Negocjacje osiągnęły impas, ale obie strony zgadzają się co do jednego: potrzebujesz pomocy w rozwiązaniu sporu. Angażujesz neutralnego mediatora, aby to właśnie zrobił. Zamiast działać jako sędzia, który decyduje kto „wygrywa” lub „przegrywa”, mediator będący osobą trzecią w tej mediacji pomaga stronom w osiągnięciu porozumienia.

Negocjatorzy często czują się nieprzygotowani do mediacji. Sam fakt, że twoje „negocjacje” są teraz oficjalnie „sporem” wystarczy, abyś podszedł do następnego etapu z obawą. Oto jak mediator prawdopodobnie będzie postępował i jak wykorzystać jego obecność, aby zabezpieczyć najlepsze możliwe porozumienie dla Twojej firmy.

Etapy procesu mediacji

Etap 1: Wspólna sesja. Chociaż mediator może skontaktować się z Państwem i drugą stroną z wyprzedzeniem w sprawach logistycznych, negocjacje mediacyjne rozpoczynają się zazwyczaj od wspólnej sesji, która służy edukacji mediatora, ujawnieniu wszelkich różnic w poglądach na fakty oraz wyjaśnieniu, co każda ze stron uważa za satysfakcjonujące rozwiązanie. Liczba obecnych osób będzie się różnić, ale każda ze stron zazwyczaj posiada rzecznika (zazwyczaj prawnika), jedną lub więcej osób zaangażowanych bezpośrednio w spór oraz kogoś z uprawnieniami do wejścia w celu rekomendowania wiążącej ugody.

Na wspólnej sesji, mediator prawdopodobnie zachęci wszystkich uczestników do przedstawienia się i przedstawienia tego, co uważają za fakty i pożądany wynik sporu. Mediator będzie również zadawał pytania, które pozwolą mu lepiej zrozumieć spór i jego dynamikę.

Niektórzy mediatorzy będą kontynuować dyskusje na sesji wspólnej, mając nadzieję, że otwarta wymiana poglądów szybko rozwiąże spór. Wielu mediatorów przechodzi jednak w pewnym momencie do drugiego etapu odrębnych spotkań z każdą ze stron, zwanych caucuses. Jeden z mediatorów mówi, że przechodzi do etapu caucus, kiedy wymiana zdań na wspólnej sesji zaczyna „generować więcej ciepła niż światła”. Jeśli emocje są szczególnie wysokie, mediator może ominąć wspólną sesję i przejść bezpośrednio do caucuses z obawy przed podważeniem wysiłków na rzecz ugody.

Etap 2: Caucuses. Twój mediator zazwyczaj rozpoczyna oddzielne sesje z każdą ze stron od stwierdzenia takiego jak to: „Jak wiecie, cokolwiek powiecie mi w caucusie jest poufne. Nie powtórzę drugiej stronie niczego, czego nie chcecie, abym powtórzył.” Po złożeniu takiego zapewnienia mediator zaczyna zbierać informacje o interesach każdej ze stron. Będzie chciał poznać podstawowe potrzeby lub obawy związane ze sporem, jak również znaczenie, jakie przywiązujecie do każdej z nich.

Uzbrojony w takie informacje, mediator zaczyna przemieszczać się tam i z powrotem pomiędzy zespołami w celu przeprowadzenia serii rozmów, sugestii, propozycji i kontrpropozycji mających na celu wypracowanie rozwiązania, które zaspokoi podstawowe interesy każdej ze stron, proces ten czasami nazywany jest dyplomacją wahadłową. Mediator będzie chciał się dowiedzieć, jakie warunki ugody byłyby dla ciebie do przyjęcia – i jakie, twoim zdaniem, druga strona mogłaby zaakceptować. Może on również spróbować określić alternatywne rozwiązania, które nie są możliwe do zaakceptowania.

Zależnie od złożoności i wagi spraw będących przedmiotem sporu, osiągnięcie porozumienia może zająć kilka godzin, dni, miesięcy, a nawet dłużej. Ostatecznie mediacja prowadzi do rozwiązania w około 80% wszystkich mediowanych sporów. Czasami rozwiązanie jest naprawdę „win-win”. Innym razem jedna strona jest zachwycona porozumieniem, a druga uważa je za ledwo akceptowalne – choć lepsze to niż długa, niepewna i kosztowna podróż po sądach.

