Não é segredo o quão produtivo você pode ser uma vez que domine a arte da organização de planejamento. Honestamente, um planejador é a ferramenta final para a gestão do tempo, motivação e organização do seu calendário. Há inúmeros benefícios em usar um planejador e uma vez que você cria seu próprio sistema de planejamento pessoal, você começará a ver resultados instantaneamente.

Um planejador pessoal é uma forma de conter tudo na sua vida em um determinado local. É o lar dos seus muitos calendários, listas de tarefas, ideias de projectos, orçamento, planos de treino, objectivos, ideias de presentes, listas de compras, e muito mais. Hoje, vou dar-lhe as minhas melhores dicas para a organização do seu planejamento. Uso estas dicas continuamente em todo o meu sistema de planejamento e vejo algumas grandes melhorias no meu gerenciamento de tempo e taxa de trabalho a cada mês. Mas, a chave do meu sucesso é mudar a forma como uso o meu sistema de vez em quando. Então eu desafio você a escolher suas dicas favoritas e depois retornar a este post mais tarde para encontrar novas quando seu planejamento ficar entediante ou redundante.

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Benefícios de usar um Planejador

Existem inúmeros benefícios em usar um planejador. Todos eles são vitais para ter sucesso na vida!

1. Aumento da organização: Obviamente, usar um planeador irá aumentar a organização da sua vida. Você tem a capacidade de manter tudo (incluindo seus compromissos, prazos, tarefas e mais) em um local central de fácil acesso.
2. Aumento da produtividade: Planeje suas listas de tarefas e dias ocupados com facilidade usando um planejador.
3. Diminuição do stress: O planeamento é uma óptima forma de reduzir o stress e a ansiedade. Depois de escrever tudo, a sua mente começa a preocupar-se menos e a concentrar-se nas coisas mais importantes da vida.
4. Ganhar perspectiva: Ter um planeador torna mais fácil compreender o que tem no seu prato, e se ou quando é altura de diminuir as suas responsabilidades e dizer não.
5. Aumento da motivação: É fácil criar e planear os seus objectivos actuais e futuros no seu planeador. Emparelhe-as com algumas recompensas incríveis, acompanhe o seu progresso e ganhe motivação!
6. Menos grito: Se mantiver um planeador de papel, irá diminuir o tempo em frente a um ecrã, ajudando-o a manter-se concentrado na sua lista de tarefas e a diminuir as distracções que aparecem continuamente no seu telefone.
7. Adicione alguma diversão à sua vida: Manter um planejador pode fazer as tarefas difíceis, estressantes ou mundanas parecerem um pouco mais divertidas.
8. Faça mais trabalho em menos tempo: Utilizando um planejador para priorizar suas listas tornará fácil identificar o que é mais importante e quando você pode trabalhar em cada tarefa!
9. Nunca perca outro prazo: Ter todo o seu calendário num só local ajuda-o a localizar facilmente cada prazo!
10. Lembre-se dos bons tempos: Manter um planeador é também uma óptima forma de guardar a memória. No futuro, você pode olhar para trás em suas páginas de planejamento anteriores e lembrar de todas as suas lembranças felizes!
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Sugestões e Ideias para a Organização do Planificador

Então, como se usa um planificador… pode estar a perguntar? Aqui estão minhas principais dicas de organização do planejador que eu uso pessoalmente hoje para manter minha sanidade e aumentar minha produtividade usando meu planejador pessoal.

Prazos, Eventos, & Marcações

Não deixe de escrever e agendar todos os seus prazos, eventos e compromissos. Utilize os calendários mensais e semanais para adicionar em suas datas, assim como lembretes (como quando começar a trabalhar em um projeto ou estudar para um exame).

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Criar listas de tarefas

Dedicar um espaço específico dentro do seu planejador para as suas tarefas. Depois, sempre que uma nova tarefa saltar para o seu prato, não se esqueça de a escrever nesta secção! Essa é a chave aqui! Ao fazer isso, certifique-se de que todas as suas tarefas estão em um local fácil de encontrar e não espalhadas por sua vida.

Priorize suas listas de tarefas

Vamos levar suas listas de tarefas um passo adiante, priorizando-as. Isto pode ser apenas pequenos números ou símbolos que você escreve ao lado da tarefa em si ou destacando os que precisam ser completados primeiro. Uma das melhores maneiras de fazer isso é categorizar cada tarefa em quatro categorias: importante e urgente (faça agora/em breve), não importante mas urgente (delegue ou faça em segundo), importante e não urgente (faça em terceiro), não importante e não urgente (delete ou faça em quarto).

