Prowadzenie warsztatów jest skutecznym sposobem na przeszkolenie grupy lub skłonienie jej do wspólnej pracy.

Ale wciąż jest wiele nieporozumień wokół tego, jak to zrobić.

W ramach prowadzenia projektów innowacyjnych w ?What If! używamy warsztatów jako narzędzia do zbierania i wykorzystywania kreatywności naszych zespołów projektowych.

Chociaż nie mogę odtworzyć online ekscytującego doświadczenia uczestnictwa w jednym z tych warsztatów, chciałem podzielić się z tobą kilkoma najbardziej przydatnymi rzeczami, które możesz wdrożyć w swoich warsztatach.

Czym naprawdę jest warsztat

Po pierwsze, warsztat musi być interaktywny. To nie jest wykład. Scott Berkun dobrze to wyjaśnia:

„Warsztaty kulinarne oznaczają gotowanie rzeczy. Warsztat pisarski oznacza pisanie rzeczy. Jeśli większość twojego „warsztatu” to ludzie, którzy niczego nie tworzą, powinieneś nazwać go klasą, wykładem lub błędem.”

Wyobrażam sobie warsztaty jako sposób na skłonienie grupy do efektywnej współpracy lub uczenia się w interaktywny sposób.

Zwykle warsztaty są organizowane na początku projektu lub jako kamień milowy w projekcie.

W wielu przypadkach zespół projektowy jest tworzony z ludzi, którzy nie pracują ze sobą na co dzień. Zorganizowanie warsztatów daje Ci możliwość zebrania wszystkich w jednym pomieszczeniu, aby:

1. Ułatwić pracę zespołową (planowanie, wymyślanie….);
2. Nauczyć zespół nowych umiejętności;
3. Wykorzystać wiedzę ukrytą każdego członka zespołu
4. Uaktualnić zespół, aby wszyscy byli zgodni co do aktualnego stanu projektu (powinien to być cel drugorzędny, ponieważ nie jest to najbardziej efektywny sposób na aktualizację grupy);
5. Poprowadzić uczestników do podjęcia decyzji (należy bardzo uważać na decyzje podejmowane w drodze konsensusu).

Wspaniałe warsztaty wymagają przygotowania. Oto jak możesz to zrobić.

Jak przygotować świetny warsztat

W przygotowaniu świetnego warsztatu jest pięć kluczowych etapów:

1. Analizowanie
2. Planowanie
3. Rozwijanie
4. Próbowanie
5. Ewaluacja

Rozróżnienie tych faz pomoże Ci skupić się na odpowiadaniu na właściwe pytania we właściwym czasie, tj.

Analiza

Przed przygotowaniem i przeprowadzeniem warsztatu, musisz być pewien, że jest to najlepszy sposób na uzyskanie pożądanego rezultatu. Kiedy tak nie jest, warsztat staje się rozrywką lub marnowaniem czasu, czyli błędem.

Musisz mieć jasność co do kontekstu warsztatu.

• Dlaczego potrzebujesz warsztatu? Co chcesz osiągnąć?
• Czy naprawdę potrzebujesz do tego warsztatu?
• Jeśli tak, jaka jest twoja wizja sukcesu (idealny wynik) dla tego warsztatu?
• Jakie rezultaty chcesz mieć na koniec sesji?

Analiza powinna doprowadzić cię do jasnego celu warsztatu.

Warsztaty są często planowane z tygodniowym lub miesięcznym wyprzedzeniem. Przygotowanie warsztatu zmusi cię do myślenia z wyprzedzeniem w stosunku do planu projektu.

Planowanie

Planowanie polega na tworzeniu struktury warsztatu.

Zacznij planowanie warsztatu z myślą o jego zakończeniu. Wizualizuj wynik i rezultaty, których oczekujesz. Następnie, pracuj wstecz, aby twój plan naprawdę doprowadził cię do celu.

Jest lepiej, jeśli możesz stworzyć szczegółowy plan dnia dla twojego warsztatu. Obejmuje on:

• Nagłówki dla każdego momentu warsztatu
• Szczegóły każdego działania: co powiesz uczestnikom i o co ich poprosisz
• Okno czasowe dla każdej aktywności
• Kto co robi
• Jakie materiały będą potrzebne do sesji

W każdym momencie dnia powinieneś być w stanie wyobrazić sobie dokładnie to, co robisz ze swoją publicznością. Im więcej osób na sali, tym jaśniejszy musisz być.

To jest również moment, aby zadać sobie pytanie, kto powinien uczestniczyć w sesji. Powinieneś również określić, w jakim stanie chcesz, aby grupa się znajdowała, np. dodać energii zespołowi; skupić się na intensywnej sesji planowania…

Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli masz jasność co do kontekstu i tego, co chcesz wynieść z warsztatów, planowanie staje się łatwiejsze.

