ARARA Operating Procedures Manual
Czerwiec 2007 Strona 3.2-1
3.2 PROTOKÓŁ ZE SPOTKANIA
Co należy zawrzeć: Robert’s Rules of Order, podręcznik do prowadzenia organizacji non-profit, wyjaśnia, że protokół jest zapisem tego, co zostało zrobione na spotkaniu, a nie tego, co zostało powiedziane.
Przynajmniej, protokół powinien zawierać:

1. Nazwa i rodzaj spotkania. Czy jest to zwykłe zebranie zarządu, zebranie roczne, zebranie komitetu mieszkaniowego czy zebranie specjalne. Jeśli jest to zebranie specjalne, należy dołączyć kopię zawiadomienia o zebraniu przekazanego członkowi.
2. Data, miejsce i czas rozpoczęcia i zakończenia zebrania.
3. Nazwiska przewodniczącego i sekretarza lub ich zastępcy.
4. Nazwiska członków z prawem głosu uczestniczących w zebraniu i czy kworum było obecne. Można rozdać kartę wpisów i załączyć ją do protokołu.
5. Nazwiska gości i ich przedmiot.
6. Czy protokół z poprzedniego posiedzenia został zatwierdzony lub poprawiony.
7. Złożone wnioski. Należy odnotować:
   • dokładne brzmienie wniosku
   • kto zgłosił wniosek
   • wynik głosowania
8. Raporty. Odnotować nazwę sprawozdania, nazwisko członka przedstawiającego sprawozdanie oraz wszelkie działania podjęte w związku ze sprawozdaniem. Jeżeli sprawozdanie było w formie pisemnej, należy je załączyć lub powiedzieć, gdzie można je znaleźć. Raport ustny może być krótko podsumowany.
9. Inne działania, zadania i terminy, uchwały i zalecenia mogą być krótko odnotowane.
10. Podpis sekretarza po zatwierdzeniu protokołu.

Podsumowanie dyskusji
Niektóre zarządy mogą zdecydować się na wyjście poza podstawy i włączenie dodatkowych elementów. Na przykład, podsumowanie dyskusji może dać pełniejszy obraz spotkania. Może to być pomocne dla członków, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu oraz dla tych, którzy patrzą wstecz na historyczny zapis organizacji. Streszczenia, jeśli są zawarte w protokole, powinny być wyważone i zawierać główne przeciwstawne punkty widzenia, nawet jeśli nie są przyjęte.
Co pominąć
Protokół jest faktycznym zapisem działalności. Nie należy zawierać:

• Opinii lub osądów: Należy pominąć stwierdzenia takie jak „dobrze sporządzony raport” lub „gorąca dyskusja.”
• Krytyka lub wyróżnienia: Nie należy zamieszczać krytyki członków, dobrej lub złej, chyba że przybiera ona formę oficjalnego wniosku. Podziękowania lub wyrazy uznania powinny być zamieszczane tylko wtedy, gdy istniał wyraźny konsensus uczestników spotkania. (Na przykład, poprzez oklaski.)
• Dyskusja: Jeżeli organizacja zdecydowała się na dołączenie podsumowań dyskusji, nie należy jej personalizować poprzez nagrywanie poglądów poszczególnych osób: Należy ograniczyć się do najważniejszych punktów lub kluczowych faktów, zwłaszcza jeśli dołączono pisemne sprawozdanie.

Zatwierdzanie protokołów
Protokoły nie stają się oficjalne, dopóki nie zostaną odczytane i zatwierdzone w formalnym głosowaniu. Powinny one być odczytane przez sekretarza na następnym regularnym spotkaniu. Przewodniczący następnie prosi o poprawki i uzupełnienia, i wzywa do głosowania.
Członkowie mogą zgodzić się na pominięcie czytania protokołów na głos, jeśli członkowie mieli wystarczająco dużo czasu wcześniej, aby je przeczytać. Jest to dobry sposób na zaoszczędzenie czasu, a jednocześnie pomaga członkom przygotować się do zebrania.
Protokół poufny
Od czasu do czasu zebranie wymaga zachowania poufności, np. gdy rozpatrywane są delikatne sprawy personalne. W takim przypadku zarząd może przegłosować zwołanie sesji wykonawczej, ograniczając udział tylko do członków i zaproszonych gości. Protokół z sesji wykonawczej jest czytany i zatwierdzany tylko przez tych członków, którzy uczestniczyli w sesji wykonawczej. Na życzenie, uczestnicy mogą zdecydować się na udostępnienie protokołu wszystkim członkom, ale dyskusja musi pozostać poufna. Executive session minutes are kept separate fromregular minutes.
Relevant Sections of the California Codes:
Tytuł 1: Corporations
Division 2: Non-Profit Corporation Law
Part 2: Non-Profit Public Benefit Corporations
Chapter 13: Records, Reports and Rights of Inspection
Article 3: Rights of Inspection
6333. Księgi rachunkowe i rejestry oraz protokoły obrad
członków, zarządu i komisji zarządu są
otwarte do wglądu na pisemne żądanie korporacji każdego
członka w każdym rozsądnym czasie, w celu rozsądnie związanym z interesami
takiej osoby jako członka.
Tytuł 1: Korporacje
Dział 2: Ustawa o Korporacjach Non-Profit
Część 3: Korporacje Wzajemnej Pomocy Non-Profit
Rozdział 13: Zapisy, sprawozdania i prawo wglądu
Artykuł 3: Rights of Inspection
8333. Księgi rachunkowe i rejestry oraz protokoły obrad
członków, zarządu i komisji zarządu są
otwarte do wglądu na pisemne żądanie korporacji każdego
członka w każdym rozsądnym czasie, w celu racjonalnie związanym z
interesami tej osoby jako członka.
Kodeksy kalifornijskie można znaleźć pod następującym adresem url:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html.