dar.