It’s that time of year again – tax time. Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, nie masz czasu na bałagan. Musisz mieć swoje podatki zrobione i to szybko. Na szczęście, nie jesteś sam w wyścigu o dotrzymanie tegorocznego terminu składania dokumentów. Dzięki temu przewodnikowi (i Twojemu oprogramowaniu księgowemu), pokażemy Ci jak być w pełni przygotowanym na ten sezon podatkowy.

W tym poście, zajmiemy się wszystkim, co jest potrzebne, aby pomóc Ci przygotować się do składania zeznań podatkowych. Omówimy jak zaktualizować swoje oprogramowanie księgowe przed złożeniem zeznania podatkowego, jakie raporty księgowe będą potrzebne do wypełnienia formularzy podatkowych, ważne informacje dotyczące składania zeznań podatkowych i wiele innych. Mamy również listę kontrolną do pobrania, aby upewnić się, że nie przeoczysz żadnego kroku. Pobierz tę listę kontrolną, aby wyprzedzić grę podatkową i czytaj dalej, aby poznać niektóre z naszych wskazówek i trików dotyczących wypełniania formularzy podatkowych.

Lista kontrolna przygotowań podatkowych Merchant Maverick (PDF)

Co musisz zrobić, aby przygotować swoje podatki dla małych firm

Sezon podatkowy nie musi być trudny lub stresujący. Podzielimy cały proces na sześć prostych kroków, abyś mógł z powodzeniem przygotować podatki dla swojej małej firmy. Postępuj zgodnie z tymi krokami i naszą darmową listą kontrolną, aby pomóc Ci utrzymać się na szczycie przygotowywania i składania podatków dla małych firm:

Krok 1: Miej pod ręką ogólne informacje osobiste

Składanie podatków wymaga podstawowych informacji osobistych. Chcesz mieć je pod ręką, aby użyć ich na swoich formularzach podatkowych lub spisać dla swojego księgowego lub specjalisty podatkowego, jeśli zatrudniłeś go do złożenia zeznania podatkowego. Informacje, które są potrzebne są dość proste, ale chcesz się upewnić, że Ty (lub Twój tax pro) wprowadzasz poprawne informacje, aby uniknąć opóźnień w kontaktach z IRS. Informacje te obejmują:

• Podstawowe informacje osobiste: Obejmuje to Twoje imię i nazwisko oraz adres. Jeśli twoje nazwisko uległo ostatnio zmianie (np. po zawarciu związku małżeńskiego), upewnij się, że zostało ono zmienione przez Social Security Administration. Aby uniknąć opóźnienia lub odrzucenia zwrotu, nazwisko musi być zgodne z tym, co jest w pliku z SSA.
• Podstawowe informacje biznesowe: Jeżeli Twoja firma działa pod inną nazwą niż Twoja własna, musisz podać pełną nazwę prawną firmy na swoim zeznaniu podatkowym. Konieczne będzie również podanie adresu firmy.
• Numer Social Security: Twój numer Social Security jest wymagany do złożenia zeznania podatkowego. Podobnie jak wszystkie inne informacje, upewnij się, że nie ma w nim literówek, które mogłyby opóźnić Twoje rozliczenie.
• Employer Identification Number: W zależności od struktury prawnej Twojej firmy, możesz posiadać Federal Employer Identification Number (EIN), który został wydany przez IRS. Jeżeli Twoja firma posiada numer EIN, powinien on zostać dodany do Twojego zeznania podatkowego.

Krok 2: Know Which Tax Forms To File

Jednym z najbardziej krytycznych kroków w wypełnianiu zeznania podatkowego jest upewnienie się, że wypełniłeś i złożyłeś właściwe formularze do IRS. To, które formularze musisz złożyć zależy całkowicie od rodzaju małego biznesu, który prowadzisz: Sole Proprietorship, Partnership, Corporations, S Corporation, lub LLC. Na stronie IRS Business Structure znajdziesz informacje o wszystkich formularzach podatkowych, które musisz złożyć, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Niektóre z najczęstszych są podatek dochodowy, Schedule Cs, 1099-MISCs, W-2s, i W-4s.

Jeśli zatrudnić księgowego, aby zrobić swoje podatki dla Ciebie, on lub ona będzie w stanie powiedzieć, które formy do złożenia. Księgowi często pobierają opłaty za godzinę, więc posiadanie niezbędnych informacji od początku oszczędza im czas, a Tobie pieniądze. Bycie przygotowanym to najlepszy prezent, jaki możesz im dać (i sobie).

Oprócz wiedzy, które formularze należy złożyć, istotne jest również, aby znać swoje terminy. Podczas gdy Lista C, na przykład, może być złożona wraz z indywidualnym zeznaniem podatkowym 15 kwietnia, inne formularze (takie jak 1120-S dla spółek typu S) mają inne daty wymagalności określone przez IRS.

