Administração de um workshop é uma forma eficaz de treinar um grupo ou levá-los a fazer trabalho colaborativo.

Mas ainda há muitos mal-entendidos sobre como fazer isto.

Como parte de projectos de inovação em execução na ?What If! nós usamos workshops como uma ferramenta para colher e aproveitar a criatividade das nossas equipas de projecto.

Embora eu não possa recriar online a excitante experiência de participar num destes workshops, eu queria partilhar com vocês algumas das coisas mais úteis que podem implementar nos vossos workshops.

O que é realmente um Workshop

Primeiro, um workshop tem que ser interativo. Não é uma palestra. Scott Berkun explica bem isto:

“Um workshop de culinária significa cozinhar coisas. Um workshop de escrita significa escrever coisas. Se a maioria das suas “oficinas” são pessoas que não fazem nada, talvez você deva chamar isso de uma aula, uma palestra, ou um erro”

Eu vejo as oficinas como uma forma de fazer um grupo colaborar eficientemente ou aprender de forma interativa.

Usualmente, as oficinas são organizadas no início de um projeto ou como um marco no projeto.

Em muitos casos, uma equipe de projeto é feita com pessoas que não trabalham juntas diariamente. A organização de um workshop dá-lhe a oportunidade de colocar todos na mesma sala para que o possam fazer:

1. Facilitar o trabalho colaborativo (planejar, idealizar…);
2. Discutir novas habilidades para a equipe;
3. Discutir o conhecimento tácito de cada membro da equipe
4. Atualizar a equipe para alinhar todos no estado atual do projeto (este deve ser um objetivo secundário, pois não é a maneira mais eficiente de atualizar um grupo);
5. Discutir os participantes para tomar uma decisão (ter muito cuidado com as decisões por consenso).

Uma grande oficina requer preparação. Aqui está como você pode fazer isso.

Como preparar um grande workshop

Existem cinco fases chave na preparação de um grande workshop:

1. Análise
2. Planeamento
3. Desenvolvimento
4. Ensaiando
5. Avaliando

A distinção entre estas fases irá ajudá-lo a concentrar-se em responder às perguntas certas no momento certo, i.e. e. evite colocar o carro à frente do cavalo.

Análise

Antes de preparar e executar uma oficina, você deve estar confiante de que é a melhor maneira de obter o resultado que você precisa. Quando não é o caso, um workshop torna-se um entretenimento ou um desperdício de tempo, ou seja, um erro.

Você deve ser claro no contexto do workshop.

• Por que você precisa de um workshop? O que você quer alcançar?
• Você realmente precisa de um workshop para isso?
• Se sim, qual é a sua visão de sucesso (resultado ideal) para este workshop?
• Que resultados você quer ter até o final da sessão?

Análise deve levá-lo a um objetivo claro para o workshop.

Workshops são frequentemente agendados com semanas ou meses de antecedência. A preparação de um workshop irá forçá-lo a pensar antes do plano do seu projecto.

Planeamento

Planeamento é criar a estrutura do workshop.

Comece a planear um workshop com o fim em mente. Visualize o resultado e os outputs que você deseja. Depois, trabalhe ao contrário para que o seu plano realmente o leve até lá.

É melhor se você puder criar um plano de dia detalhado para o seu workshop. Isto inclui:

• Linhas de cabeça para cada momento do workshop
• O detalhe de cada actividade: o que vai dizer aos participantes e pedir-lhes para fazerem
• Uma caixa de tempo para cada actividade
• Quem faz o quê
• Que materiais vai precisar para a sessão

A cada momento do dia, deve poder imaginar exactamente o que faz com o seu público. Quanto mais pessoas na sala, mais claro você tem que ser.

Este também é o momento para se perguntar quem deve assistir à sessão. Você também deve identificar em que estado você quer que o grupo esteja, por exemplo, energize a equipe; concentre-se em uma sessão de planejamento intenso…

Na minha experiência, se você estiver claro sobre o contexto e o que você quer obter do workshop, o planejamento se torna mais fácil.

