Cel

Celem tego samouczka jest pomoc w zrozumieniu, jak można korzystać z modułu 'ShiftPlanning’ do tworzenia lub zarządzania harmonogramami dla pracowników.

Overview

Dostęp z: Komputer
Odnosi się do: Menedżerowie, Nadzorcy, Schedulers i pracowników z uprawnieniami Scheduler

Zakładka 'ShiftPlanning’ jest centralnym punktem, w którym można łatwo tworzyć lub zarządzać harmonogramami pracowników Czy masz jedną lokalizację lub wiele, ShiftPlanning ma solidne widoki ułatwiające planowanie i wizualizację harmonogramów pracowników.
Możesz uzyskać dostęp do ShiftPlanning w aplikacji internetowej Humanity w dowolnym momencie, klikając kartę 'ShiftPlanning’ na górze strony.

Rzeczy, aby wiedzieć, zanim zaczniesz:

1. Menedżerowie / Administratorzy mają pełny dostęp do aplikacji do tworzenia i zarządzania ich harmonogramów personelu.
2. Przełożeni mogą zarządzać wszystkie lokalizacje / pozycje / personel + płace.
3. Scheduler zarządza konkretne lokalizacje / pozycje / personel, który został przyznany do pracowników w Scheduler uprawnień tab.
4. Pracownicy mogą być przyznane uprawnienia harmonogramu do konkretnych pozycji.

Scenariusz przedstawiony w tym poradniku składa się z następujących bloków konstrukcyjnych:

1. Widoki harmonogramu
2. Widoki podstawowe
3. Widoki linii czasu
4. Panel filtrów
5. Filtry zaawansowane
6. Tworzenie zmian

.

7. Edycja zmian
8. Nowe doświadczenie tworzenia zmian
9. Opublikuj harmonogram
10. Opublikuj i ponownie opublikuj harmonogramy
11. Konflikty harmonogramów
12. Konflikty harmonogramów
13. Zapisanie odwołania do okresu
14. Akcje harmonogramu
15. Wyszukiwanie harmonogramu
16. Uwagi do harmonogramu
17. Blokowanie wniosków o urlop na określone Daty
18. ShiftPlanning Settings
19. Hot Keys

Schedule Views

Zakładka ShiftPlanning otworzy się w „tydzień” widok jako domyślne zachowanie, jednak, z prawej górnej części harmonogramu, zawsze można zmienić widoki. Przeanalizujmy to w szczegółach.
Widoki harmonogramu pomóc lepiej wizualizować harmonogram według zakresu dat i widok. W zakładce „ShiftPlanning „w prawym górnym rogu, widoki harmonogramu mogą być zmieniane w oparciu o typ widoku i zakres dat. Możesz poruszać się po harmonogramie do różnych dat w ramach każdego wybranego widoku, klikając „strzałki” znaleźć w górnej połowie strony.

Istnieją cztery typy „Widoku podstawowego”:

1. Widok pracownika
2. Widok stanowiska
3. Widok wizualny
4. Widok listy

Widoki te mogą być dalej widoczne w „Widoku osi czasu” w zależności od „Widoku podstawowego”:

1. Dzień
2. Tydzień
3. 2 tygodnie
4. 4 tygodnie
5. Miesiąc

Widoki podstawowe

Widok pracownika

Widok pracownika zawiera listę nazwisk pracowników po lewej stronie wraz z odpowiadającymi im zmianami w kalendarzu.

Widok pozycji

Widok pozycji zawiera listę pozycji pracowników po lewej stronie wraz z odpowiadającymi im zmianami w kalendarzu.

Jeśli zarządzanie umożliwił Widok pozycji dla Ciebie jako pracownika, a następnie należy kliknąć „Przegląd harmonogramu” z lewego menu aplikacji, aby odsłonić widok pozycji dla siebie.
Uwaga: „Pracownik i widok pozycji” mogą być dalej dostosowane do być postrzegane w dzień, tydzień, 2 tydzień i 4 Week mode.

Widok wizualny

Widok wizualny zwiększa sposób można zobaczyć wszystkie szczegóły zmiany na pierwszy rzut oka.

Widok listy

Widok listy przedstawia harmonogram personelu w postaci listy od góry do dołu z pozycją zmiany i czasem.