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Categorize suas Tarefas

Categorizar sua lista de tarefas é uma ótima maneira de entender melhor o que você realmente precisa realizar. Pessoalmente, eu trabalho melhor classificando as minhas tarefas por área da minha vida. Minhas categorias atuais incluem: família/aventura, casa/casa, desenvolvimento pessoal, saúde, trabalho/empresa, escola (e cada turma é separada), e carreira/finanças. Eu tenho uma lista de tarefas individuais em páginas separadas para cada uma dessas categorias e por ordem de prioridade. Desta forma, posso facilmente folhear as minhas páginas de tarefas para saber o que é necessário fazer a seguir.

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Adicionar tarefas de tempo a cada tarefa (maior)

Localizar uma lista gigantesca de tarefas pode ser incrivelmente assustador. Uma maneira de superar isso é adicionar atribuições de tempo a cada tarefa. Eu faço isso adicionando um ponto colorido antes de cada tarefa, com cada cor representando quanto tempo eu acredito que cada tarefa pode demorar. No início, pensei que isto era exagerado, mas na verdade provou ser bastante útil quando fico muito ocupado (como na semana da final). Desta forma, se eu souber que só tenho uma hora para fazer algo, posso rapidamente digitalizar minha lista de tarefas para escolher uma tarefa de uma hora ou fazer uma tonelada de tarefas menores. Também lhe dá uma perspectiva de quanto você realmente precisa fazer e quanto tempo você precisa para completar suas tarefas.

Color Assignments (usando marcadores):

• Rosa: 2 ou mais horas
• Laranja: 1-2 horas
• Amarelo: 40-60 minutos
• Verde: 20-40 minutos
• Azul: 10-20 minutos
• Púrpura: Menos de 10 minutos

Certifique-se de que cada tarefa começa com uma VERB

Certifique-se de que cada uma das suas tarefas é accionável. Este é um pequeno truque fisiológico que você pode usar em si mesmo para facilitar a conclusão de suas tarefas. Vejamos um exemplo. Em vez de dizer “Ensaio de Biologia Molecular”, coloque “Escrever Ensaio de Biologia Molecular”. Veja a diferença?

Certificar-se que a sua lista de tarefas começa com um VERB é uma das 17 melhores maneiras de garantir a máxima produtividade com o seu planificador! Clique em To Tweet

Faça as suas tarefas específicas e pequenas(er)

Além de adicionar um verbo à frente das suas tarefas, certifique-se de que são específicas e pequenas o suficiente para que você possa facilmente obter a tarefa de uma só vez. Por exemplo, vamos usar o exemplo de cima. Vá um pouco mais além de apenas dizer “Escrever Ensaio de Biologia Molecular”, acrescente “Pesquisar Tópico de Ensaio de Biologia Molecular”, “Escrever Bibliografia”, “Criar um Esboço de Ensaio de Biologia Molecular”, “Escrever Rascunho de Biologia Molecular”, “Editar e Rever Rascunho de Biologia Molecular para Versão Final”, e “Entregar Rascunho de Biologia Molecular via e-mail”.”

Eu sei, escrever estas tarefas pode parecer assustador e entediante, mas elas criam itens acionáveis que são muito mais realistas para completar do que apenas sentar e bombear um ensaio inteiro de uma vez!

Código de cores suas tarefas, prazos, eventos e Mais

Código de cores é uma das melhores maneiras de organizar suas tarefas, prazos e eventos. Você pode usar uma cor diferente por classe, por categoria (como no passo 4), ou por membro da família. Depois de escolher suas cores, não se esqueça de criar uma chave de cores e se ater a essas cores em todo o seu sistema de planejamento!

Tip: Se você ficar sem cores, ou estiver tentando criar subcategorias, use uma caneta como cor principal, e use marcadores como suas subcategorias! Por exemplo, a cor da minha categoria escolar é azul, enquanto cada uma das minhas aulas tem a sua cor específica. Então, no meu planejador, se eu tiver um prazo para, digamos, equações diferenciais (roxo), eu escreveria “takehome test due” em azul, e o destacaria em roxo.

Carve out Time to Plan

Cada dia, adicione “planear amanhã” à sua lista de tarefas. Durante este tempo, certifique-se de adicionar quaisquer tarefas que tenham surgido durante o dia às suas listas de tarefas e rever o que precisa ser feito amanhã.