Desenvolvimento

A fase de desenvolvimento é sobre a criação do conteúdo que você vai precisar (ou às vezes, encontrá-lo, se você já tem um log de conteúdo e exercícios).

Se você acha que vai reutilizar o conteúdo, eu encorajo você a escrever scripts. Isso permitirá que você se lembre do que aconteceu e que outros membros da equipe realizem workshops similares.

Há uma razão para eu fazer uma distinção entre planejamento e desenvolvimento. Ambas as atividades exigem que você se concentre em coisas diferentes:

– Planejar é criar o esboço do workshop.
– Desenvolver é colocar todas as coisas no lugar para estar pronto para executar seu plano.

É como escrever e editar. Eles requerem duas mentalidades diferentes. Você precisa de um foco claro em uma ou outra.

Ensaiando

Se você se sentir nervoso no início de um workshop, as chances são de que você não passou tempo suficiente ensaiando com sua equipe.

Ensaiando é uma boa maneira de ganhar confiança e checar se há algum problema no plano. Na situação ideal, você gostaria de realizar um workshop piloto. Mas é difícil encontrar tempo para isso (exceto se você executar o mesmo workshop várias vezes com grupos diferentes).

Felizmente, você pode ter sua equipe pronta apenas passando pelo plano antes da sessão. Assegure-se de que todos estejam claros sobre o que têm de fazer e dizer.

(5. Avaliando)

Avaliar como o workshop foi ajudará você a alcançar duas coisas:

1. Em um nível de projeto, você terá uma compreensão clara dos problemas que precisam ser resolvidos para garantir que o resto do projeto vai funcionar sem problemas;
2. Em um nível pessoal, é a melhor maneira de melhorar sua habilidade de executar workshops. É também a chance de melhorar seu processo de preparação.

Você pode avaliar o workshop e o processo com sua equipe ou por si mesmo. Eu encorajo você a seguir o método de análise de feedback (comparando expectativas com resultados) ou a abordagem da sessão de esclarecimento (identificando o que funcionou e o que não funcionou).

É isso sobre o processo de preparação.

Agora, vamos entrar na arena. Eu gostaria de compartilhar algumas dicas práticas que o ajudarão a realizar grandes workshops.

15 Dicas Práticas para Realizar um Grande Workshop

Comece com o fim em mente

Partilhe uma visão clara do que você quer realizar para realizar este workshop.

Ajude a bordo dos participantes e certifique-se de que eles entendam o que você espera deles.

Comece a comunicar claramente o porquê, o como e o quê

Em Que Se, usamos uma estrutura chamada Objetivo, Processo e Payoff.

Desde que queremos , vamos fazer para chegar a .-

• O propósito é o resultado. É a razão pela qual você quer fazer este workshop, ou seja, onde você quer estar no final do workshop.
• O processo é o caminho para você chegar lá. É uma explicação de quem faz o quê e quando.
• O pagamento é a saída. É o que as pessoas podem esperar obter no final do processo.

Explicar estes três elementos aos participantes irá garantir que todos estão alinhados com a agenda e o resultado do workshop.

Criar um ambiente colaborativo

O ambiente – o espaço e a atmosfera – tem uma enorme influência sobre nós. No Checklist Manifesto, Atul Gawande destaca um conceito interessante chamado “fenómeno de activação”:

“Dar uma oportunidade de dizer algo no início parecia activar o seu sentido de participação e responsabilidade e a sua vontade de falar.”

Uma maneira fácil de fazer isto é fazer com que todos se apresentem de uma maneira envolvente.

Além de lhes perguntar sobre o seu nome e o seu trabalho, você também pode perguntar-lhes sobre: o que os excita mais sobre a oficina ou a sua melhor memória comendo fora ou conduzindo um carro. Estas perguntas soam ingénuas mas irão encorajar todos a partilhar uma história pessoal e torná-los-ão mais confortáveis.