Uwaga: Widok „Wizualny i listy” może być dalej dostosowany do widoku w trybie dziennym, tygodniowym i miesięcznym.

Widoki linii czasu

Możesz wyświetlić harmonogram według dnia, tygodnia, 2 tygodni, 4 tygodni i miesiąca za pomocą przycisków w lewym górnym rogu Harmonogramu.

Tryb dzienny

Tryb dzienny jest pomocny, gdy chcesz lepiej zwizualizować pokrycie dla pojedynczego dnia. Kliknij zakładkę „Dzień” w prawym górnym rogu lub naciśnij klawisz skrótu 'D’, aby wyświetlić harmonogram w trybie dziennym.

Tryb tygodniowy

Tryb tygodniowy jest widokiem domyślnym. Dzień rozpoczęcia tygodnia jest domyślnie ustawiony na poniedziałek. Można jednak dostosować go zgodnie z wymaganiami biznesowymi w ’ Ustawienia ShiftPlanning’. Tryb tygodniowy może być dalej rozszerzony do 2 tygodni lub 4 tygodni.

Tryb miesięczny

Widok miesięczny pokazuje tygodnie miesiąca wraz z 'Czasem zmiany’, 'Nazwą personelu’ i 'Pozycją zmiany’ oznaczoną kolorem. Możesz zobaczyć więcej szczegółów na temat zmiany klikając na zmianę.

Panel filtrów

Po lewej stronie zakładki ShiftPlanning, będziesz mógł zobaczyć panel filtrów z 'Mini Kalendarz’, 'Filtry’ i zakładkę 'Zaawansowane’. Jeśli nie jesteś w stanie wyświetlić panel, kliknij opcję „strzałka”, obok „Szukaj harmonogramu” pole. Panel można łatwo ukryć klikając ponownie na tę samą strzałkę.

Po kliknięciu w zakładkę 'Filtry’, będą Państwo mogli zobaczyć następujące opcje:

1. Mini Calendar
2. My Schedule
3. Przegląd harmonogramu
4. Leave Schedule
5. Staff Availability
6. Primary Tylko pozycje podstawowe
7. Dodatkowe lokalizacje i pozycje
8. Zarządzaj pozycjami

Mini kalendarz

Z lewego paska bocznego, możesz kliknąć dowolną datę w 'Mini-Kalendarzu’, aby szybko przejść do dowolnego tygodnia lub konkretnego dnia.

Mój harmonogram

„Mój harmonogram” jest domyślny widok, gdy pracownicy przejść ShiftPlanning zakładka do wyświetlania ich zmiany tylko. Upewnij się, że nawigacja do odpowiednich dat, aby wyświetlić swoje nadchodzące / przeszłych zmian.

Pracownicy mogą kliknąć na ich zmiany, aby wyświetlić więcej szczegółów zmiany wraz z dodatkowymi opcjami do handlu Shift, Zwolnij Shift, Drop Shift, Prześlij jednostkę pracy, Ustaw dostępność, Zobacz notatki, Zobacz szczegóły On Call i Potwierdzenie zmiany.

Menedżerowie również mają dostęp do tego widoku z lewego panelu filtrów na karcie ShiftPlanning, pokazując im swoje zmiany tylko, w trybie odczytu.

Przegląd harmonogramu

Wybierając 'Przegląd harmonogramu’ z lewego paska bocznego, pokaże Ci cały harmonogram firmy według wybranego widoku 'podstawowego’ i 'osi czasu’. Można również wybrać Podstawowy pozycji lokalizacji i Dodatkowe lokalizacje do filtrowania w dół harmonogramu przez indywidualne lub wielu miejsc i pozycji.

Pod 'Przegląd harmonogramu’, można również dodać pracowników, klikając ikonę 'Dodaj pracowników’, po kliknięciu na to, otworzy się okno podręczne, gdzie można dodać Imię, Nazwisko / Imię i Stanowiska.

Uwaga: Możesz być w stanie wyświetlić tylko pozycje głównej lokalizacji, jest to domyślne zachowanie aplikacji.

Harmonogram urlopów

Wybierając 'Harmonogram urlopów’ z lewego paska bocznego, będziesz mógł zobaczyć kto w twojej firmie jest na urlopie. Menedżerowie mogą kliknąć na „Zatwierdzony” wakacje i „Niezatwierdzony” nadchodzący czas wolny lub usunąć wszelkie przeszłości czas wolny.

