Wiele firm ma co najmniej kilku klientów lub klientów, którzy z różnych powodów nie płacą swoich rachunków. Istnieją jednak kroki, które możesz podjąć, aby zwiększyć swoje szanse na zebranie należnych ci pieniędzy.

Ostate Your Billing Policies Up Front

Choć będą pewne różnice w zależności od tego, jaki rodzaj działalności prowadzisz (profesjonalne biuro, działalność oparta na usługach, działalność oparta na sieci, działalność hurtowa), istnieje na ogół odpowiedni i skuteczny sposób przedstawiania klientom swoich zasad rozliczania.

Jeśli masz profesjonalne biuro lub biuro konsultingowe, korzystanie z listu retencyjnego jest powszechną praktyką. List ten powinien określać, ile dni klient ma na zapłacenie rachunku i czy są jakieś odsetki lub opłaty finansowe za opóźnienia w płatnościach. Klient powinien podpisać kopię listu, aby potwierdzić, że rozumie i akceptuje jego warunki. Jeśli prowadzisz inny rodzaj działalności, np. hurtową lub produkcyjną, nadal możesz i powinieneś przygotować dokument dla swoich klientów, który zawiera te same podstawowe informacje o terminie płatności rachunków i opłatach, które zostaną dodane, jeśli nie zostaną one zapłacone.

Jeśli masz biznes oparty na sieci lub w inny sposób używasz strony internetowej, aby dostarczyć istotnych szczegółów na temat swojej działalności, jest wysoce zalecane, aby poświęcić stronę w witrynie do polityki rozliczeniowej.

Sprytne rozliczanie

Ułatwia Ci to oczekiwanie odpowiedzialnego zachowania płatniczego od klientów, jeśli angażujesz się w odpowiedzialne rozliczanie. Inteligentne, odpowiedzialne praktyki rozliczeniowe obejmują:

• Bezzwłoczne wystawianie rachunków. O ile nie masz szczególnych ustaleń, na przykład nie wystawiasz rachunków za miesiąc kalendarzowy, wystawiaj rachunki tak szybko, jak to możliwe po zakończeniu pracy lub dostarczeniu towarów.
• Jasne wystawianie rachunków. Upewnij się, że klient dokładnie wie, za co jest rachunek i z kim ma się skontaktować w razie pytań.
• Rozliczanie „proaktywne”. Zaznacz na rachunku (lub w liście przewodnim), że klient powinien skontaktować się z Tobą, jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy.
• Rozliczanie z zachętą do zapłaty. Naliczanie odsetek od zaległych rachunków i, być może, udzielanie rabatów za wczesną spłatę, często zachęca klientów do płacenia rachunków w pierwszej kolejności.
• Bycie szybkim i jasnym z powiadomieniami o zaległościach.

Poza tymi ostatnimi punktami, mądrą polityką rozliczeniową jest przechowywanie kopii poprzednich czeków płatniczych klientów oraz kopii całej korespondencji z klientami. Kontrole pokazują, gdzie klienci mogą mieć konta bankowe, co może stać się ważne, jeśli trzeba przejść przez formalny proces windykacji. Podobnie, korespondencja z klientami może dostarczyć informacji, lub przynajmniej wskazówek, o miejscu pobytu niepłacącego klienta lub nawet o jego sytuacji zawodowej, co również może być kluczową informacją w sprawie windykacyjnej.

Wstępne działania windykacyjne

Jeśli klient nie odpowiada na Twoje rachunki, prawdopodobnie będziesz musiał rozważyć podjęcie innych kroków w celu odzyskania tego, co jesteś mu winien. Zrozum, że może to być frustrujący proces, w którym, z każdym nowym krokiem, możesz być zmuszony do przeglądu okoliczności i zdecydować, jak bardzo chcesz dalej ścigać klienta.

Federalna ustawa Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) reguluje zachowanie agencji windykacyjnych, ale nie ma zastosowania do firm próbujących zebrać swoje własne długi. Jednakże, stany często mają swoje własne prawa umieszczając pewne ograniczenia na to, co Twoja firma może zrobić, aby zebrać na długu. Na przykład, kłamstwa, groźby, nadużycia i nękanie są generalnie poza granicami. Jeśli robisz własną pracę zbierania, należy skonsultować się z odpowiednimi przepisami w swoim stanie.

Proces zbierania zazwyczaj zaczyna się od wykonywania połączeń telefonicznych i wysyłania listów zbierania. W przypadku rozmów telefonicznych, ważne jest, aby uniknąć nękania. Należy unikać wykonywania dużej ilości telefonów lub dzwonienia w dziwnych godzinach (np. w środku nocy), tylko po to, aby denerwować lub irytować. Nie chcesz, aby twoje wysiłki przyniosły odwrotny skutek, ponieważ byłeś zbyt – lub nawet nielegalnie – agresywny. Jeśli chodzi o listy odbioru, należy opracować i przechowywać w pliku podstawowe szablony, które można szybko dostosować do każdego konkretnego klienta.