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Faça-o interactivo

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Existem momentos num workshop, onde é necessário explicar conceitos aos participantes.

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Faça esta parte interactiva também.

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Escreva-lhes perguntas. Faça um exercício para colocar o conceito em prática e faça com que eles compartilhem e debriefam sobre o que fizeram.

Exercícios de forma estruturada

Todos os exercícios seguem o mesmo quadro da sua sessão. Eles têm um propósito, um processo, e um payoff.

Faça um resumo do exercício fazendo o seguinte:

1. Revele os participantes do propósito;
2. Diga exactamente como vai funcionar: quem faz o quê, quando e por quanto tempo;
3. Seja claro no timing;
4. Explique qual o resultado que espera obter uma vez feito;
5. Ask se houver alguma dúvida.

Após o exercício estar feito, você pode querer fazer duas coisas (dependendo de seus objetivos):

1. Compartilhar de volta. Tenha cada pessoa ou grupo para compartilhar o resultado do exercício com o resto dos participantes. Pode ser uma oportunidade para eles construírem sobre ele ou fazerem perguntas.
2. Debrief. Dependendo do contexto da sua oficina, você pode perguntar se há algum comentário adicional, se eles acharam isso divertido/difícil/frustrante, quais são as coisas chave que eles aprenderam, quando vão usar esse processo…

Então, você pode repetir com o próximo exercício.

Se quiser que eles aprendam alguma coisa…

Há três coisas a ter em mente quando planeia ensinar algo novo.

1. O ponto de partida – O que é que os participantes já sabem sobre isso?
2. Os objectivos de aprendizagem – O que é que eles precisam de saber sobre isso?
3. O contexto de utilização – Como irão utilizá-lo no futuro?

A última questão é realmente importante.

Apontar as situações em que o que está a ensinar será útil aumenta a probabilidade dos participantes se lembrarem dele e o utilizarem no momento certo.

Gerir a energia da equipa

Confirmar que as pessoas estão num estado de espírito positivo/construtivo.

Em que casos usamos aquilo a que chamamos “energizadores”, que são actividades lúdicas (como fazer um pequeno exercício de construção de equipa, ou fazer uma pergunta invulgar). Isto ajuda a manter a energia e construir uma boa dinâmica de grupo.

Existem muitas maneiras de fazer as pessoas relaxarem e adotarem uma mentalidade construtiva. Por exemplo, a Equal Experts, uma empresa de consultoria em TI, utiliza cartões quebra-gelo.

Você também pode mudar a energia na sala variando as atividades: fazer os participantes se levantarem, ir para outra sala, trabalhar em pares, ou refletir por conta própria…

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Se no momento

Você tem que conduzir o grupo. Em um workshop, cada participante segue sua liderança.

E em momentos diferentes, o grupo precisa estar em estados diferentes. Você tem que adaptar o seu próprio estado para liderar o resto do grupo.

A execução de um workshop requer que você desempenhe vários papéis: às vezes você precisa ser um professor, outras vezes você se torna um treinador facilitando o que está acontecendo, e outras vezes você é um líder dirigindo toda a equipe na mesma direção.

Algumas atividades requerem muita energia, enquanto outras podem requerer que as pessoas sejam mais reflexivas. Cabe a você levar o grupo a esse estado.

Seja um bom orador

Um workshop não é um discurso ou uma palestra. Mas você precisa da habilidade de se dirigir e se envolver com um público.

Listei aqui meus principais conselhos para falar em público. O que é fundamental em um workshop é que você pode fazer isso interativo. Conte-lhes uma história. Faça perguntas. Incentive os participantes a ilustrar os conceitos que você está compartilhando com sua experiência pessoal.

Existe uma riqueza de conhecimento que os participantes podem compartilhar em um workshop.

Utilizar o espaço.