Rozwijanie

Faza Rozwijania polega na tworzeniu treści, których będziesz potrzebował (lub czasami, na ich znalezieniu, jeśli masz już dziennik treści i ćwiczeń).

Jeśli myślisz, że będziesz ponownie wykorzystywał treści, zachęcam Cię do pisania skryptów. Pozwoli Ci to zapamiętać, co się wydarzyło i zlecić innym członkom zespołu przeprowadzenie podobnych warsztatów.

Nie bez powodu rozróżniam planowanie i rozwój. Obie czynności wymagają skupienia się na różnych rzeczach:

– Planowanie to tworzenie zarysu warsztatu.
– Rozwijanie to wprowadzanie wszystkich rzeczy na miejsce, aby być gotowym do wykonania swojego planu.

To tak jak pisanie i edytowanie. Wymagają one dwóch różnych sposobów myślenia. Potrzebujesz wyraźnego skupienia się na jednym lub drugim.

Próby

Jeśli czujesz się zdenerwowany na początku warsztatów, są szanse, że nie spędziłeś wystarczająco dużo czasu na próbach ze swoim zespołem.

Próby są dobrym sposobem na zdobycie pewności siebie i sprawdzenie, czy w planie są jakieś problemy. W idealnej sytuacji chciałbyś przeprowadzić pilotażowy warsztat. Ale trudno jest znaleźć na to czas (chyba, że prowadzisz ten sam warsztat kilka razy z różnymi grupami).

Na szczęście, możesz przygotować swój zespół po prostu przeglądając plan przed sesją. Upewnij się, że wszyscy mają jasność co do tego, co mają zrobić i powiedzieć.

(5. Ocena)

Ocena tego, jak przebiegły warsztaty, pomoże ci osiągnąć dwie rzeczy:

1. Na poziomie projektu, uzyskasz jasne zrozumienie problemów, które muszą być rozwiązane, aby zapewnić, że reszta projektu będzie przebiegać bezproblemowo;
2. Na poziomie osobistym, jest to najlepszy sposób, aby poprawić swoją zdolność do prowadzenia warsztatów. Jest to również szansa na udoskonalenie procesu przygotowania.

Możesz ocenić warsztat i proces z zespołem lub samodzielnie. Zachęcam Cię do zastosowania metody analizy informacji zwrotnej (porównanie oczekiwań z wynikami) lub metody sesji oczyszczającej (dostrzeżenie tego, co zadziałało, a co nie).

To tyle o procesie przygotowania.

Teraz wejdźmy na arenę. Chciałabym podzielić się kilkoma praktycznymi wskazówkami, które pomogą Ci prowadzić świetne warsztaty.

15 Practical Tips to Run a Great Workshop

Start with the end in mind

Share a clear vision of what you to want to achieve this workshop.

Zacznij komunikować jasność co do tego, dlaczego, jak i co

W What If używamy ram zwanych Purpose, Process, and Payoff.

Ponieważ chcemy, będziemy robić, aby dojść do .-

• Cel jest rezultatem. To powód, dla którego chcesz zrobić ten warsztat, czyli gdzie chcesz być na końcu warsztatu.
• Proces to sposób, w jaki do niego dojdziesz. Jest to wyjaśnienie, kto co robi i kiedy.
• Wynagrodzenie jest wynikiem. To jest to, czego ludzie mogą oczekiwać na końcu procesu.

Wyjaśnienie tych trzech elementów uczestnikom zapewni, że wszyscy są zgodni z agendą i wynikiem warsztatów.

Stwórz środowisko współpracy

Środowisko – przestrzeń i atmosfera – ma na nas ogromny wpływ. W The Checklist Manifesto, Atul Gawande zwraca uwagę na ciekawą koncepcję zwaną „zjawiskiem aktywacji”:

„Dawanie szansy powiedzenia czegoś na początku wydawało się aktywować ich poczucie uczestnictwa i odpowiedzialności oraz chęć zabrania głosu.”

Łatwym sposobem na zrobienie tego jest zachęcenie wszystkich do przedstawienia się w angażujący sposób.

Poza pytaniem o imię i pracę, możesz również zapytać o: co ich najbardziej ekscytuje w warsztacie lub o ich najlepsze wspomnienie związane z jedzeniem na mieście lub jazdą samochodem. Te pytania brzmią naiwnie, ale zachęcą każdego do podzielenia się osobistą historią i sprawią, że poczują się bardziej komfortowo.

