Rozwiązania do zarządzania recepcją pozwalają na zarządzanie przepływami i celami wizyt od pierwszego kontaktu do wykonanej usługi.
Te inteligentne systemy zarządzania pozwalają na zwiększenie produktywności i sprzedaży oraz zmniejszenie kosztów operacyjnych poprzez zapewnienie, że klient jest obsługiwany przez personel, który jest najbardziej wykwalifikowany w zależności od zapotrzebowania.Rozwiązania do zarządzania recepcją to przede wszystkim sposób na zwiększenie satysfakcji klienta poprzez skrócenie postrzeganego i rzeczywistego czasu oczekiwania, stworzenie przyjemnego otoczenia i uczciwego przyjęcia.Te innowacyjne rozwiązania do zarządzania recepcją przyczyniają się również do zwiększenia satysfakcji zespołów roboczych poprzez zmniejszenie ilości stresu i optymalizację przetwarzania wniosków.Rozwiązania do zarządzania recepcją umożliwiają również generowanie danych o tym, jak klienci czekają i jak personel może ich najlepiej obsłużyć. Tego typu informacje pomagają w usprawnianiu procesów organizacyjnych oraz w podnoszeniu jakości obsługi klienta.

Rozwiązania do zarządzania recepcją obejmują 6 etapów:

• Informacja (może być również wykonywana przez wideo, SMS, Internet …)
• Alokacja &kierunek (może być również wykonywana przez wideo, SMS, Internet …)
• Oczekiwanie &komunikacja (może być również wykonane przez wideo, SMS, Internet …)
• Połączenie (może być również wykonane przez wideo, SMS, Internet …)
• Recepcja
• Zarządzanie

Poza tymi etapami, dla kompletnego rozwiązania recepcyjnego, użyteczne i efektywne jest włączenie zarządzania spotkaniami, planowania agendy i przyszłych przepływów i prognozowania zasobów. Te modułowe rozwiązania, adaptowalne do różnych sektorów (Handel detaliczny, Zdrowie, Telekomunikacja, Finanse, Transport, Sektor publiczny…), mogą być dostosowane do zarządzania prostą kolejką do scentralizowanej organizacji wielu miejsc.

Informacja / przybycie klientaEdit

• Informowanie klientów o przewidywanym czasie oczekiwania (Video, SMS, Internet…)
• Ogłoszenie przybycia klienta, jeśli jest umówiony na spotkanie
• Zapewnienie rozpoznania klienta po nazwisku, numerze, kodzie kreskowym, dowodzie tożsamości itp, przez terminal lub recepcjonistę.

Przydział i kierunekEdit

• Dedykowane terminale w obszarze samoobsługowym lub recepcji, które umożliwiają klientom zajęcie miejsca w kolejce po usługę
• Rejestracja może być również dokonywana za pomocą Internetu, SmartPhone…
• Orientacja w wirtualnej kolejce odpowiadająca jego/jej żądaniu

Czas oczekiwania i komunikacjaEdit

• Dostosuj czas oczekiwania w zależności od ważności usługi, która ma być wykonana
• Uczyń czekanie aktywnym i interaktywnym, aby było postrzegane jako jak najbardziej przyjemne (Wideo, Interaktywna komunikacja, Reklama….) i usuń czekanie za pomocą narzędzi mobilnych (telefon, Smartphone).
• Zapewnij gościom swobodę poruszania się, jednocześnie informując ich o przewidywanym czasie oczekiwania lub podając im „gwarantowany czas przyjęcia”.
• Zapewnij Mobilny Interfejs Klienta, który jest dostępny za pomocą przeglądarki mobilnej. Adres URL takiego interfejsu otrzymywany jest za pomocą SMS-a powitalnego. Posiadając taką funkcję, klienci mogą cały czas śledzić postępy w kolejce, dlatego nie jest wymagana ich fizyczna obecność w sklepie przez cały czas. Klienci są informowani o krytycznych zmianach w kolejce (np. o tym, że klient jest na 3 pozycji) poprzez SMS i interfejs mobilny, dzięki czemu klient wraca do sklepu w przypadku, gdy go nie ma. Zbieranie informacji zwrotnych może również odbywać się za pośrednictwem takiego Interfejsu Mobilnego.