Krok 3: Rejestruj dochody&Wydatki

Dokładność jest niezbędna przy zgłaszaniu dochodów i wydatków. Unikaj audytów, kar i opłat poprzez dokładne śledzenie swoich dochodów i wydatków. Najłatwiejszy sposób, aby to zrobić? Twoje oprogramowanie księgowe.

Twoje oprogramowanie księgowe ułatwia śledzenie przychodów i wydatków przez cały rok. Możesz korzystać z funkcji takich jak skanowanie paragonów i automatyczne dodawanie transakcji z konta bankowego, aby łatwo i dokładnie rejestrować przychody i wydatki. Zapisy te można następnie wykorzystać przy wypełnianiu zeznania podatkowego. Nie masz oprogramowania księgowego? Spójrz na nasze recenzje oprogramowania księgowego i rachunkowego, abyś mógł być przygotowany na następny sezon podatkowy.

Podczas rejestrowania i raportowania dochodów i wydatków, jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać. Po pierwsze, upewnij się, że Twoje wydatki służbowe i osobiste są oddzielone. Najłatwiej jest to zrobić poprzez prowadzenie oddzielnych kont bankowych, ale można również użyć oprogramowania księgowego do rozdzielenia transakcji. Należy również kategoryzować swoje wydatki – zadanie łatwo obsługiwane przez większość programów księgowych.

Podczas korzystania z oprogramowania księgowego, ważne jest również, aby określić, jaki rodzaj rachunkowości będzie używany dla Twojej firmy: metoda kasowa lub memoriałowa. Wpływa to na sposób, w jaki będziesz raportować swoje dochody z roku na rok. W przypadku rachunkowości memoriałowej transakcja jest księgowana w momencie jej wystąpienia, nawet jeśli nie doszło do wymiany pieniędzy. Na przykład, transakcja zostanie zaksięgowana po wysłaniu faktury lub otrzymaniu rachunku. Z drugiej strony, rejestrujesz transakcje z księgowością kasową, gdy rachunek został zapłacony, lub płatność od klienta została otrzymana.

Metoda księgowania, której używasz, robi różnicę, jeśli chodzi o wypełnianie podatków. Nie jesteś pewien, która metoda jest najlepsza dla Twojej firmy? Sprawdź nasz artykuł, Rachunkowość kasowa VS memoriałowa: Which Is Better For Your Business, aby określić, która jest właściwym wyborem dla Ciebie.

Na koniec, upewnij się, że przechowujesz ważne dokumenty, takie jak rachunki, anulowane czeki, i rachunki, więc możesz być przygotowany, jeśli Twój zwrot zostanie skontrolowany przez IRS.

Krok 4: Uruchom raporty finansowe

Mając swoje raporty finansowe gotowe, gdy nadejdzie czas, aby złożyć swoje podatki uczyni cały proces szybszym i łatwiejszym zarówno dla Ciebie, jak i Twojego księgowego. Na szczęście, jeśli korzystałeś z oprogramowania księgowego przez cały rok, uruchamianie raportów finansowych jest łatwe.

Jakie raporty powinieneś przygotować na czas podatkowy? Zacznij od tych:

• Balance Sheet
• Profit & Loss Statement
• Income Report
• Expense Report
• Inventory Valuation
• Total Cost Of Goods (COGS)

.

• Sales Tax Summary
• Payroll Summary
• Mileage Log
• Asset Depreciation Log

Ważne jest również, aby pamiętać, że nawet po złożeniu swoich podatków, należy zachować przygotowane powyżej zapisy; Będą one niezwykle ważne, jeśli IRS zdecyduje się na audyt gdzieś w dół linii.

Jak długo powinienem zachować moje rejestry biznesowe, pytasz? Wiele osób powie ci trzy lata, ale w niektórych przypadkach, IRS może złożyć audyt do sześciu lat po złożeniu (lub nawet nieokreślony okres, w zależności od powodu kontroli). Dokumentacja podatkowa jest bezwzględnie przypadkiem, w którym lepiej jest być bezpiecznym niż żałować. Przeczytaj nasz artykuł na temat 12 Tips To Avoid A Tax Audit aby dowiedzieć się więcej.

Krok 5: Określ swoje odliczenia

Jaki właściciel firmy nie lubi oszczędzać pieniędzy? Zatrzymaj więcej swoich zarobków w kieszeni, korzystając z odliczeń, które mogą zmniejszyć Twój dochód do opodatkowania – tym samym obniżając Twoje obciążenie podatkowe. Jedną z ważnych rzeczy do odnotowania jest to, że śledzenie odliczeń przez cały rok może uprościć proces składania wniosków podatkowych.

Jednakże, jeśli nie udało Ci się śledzić odliczeń w tym roku, wykorzystaj ten czas na zapoznanie się ze standardowymi odliczeniami biznesowymi, skorzystaj z tych, które dotyczą Twojej firmy i zaplanuj śledzenie odliczeń w przyszłości.