Criar uma pequena lista de tudo o que você deve estar fazendo no seu planejador a cada dia é uma maneira fácil de tornar o seu planejamento diário rápido e indolor. Um exemplo de uma lista de planejamento diário pode incluir: verificar todas as tarefas concluídas, migrar quaisquer tarefas inacabadas para outro dia, verificar o cronograma de amanhã, criar uma lista de tarefas realista e um cronograma para amanhã, e verificar com quaisquer rastreadores atuais (exercícios, diário de refeições, registro de cheques, calendário de memória, etc.).

Então, uma vez por semana, completar uma revisão semanal. Eu recomendo altamente seguir o Processo de Revisão Semanal GTD do David Allen (do seu livro Getting Things Done, um livro de produtividade incrível!). Durante sua resenha semanal, certifique-se sempre:

1. Encerrar: Recolha todos os seus papéis soltos e anote quaisquer tarefas ou itens importantes que você possa pensar.
2. Atualize: Reveja a sua lista de tarefas, o calendário que se segue e os grandes projectos.
3. Atenha Criativo: Revise qualquer lista de tarefas futuras.
4. Planeie a sua Semana: Usando as informações que acabou de rever, crie uma lista de tarefas, objetivos e plano inicial para a próxima semana.

Check out David Allen’s Weekly Review Checklist PDF do seu site para mais informações sobre o processo de revisão semanal, e certifique-se de pegar seu livro se você ainda não o leu, ele está lotado de dicas ainda mais produtivas!

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Utilize Planilhas e Folhas de Trabalho Livres

Utilizar imprimíveis de produtividade é uma ótima maneira de organizar facilmente seus projetos e tarefas. Aqui estão alguns dos meus posts atuais no blog com ótimos freebies incluídos:

• Como estudar para um exame (Free Study Planner)
• Master o processo de planejamento do projeto em 10 etapas fáceis (Free Project Planner)
• Como se preparar para um semestre de sucesso (Free Semester Prep Checklist and Packing List)
• As 12 Principais Dicas de Bolsas de Estudo que Utilizei para Financiar a minha Educação Superior (Folha de Cálculo de Bolsas de Estudo Gratuitas)

Completar o Processo de Planeamento de Projectos em Tarefas Grandes

Quando se trata de tarefas gigantescas não se pode fazer de uma só vez, você pode querer considerar transformá-lo em um “projeto”, e completar todo o processo de planejamento do projeto. Eu mergulhei profundamente neste processo neste PÓS-TE. Basicamente, para completar tarefas maiores, você deve dividi-las em pedaços menores, de tamanho mais manejável. Você também precisa avaliar seu objetivo para o projeto e criar um prazo para se manter motivado. Incluo um planeador de projectos gratuito e uma lista de verificação imprimível no post do blog, por isso não se esqueça de verificar!

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Escreva TUDO TUDO

Vá para a cama por um longo dia, mas sua cabeça ainda está zumbindo sobre o que você não terminou? Ou, talvez você continue esquecendo de fazer tarefas importantes? Há uma solução simples para isto. ESCREVA-SE! Escreva tudo e qualquer coisa. Lembra-se quando falámos em manter listas de tarefas organizadas (passos 2-4)? Sim, escreva-as aí!

Mas e se você não tiver seu planejador com você? Adicione uma lista na seção de anotações do seu telefone de tarefas que lhe vêm à cabeça ao longo do dia e mova-as para a sua lista de tarefas quando tiver oportunidade. Isto irá adicionar apenas uma localização extra que as suas tarefas devem ser. Além disso, tenho certeza que você sempre tem seu telefone com você, então você realmente não tem uma desculpa para não escrevê-lo!

Tip: Você obviamente não pode estar no seu telefone na aula, então certifique-se de trazer seu planejador para anotar quaisquer notas ou tarefas específicas que venham à tona! Se isso se tornar inconveniente, traga um pequeno caderno para anotá-las todas e transfira imediatamente após a aula.

Keep Everything in One Planner

Além de escrever tudo, certifique-se de que tudo que você está rastreando ou planejando está tudo em um único planejador. Seja criativo! Há centenas de coisas que você pode ter em seu planejador que podem tornar sua vida muito mais fácil!

