De lente is vorige week misschien pas begonnen, maar het is nu al tijd om na te denken over ideeën voor fondsenwerving voor de zomer. Dankzij de vele feestdagen en meer ontspannen schema’s is de zomer de perfecte gelegenheid om donateurs te werven met kleinere evenementen en korte donatiecampagnes. Nog beter, u zult moeten concurreren met minder concurrentie van andere non-profitorganisaties om op te vallen in een overvolle ruimte.

Eén strategie is het organiseren van een liefdadigheidsgolftoernooi. Waarom zijn ze zo populair?

1. Terwijl ze tijdrovend zijn, vergen golftoernooien over het algemeen minder planning dan het jaarlijkse gala of liefdadigheidsbal.
2. Perfect voor de “zomer dip” wanneer donoren op zoek zijn naar nieuwe manieren om van het warme weer te genieten.
3. Biedt een andere invalshoek om donoren te bereiken die niet geïnteresseerd zijn in het bijwonen van een gala.
4. Eenvoudig om de kosten te dekken door middel van inschrijvingen van golfers.
5. Gemakkelijk tempo biedt voldoende tijd voor socialiseren en netwerken.
6. Brengt supporters tussen het jaarlijkse gala en de eindejaarscampagne.

Als u op zoek bent naar het opvullen van enkele gaten in uw zomerontwikkelingsstrategie, kunnen golftoernooien een goede plek zijn om te beginnen.

Om te helpen, gingen we om de tafel zitten met Holly Kennedy, PGA Pro en mede-oprichter van Kennedy Golf Tournament and Event Planning in San Diego, Californië, voor een aflevering van onze podcast voor fondsenwerving, Events with Benefits. Ze deelt kritische best practices en ideeën voor unieke golfevenementen, waaronder:

• Hoe spelers, donaties en sponsoring te krijgen
• Hoe te combineren met een veiling (Wist u dat 92% van alle toernooien een veiling heeft?
• Unieke, onderhoudende miniproeven om op de baan te spelen
• Wanneer een paddle raise
• Tips om een goedkoper golftoernooi te organiseren, en meer!

Of u nu al jaren een golfevenement organiseert of er voor het eerst een overweegt, lees verder over 10 concrete strategieën om het meeste uit uw toernooi te halen. (Plus, bekijk de volledige podcast voor uw kans om een gratis rondje golf te spelen!)

Bedenk de drie armen van een winstgevend golftoernooi.

• Spelers en deelnemers. Zonder spelers kan je geen toernooi hebben.
• Donaties. Donaties in natura kunnen geschenken zijn aan de spelers, wedstrijdprijzen, verlotingsprijzen of veilingitems. Zij voegen waarde en opwinding toe aan het evenement.
• Sponsoring. Dit zijn alle soorten financiële donaties die u ontvangt om de kosten van het golftoernooi te dekken. Om sponsors aan te trekken, moet u uw sponsors zo vaak mogelijk in de schijnwerpers plaatsen. Je kunt je beter vergissen aan de kant van “te veel” zichtbaarheid dan te weinig.
  • Probeer logo’s te plaatsen op het reglement, bewegwijzering, de toernooisite, sociale media en meer.
  • Je kunt ook sponsors aanwijzen voor mini-wedstrijden en spelletjes (meer daarover hieronder).

Als je kunt, wijs dan een lid van het golfcomité aan om toezicht te houden op elke tak. Als ze alle drie als een goed geoliede machine samenwerken, zal uw evenement winstgevend zijn en aanzienlijke bedragen voor uw doel opbrengen.

Integreer een veiling.

“In de afgelopen zes jaar heb ik ongeveer 12 evenementen per jaar gedaan, en ik zou zeggen dat alle evenementen, op een of twee na, uiteindelijk een of andere veiling bevatten,” beweert Kennedy.

Veilingen zijn een geweldige kans om extra geld voor uw doel in te zamelen naast de inschrijvings- of registratiekosten.