Kilka odliczeń, które mogą dotyczyć Twojej firmy to:

• Odliczenie od dochodu „Pass-Through”: Jest to jedno z najnowszych odliczeń przedstawionych w Tax Cuts and Jobs Act. Kwalifikujące się małe firmy mogą otrzymać odliczenie od dochodu w wysokości 20%. Porozmawiaj ze swoim księgowym lub specjalistą podatkowym, aby dowiedzieć się, czy kwalifikujesz się do tego odliczenia.
• Home Office: Jeśli masz wydzielone miejsce w domu, które jest używane wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, możesz kwalifikować się do odliczenia na Home Office. Możesz odliczyć część swoich wydatków, takich jak media, ubezpieczenie i naprawy. Możesz też zdecydować się na skorzystanie z uproszczonego odliczenia w wysokości $5 za stopę kwadratową do 300 stóp kwadratowych.
• Czynsz: Opłaty za czynsz za powierzchnię komercyjną możesz odliczyć na swoim zeznaniu podatkowym.
• Reklama & Marketing: Nie tylko reklama i marketing przynoszą nowych klientów (i więcej przychodów), ale te wydatki są w pełni odliczalne w czasie rozliczenia podatkowego.
• Wydatki na pojazdy: Jeśli używasz samochodu lub ciężarówki do swojej działalności, możesz odliczyć ten wydatek na swoim zeznaniu podatkowym. Możesz zdecydować się na wyszczególnienie swoich wydatków (pomyśl o gazie, utrzymaniu i ubezpieczeniu), lub możesz skorzystać ze standardowego odliczenia według stawki ustalonej przez IRS.
• Materiały eksploatacyjne: Materiały biurowe i inne materiały używane do prowadzenia firmy są kosztem uzyskania przychodu.
• Oprogramowanie: Oprogramowanie związane z biznesem, w tym oprogramowanie księgowe, może być odpisane w zeznaniu podatkowym.
• Wydatki pracownicze: Wynagrodzenia pracowników, premie, świadczenia i wydatki na edukację są odliczane od podatku.
• Ubezpieczenia: Możesz odpisać składki na ubezpieczenie biznesowe, jak również składki na ubezpieczenie zdrowotne, jeśli jesteś samozatrudniony.
• Wydatki na podróże: Jeśli podróżujesz w celach biznesowych, takie wydatki jak transport i zakwaterowanie mogą być odliczone w Twoim zeznaniu podatkowym.

To tylko kilka z odliczeń, które mogą pomóc zmniejszyć Twoje obciążenie podatkowe. Sprawdź naszą pełną listę odliczeń podatkowych dla małych firm, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możesz zaoszczędzić pieniądze w tym sezonie podatkowym. Możesz również zmaksymalizować swoje odliczenia rozmawiając z księgowym lub profesjonalistą podatkowym.

Jedną z ostatnich rzeczy do odnotowania jest upewnienie się, że zachowujesz wszystkie swoje rachunki i rejestry, aby móc poprzeć te odliczenia w przypadku audytu.

Krok 6: Get The Most Out Of Your Accounting Software

Jeśli wypełniasz swoje podatki samodzielnie, jest niezwykle ważne, aby zrobić swoje badania i skorzystać z każdego możliwego zasobu – w tym oprogramowania księgowego. Większość firm oferujących oprogramowanie księgowe oferuje pewien stopień wsparcia podatkowego. Przeczytaj nasz przewodnik, The Secret To An Easy And Stress-Free Tax Season For Your Business, aby dowiedzieć się, które formularze podatkowe obsługuje Twoje oprogramowanie. Istnieje również wiele zasobów podatkowych dla małych firm dla tych, którzy potrzebują pomocnej dłoni, w tym:

• Wirtualne warsztaty IRS: Kiedy masz wątpliwości, zapytaj IRS. IRS ma dziewięć filmów dla właścicieli małych firm, jak również wszystkie informacje niezbędne do wypełnienia podatku.
• First-Time Business Owners: A Brief Guide to Tax Filings: The Entrepreneur zebrał razem pomocny przewodnik wypełniania podatków dla tych z was, którzy są nowi w podatkach dla biznesu.
• Ostrożne centy: Careful Cents to blog prowadzony przez eksperta podatkowego Carrie Smith, która oferuje dwie darmowe książki – „Tax Toolkit: A Checklist for Self-Employed Biz Owners” oraz „The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions.”

Getting Started With Our Business Tax Prep Checklist

Kusiło Cię, aby czekać do ostatniej chwili z wypełnieniem dokumentów podatkowych? Nie czekaj – bądź przygotowany, złóż swoje podatki i wejdź w nowy rok skupiając się na innych aspektach swojej działalności. Po zapoznaniu się z informacjami zawartymi w tym artykule, pobierz naszą listę kontrolną. Ta lista kontrolna pomoże Ci upewnić się, że masz wszystko, czego Ty (lub Twój księgowy) potrzebujecie do gładkiego i łatwego sezonu podatkowego. Powodzenia!

Merchant Maverick’s Tax Prep Checklist (PDF)

.