Coisas para colocar em seu planejador:

• Calendários
  • Calendários anuais/longo prazo
  • Calendários mensais
  • Calendários semanais
  • Páginas do calendário diário
• To-Listas de tarefas
  • Lista de tarefas domésticas
  • Lista de tarefas domésticas
  • Lista de tarefas escolares
  • Lista de tarefas familiares
  • Lista de tarefas diárias/semanais/mensais/anuaisdo lists (ver dica de planejamento 16)
• Projetos (Grandes tarefas que são decompostas e com um prazo específico)
• Listas de rotina
• Habit tracker (verifique quantos dias no mês você completa suas rotinas ou hábitos específicos)
• Nota geral
• Listas de tarefas de planejamento
  • Lista de revisão diária
  • Lista de revisão semanal
  • Lista de revisão mensal
• Configuração de objetivos
  • Gols anuais
  • Gols mensais
  • Quadro de visão
  • Listas de recompensa
• Planeamento financeiro
  • Esboço orçamental anual ou mensal
  • Rastreador de gastos (verificar registo)
  • Plano de reembolso de empréstimos/dívidas Tracker
  • Plano de poupança e tracker
  • Agenda de facturação
• Listas
  • Lista de desejos
  • Lista de baldes
  • Lista de ideias de presentes
  • Lista de compras e/ou mercearias
  • Livro, filme, podcast, ou lista de TV
  • Lista de limpeza detalhada
  • Listas de embalagem
  • Balizadores de saúde para crianças e/ou animais domésticos
  • Informação sobre veículos
  • Gratidão
  • Diário
  • Affirmations
  • Citações favoráveis
• Saúde e Boa Forma
  • Plano de treino
  • Paisais ideias
  • Diário de refeições
  • Calorie Counts
  • Batedor médico (note que dias teve sintomas específicos)
  • Rastreador de perda de peso
• Planeamento do trabalho/planeamento da carreira
  • Projectos
  • Listas de tarefas
  • Rastreador de horas faturáveis

  >

  • Calendário de escritório

  >

  • Rastreador de dias de férias e de doença

  >

  >

>

• Planeamento escolar
  >
  • Informação sobre cursos

  >

  • Rastreador de classes

  >

  • Rastreador de atribuições/lista de prazos

  >

  • Planeador de classes de projectos
  • Planeador de estudos
  • Encontro de estudos
  • Revisão da secção do livro de texto
  • Plano de graduação
  • Rastreador de aplicações da bolsa de estudos
  • Rastreador de dívidas dos alunos

>

Criar um Top 3 Para o Dia

Tem dificuldade em concentrar-se em todas as suas tarefas? Simplifique o seu dia apenas criando um Top 3 para o dia inteiro. Isto irá ajudá-lo a concentrar-se no que é verdadeiramente importante!

Tip: Se 3 não são tarefas suficientes para o dia, pode sempre criar uma lista adicional de coisas para serem feitas DEPOIS de completar o Top 3 ou durante os seus pequenos intervalos.

Abrir pela Regra dos 2 Minutos

Aqui está outra dica de Como Fazer as Coisas: se conseguir completar uma tarefa em menos de 2 minutos, faça-o AGORA. Você poderia ter completado essa tarefa no mesmo tempo que você levaria para escrevê-la e pensar sobre ela mais tarde.

Criar uma Lista de Tarefas Semanal, Mensal e Anual

Deixe você notar que a cada dia, semana, mês ou ano você está completando as mesmas tarefas, mas algumas parecem apenas deslizar pelas rachaduras? Para evitar isso, crie uma lista de tarefas diária (como rotinas matinais ou noturnas), semanal, mensal e anual, depois não se esqueça de revê-las durante a sua revisão semanal.

Para começar suas listas, aqui estão algumas tarefas que eu tenho atualmente em minhas listas recorrentes:

Semanalmente parao-dos:

• Mercearia
• Plano de refeições
• Preparação de refeições
• Limpar apartamento
• Arrancar e dobrar lavandaria
• Plano na próxima semana (revisão semanal)
• Conferir com objectivos

Mês para as doses:

• Pagar renda e outras contas
• Revisar meus objetivos para o próximo mês
• Criar um plano de treino para o próximo mês
• Encontrolar quando enviar cartões de aniversário
• Arquivar qualquer papel importante
• Revisar o nosso orçamento/balanço “checkbook” para o mês
• Backup laptop
• Executar anti-software de vírus
• Substituir o filtro A/C no apartamento

Dose de ano para ano:

• Lista de verificação pré-semestre completa (2 vezes)
• Visit Doctor (Físico anual)
• Visit Dentist (2 vezes, limpezas bianuais)
• Mudar óleo de carro (3-4 vezes, a cada 3-5000 milhas)
• Pneus de Rotate (2 vezes)
• Criar Objectivos Anuais
• Renovar Tabs Automóveis
• Caçar uma gripe
• Limpar ficheiros de computador antigos (3 vezes)