Kolejnym możliwym krokiem jest zaoferowanie rozliczenia z niepłacącym klientem za obniżoną kwotę. Na przykład, można zaoferować do przyjęcia 75% kwoty należnej, jeśli klient płaci w całości, w gwarantowanych funduszy, w ciągu pięciu dni (lub inny jasny termin). Jeśli to zadziała, może to być tańszy sposób na rozwiązanie sprawy windykacyjnej niż podejmowanie dodatkowych kroków. Jeśli wypróbujesz to podejście, powinieneś zdecydowanie rozważyć wyjaśnienie klientowi, że jest to oferta jednorazowa. Nie chcesz żadnych nieporozumień, ani dodatkowego bólu głowy związanego z niekończącymi się nowymi „negocjacjami”, jeśli oferta nie doprowadzi do oczekiwanej zapłaty. Złożenie oferty nie powinno mieć wpływu na twoje prawa do zapłaty w całości poprzez pozew windykacyjny w sądzie.

Sąd drobnych roszczeń i inne opcje końcowe

W końcu, jesteś pozostawiony z kilkoma podstawowymi opcjami. Dwie z tych opcji, praca z agencją windykacyjną lub praca z prawnikiem, będzie kosztować pieniądze, a zatem zmniejszy kwotę, którą można ostatecznie zebrać od dłużnika. Ponadto, agencja windykacyjna będzie wyraźnie ograniczona przez ustawę FDCPA. Jednak te opcje mogą być warte zachodu, jeśli po prostu nie masz czasu, aby zająć się sprawą samodzielnie, i jesteś przygotowany do zaakceptowania znacznie mniej niż oryginalna kwota rachunku do rozwiązania sporu.

W porównaniu z innymi opcjami, reprezentowanie się w sądzie małych roszczeń ma kilka zalet. Po pierwsze, nie musisz płacić komuś innemu. Agencje windykacyjne często zatrzymują aż połowę tego, co uda im się dla ciebie zebrać. Po drugie, w wielu przypadkach pozwany (osoba, która jest ci winna pieniądze) nie pojawia się na rozprawie; często dzieje się tak dlatego, że osoba ta wie, że pieniądze są jej należne i nie chce próbować przedstawić jakiejkolwiek obrony. Fakt ten oznacza, że będziesz miał pewne szanse na uzyskanie wyroku zaocznego na swoją korzyść. Po trzecie, ponieważ wyrok przeciwko dłużnikowi może mieć negatywny wpływ na jego lub jej ocenę kredytową, samo złożenie pozwu sądowego może być zachętą dla niektórych dłużników do zawarcia ugody z Tobą.

Należy jednak pamiętać, że będziesz potrzebował solidnych dowodów na to, że osoba, którą pozywasz, jest Ci winna pieniądze. Podczas gdy niektórzy dłużnicy uważają, że nie mają ważnych argumentów obrony i nie będą walczyć z pozwem o drobne roszczenia, inni mocno wierzą, że są uzasadnieni w niepłaceniu. Jeśli nie uważasz, że masz mocną sprawę, lub jeśli myślisz, że dłużnik prawdopodobnie będzie walczył, powinieneś zachować optymizm co do swoich szans w procesie o drobne roszczenia – rezultatem może być wyrok na znacznie mniejszą kwotę niż pierwotna kwota rachunku, lub, w bardzo słabej sprawie, być może nawet całkowite orzeczenie na korzyść pozwanego.

Powinieneś również pamiętać, że wygranie wyroku sądowego nie kończy sprawy. Nadal będziesz musiał przejść przez proces ogołocenia – zlokalizować i zabrać aktywa od dłużnika, aby zapłacić swój rachunek. Dowiedzenie się, czy i gdzie dłużnik pracuje, oraz czy i gdzie ma konta bankowe, jak również złożenie niezbędnych dokumentów w celu zajęcia tych wynagrodzeń i funduszy na kontach bankowych, może być czasochłonne.

Więcej informacji

Nolo posiada wiele innych artykułów na temat kredytów i windykacji, w tym takich spraw jak pozwy wierzycieli i windykacji oraz windykatorów i agencji windykacyjnych. Istnieją również różne federalne i stanowe strony rządowe, które warto przejrzeć; jednym z przykładów jest strona FAQ FTC dotycząca ściągania długów przez konsumentów. Dla szerszego zakresu w jednej książce, Przewodnik prawny dla początkujących & Prowadzenie małej firmy, przez Freda Steingolda (Nolo) zawiera rozszerzoną sekcję na temat kredytu i kwestii zbierania.

.