Portable Document Format (PDF) jest standardowym formatem dla internetowej „elektronicznej” publikacji dokumentów. PDF pozwala wydawcy zapewnić, że dokument wygląda tak samo online, jak w formie drukowanej. PDF jest unikalny w swojej „międzyplatformowej” użyteczności, i jeśli jest skonstruowany i oznaczony poprawnie, będzie wyglądał tak samo na różnych systemach bez konieczności instalowania specjalistycznych czcionek lub polegania na bazowych pakietach systemu operacyjnego. Prawidłowe tagowanie wizualnych i strukturalnych komponentów dokumentu zapewnia również, że dokument będzie dostępny, co oznacza, że technologie wspomagające (tj. czytniki ekranu takie jak JAWS, itp.) dostarczają tych samych informacji czytelnikom niedowidzącym, co czytelnikom widzącym.

Podstawowym wymaganiem dla dostępnego, a zatem zgodnego dokumentu PDF, jest to, że struktura znaczników w pełni reprezentuje informacje wizualne dostarczane przez sam dokument. Proces określania tego wymaga od remediatora przejrzenia każdej strony w dokumencie w celu zapewnienia, że jest ona zgodna ze wszystkimi wymaganiami dostępności i zmodyfikowania struktury znaczników strony, gdy jest to wymagane w celu zapewnienia zgodności.

Remediacja jest przeprowadzana na poziomie globalnym (dokumentu) i poprzez przegląd każdej strony w dokumencie. Przepływ pracy jest prosty, a po jego zakończeniu remediator sprawdza zgodność dokumentu przy użyciu automatycznych programów sprawdzających, takich jak Adobe Acrobat „Full 508” check, PAC, Common Look, itp. oraz procesu ręcznego przeglądu, zarówno wizualnego, jak i przy użyciu screenreadera. Zremediowany dokument i raporty z remediacji są dostarczane klientowi wraz z notatkami na temat wykonanej pracy.

Wymagania dostępności/zgodności poszczególnych klientów są różne, ponieważ nie ma prawnie wiążącego zestawu wymagań dostępności PDF obecnie zdefiniowanych przez U.S. Access Board. Klienci mają pewną swobodę w sposobie, w jaki decydują się opracowywać dokumenty PDF, aby były zgodne z wymaganiami Sekcji 508. Na przykład, HHS ma kompleksową listę kontrolną dla swoich zakontraktowanych dokumentów, ale pominięcie pozycji na liście kontrolnej HHS nie oznacza, że dokument nie jest zgodny (tj. rozporządzenie jest szerokie i nie wchodzi w szczegóły, takie jak formaty URL). Z drugiej strony, każdy dokument, który przejdzie całą listę kontrolną HHS jest z pewnością zgodny.

PDF/UA został opracowany w celu stworzenia bardziej szczegółowych standardów dostępności. „UA” oznacza Universal Accessibility; oznaczenie PDF/UA poświadcza, że dokumenty są zgodne z normą ISO 14289, nowym międzynarodowym standardem dla dostępnych plików PDF. 18 lutego 2015 US Access Board ogłosiła swoją Propozycję Reguły dla federalnej polityki USA w sprawie Sekcji 508, i określa PDF/UA jako odpowiednik WCAG 2.0 dla „odpowiedniej zawartości”.

Celem jest dostępność dla wszystkich; 30 milionów Amerykanów ma jakąś niepełnosprawność, więc dokumenty, które są dostępne nie są tylko „legalne”, ale są bardziej wartościowe, ponieważ zapewniają uniwersalny dostęp. Właściwa naprawa jest kluczem do dostępności.

.