Zważywszy na ilość technologii stworzonych w celu poprawy komunikacji w zespole, współpraca międzyfunkcjonalna powinna być łatwiejsza niż kiedykolwiek. Możemy błyskawicznie kontaktować się ze współpracownikami za pomocą Slacka. Możemy udostępniać dokumenty na całym świecie za pomocą Google Drive. Możemy przydzielać zadania i współpracować nad projektami w Asanie. Jednak wprowadzenie nowego oprogramowania do zespołu nie zawsze jest wystarczające. Prawdopodobnie masz również inne, bardziej interpersonalne bariery do pokonania.

Na przykład w InVision narzędzia do współpracy odgrywają kluczową rolę w koordynowaniu pracy między zespołami ds. produktu i marketingu. Jednak podkreślają oni również znaczenie ciągłej komunikacji, jasnego delegowania obowiązków oraz ogólnofirmowej wiedzy o nadchodzących premierach produktów. Wszystkie te elementy składają się na ich zdolność do skutecznej współpracy między wieloma zespołami – dzięki temu ich kampanie marketingowe są silniejsze.

Kiedy brakuje Ci jasności celu, staje się to oczywiste, gdy próbujesz wyrwać się z silosu, aby współpracować – i wtedy trafiasz na mur.

Współpraca międzyfunkcjonalna może odblokować możliwości dla firm, aby wykonywać swoją najlepszą możliwą pracę. Dlaczego więc z nią walczymy? I dlaczego trudno nam ją ułatwiać, nawet jeśli wszyscy zgadzamy się, że jej pragniemy? Poniżej znajdziesz 5 typowych barier we współpracy między zespołami, działami i funkcjami – wraz z rozwiązaniami dla każdej z nich.

Co to jest współpraca międzyfunkcyjna?

W uproszczeniu, współpraca międzyfunkcyjna to sytuacja, w której ludzie z różnych zespołów lub funkcji (marketing, sprzedaż, inżynieria, HR) w firmie łączą siły, aby pracować nad wspólnym celem, projektem lub odpowiedzialnością.

Może to być wszystko, od codziennych obowiązków, takich jak obsługa klienta i marketing współpracujące w mediach społecznościowych, do jednorazowych projektów, takich jak sprzedaż i produkt opracowujący nową funkcję przekształcającą klienta. Jednak sprawienie, aby to się stało – nie wspominając już o tym, aby to działało – nie zawsze jest łatwe.

Zaangażowane zespoły mają sprzeczne cele – lub nie mają żadnych celów

Czy kiedykolwiek próbowałeś zaangażować inny zespół w projekt, tylko po to, aby usłyszeć od niego „to nie jest dla nas priorytet”? Może to być irytujące, jeśli wiesz, że będzie to miało bezpośredni wpływ na przychody, zdobycie znaczącej liczby nowych klientów, naprawienie ogromnego zadłużenia technicznego lub w inny sposób pozytywnie wpłynie na Twój biznes.

W tym przypadku Ty i zespół prawdopodobnie nie macie zbieżnych celów. Albo, co gorsza, nie znasz celów swojego zespołu lub firmy.

Gdy brakuje Ci jasności celu, staje się to oczywiste, gdy próbujesz wyrwać się ze swojego silosu, aby współpracować – i wtedy trafiasz na mur.

Rozwiązanie: uzgodnij cele i podziel się nimi z każdym

Zachęć starszych liderów do upublicznienia celów firmy, aby każdy, nie tylko zespół kierowniczy, znał priorytety firmy. Jeśli jesteś indywidualnym współpracownikiem, upewnij się, że wiesz, jak twoje projekty odnoszą się do szerszych celów (możesz skorzystać z piramidy przejrzystości, aby pomóc to odwzorować) i poinformuj współpracowników, który cel wspiera twoja inicjatywa.

Jeśli korzystasz z aplikacji Asana, utwórz projekt, w którym wyszczególnisz wszystkie cele i zadania firmy. Podziel się nim z całą firmą, aby każdy zespół – od księgowości po sprzedaż – rozumiał szerszy obraz sytuacji. Możesz użyć dostępu tylko do komentarzy, aby upewnić się, że projekt jest widoczny, ale nie może być edytowany przez wszystkich. Aby uzyskać bardziej szczegółowe instrukcje, przeczytaj nasz przewodnik po tworzeniu firmowych celów i kamieni milowych w Asanie.