Ulepsz swoje wyniki w mediacji

Teraz, gdy już wiesz, jak działa mediacja, oto kilka wskazówek mających na celu zapewnienie, że wyjdziesz z tego procesu z doskonałym porozumieniem.

Porada Mediacyjna #1. Zwróć się o opinię do mediatora.

Prywatne rozmowy mediatora z każdą ze stron prawdopodobnie poprowadzą go w kierunku ram ugody, które zadowolą wszystkich zainteresowanych. Niektórzy mediatorzy dobrowolnie zgłaszają pomysły na ugodę; inni, mniej aktywni, tego nie robią. Rozważ poproszenie mediatora o sugestie dotyczące twojej własnej propozycji ugody.

Taktyka ta nie tylko pomaga ci w określeniu propozycji, która by ci odpowiadała, ale również wykorzystuje wiedzę mediatora o interesach drugiej strony i pomaga ci uniknąć złożenia propozycji, którą druga strona uzna za obraźliwą. Załóżmy, że planujesz początkowo zażądać od producenta komputerów 9,5 miliona dolarów i stopniowo zmniejszać swoje żądanie do zaledwie 2 milionów dolarów. Zamiast po prostu poprosić mediatora o przekazanie tej oferty drugiej stronie, pytasz, co on o niej myśli.

„Druga strona uważa, że twoje obecne roszczenie w wysokości 10 milionów dolarów jest oburzające”, mówi ci mediator. „Propozycja otwarcia w wysokości 9,5 miliona dolarów może uniemożliwić poważne negocjacje. Oto sugestia. Jeśli otworzysz na 7,5 miliona dolarów, będę mógł wskazać na znaczną kwotę, o którą zmniejszyłeś swoje roszczenie. Zasugeruję, że jeżeli następna oferta drugiej strony będzie podobnie umiarkowana, każda ze stron wykaże chęć zawarcia ugody w dobrej wierze i powinniśmy być w stanie to zrobić.”

Chociaż nie masz obowiązku przyjmowania rad mediatora, uznaj, że jego prywatne rozmowy z drugą stroną dały mu znaczną wiedzę na temat interesów drugiej strony. Skorzystanie z tej wiedzy może doprowadzić do ugody, która jest wystarczająco wysoka, aby umożliwić ci realizację twojej szansy inwestycyjnej.

Porada Mediacyjna #2. Przekaż mediatorowi swoje wspaniałe pomysły.

Kiedy rozmowy przeradzają się w spór, negocjatorzy często wyrabiają sobie negatywne opinie o sobie nawzajem. Gdyby tylko druga strona negocjowała w dobrej wierze, możesz pomyśleć, że rozwiązalibyśmy ten problem już dawno temu. Takie poglądy mogą prowadzić każdą ze stron do reagowania na propozycje ugodowe drugiej strony ze sceptycyzmem – tendencja, którą psychologowie nazwali reaktywną dewaluacją.

Oczywiście, sceptycyzm nie wróży dobrze porozumieniu.

Twój mediator może pomóc ci pokonać tę barierę. Wyobraź sobie, że rozmowy z mediatorem doprowadziły Cię do opracowania nowatorskiego planu ugody: proponujesz wspólne przekazanie delikatnych laptopów publicznym systemom szkolnym (które mogą je przykręcić, aby ich kruchość nie stanowiła problemu) w krajach, w których prowadzisz interesy.

Ten ruch mógłby wygenerować korzystną reklamę dla producenta i dla Ciebie, a jednocześnie zapoznać uczniów (przyszłych nabywców komputerów) z obiema firmami. Zamiast ryzykować, że producent reaktywnie zdewaluuje Twój pomysł, zaproponuj mediatorowi, aby przedstawił go jako swój własny pomysł. Jeżeli mediator uzna, że twój plan jest uczciwy i ma wartość merytoryczną, może pomóc ci go dopracować – i przedstawić w sposób, który zminimalizuje sceptycyzm drugiej strony.

