Het is weer die tijd van het jaar – belastingtijd. Als eigenaar van een klein bedrijf heb je geen tijd om te rotzooien. U moet uw belastingaangifte snel doen. Gelukkig staat u niet alleen in de race om de deadline van dit jaar te halen. Met deze gids (en uw boekhoudsoftware) laten we u zien hoe u volledig bent voorbereid op dit belastingseizoen.

In dit bericht behandelen we alles wat u nodig hebt om u te helpen u voor te bereiden op uw belastingaangiften. We bespreken hoe u uw boekhoudsoftware up-to-date kunt maken voordat u aangifte doet, welke boekhoudrapporten u nodig hebt om uw belastingformulieren in te vullen, belangrijke informatie over het indienen van aangiften en nog veel meer. We hebben ook een checklist voor belastingvoorbereiding om te downloaden, zodat u geen enkele stap over het hoofd ziet. Download deze checklist om de belasting voor te zijn en lees verder voor een aantal van onze tips en trucs voor de belastingaangifte.

De checklist voor de belastingaangifte van Merchant Maverick (PDF)

Wat u moet doen om de belasting voor kleine ondernemingen voor te bereiden

De belastingaangifte hoeft niet moeilijk of stressvol te zijn. Wij zullen het hele proces in zes eenvoudige stappen onderverdelen, zodat u uw kleine onderneming met succes kunt voorbereiden op de belasting. Volg deze stappen en onze gratis checklist voor belastingvoorbereiding om u te helpen bij het voorbereiden en indienen van uw kleine zakelijke belastingen:

Stap 1: Zorg dat u algemene persoonlijke & zakelijke informatie bij de hand hebt

Voor het indienen van uw belastingen is persoonlijke basisinformatie nodig. U wilt deze bij de hand hebben om te gebruiken op uw belastingformulieren of opgeschreven hebben voor uw accountant of belastingprofessional als u er een hebt ingehuurd om uw belastingaangifte in te dienen. De informatie die nodig is, is vrij eenvoudig, maar u wilt ervoor zorgen dat u (of uw belastingprofessional) de juiste informatie invoert om vertragingen bij de belastingdienst te voorkomen. Deze informatie omvat:

• Persoonlijke basisinformatie: Dit omvat uw wettelijke naam en adres. Als uw wettelijke naam onlangs is gewijzigd (bijvoorbeeld na een huwelijk), controleer dan of uw naam is gewijzigd via de Social Security Administration. Om vertraging of afwijzing van uw aangifte te voorkomen, moet uw naam overeenkomen met wat er in het bestand van de SSA staat.
• Basisgegevens over uw bedrijf: Als uw bedrijf opereert onder een andere naam dan uw eigen naam, moet u de volledige wettelijke naam van uw bedrijf op uw belastingaangifte vermelden. U moet ook uw bedrijfsadres opgeven.
• Burgerservicenummer: Uw burgerservicenummer is vereist om uw belastingen in te dienen. Net als alle andere informatie, zorg ervoor dat er geen typefouten zijn die uw aangifte kunnen vertragen.
• Werkgeversidentificatienummer: Afhankelijk van de juridische structuur van uw bedrijf, hebt u mogelijk een Federal Employer Identification Number (EIN) dat is uitgegeven door de IRS. Als uw bedrijf een EIN heeft, moet deze aan uw belastingaangifte worden toegevoegd.

Stap 2: Weet welke belastingformulieren u moet indienen

Een van de meest kritieke stappen bij het indienen van uw belastingen is ervoor zorgen dat u de juiste formulieren invult en indient bij de IRS. Welke formulieren u moet indienen, hangt helemaal af van het type klein bedrijf dat u hebt: Eenmanszaak, partnerschap, vennootschap, S-vennootschap, of LLC. De IRS Business Structure site zal u vertellen welke belastingformulieren u moet indienen, afhankelijk van uw bedrijf. Enkele van de meest voorkomende zijn inkomstenbelasting, Schedule Cs, 1099-MISCs, W-2s, en W-4s.

Als u een accountant inhuurt om uw belastingen voor u te doen, zal hij of zij u kunnen vertellen welke formulieren u moet indienen. Accountants rekenen vaak per uur, dus het hebben van de nodige informatie in plaats vanaf het begin bespaart hen tijd en bespaart u geld. Voorbereid zijn is het beste cadeau dat u hen (en uzelf) kunt geven.

Naast weten welke formulieren u moet indienen, is het ook essentieel om uw deadlines te kennen. Terwijl een schema C, bijvoorbeeld, kan worden ingediend met uw individuele inkomstenbelastingaangifte die op 15 april moet worden ingediend, hebben andere formulieren (zoals de 1120-S voor S-corps) andere vervaldata zoals vastgesteld door de IRS.

Step 3: Registreer inkomsten & Uitgaven

Nauwkeurigheid is van vitaal belang bij het melden van uw inkomsten en uitgaven. Voorkom controles, boetes en kosten door uw inkomsten en uitgaven nauwkeurig bij te houden. De gemakkelijkste manier om dit te doen? Uw boekhoudsoftware.

Uw boekhoudsoftware maakt het gemakkelijk om uw inkomsten en uitgaven het hele jaar door bij te houden. U kunt functies gebruiken zoals het scannen van bonnetjes en het automatisch toevoegen van transacties van uw bankrekening om inkomsten en uitgaven eenvoudig en nauwkeurig vast te leggen. Deze gegevens kunt u vervolgens gebruiken bij het indienen van uw belastingaangifte. Heeft u geen boekhoudsoftware? Bekijk onze beoordelingen van boekhoud- en boekhoudsoftware, zodat u voorbereid bent op het volgende belastingseizoen.