Połączenie/recepcjaEdit

Zapewnia różne opcje nawiązywania kontaktu:

• Sprzedawca/członek personelu dzwoni do klientów i rozpoznaje ich po zdjęciu, nazwisku, symbolu lub numerze porządkowym itp, na ekranie wideo, wyświetlaczu, syntezie głosu itp. i udają się do wskazanego okienka lub kontuaru.
• Połączenie może być wykonane na telefon komórkowy za pomocą wiadomości tekstowej, smartfona lub przez sygnał dźwiękowy.

W przypadku wspólnego prowadzenia kolejki dla kilku okienek wywoławczych (kasy, biurka), ekran LED lub wideo na czele kolejki wyświetla wywoływany numer wraz ze strzałką kierunkową.Jeśli czas oczekiwania może być długi, pierwszym etapem może być użycie sygnału dźwiękowego, wiadomości tekstowej lub wiadomości na smartfonie*, aby odesłać klientów do końcowej strefy oczekiwania, gdzie będą mogli swobodnie poruszać się po sklepie lub terenie.Jeśli procedura przyjęcia trwa kilka etapów lub jeśli przed zakończeniem świadczenia usługi konieczny jest dodatkowy czas oczekiwania, powinno być możliwe umieszczenie gości w poczekalni w celu dalszego postępowania.

Zarządzanie w czasie rzeczywistym i gromadzenie danych do analizy statystycznejEdit

Menedżerowie mają dostęp do ekranu śledzenia z ostrzeżeniami (wizualnymi, dźwiękowymi, za pomocą wiadomości tekstowych lub e-maili), które umożliwiają ogólne monitorowanie i kontrolę systemu przyjęcia. Niemniej jednak, system automatycznie pozycjonuje kopie zapasowe, aby zapewnić, że docelowe poziomy oczekiwania na usługę są przestrzegane, jako funkcja przydziału sprzedawców/personelu do usług oraz prognoz i rzeczywistych przyjazdów klientów/odwiedzających.

W przypadku scentralizowanego wdrożenia rozwiązania do zarządzania kolejkami klasy korporacyjnej, konsola zarządzania pozwala na skonfigurowanie wszystkich parametrów do uruchomienia automatu wydającego żetony, klawiatury dla stanowiska obsługi, wyświetlaczy, ogłoszeń i zarządzania użytkownikami.

Kompletne raporty statystyczne umożliwiają powiązanie i przedstawienie tabel i wykresów następujących parametrów i zmiennych: okresy czasu, czasy oczekiwania, czasy obsługi, czasy obecności, świadczone usługi, powody wizyt itp. Raporty te są konfigurowalnymi dokumentami tymczasowymi dla różnych potrzeb, wyświetlającymi funkcje z 1 lub 2 zmiennymi. Mogą być konsultowane lub personalizowane i wysyłane bezpośrednio do menedżerów za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Prognozowanie i umawianie wizytEdit

Możliwość oszacowania przyszłych przepływów gości i zapotrzebowania na zasoby według działów i okresów czasu, jako funkcji danych statystycznych i wyznaczania przeszłych i przyszłych dni. Pozwala to zoptymalizować planowanie zasobów recepcji. Możliwość umawiania się na spotkania lub przewidywania napływu gości, poprzez bezpośredni kontakt, telefon lub Internet, oraz mieszania spotkań z wizytami typu walk-in przy użyciu tych samych zasobów, poprzez zapewnienie, że spotkania są automatycznie obsługiwane w zaplanowanym czasie.

Tradycyjne zarządzanie kolejkami zawsze wykorzystywało drogie kioski z ekranami dotykowymi, jednak nowsze rozwiązania technologiczne wykorzystują telefony komórkowe klientów. Wykorzystanie telefonu komórkowego klienta do interakcji z klientem zapewnia, że klienci mogą robić to, co chcą i nie muszą czekać w poczekalni. Klient będzie otrzymywać powiadomienia na telefon komórkowy, a kiedy jest gotowy, są one wywoływane do przodu do service.

• Queuing Rule of Thumb

.