Zrób to interaktywnie

Są takie momenty w warsztacie, kiedy musisz wyjaśnić uczestnikom koncepcje.

Uczyń tę część również interaktywną.

Zadawaj im pytania. Przeprowadź ćwiczenie, aby zastosować koncepcję w praktyce i poproś ich o podzielenie się swoimi uwagami i zrelacjonowanie tego, co zrobili.

Przeprowadź ćwiczenia w ustrukturyzowany sposób

Wszystkie ćwiczenia odbywają się w tych samych ramach, co sesja. Mają cel, proces i wynagrodzenie.

Więcej o:

1. Przypomnij uczestnikom o celu;
2. Powiedz im dokładnie jak to będzie działać: kto co robi, kiedy i jak długo;
3. Bądź jasny co do czasu;
4. Wyjaśnij jakich wyników oczekujesz po wykonaniu ćwiczenia;
5. Pytaj czy są jakieś pytania.

Po wykonaniu ćwiczenia, możesz chcieć zrobić dwie rzeczy (w zależności od celów):

1. Podziel się spostrzeżeniami. Poproś każdą osobę lub grupę, aby podzieliła się wynikami ćwiczenia z resztą uczestników. Może to być szansa dla nich na rozwinięcie lub zadanie pytań.
2. Podsumowanie. W zależności od kontekstu warsztatu, możesz zapytać, czy są jakieś dodatkowe uwagi, czy było to dla nich zabawne/trudne/frustrujące, jakich kluczowych rzeczy się nauczyli, kiedy zamierzają wykorzystać ten proces…

Następnie możesz powtórzyć kolejne ćwiczenie.

Jeśli chcesz, aby się czegoś nauczyli…

Są trzy rzeczy, o których należy pamiętać, kiedy planujesz nauczyć czegoś nowego.

1. Punkt wyjścia – Co uczestnicy już wiedzą na ten temat?
2. Cele nauczania – Co muszą o tym wiedzieć?
3. Kontekst użycia – Jak będą go używać w przyszłości?

Ostatnie pytanie jest naprawdę ważne.

Podkreślenie sytuacji, w których to, czego uczysz, będzie przydatne, zwiększa prawdopodobieństwo, że uczestnicy zapamiętają to i wykorzystają we właściwym czasie.

Zarządzaj energią zespołu

Upewnij się, że ludzie są w pozytywnym/konstruktywnym stanie umysłu.

W What If, używamy tego, co nazywamy „energizerami”, które są zabawnymi działaniami (takimi jak wykonanie krótkiego ćwiczenia budującego zespół lub zadanie nietypowego pytania). To pomaga utrzymać energię i budować dobrą dynamikę grupy.

Jest wiele sposobów, aby ludzie się zrelaksowali i przyjęli konstruktywny sposób myślenia. Na przykład Equal Experts, firma konsultingowa z branży IT, wykorzystuje karty lodołamacza.

Możesz również zmienić energię w pomieszczeniu poprzez zróżnicowanie działań: każ uczestnikom wstać, przejść do innego pomieszczenia, pracować w parach lub zastanawiać się nad sobą…

Bądź w chwili

Musisz kierować grupą. Na warsztacie każdy uczestnik podąża za Twoim przewodnictwem.

I w różnych momentach grupa musi być w różnych stanach. Musisz dostosować swój własny stan, aby pobudzić resztę grupy.

Prowadzenie warsztatu wymaga od Ciebie odgrywania różnych ról: czasami musisz być nauczycielem, innym razem stajesz się trenerem ułatwiającym to, co się dzieje, a jeszcze innym razem jesteś liderem prowadzącym cały zespół w tym samym kierunku.

Niektóre działania wymagają dużo energii, podczas gdy inne mogą wymagać od ludzi większej refleksyjności. To do Ciebie należy doprowadzenie grupy do tego stanu.

Bądź dobrym mówcą

Warsztaty to nie przemówienia czy wykłady. Ale potrzebujesz umiejętności zwracania się do publiczności i angażowania się w nią.

Wymieniłem tutaj moje najlepsze rady dotyczące przemawiania publicznego. To, co jest kluczowe w warsztatach, to fakt, że możesz uczynić je interaktywnymi. Opowiedz im jakąś historię. Zadawaj pytania. Zachęcaj uczestników, aby ilustrowali koncepcje, którymi się dzielisz, swoimi osobistymi doświadczeniami.

Istnieje bogactwo wiedzy, którą uczestnicy mogą się podzielić podczas warsztatów.

Wykorzystaj przestrzeń

Większość warsztatów kończy się tonami rzeczy przyklejonych do ścian.

