Duża część organizacji wykorzystuje SharePoint do zarządzania projektami. Jak już wcześniej pisałem w wielu moich wpisach na blogu, SharePoint po wyjęciu z pudełka zapewnia obszerną listę funkcjonalności, które moim zdaniem czynią go doskonałą i logiczną opcją dla zarządzania projektami. Od solidnej zdolności do zarządzania dokumentami, do zarządzania zadaniami, bezproblemowej integracji z MS Project i doskonałej konfiguracji bezpieczeństwa – SharePoint ma to wszystko. W tym wpisie chciałbym wyjaśnić kroki związane z tworzeniem prostego, ale bardzo praktycznego Biura Zarządzania Projektami / portalu PMO w SharePoint.

Krok 1: Określ właściwą hierarchię witryn dla portalu PMO

Zazwyczaj jestem zwolennikiem bardzo prostej hierarchii witryn. Idea jest taka, że będzie strona główna PMO (witryna) zawierająca listę wszystkich projektów, a wszystkie witryny projektów będą ustawione jako podstrony, 1 poziom poniżej strony głównej PMO. Poniższy diagram przedstawia proponowaną hierarchię. Przy okazji, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o hierarchii witryn SharePoint i najlepszych praktykach dotyczących struktury witryn, sprawdź ten post.

Krok 2: Określ, w której kolekcji witryn zbudujesz portal PMO

Jest to bardzo ważna decyzja. Jeśli witryny projektu służą do współpracy wewnętrznej, można utworzyć portal w głównej (domyślnej) kolekcji witryn (gdzie znajdują się inne witryny intranetowe), tak jak na powyższym obrazku. Jednak w przypadku, gdy będziesz udostępniać witryny projektu lub niektóre treści z zewnętrznymi stronami (klienci, sprzedawcy, wykonawcy), trzeba będzie zbudować portal PMO w oddzielnej kolekcji witryn. W przypadku, gdy zastanawiasz się, dlaczego tak jest – możesz chcieć przeczytać ten post.

Krok 3: Utwórz stronę PMO z Project Dashboard

Teraz nadszedł czas, aby zakasać rękawy. Główną ideą strony PMO jest to, że będzie ona zawierała wszystkie informacje o zarządzaniu projektami, linki/bazę wiedzy na temat metodyki zarządzania projektami, formularze i szablony do zarządzania projektami, ale co najważniejsze – listę/dashboard wszystkich projektów w Twojej organizacji. Pozostawię to Tobie, jak chcesz zorganizować swoje szablony (może to być po prostu prosta biblioteka dokumentów Word/Excel/PDF zorganizowana poprzez metadane).

Głównym elementem strony PMO jest PMO Dashboard – lista wszystkich projektów. Założę się, że masz już jeden w swojej organizacji – to jest prawdopodobnie przechowywane w programie Excel. Więc zasadniczo pulpit jest lista SharePoint z niestandardowych metadanych (kolumny). Idea jest taka, że Twój pulpit może w końcu zawierać dziesiątki i setki projektów, a Ty możesz użyć pulpitu do sortowania, grupowania i filtrowania według dowolnych metadanych/kolumn (np. pokazać tylko aktywne projekty lub grupować według Działu lub Kierownika Projektu). Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia pulpitu nawigacyjnego projektu:

1. Start z Custom List Web Part
2. Rename Title Column to Project Name Column (pozwoli to użytkownikom kliknąć na nazwę projektu i być w stanie wyświetlić/edytować wszystkie właściwości projektu na pulpicie nawigacyjnym)
3. Utwórz wszystkie kolumny używając różnych typów kolumn (i. e. Project Manager – People picker – kolumna osób).e. Project Manager – People picker, Department – Choice Column lub Managed Metadata/Term Store, Start Date/End Date – pole daty, Budget – pole waluty, Project Status – pole wyboru (i.e. Active, Closed) i tak dalej.
4. Jedna z kolumn będzie kolumną typu Hyperlink, więc możesz wprowadzić adres URL strony projektu
5. Utwórz wiele widoków dla swojego dashboardu (tj. grupuj według Statusu, Project Managera, Działu, itp.)

Tak może wyglądać gotowy pulpit projektu

Krok 4: Dodaj inne części do strony PMO

Lista pulpitów może być jedyną rzeczą na stronie głównej PMO, ale możesz również dodać inne części dla innych typów zawartości. Oto kilka pomysłów:

• Promowane linki, aby skierować użytkowników do konkretnych treści lub stron internetowych
• Biblioteka dokumentów z różnymi szablonami/formularzami zarządzania projektami (np. Agenda, Protokół spotkania, Karta projektu, Harmonogram projektu). Możesz również użyć metadanych aby to wszystko zorganizować
• Dokument Instrukcje/Metodologia lub Wiki/Baza wiedzy – może to być pewnego rodzaju biblioteka wiki z tekstem i obrazami

Krok 5: Stwórz stronę projektu

Właściwie napisałem dość szczegółowy post z instrukcjami krok po kroku jak stworzyć stronę projektu od zera. Sprawdź to tutaj.

Krok 6: Zapisz witrynę projektu jako szablon

Po utworzeniu witryny projektu SharePoint, musisz zapisać ją jako szablon, abyś mógł łatwo zapewnić nowe witryny zespołu projektowego z szablonu niestandardowego. Aby dowiedzieć się jak zapisać witrynę jako szablon, odnieś się do Kroku 10 w powyższym poście.

Krok 7: Skonfiguruj bezpieczeństwo dla wszystkich witryn

Gdy już jesteś ustawiony z projektem wszystkich witryn, nadszedł czas, aby zadbać o bezpieczeństwo/zezwolenia dla PMO Homepage + wszystkich podstron projektu. I udokumentować wszystkie kroki, które musisz zrobić, jeśli chodzi o bezpieczeństwo w tym poście. Oto kilka wskazówek dotyczących bezpieczeństwa specyficznych dla portalu PMO:

• Dla PMO Homepage (strona z listą projektów/deską rozdzielczą) – możesz chcieć pozwolić tylko wybranym użytkownikom na edycję strony – oznacza to, że tylko kilka osób będzie w grupie Members z poziomem uprawnień Contribute, podczas gdy wszyscy inni będą w grupie Visitors z uprawnieniami Read-Only
• Dla stron projektu – możesz chcieć pozwolić członkom projektu na dzielenie się stroną z innymi (Krok 7 w powyższym poście). W przeciwieństwie do witryn działów, które mają stałe spisy, zespoły projektowe zmieniają się cały czas, więc chcesz zachować elastyczność. W ten sposób ty (PMO) możesz skupić się na zarządzaniu projektem, a nie na zarządzaniu bezpieczeństwem.

Krok 8: Edukacja/szkolenie innych o nowym procesie

Po zakończeniu „technicznego” kawałka – musisz przeszkolić swoją bazę użytkowników na nowych stronach. To nie jest tylko strona SharePoint. Tak, musisz pokazać swoim użytkownikom, jak poruszać się po witrynach, jak pracować z dokumentami i budować harmonogramy za pomocą Listy zadań. Ale jest to również świetna okazja do edukacji i szkolenia PM-ów i członków zespołów w zakresie procesu i metodologii PMO. Krótka historia – szkolenie jest obowiązkowe i krytycznym elementem udanej adopcji użytkownika.

Możesz również sprawdzić ten film, gdzie idę przez różne opcje dla Project Management, w tym jeden opisany w tym poście.

.