Sukces firmy zależy od sprawnego funkcjonowania wszystkich jej działów. Oznacza to, że każdy dział dokłada wszelkich starań, aby wykonać powierzone mu zadania. Kluczowym czynnikiem w osiągnięciu tego celu, wśród wielu innych, jest właściwe zarządzanie obciążeniem pracą.

Zarządzanie obciążeniem pracą to proces dystrybucji zadań do członków zespołu i sprawdzanie ich wykorzystania w czasie. Celem jest tutaj delegowanie zadań, aby dotrzymać terminów bez przeciążania pracowników. Jest to ważne, aby uniknąć wypalenia pracowników i nieefektywności.

Mając odpowiedni plan zarządzania obciążeniem pracą wyjaśnia zadania, ułatwia lepsze planowanie i zarządzanie czasem. Są to kluczowe aspekty, aby wszystko było zrobione dobrze i na czas. To właśnie z tych powodów liderzy muszą być w stanie dobrze przećwiczyć przydzielanie zadań w grupie.

Podczas projektowania planu obciążenia pracą, jest wiele rzeczy, o których należy pamiętać, aby uniknąć porażki. Większość z tych planów cierpi z powodu niewłaściwego przydziału pracy, nierealistycznych ram czasowych, słabych wyników itp. Aby upewnić się, że nie padniesz ich ofiarą, oto jak należy postępować.

How To Practice Effective Workload Management For Your Team

Current Workload and Capacity

W gorączkowym środowisku pracy trudno jest dokładnie śledzić pracę wszystkich osób. Z tego powodu menedżerowie nie mają dobrego wyobrażenia o już istniejącym obciążeniu pracą. Dlatego należy upewnić się, bieżące zadania swoich pracowników first.

W określenie aktualnego obciążenia pracą swojego zespołu, następujące kroki będą służyć dobrze.

• Pierwszy, zrobić listę wszystkich istniejących projektów i tych na rurociągu dla wszystkich divisions.
• Po tym, upewnić się, charakter tych projektów indywidualnie. Czy są one duże, małe, złożone, mają wiele punktów dostawy, itp. W tym kroku, należy również przytoczyć różne zespoły pracujące na tych projektach, odpowiednio.
• Odkąd zrozumieć, które zespoły pracują nad jakimi projektami, będziesz miał lepszą wiedzę na temat istniejącego obciążenia pracą. Teraz, rozbić pracę różnych projektów na mniejsze kawałki, najlepiej pracy wykonanej w tygodniu.
• Ostatni krok jest rozbicie różnych projektów do ich odpowiednich priorytetów. Zanotuj, co wymaga natychmiastowego ukończenia.

Postępowanie zgodnie z tą metodą da ci wyobrażenie o tym, ile pracy każdy zespół wykonuje regularnie.

Przydzielanie zasobów i zadań

Teraz, gdy masz już pojęcie o obciążeniu pracą, przejdźmy do przydzielania zadań. Ważne jest, aby zauważyć, że należy delegować zadania do tych, którzy mogą obsługiwać go najlepiej. Niewłaściwy przydział pracy tutaj może prowadzić do katastrofalnych wyników i czasu spędzonego na próżno.

W związku z tym, Twoja decyzja musi być oparta na doświadczeniu, wyniki i pole wiedzy przy wyborze odpowiedniego człowieka do pracy. W tym kroku, istnieje również kilka innych rzeczy do utrzymania w umyśle, jak również. Niektóre z nich są

• Gdy dishing out zadania, zawsze zacząć od najwyższego priorytetu pracy pierwszy. Ponieważ są one wymagane, aby zakończyć wkrótce, należy zająć się nimi w pierwszej kolejności.
• Po przydzieleniu pracy, należy określić odpowiednie ramy czasowe dla pracy. Tutaj, „odpowiedni” nie oznacza szybki, ale raczej czas wymagany, aby uzyskać to zrobić doskonale. Utrzymanie kalendarza tutaj tak, że jest to łatwe do naśladowania i sprawdzić wyniki.
• Upewnij się, że jesteś przypisanie właściwej osoby z odpowiednim skillset.
• W tym procesie przypisywania obowiązków, obejmują zespół, jak również wiedzieć, czy istnieją jakiekolwiek dodatkowe problemy do pracy. To da im szansę, aby przedstawić swoje poglądy i czuć się cenione.
• Zawsze zrobić to punkt, aby niech kogokolwiek wybrać do pracy, aby zrozumieć, dlaczego wybrałeś go / jej. Tutaj, każde pozytywne wzmocnienie zwiększy poziom motywacji pracowników.

Kontynuacja zmian

Po przydzieleniu zadań, obserwuj postępy członków swojego zespołu. Dzieje się tak dlatego, że nawet najlepiej ułożone plany nie zawsze działają. Dlatego musisz upewnić się, czy wszystko idzie zgodnie z planem, czy nie.

Zakładając, że wszystko idzie dobrze, to dobrze dla Ciebie za dobrze wykonaną pracę! Jeśli nie wszystko idzie tak samo, powinieneś spotkać się z zespołem, aby rozwiązać problemy i ponownie przydzielić zadania.

Poprawa efektywności zespołu

Efektywność zespołu jest zawsze istotnym czynnikiem w dotrzymywaniu terminów i obniżaniu kosztów. W większości przypadków często jest ktoś, kto wykonuje pewne rzeczy szybciej niż inni. Tutaj, oprócz gestu docenienia pracownika, powinieneś spróbować zrozumieć ich taktykę.

Może to być nowe oprogramowanie, którego używają, oryginalna/nowa metoda, itp. Jeśli zadanie może być wykonane szybko, cały zespół musi znać procedurę, jak również. Poza tym, można również podążać za innymi przykładami, aby poprawić wydajność, jak również. Niektóre z nich to

• Wycinanie niepotrzebnych spotkań
• Prawidłowe szkolenie pracowników i rozwój umiejętności zarządzania projektami
• Korzystanie z indywidualnych mocnych stron pracowników

Narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą

Narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą to oprogramowanie, które może rozpowszechniać i monitorować pracę w wielu zespołach i osób na podstawie ich zdolności, umiejętności i dostępności. To oprogramowanie do zarządzania jest ogromną pomocą, ponieważ upraszcza proces i ułatwia śledzenie.

Pomaga w zarządzaniu zadaniami, raportowaniu, zarządzaniu projektami, śledzeniu czasu, współpracy, zarządzaniu klientami itp.

To są kroki do stworzenia najlepszego planu zarządzania obciążeniem pracą w przyszłości.

Koniec

Nieodpowiednie obciążenie pracą jest problemem, z którym borykają się pracownicy na całym świecie. Nie tylko szkodzi ono satysfakcji z pracy personelu, ale także zdrowiu pracowników. Oprócz tych, to wyczerpuje zawsze ważne poziomy zaangażowania pracowników, jak również.

Ale, z właściwego planowania, można uniknąć wszystkich tych negatywnych skutków. Na dzień dzisiejszy, stworzenie planu zarządzania obciążeniem pracą powinno sprawić, że zaczniesz po prostu dobrze.

.