Hier zijn Kennedy’s tips voor het koppelen van uw golftoernooi met gerichte, strategische veilingitems.

Veiling alleen items die zowel uniek als waardevol zijn.

Een ding dat groepen vaak onderschatten, is het belang van het type items dat u hebt, en hoe u ze samenstelt, zegt Kennedy.

“Ik zie veel groepen proberen om al hun donaties te gebruiken als veilingitems, maar ze hebben niet de waarde of uniciteit die nodig is voor mensen om daadwerkelijk veel geld te bieden.”

Haar oplossing: Wees kieskeurig. Blijf bij items die exclusief en waardevol zijn.

“Overweeg om elke ervaring op te nemen die mensen anders misschien niet in handen kunnen krijgen of deel van kunnen uitmaken, zoals een geweldige golftrip. U kunt ook items combineren om extra waarde te creëren,” adviseert ze.

Gebruik niet te veel items (4 tot 6 werkt prima).

In tegenstelling tot een gala, waar iedereen naar een feest is gekomen wetende dat het hoogtepunt van de fondsenwerving en het entertainment de veiling is, hebben golftoernooien veel componenten. Er is diner, prijzen, wedstrijden… en niet te vergeten het hoofdevenement:

Dus, hoeveel items zijn geschikt voor deze unieke omgeving?

“Ik heb gezien dat de meest succesvolle live veilingen tussen de 4 en 6 items blijven. De stille veiling kan tussen de 10 en 25 items bieden”, zegt Kennedy. “Grotere, meer gevestigde evenementen kunnen tot 60 items hebben, maar die zijn een zeldzaamheid.”

Na een lange, fysiek vermoeiende dag, wil je de interesse van het publiek niet verliezen.

Houd de live veiling snel. Uw donateurs zullen nog steeds plezier hebben en veel geld uitgeven aan de juiste items, zonder te moe te worden, of erger nog, het gevoel te hebben dat ze worden afgezet.

Koop items met een brede aantrekkingskracht (niet alleen golf).

Laten we het eerst eens hebben over golfreizen. Met een publiek van golfers is een toernooi ongetwijfeld een uitgelezen kans om geld in te zamelen voor uw doel met behulp van bucketlist golf Experiences.

Winspire biedt meer dan een dozijn ongelooflijke golfexcursies in Pebble Beach, Scottsdale, Ierland, helemaal tot het bijwonen van toernooien zoals THE PLAYERS Championship. Ze nemen slechts enkele minuten in beslag om te reserveren en kosten niets vooraf om in uw evenement op te nemen. Bekijk hieronder ons volledige aanbod aan golfreizen.

Veilingen die zich beperken tot golfartikelen – de set van vijf ijzers, de rondes golf – doen het niet zo goed. “Als je ze kunt verpakken met iets anders dan golf, heb ik veel meer succes gezien,” beweert Kennedy.

In plaats van je alleen te richten op het thema golf, probeer je te brainstormen over dingen die mensen graag doen en waarvoor ze normaal zelf geen geld zouden uitgeven.

Unieke lokale ervaringen zoals box seats op de renbaan met een diner in een gastronomisch restaurant, of reizen naar een timeshare in een plaatselijk skiresort, doen wonderen. Ook populair: excursies op het water (zoals dinercruises of zeilavonturen), en “ondeugd items”: denk fijne scotch selecties, wijnbomen en Cubaanse sigaren.

Finitief, terwijl golftoernooien de neiging hebben om meer mannen dan vrouwen aan te trekken, houd in gedachten dat de meeste van deze mannen significante anderen hebben. Dus het is slim om verwennerij items zoals een wijnproeverij reis of winkelen spree.

Hoe breder de aantrekkingskracht van een item, hoe hoger het bieden zal gaan.

Bied de mogelijkheid om alleen diner tickets te kopen.

Speaking van significante anderen-overweeg het toestaan van partners of vrienden van golfers om de after party, diner of receptie bij te wonen.