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Educate Yourself: Productivity Must-Read Books

Uma ótima maneira de aumentar sua produtividade é mudar rotineiramente seus sistemas e aprender novas dicas para economizar tempo. Eu descobri que a melhor maneira de fazer isso é ler! Eu me desafio uma vez por mês a ler um livro relacionado à produtividade e tenho visto alguns resultados incríveis. Aqui estão minhas principais leituras sobre produtividade:

1. Como Fazer as Coisas: The Art of Stress-Free Productivity de David Allen: Se você leu algum livro, leia este aqui. Allen embala este best seller com inúmeras dicas de produtividade, assim como todo um sistema de produtividade que você pode implementar hoje. É realmente uma leitura obrigatória para todos!
2. The 7 Habits of Highly Effective People by Stephen R. Covey: Este é outro livro incrível e de leitura obrigatória. Na verdade, este livro emparelhado com Allen’s Getting Things Done é frequentemente visto em listas de livros de carreira populares, e por uma boa razão! Covey cobre os hábitos de mudança de vida que você pode incorporar no seu dia-a-dia que tem sido provado repetidamente para aumentar a produtividade e melhorar o seu bem-estar geral.
3. The Miracle Morning by Hal Elrod: Este livro tem vindo a crescer em popularidade ao longo do último ano ou assim. É um relato detalhado de como sua rotina matinal pode realmente mudar a maneira como você vive sua vida, e que coisas exatas você pode fazer para começar seu dia forte.
4. O Poder do Hábito: Porque fazemos o que fazemos na vida e nos negócios, por Charles Duhigg: Este bestseller é outra grande leitura! Ele cobre a ciência da formação do hábito, como criar novos hábitos, como cortar os não saudáveis, e que hábitos você deve considerar adicionar. Ele argumenta que a verdadeira chave para a produtividade e viver um estilo de vida saudável é entender como os hábitos funcionam.
5. Mais Inteligente, Mais Rápido, Melhor: O Poder Transformador da Produtividade Real por Charles Duhigg: Outro best-seller e grande livro de Duhigg. Ele cobre oito conceitos-chave de produtividade, incluindo definição de metas e tomada de decisões, que diferenciam indivíduos produtivos e empresas do pacote. Todos os seus argumentos, como O Poder do Hábito, são apoiados por evidências baseadas na ciência. Incrivelmente esclarecedor!
6. Thinking, Fast and Slow de Daniel Kahneman: Este livro, escrito por um psicólogo de renome mundial, passa em revista as duas principais maneiras em que os humanos pensam: rápida e lentamente. Nossos instintos mais rápidos são mais emocionais e intuitivos, enquanto nossos pensamentos mais lentos são mais lógicos. Ter uma melhor compreensão da forma como pensamos facilita a compreensão de processos, como a tomada de decisões, que são vitais para a produtividade.
7. Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time by Brian Tracy: Comer o sapo é uma metáfora para cuidar de suas tarefas mais desafiadoras primeiro. Este princípio é a base deste grande livro, explorando muitas maneiras pelas quais você pode aprender a não fazer tudo de uma só vez, mas sim a fazer as coisas mais importantes primeiro. Aprender como priorizar é uma das melhores maneiras de dominar a produtividade e este livro é uma ótima maneira de explorar este conceito.

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Outras Leituras

Procura de mais alguma grande produtividade e conteúdo relacionado com o planeamento? Confira estes ótimos posts no blog:

• O guia final de planejamento diário
• 15 suprimentos essenciais de planejamento que você precisa para o sucesso
• Como planejar sua semana para o sucesso – um passo-a-passoGuia de Passos
• Tudo o que você precisa saber sobre planejamento de metas
• O MELHOR Planejador Estudantil que você encontrará
• 10 Dicas de produtividade do estudante que você tem que tentar
• 13 Dicas de gerenciamento de tempo que realmente funcionam
• Um guia completo de planejamento – tudo o que você precisa saber

Muito bem, Essas são as minhas 17 melhores dicas para a organização do planejamento! Espero que você tenha achado pelo menos algumas delas úteis e que as use em breve! Lembre-se, quando o seu sistema de organização de planejamento começar a se sentir redundante, troque as coisas para cima! Volte a este post ou comece a ler um novo livro de produtividade para inspirar você para sistemas melhores e mais motivadores. Feliz planejamento!