Dostępność pracowników

Z tą funkcją dostępności, menedżerowie mogą zobaczyć dostępność na ShiftPlanning kalendarza podczas tworzenia zmian w „Widok pracownika” tylko wtedy, gdy pracownicy ustawili swoją dostępność. Funkcja ta włącza się automatycznie, jeśli tworzysz zmiany w widoku Day lub Week.
Możesz również wybrać konkretnego pracownika do dalszego filtrowania i przeglądania szczegółów dostępności.

Zarządzaj pozycjami

Klikając 'Zarządzaj pozycjami’, przekieruje Cię do 'Staff Module’ do tworzenia i zarządzania pozycjami pracowników, jeśli to konieczne.

Filtry zaawansowane

Po wybraniu zakładki 'Zaawansowane’, pozwoli Ci na dalsze filtrowanie widoku według 'Typu zmiany’, 'Miejsc zdalnych’, 'Umiejętności’ lub 'Pracowników’.’

Tworzenie zmian

Tworzenie zmian nigdy nie było łatwiejsze. Po prostu kliknij komórkę kalendarza odpowiadającą pracownikowi/pozycji, dodaj datę i czas zmiany.

Edycja zmian

Kliknij na dowolną zmianę, a otworzy się okno 'Edycja zmiany’, w którym możesz zrobić kilka najbardziej zaawansowanych rzeczy.

Właściwości okna wyskakującego 'Edycja zmiany’:

1. Zmień pozycje zmiany klikając na górze nazwy pozycji
2. Dodaj tytuł zmiany od góry
3. Edytuj datę i czas rozpoczęcia/zakończenia
4. Ustaw powtarzanie zmiany klikając opcję Powtórz.
5. Ustaw zmianę jako otwartą, klikając opcję 'Set up Open Slots’
6. Assign remote sites to shifts
7. Add Additional notes for the shift
8. Add tasks
9. Filter by Skills
10. Assign Staff to shifts
11. Shift Acknowledgement
12. In-Line Shift Approval
13. Przydzielanie pracowników z innych pozycji
14. Planowanie przerw
15. Przydzielanie jednostek pracy
16. Filtrowanie według stażu pracy (Przeczytaj o Seniority-Based Scheduling)
17. Auto – Fill Shift
18. Shift History
19. Deleting Shifts

New Shift Creation Experience

Aby włączyć doświadczenie tworzenia nowej zmiany, kliknij na ikonę „Schedule Action” znajdującą się obok przycisku Publish i kliknij na „Pokaż nowe tworzenie zmian”. To zostało przeprojektowane, w nadziei, że łatwiej i szybciej dla Ciebie, aby utworzyć zmianę pracy niż kiedykolwiek wcześniej.

Opublikuj harmonogram

Pomysł publikowania harmonogramów jest to, że niektórzy menedżerowie chcą zdolność do dokonywania zmian w harmonogramie bez ich pracowników widząc te zmiany od razu. Gdy kierownik jest gotowy, może następnie kliknąć „Opublikuj”, a zmiany będą live.
’Publish’ zakładka znajduje się w prawym górnym rogu ShiftPlanning zakładki. Zmiany publikowania będzie również wysłać e-mail / powiadomienia tekstowe do swoich pracowników.

Uwaga: Menedżerowie mogą wyłączyć zakładkę Publish w ShiftPlanning Ustawienia. Wyłączenie funkcji Publish daje swoim pracownikom widoczność do ich nowych zmian / zmian natychmiast (nie zalecane).

Publish i ponownie opublikować harmonogramy

Po opublikowaniu harmonogramu, wszelkie zmiany następcze wykonane do tych samych zmian będzie pokazać pracownikom natychmiast bez ponownego publikowania go. Funkcja Republish jest tylko do powiadomienia pracowników za pośrednictwem poczty elektronicznej zmian.

Konflikty harmonogramu

Zakładka „konflikt” pojawia się automatycznie w prawym górnym rogu strony ShiftPlanning. Konflikty planowania może wystąpić, gdy zaplanowane zmiany wchodzą w konflikt z dowolną skonfigurowaną regułą planowania. Ponadto, przesunięcie, które ma konflikt jest podświetlony z czerwonym przerywanym shift border.