Dit is een gemakkelijke manier om meer kaartjes te verkopen, het aantal deelnemers te verhogen en meer geld in te zamelen.

Doe gewoon een vermelding van de optie op het promotiemateriaal en zet een vakje met de tekst ‘Golf niet, maar wil wel graag mee-eten’ op de registratieformulieren.

Plan het verloop van de dag.

Golftoernooien zijn een lange, volle dag, met veel bewegende onderdelen. Net als de tijdschema’s van liefdadigheidsveilingen, is de flow van een golfevenement van het grootste belang voor succes.

Kijk eens naar deze vraag die we onlangs ontvingen van Stephanie B. in Bend, Ore.:

“Hallo Winspire, onze veiling volgt op ons golftoernooi en ik maak me zorgen over de timing. De meeste mensen zullen al de hele middag buiten zijn. We moedigen hen aan om een gast mee te nemen naar het diner en anderen uit te nodigen om het diner en de veiling bij te wonen (die niet aan het golfen zijn). Kunt u enig advies geven over de timing met dit in gedachten? Er zullen ook golfprijzen worden uitgedeeld.”

De ervaring van de spelers moet geweldig zijn vanaf het moment dat ze het terrein betreden tot ze vertrekken.

Benefietveilingmeester Heath Hale’s kijk op de situatie:

“Hoi Stephanie, Bedankt voor je vraag. Dit is een moeilijke strategische vraag, maar kan worden uitgevoerd voor succes. Ik denk dat je gelijk hebt met het schema en hen te vragen om extra gasten te laten opdagen na het toernooi.

We hebben een zeer succesvol golftoernooi / veiling / diner evenement elk jaar dat er als volgt uitziet: De golf tourney eindigt, bar is open, stille veiling items zijn uit en buffet diner wordt geserveerd. Op een klein podium heet iemand iedereen welkom en zegt dat de winnaars van het toernooi zo bekend zullen worden gemaakt – maar eerst moet u deze video bekijken over waarom we hier allemaal zijn en welke impact we kunnen maken. We spelen de video af, houden de live veiling, en houden er dan een paddle raise in. Tenslotte worden de golf winnaars bekend gemaakt, en een band of DJ sluit de avond af.

Hoop dat dit helpt en veel succes! Heath.”

Om verwarring en “dode tijd” voor uw donateurs te minimaliseren, zorg ervoor dat alles tot op de minuut is gecoördineerd met de golfbaan.

“Je wilt nooit hiaten tussendoor,” benadrukt Kennedy. “Zorg ervoor dat uw evenementenplanner communiceert met de golfshop en de cateringafdeling voortdurend updates geeft: ‘Onze groep heeft misschien nog 20-30 minuten over, laten we ons erop voorbereiden dat ze binnen die tijd van de baan komen.’ Zorg dat de rondleidingen worden gecoördineerd met het golfpersoneel; zorg dat de gasten in de zaal zijn; en houd je aan die strikte tijdlijn voor het avondprogramma.”

Bottom line: Laat iemand aan het roer staan die toezicht houdt op de tijdlijn en zorgt voor een vlotte doorstroming.

Stel het budget al vroeg vast.

Als het de eerste keer is dat je een golftoernooi organiseert, is de kans groot dat je je afvraagt hoeveel je moet vragen voor inschrijving en registratie.

Het antwoord is, dat hangt af van je budget.

“Het opstellen van een budget is zo belangrijk – zelfs voordat je een datum of een baan kiest,” zegt Kennedy. “Ga met je comité om de tafel zitten en werk aan een budget dat rekening houdt met wat je wilt verdienen en hoeveel je publiek kan uitgeven om deel te nemen.”

Ontdek of een peddelverhoging geschikt is voor je evenement.

We hebben in het verleden gezegd dat vrijwel elk liefdadigheidsgala baat kan hebben bij een fund-a-need, special appeal of paddle raise.

