Przedsiębiorcy powinni formułować swoje faktury w profesjonalnym tonie, używając jasnego, prostego języka. Ważne jest, aby zawsze być uprzejmym podczas wysyłania faktury do klienta oraz we wszystkich innych kontaktach biznesowych związanych z płatnościami.

Sformułowanie faktury powinno być jak najbardziej zrozumiałe. Należy wyraźnie określić termin płatności faktury, kwotę należności i świadczone usługi. Jeśli faktura lub towarzysząca jej wiadomość e-mail zawiera niejasne sformułowania, klient może być zdezorientowany, źle zinterpretować informacje i w rezultacie spóźnić się z płatnością.

Oto tematy, które pomogą Ci dowiedzieć się, jak profesjonalnie sformułować fakturę:

Tips for Sending Invoices That Get Paid

Sample Invoice Email Template

How to Follow up on Unpaid Invoices

Tips for Sending Invoices That Get Paid

Faktury są dokumentami, które umożliwiają małym firmom otrzymanie zapłaty od swoich klientów, ale istnieją strategie wysyłania faktur, które z większym prawdopodobieństwem pozwolą Ci szybko otrzymać zapłatę. Właściwy przekaz zarówno w samej fakturze, jak i w dołączonej do niej wiadomości e-mail może zmotywować klientów do natychmiastowego opłacenia faktury. Oto kilka wskazówek, jak komunikować się z klientami w sprawie faktur:

Wysyłaj faktury bezzwłocznie

Ważne jest, aby tworzyć faktury i wysyłać je do klientów zaraz po zakończeniu pracy, za którą wystawiasz rachunek. Nie tylko oznacza to, że szybciej otrzymasz zapłatę za swoje usługi, ale również oznacza to, że piszesz faktury, gdy praca jest świeża w twojej głowie. Kiedy piszesz faktury zaraz po wykonaniu pracy, pamiętasz wszystkie szczegóły i jest mniej prawdopodobne, że popełnisz błędy w fakturze, co może zdezorientować lub rozgniewać klientów, opóźniając płatność.

Zawsze bądź uprzejmy

Zawsze bądź uprzejmy podczas formułowania faktur i wszystkich towarzyszących im komunikatów, takich jak e-maile. Uprzejma komunikacja pomaga utrzymać silne, profesjonalne relacje z klientami, co zwiększa szanse na ponowne nawiązanie współpracy. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez FreshBooks, uprzejme formułowanie faktur pomaga również szybciej otrzymać zapłatę. Badanie wykazało, że używanie słów takich jak „proszę” i „dziękuję” podczas wystawiania faktur może zwiększyć odsetek opłaconych faktur o ponad pięć procent.

Zawsze bądź zwięzły

Pisząc faktury, zawsze bądź zwięzły i rzeczowy. Wyraźnie podawaj informacje, których klienci potrzebują, aby zapłacić zgodnie z twoimi warunkami: wymień kwotę do zapłaty i termin płatności. Czasami firmy próbują używać wymyślnych terminów podczas wystawiania faktur, ale może to zmylić klientów. Na przykład, zamiast używać sformułowań na fakturach, takich jak „płatność należna po otrzymaniu”, które są niejasne, po prostu wymień termin płatności, np. „płatność należna 31 grudnia 2018 r.”

Ułatwiaj płatności

Ułatwiaj swoim klientom płacenie faktur, aby zapewnić im lepsze doświadczenie klienta, a Tobie szybszą zapłatę. Umieść na fakturze wyraźne sformułowanie informujące klientów o różnych metodach płatności, z których mogą skorzystać. Jeśli akceptujesz czeki, zamieść sformułowanie zawierające wszystkie niezbędne szczegóły, na przykład: „Proszę wystawić czek na moją małą firmę i wysłać go na adres tej firmy”. Jeśli akceptujesz płatności online, umieść przycisk „Zapłać teraz” na dole faktury lub w treści załączonego e-maila, który łączy się bezpośrednio ze stroną płatności online, aby maksymalnie ułatwić klientom jej odnalezienie.

Przykładowy wzór e-maila z fakturą

Ważne jest, aby formułować e-maile z fakturami w uprzejmy, zwięzły sposób, tak aby twój ton był profesjonalny, a przekazywane informacje jasne dla klientów. Ten przykładowy wzór e-maila z fakturą pomoże ci napisać profesjonalny e-mail dołączany do faktur:

Subject Line: Nazwa Twojej firmy: Invoice #001

Dear Client’s Name,

I hope you’re doing well.

I wanted to let you know a new invoice #001 has been created on your account. Faktura jest załączona do tego emaila. Proszę zapłacić saldo w wysokości 500 USD do 31 grudnia 2018 r.

Możesz zapłacić wysyłając czek na adres:

Nazwa firmy
Pełny adres firmy
Kod pocztowy

Dziękuję za Twoją działalność; nie mogę się doczekać ponownej współpracy z Tobą wkrótce.

Kind Regards,

Your Name
Your Contact Details

How to Follow up on Unpaid Invoices

It’s important to follow up on unpaid invoices as soon as they become past due. Sformułowania, których używasz, aby sprawdzić niezapłacone faktury, powinny być uprzejme, ale bezpośrednie. Daj swojemu klientowi kredyt zaufania: istnieje duża szansa, że opóźnienie w płatności jest spowodowane błędem urzędniczym i nie wstrzymuje on płatności w złej wierze.

Tutaj znajduje się szablon wiadomości e-mail, który pomoże małym firmom w uporaniu się z niezapłaconymi fakturami:

Subject Line: Nazwa Twojej firmy: Invoice #001

Dear Client’s Name,

I hope you’re doing well. Kontaktuję się z Państwem w związku z fakturą nr001. Jest to przyjazne przypomnienie, że płatność była wymagalna w dniu 31 grudnia 2018 roku. Proszę wysłać płatność tak szybko, jak to możliwe.

Możesz zapłacić, wysyłając czek do:

Nazwa firmy
Pełny adres firmy
Kod pocztowy

Czekam na wiadomość od Ciebie. Proszę o kontakt, jeśli masz jakieś pytania.

Kind Regards,
Your Name
Your Contact Details

.