Kliknięcie notatki pokazuje szczegóły konfliktu, jak również podświetlić przesunięcie, które ma konflikt. Menedżerowie mogą rozwiązać lub zignorować konflikty przed opublikowaniem go.

Zapisz odniesienie do okresu

Z tą nową funkcją, chcieliśmy dać wszystkim naszym użytkownikom niezwykle skuteczny i prosty sposób, aby być w stanie „zapisać” lub „zakładki” przeszłych harmonogramów pracy, tak aby mogli łatwo odnieść się, a nawet ponownie wykorzystać je w dowolnym momencie.

Schedule Actions

Kliknij na 'strzałkę w dół’ ikonę obok przycisku publikowania na górze ShiftPlanning zakładki, a rozwijana ikona pokaże się z potężnym działania.

Funkcje menu rozwijanego 'Harmonogram działań’:

1. Wydrukuj i zapisz
2. Kopiuj harmonogram
3. Kreator harmonogramu
4. Importuj harmonogram
5. Synchronizacja harmonogramu
6. Wyczyść harmonogram
7. Włącz duch. Shift
8. Show Budget Mode
9. Show Forecast/Hour graph
10. Show New Shift Creation

Schedule Search

Na górze po lewej stronie zakładki ShiftPlanning, Schedule Search” jest dostępny do wyszukiwania żądanych zmian szybko. Wpisz parametr wyszukiwania i naciśnij 'Enter’ na klawiaturze.

Parametry wyszukiwania są:

• Szukaj według pracownika
• Szukaj według pozycji
• Szukaj według szczegółów zmiany

Uwagi harmonogramu

Post notatki harmonogramu do harmonogramu ludzkości, które można wykorzystać, aby dać sobie przypomnienia w pracy na co dzień. Teraz możesz pisać notatki zarówno do siebie, jak i swoich współpracowników, które będą widoczne za każdym razem, gdy spojrzeć na swój harmonogram pracy. Jest to podobne do „Sticky Notes” na biurku lub pulpicie komputera.
Kliknij na zakładkę „Harmonogram”, aby otworzyć swój harmonogram pracy. Ikona „Note” jest tuż obok dat na kalendarzu harmonogramu.

Po zapisaniu notatki, można dalej 'publikować’, 'edytować’ i 'usuwać’ ją również w razie potrzeby za pomocą ikon pokazanych poniżej:

Blokuj wnioski o urlop dla określonych dat

Teraz, będąc menedżerem, nadzorcą i planistą, możesz zablokować wnioski o urlop dla określonych dat, tworząc notatkę na konkretną datę, dla której chcą, aby wnioski o czas wolny zostały zablokowane.
Po otwarciu okna notatki, wystarczy zaznaczyć pole wyboru „Nie zezwalaj na czas wolny”.

Ustawienia ShiftPlanning

Użytkownicy z uprawnieniami „Manager” mają kontrolę nad tym, co pracownicy mogą podjąć działania i przeglądać w ramach kont ShiftPlanning. Aby wyświetlić dodatkowe szczegóły ustawień można umieścić kursor myszy na górze ustawienia, a to wyskoczy na ekranie.

Aby dostosować ustawienia zgodnie z wymaganiami biznesowymi można przejść do zakładki Ustawienia > ShiftPlanning > Ustawienia zaawansowane, jak pokazano poniżej:

Hot-Keys

Hot-keys to skróty klawiaturowe, które pozwalają aplikacji zwiększyć szybkość pracy w nawigacji harmonogramów i przełączania między różnymi zakresami dat i widoków.

Aby szybko zmienić zakresy dat na stronie ShiftPlanning użyć następujących klawiszy skrótu:

• Ctrl+Up: przejdź do poprzedniego zakresu dat
• Ctrl+Left: przejdź do poprzedniego zakresu dat
• Ctrl+Prawo: przejdź do następnego zakresu dat
• Ctrl+Dół: przejdź do następnego zakresu dat

Łatwa zmiana trybów widoku Shiftplanning Użyj następujących klawiszy:

• T: przeglądaj dzisiaj
• W: przeglądaj tydzień
• M: przeglądaj miesiąc/4 tygodnie
• D: przeglądaj dzień

Jeśli masz jakiekolwiek dalsze pytania, nie wahaj się skontaktować się z nami pod adresem [email protected]. Happy Scheduling!