Golftoernooien zijn echter een ander verhaal.

“Paddle raises passen niet bij elk evenement, en ik heb het in beide richtingen zien gaan”, zegt Kennedy. “Als het publiek heeft deelgenomen aan andere evenementen met uw goede doel waar er een peddelverhoging is, of ze zijn bekend met het concept en verwachten het, dan kunt u overwegen er een op te nemen.

“Aan de andere kant heb ik groepen gezien, vooral groepen die voor het eerst een peddelverhoging probeerden in te bouwen bovenop een veiling, een loterij, een kansentrekking … en het momentum kwam gewoon nooit op gang.”

Er is niets verfoeilijkers dan in een zaal te zitten waar iemand om geld vraagt en niemand zijn hand opsteekt.

Dus wil je goed kijken naar het publiek, wie er in die zaal gaat zitten, en hun vermogen om te geven.

Mix de dingen met leuke minigames of wedstrijden.

Je kunt wedstrijden op de baan houden, of minigames. Voorbeelden hiervan zijn de bal het dichtst bij een doel te krijgen, of een prijs uit te loven voor de langste putt, de rechtste drive, de langste drive, enzovoort.

Probeer een typische inschrijving voor een golftoernooi te upsellen met een volledig “spelpakket” dat ook het recht omvat om de spellen te spelen en prijzen te winnen. (Deze worden soms “mulligan-pakketten” genoemd, maar de term mulligan heeft de neiging om langere tijd op de baan en mensen die vals spelen te impliceren … dus houd het leuk met “games”!)

Hier zijn twee leuke spelideeën die Kennedy onlangs non-profitorganisaties heeft zien gebruiken:

• Roll the Dice: Breng reusachtige opblaasbare dobbelstenen voor spelers om te rollen wanneer ze bij een bepaalde hole aankomen, wijs vervolgens verschillende posities toe voor elk van de uitkomsten. Bijvoorbeeld, als iemand een even en oneven nummer gooit, kan hij vanaf een bepaalde tee slaan; als een paar wordt gegooid, kan de speler op de 150 yard lijn slaan; enzovoort. “Het is een leuke manier voor spelers om te communiceren met medewerkers van de non-profit, plus mogelijk een lagere score op de hole te krijgen omdat ze in staat waren om hun drives van verder langs de green te slaan,” legt Kennedy uit.
• Raad je afstand: Neem twee vrijwilligers: één staat bij de tee box met een rangefinder of yardfinder, en een andere op de fairway. Laat de speler raden hoe ver hij zijn drive gaat slaan, en sla dan de bal. (De vrijwilliger op de fairway loopt dan naar de plaats van de bal.) U kunt dan de afstand noteren en prijzen uitreiken aan degenen die het dichtst bij de bal zitten, hetzij ter plekke hetzij aan het eind van de dag.

Bonustip: Games zijn een uitstekende gelegenheid om sponsors in te schakelen. U kunt bijvoorbeeld een plaatselijke verzekeringsmaatschappij een restaurantcadeaukaart van $50 laten doneren, plus $500 als sponsor van het spel “Raad uw afstand” op hole 9.

Spelers verwachten niet dat ze grote geldbedragen winnen met spelletjes, maar iets als een lekkere fles wijn, een cadeaubon voor Starbucks of elektronische gadgets zijn leuke prikkels die de dag breken.

🔊 Deze week op Events with Benefits: Golftoernooien met Holly Kennedy

Het bericht van vandaag was slechts een voorproefje van de informatie die werd verstrekt door Holly Kennedy, professioneel evenementenplanner en PGA-pro, in de nieuwste aflevering van onze podcast voor fondsenwerving voor evenementen, Events with Benefits. Kennedy geeft tips van onschatbare waarde voor het opzetten van het perfecte golftoernooi.

Klik op play hieronder om de 40 minuten durende podcast te beluisteren (of klik hier om de volledige site te bezoeken).