Porada mediacyjna nr 3. Zrób test rzeczywistości.

Niekiedy nierealistyczne poglądy członków twojego własnego zespołu okażą się główną barierą na drodze do ugody. Jeśli nie rozumieją oni interesów lub priorytetów drugiej strony, mogą opowiadać się za stanowczością i oczekiwaniem na ustępstwa. A może niektórzy członkowie twojego zespołu mają przesadne wyobrażenie o prawdopodobieństwie, że w razie braku rozstrzygnięcia sąd orzeknie na twoją korzyść.

Twoja zdolność do przekonania kolegów o nierealistycznym charakterze ich poglądów jest ograniczona; w końcu jeśli zbyt mocno im się sprzeciwisz, mogą zwątpić w twoją lojalność. Dlatego, negocjując w zespole, wykorzystaj mediatora do wzmocnienia swojej pozycji, pytając o jego poglądy na temat wewnętrznej debaty: „Jak prawdopodobne jest, że druga strona się podda? Jakie jest prawdopodobieństwo, że zwyciężymy w sądzie?”. Członkowie twojego zespołu są skłonni przyznać specjalny status neutralności i doświadczeniu mediatora.

Wiedzieć, kiedy powiedzieć nie

Jak skorzystasz z tych technik, pamiętaj, że twoje interesy i interesy mediatora mogą nie być identyczne. Jedynym interesem mediatora jest pomoc stronom w osiągnięciu ugody. Jest to również twój interes, oczywiście – ale tylko wtedy, gdy ugoda jest lepsza niż alternatywy bez ugody, takie jak proces lub zakończenie relacji z drugą stroną.

Tak więc, musisz zadać sobie pytanie, czy podążanie za radą mediatora doprowadzi do porozumienia, które jest lepsze dla twojej strony niż brak porozumienia w ogóle. Wyobraź sobie, że po dwóch intensywnych dniach propozycji i kontrpropozycji Ty i producent komputerów zgodziliście się na wspólną darowiznę zbyt kruchych laptopów dla szkół publicznych, ale nie w sprawie kwoty, jaką producent zapłaci Ci za utracone zyski. Ostatnio żądaliście 1,75 miliona dolarów.

Mediator proponuje, abyście zaakceptowali 1,5 miliona dolarów, wraz z różnymi innymi zobowiązaniami ze strony producenta. Chociaż te interesy mogą być warte więcej niż 0,25 miliona dolarów, nie sposób przypisać im jednoznacznej wartości finansowej. Mediator mówi ci, że jest przekonany, iż druga strona zaakceptuje tę propozycję i że jeśli ją przyjmiesz, spór zostanie rozwiązany w sposób zadowalający.

Co powinieneś zrobić? Przede wszystkim nie należy przyjmować propozycji mediatora tylko dlatego, że ciężko pracował, aby pomóc wam osiągnąć porozumienie. Zamiast tego należy zadać sobie pytanie, czy można to zrobić jeszcze lepiej. Dlaczego nie powiedzieć mediatorowi, że chcesz zarówno 1,75 miliona dolarów, jak i proponowanych zobowiązań?

Druga strona może zgodzić się na taki układ. Jeżeli nie, możesz stopniowo zmniejszać swoje żądania finansowe, aż druga strona się zgodzi lub zdecydujesz się na alternatywne rozwiązanie. Pamiętaj, że celem mediacji nie jest zadowolenie mediatora, ale zabezpieczenie jak najlepszego dla ciebie porozumienia.

Czy są jakieś istotne wskazówki dotyczące mediacji, które mogliśmy przeoczyć? Daj nam znać w komentarzach.

Powiązany artykuł o mediacji: Examples of Alternative Dispute Resolution (ADR): How Mediation Works

Adaptacja z „Get the Best Deal Possible in Mediation”, autorstwa Stephena B. Goldberga (profesor, Northwestern Law School), opublikowanego po raz pierwszy w biuletynie Negotiation, listopad 2006 r.

Oryginalnie opublikowane w 2012 r.

.