To dlatego, że często najlepiej myślimy, kiedy wykorzystujemy przestrzeń wokół nas, a nie kiedy ograniczamy się do ekranu komputera. Jake Knapp, Googler i autor Sprintu, książki o prowadzeniu warsztatów innowacyjnych, wyjaśnia ten fenomen:

„Jako ludzie, nasza pamięć krótkotrwała nie jest tak dobra, ale nasza pamięć przestrzenna jest niesamowita. Pokój sprintu, pokryty notatkami, diagramami, wydrukami i innymi elementami, wykorzystuje tę pamięć przestrzenną. Sam pokój staje się czymś w rodzaju wspólnego mózgu dla zespołu.”

Dwie rzeczy są tu ważne:

1. Używanie przestrzeni i przyklejanie rzeczy na ścianie pomaga nam myśleć bardziej efektywnie;
2. Umieszczanie wyników na ścianie zachęca do współpracy, ponieważ cała praca pozostaje widoczna dla wszystkich.

Ciągle oceniaj, co się dzieje

Jest plan. A potem jest rzeczywistość.

„Przygotowując się do bitwy, zawsze stwierdzałem, że plany są bezużyteczne, ale planowanie jest nieodzowne.”
– Dwight D. Eisenhower

Oczywiście, potrzebujesz planu dnia. Ale kiedy jesteś już na arenie, musisz również polegać na swojej intuicji, aby znaleźć najlepsze sposoby dotarcia do idealnego rezultatu.

Ważne jest, aby zachować główną strukturę. Jednakże, ponieważ mogą pojawić się nowe rzeczy, musisz być elastyczny.

Zachęcaj do współpracy

Mając wielu uczestników oznacza, że w pomieszczeniu jest wiele różnych opinii. Ponieważ warsztaty mają na celu współpracę, ważne jest, aby zespół pozostał otwarty.

W „What If!” mówimy o „greenhousing”. Odnosi się to do trzech działań: wstrzymaj swój osąd, zrozum, co dana osoba ma na myśli i pielęgnuj pomysł.

Na moich warsztatach zachęcam uczestników do mówienia rzeczy w stylu „pozwól mi rozwinąć to, co powiedziałeś…”. Przeczytaj Sticky Wisdom, która szczegółowo omawia to i wiele innych zachowań innowacyjnych.

Ludzie z Pixara mówią o „plussingu”. Jest to podobne podejście, ale używa innej metafory:

„Praktyka została zbudowana na podstawowych zasadach improwizacji, którymi są: przyjmowanie wszystkich ofert (akceptuj pomysł, nie odrzucaj go), używanie „tak, i …” zamiast „tak, ale …”, i sprawianie, by partner wyglądał dobrze.”

W obu przypadkach ambicja jest taka sama: zachęcić do współpracy (i utrzymać pozytywną dynamikę).

Kiedy ktoś tylko krytykuje pomysł i nie dostarcza alternatywnego rozwiązania, lub sposobu na ulepszenie oryginalnego pomysłu, tak naprawdę nie pomaga zespołowi. Więcej na temat technik kreatywności w grupie znajdziesz w tym artykule.

Uważaj: To, co powiedziałem, nie oznacza, że powinieneś witać wszystkie pomysły. Jeśli jakiś pomysł jest nieistotny, znajdź sposób na zmianę kierunku rozmowy. Nie chcesz przecież tracić czasu wszystkich uczestników na dyskusję, która odbiega od tematu.

Podkreślaj postępy

Przypomnij uczestnikom o swoim celu na początku warsztatu. Następnie opowiedz im o najważniejszych etapach podróży, aby pokazać, jak duży postęp osiągnęliście.

Uświadom im, że grupa zrobiła to, co należało zrobić (odpowiedziała na ważne pytania, podjęła kluczowe decyzje…). Połóż nacisk na kluczowe rzeczy, których się nauczyli.

Utrzymuj wyniki przed nimi. To sygnał postępu. Możesz nawet opowiedzieć im o tym, co grupa osiągnęła, krok po kroku.

Ponowne działania

Po zakończeniu warsztatów, musisz utrzymać ich tempo:

1. Podkreśl kluczowe wnioski z warsztatów;
2. Podziel się rezultatami;
3. Wyjaśnij kolejne kroki i wyraźnie podkreśl działania, których od nich oczekujesz (nadaj nazwę każdemu działaniu i podaj termin).

Zadowolenie

Najlepszym sposobem na przeprowadzenie świetnej sesji jest sprawienie, aby była ona tak miła, jak to tylko możliwe. Jeśli będziesz się cieszył z jej prowadzenia, uczestnicy też to poczują i będzie to dla nich motywujące.