A maioria dos workshops termina com toneladas de coisas presas nas paredes.

Isso porque muitas vezes fazemos o melhor quando usamos o espaço ao nosso redor, ao invés de nos limitarmos a uma tela de computador. Jake Knapp, Googler e o autor de Sprint, um livro sobre a realização de workshops de inovação, explica este fenómeno:

“Como humanos, a nossa memória de curto prazo não é assim tão boa, mas a nossa memória espacial é fantástica. Uma sala de sprint, rebocada com notas, diagramas, impressões, e muito mais, tira proveito dessa memória espacial. A sala em si torna-se uma espécie de cérebro compartilhado pela equipe”

Duas coisas são importantes aqui:

1. Usar o espaço e colar coisas na parede nos ajuda a pensar com mais eficácia;
2. Aterrar saídas na parede incentiva a colaboração, pois todo o trabalho permanece visível para todos.

Avaliar constantemente o que está acontecendo

Existe o plano. E depois, há a realidade.

“Na preparação para a batalha sempre achei que os planos são inúteis, mas o planejamento é indispensável.
– Dwight D. Eisenhower

Obviamente, você precisa de um plano de um dia. Mas uma vez na arena, você também precisa confiar na sua intuição para encontrar as melhores maneiras de chegar ao resultado ideal.

É importante manter a estrutura principal. No entanto, como podem surgir coisas novas, você também precisa ser flexível.

Desencorajar a colaboração

Acontecer muitos participantes significa que há muitas opiniões diferentes na sala. Como um workshop pretende ser colaborativo, é importante que a equipa se mantenha aberta.

No ?E se!, falamos de “greenhousing”. Isso se refere a três ações: suspender seu julgamento, entender o que a pessoa significa e alimentar a idéia.

Nos meus workshops, eu encorajo os participantes a dizer coisas como “deixe-me construir sobre o que você disse…”. Leia a Sabedoria Pegajosa que entra nos detalhes deste e de muitos outros comportamentos inovadores.

Pessoas da Pixar falam sobre “plussing”. É uma abordagem semelhante, mas usa uma metáfora diferente:

“A prática foi construída sobre os princípios centrais da improvisação, que são: aceite todas as ofertas (aceite a ideia, não a rejeite), use “sim, e …” em vez de “sim, mas …”, e faça o seu parceiro parecer bem.”

Em ambos os casos, a ambição é a mesma: encorajar o trabalho colaborativo (e manter uma dinâmica positiva).

Quando alguém apenas critica uma ideia e não oferece uma solução alternativa, ou um meio de melhorar a ideia original, não está realmente a ajudar a equipa. Você pode encontrar mais sobre a prática de técnicas de criatividade em grupo neste artigo.

Watch out: O que eu disse não significa que você deve acolher todas as idéias. Se uma ideia é irrelevante, encontre uma forma de reorientar a conversa. Você não quer desperdiçar o tempo de todos com uma discussão fora do tópico.

Aumentar o progresso

Remover os participantes do seu objetivo no início do workshop. Depois, fale com eles através das manchetes da jornada para mostrar o quanto você progrediu.

Faça com que eles percebam que o grupo fez o que precisava ser feito (responder perguntas importantes, tomar decisões chave…). E coloque ênfase nas coisas chave que aprenderam.

Contemple os resultados à sua frente. Assinala o progresso. Você pode até querer falar com eles sobre o que o grupo conseguiu, passo a passo.

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Siga-me

Embora o workshop esteja feito, você precisa manter o impulso:

1. Aumentar as tomadas de decisão;
2. Partilhar os outputs;
3. Explicar os próximos passos e sublinhar claramente as ações que você está esperando deles (coloque um nome em cada ação, e dê-lhes um prazo).

Desfrute

A melhor maneira de executar uma grande sessão é torná-la o mais agradável possível. Se você gosta de executá-la, os participantes sentirão isso e isso os motivará também.