Nie jesteś świadomy projektów i inicjatyw innych zespołów

Niektóre z najlepszych współprac, nad którymi pracowałem, zaczęły się, gdy inny współpracownik zwrócił się do mnie i powiedział: „Hej, taki a taki zespół pracuje nad XYZ. Czy wiedziałeś o tym?”

Prawdopodobnie też tego doświadczyłeś. Niestety, za każdym razem, gdy natkniemy się na okazję do współpracy, wiele z nich umyka nam, ponieważ nie wiedzieliśmy, nad czym pracują inne zespoły. Współpraca organiczna to tylko wierzchołek góry lodowej. Pomyśl, ile jeszcze możliwości możemy odkryć, aktywnie informując się nawzajem o naszej pracy.

Rozwiązanie: dziel się nadchodzącymi pracami w swoim dziale i poza nim

Niewiedza o tym, co robią twoi współpracownicy, stanowi barierę dla współpracy między zespołami, ale nie musi. Aby temu zaradzić, regularnie udostępniaj podsumowanie nadchodzących prac swojego zespołu całej firmie lub stwórz miejsce, w którym inni mogą łatwo znaleźć te informacje.

Współpraca między zespołami ma potencjał, aby odblokować niektóre z naszych najlepszych prac, odkryć spostrzeżenia, o których nie wiedzieliśmy, że są nam potrzebne, i przenieść wyniki naszych projektów z przyzwoitych na wyjątkowe.

Uważaj na hałas. Chociaż dobrze jest mieć pojęcie o tym, co robi każdy zespół w firmie, każda osoba nie musi wiedzieć o każdym małym tweecie, poprawce błędu czy przypadku obsługi klienta. Udostępniaj informacje krótko, ale daj współpracownikom miejsce, do którego mogą się udać (np. projekt w Asanie), jeśli chcą dowiedzieć się więcej.

W Asanie używaj aktualizacji statusu, aby dać wszystkim zwolennikom projektu szybką informację o postępach i nadchodzących pracach. W przypadku większych inicjatyw, stwórz podsumowanie i podziel się nim jako rozmową w całym zespole lub wśród pracowników. Dołączaj linki do odpowiednich zadań i projektów oraz zapraszaj współpracowników do przyłączenia się do projektu, jeśli mogą wnieść swój wkład.

Nie rozumiesz ról, obowiązków i żargonu swoich współpracowników

Kiedyś słuchałem współpracownika, który przez dwa miesiące z rzędu przekazywał tę samą aktualizację na cotygodniowym spotkaniu zespołu. Nie sądziłem, że ma to związek z moją pracą. Tak było, dopóki nie zobaczyłem końcowego rezultatu i nie zdałem sobie sprawy, że przegapiliśmy naprawdę dobrą okazję do współpracy. Gdybyśmy porozmawiali o tym bardziej szczegółowo, moglibyśmy znaleźć sposoby na ograniczenie dublowania pracy i skrócenie czasu realizacji projektu.

Często takie „przegapione połączenie” zdarza się w pracy, ponieważ:

1. nie rozumiemy w pełni roli lub obowiązków drugiej osoby
2. używamy żargonu i nomenklatury, która nie jest łatwo zrozumiała dla szerszej publiczności

Na szczęście świadomość jest pierwszym krokiem do przełamania tej bariery.

Rozwiązanie: dowiedz się, kto czym się zajmuje i jak mówić ich językiem

Gdy tylko możesz, poznaj swoich współpracowników, ich style pracy i zadawaj im szczegółowe pytania na temat tego, nad czym pracują. W większych firmach ułatwiaj okazje do nauki, takie jak przypadkowe spotkania 1-1 lub ogólnofirmowe „show and tell”, podczas których ludzie mogą prezentować rzeczy, które zbudowali, uruchomili lub nad którymi pracowali.

W Asanie robimy to, przypisując każdemu pracownikowi obszary odpowiedzialności (AoR) i prowadząc bieżącą listę wszystkich AoR i ich właścicieli. Dzięki temu wszyscy wiedzą dokładnie, kto czym się zajmuje.

Zajęcie się innym projektem wydaje się zbyt czasochłonne

To prawdopodobnie najczęstszy scenariusz: Zapraszasz zespół lub kolegę z zespołu do współpracy nad czymś razem z Tobą. Są zainteresowani, ale nie mają czasu. Może zgadzają się pomóc, ale „w następnym miesiącu” lub „w następnym kwartale”. W końcu twój projekt zostaje odłożony na czas nieokreślony, a ty porzucasz wszelkie nadzieje na to, że kiedykolwiek zostanie zrealizowany.

Problem polega na tym, że zaangażowanie się w nowy projekt często wydaje się zniechęcającym, czasochłonnym zadaniem – nawet jeśli w rzeczywistości jest to znacznie mniejsze zadanie.

Rozwiązanie: Przedstaw jasną propozycję, oś czasu i szacowane zaangażowanie czasowe

Zanim jeszcze poprosisz współpracownika o pomoc w nowym projekcie, poświęć czas na oszacowanie, ile czasu zajmie projekt. Jeśli możesz, zarezerwuj dodatkowy czas na swój projekt. Następnie nakreśl rolę współpracownika i jego szacowane zaangażowanie czasowe. Jeśli lepiej zrozumieją, czego od nich wymagasz i jak długo to potrwa, bariera przed zaangażowaniem się w projekt stanie się mniejsza.

W programie Asana utwórz projekt i dodaj opis oraz terminy realizacji zadań. Przydziel zadania w ramach projektu poszczególnym członkom zespołu. Następnie użyj pól niestandardowych, aby dodać szacunkowe zobowiązanie czasowe. Kiedy przydzielisz zadania, Twoi współpracownicy będą mieli znacznie lepsze zrozumienie, co muszą zrobić, kiedy i jak długo to potrwa.

Niechęć do przyjmowania nowych sposobów pracy

„Nawyki są wersją autopilota dla Twojego mózgu”, pisze Stephanie Vozza w Fast Company. W miejscu pracy często przekłada się to na niechęć do przyjęcia nowego narzędzia, metody lub sposobu pracy. Jest to mentalność typu „if-it’s-not-broken-why-fix-it”

Często współpraca krzyżowa i wprowadzanie nowych narzędzi do pomocy oznacza zmianę naszych nawyków pracy. A wszyscy wiemy, że przyzwyczajenia są trudne do przełamania.

Niestety, pozostawanie w obrębie naszych przyzwyczajeń ignoruje możliwości bardziej efektywnej pracy, oszczędzania czasu i wyprzedzania trendów. (Pomyśl tylko o przewadze, jaką mieli pierwsi użytkownicy poczty elektronicznej nad ich kolegami, którzy jej nie używają!). A kto nie chce mieć więcej czasu w swoim dniu?

Rozwiązanie: Wprowadzaj nowe narzędzie lub nawyk powoli

Jeśli wprowadzasz coś nowego – czy to nowy proces, czy narzędzie – do swojego zespołu, pozwól ludziom złagodzić się do nowych procesów. „To, co odkryłem, to nie naciskać na duży remont procesu” – mówi członek społeczności Asana, Caisha. „Zacznij od prostego projektu, takiego jak agenda spotkania lub wydarzenie. Idealnie byłoby, gdyby było to coś, o czym wiele osób w dziale, niezależnie od ukierunkowania, będzie musiało wiedzieć lub być w to zaangażowanych.”

Dobrym pomysłem jest również posiadanie osoby wskazującej lub mistrza, który delikatnie przypomina ludziom „Hej, pamiętasz ten nowy proces, którego przestrzegamy?”. Lub „Hej, czy mógłbyś umieścić to w Asanie?”, aby pomóc innym przyjąć nowy sposób pracy.

Jeśli dopiero zaczynasz używać Asany ze swoim zespołem, użyj integracji takich jak dodatek Gmail, aby pomóc ludziom płynnie przejść z komunikacji za pośrednictwem poczty e-mail do współpracy w Asanie.

Zacznij współpracować z kolegami z zespołu

Współpraca międzyfunkcjonalna ma potencjał, aby odblokować niektóre z naszych najlepszych prac, odkryć spostrzeżenia, o których nie wiedzieliśmy, że są nam potrzebne, i przenieść wyniki naszych projektów z przyzwoitych na wyjątkowe. Ale ułatwianie współpracy nie jest pozbawione wyzwań. Wymaga pracy. Do Ciebie należy decyzja, czy pozwolisz, aby bariery uwięziły Cię w silosie, czy też je przełamiesz.