Bij het registreren en rapporteren van uw inkomsten en uitgaven, zijn er een paar dingen om in gedachten te houden. Ten eerste, zorg ervoor dat uw zakelijke en persoonlijke uitgaven gescheiden worden gehouden. De eenvoudigste manier om dit te doen is door afzonderlijke bankrekeningen aan te houden, maar u kunt ook uw boekhoudsoftware gebruiken om transacties te scheiden. U moet ook uw uitgaven categoriseren – een taak die gemakkelijk kan worden afgehandeld door de meeste boekhoudsoftwareprogramma’s.

Wanneer u uw boekhoudsoftware gebruikt, is het ook belangrijk om te bepalen welk type boekhouding u voor uw bedrijf zult gebruiken: op kasbasis of op transactiebasis. Dit beïnvloedt de manier waarop u uw inkomsten van jaar tot jaar rapporteert. Bij een boekhouding op transactiebasis wordt een transactie geboekt zodra ze plaatsvindt, zelfs als er nog geen geld is uitgewisseld. Een transactie wordt bijvoorbeeld geboekt nadat een factuur is verzonden of een rekening is ontvangen. Bij het kasstelsel daarentegen worden transacties geboekt zodra een factuur is betaald of een betaling van een klant is ontvangen.

De boekhoudmethode die u gebruikt, maakt een verschil bij het indienen van uw belastingen. Niet zeker van wat het beste is voor uw bedrijf? Bekijk ons artikel, Cash VS Accrual Accounting: Which Is Better For Your Business, om te bepalen wat voor u de juiste keuze is.

Ten slotte, zorg ervoor dat u belangrijke documenten bewaart, zoals bonnetjes, geannuleerde cheques en rekeningen, zodat u voorbereid kunt zijn als uw aangifte door de IRS wordt gecontroleerd.

Stap 4: Voer financiële rapporten uit

Het hebben van uw financiële rapporten klaar wanneer het tijd is om uw belastingen in te dienen, zal het hele proces sneller en gemakkelijker maken voor zowel u als uw accountant. Gelukkig, als u het hele jaar door boekhoudsoftware hebt gebruikt, is het uitvoeren van financiële rapporten eenvoudig.

Welke rapporten moet u voorbereiden voor de belastingtijd? Begin met deze:

• Balans
• Winst &Verliesrekening
• Inkomstenverslag
• Uitgavenverslag
• Inventariswaardering
• Totale kosten van goederen (COGS)
• Samenvatting omzetbelasting
• Samenvatting salarisadministratie
• Kilometerstand
• Logboek afschrijvingen activa

Het is ook belangrijk op te merken dat zelfs nadat u uw belastingen hebt ingediend, u de hierboven voorbereide gegevens moet bewaren; Ze zullen ongelooflijk belangrijk zijn als de IRS besluit om u te controleren ergens langs de lijn.

Hoe lang moet ik mijn bedrijfsadministratie bewaren, vraagt u? Veel mensen zullen je vertellen drie jaar, maar in sommige gevallen kan de IRS een audit tot zes jaar na een indiening (of zelfs een onbepaalde periode, afhankelijk van de reden voor de audit). Belastingaangiften zijn absoluut een geval waarin het beter is om het zekere voor het onzekere te nemen. Lees ons artikel over 12 tips om een belastingcontrole te voorkomen voor meer informatie.

Stap 5: Bepaal uw aftrekposten

Welke ondernemer houdt er niet van om geld te besparen? Houd meer van uw inkomsten in uw zak door te profiteren van de aftrekposten die uw belastbaar inkomen kunnen verlagen – waardoor uw belastingdruk daalt. Een belangrijk ding om hier op te merken is dat het bijhouden van uw aftrekposten gedurende het hele jaar het belastingaangifteproces kan vereenvoudigen.

Hoewel, als u dit jaar uw aftrekposten niet hebt bijgehouden, neem dan deze tijd om uzelf vertrouwd te maken met standaard zakelijke aftrekposten, gebruik eventuele aftrekposten die van toepassing zijn op uw bedrijf, en plan om uw aftrekposten in de toekomst bij te houden.

Enkele aftrekposten die op uw bedrijf van toepassing kunnen zijn, zijn onder meer:

• “Pass-Through” Income Deduction: Dit is een van de nieuwste aftrekposten die in de Tax Cuts and Jobs Act worden beschreven. Kleine bedrijven die hiervoor in aanmerking komen, kunnen een inkomensaftrek van 20% krijgen. Praat met uw accountant of een belastingprofessional om erachter te komen of u in aanmerking komt voor deze aftrek.
• Kantoor aan huis: Als u een speciale ruimte in uw huis hebt die uitsluitend voor zaken wordt gebruikt, komt u mogelijk in aanmerking voor de thuiskantooraftrek. U kunt een deel van uw kosten aftrekken, zoals voor nutsvoorzieningen, verzekeringen en reparaties. Of u kunt kiezen voor de vereenvoudigde aftrek van $ 5 per vierkante voet tot 300 vierkante voet.
• Huur: huurbetalingen voor uw bedrijfsruimte kunnen worden afgetrokken op uw belastingaangifte.
• Reclame & Marketing: Niet alleen reclame en marketing brengt nieuwe klanten (en meer omzet), maar deze uitgaven zijn volledig aftrekbaar komen belasting time.
• Voertuig kosten: Als u een auto of vrachtwagen voor uw bedrijf gebruikt, kunt u deze kosten aftrekken op uw belastingaangifte. U kunt ervoor kiezen om uw uitgaven te specificeren (denk aan gas, onderhoud en verzekering), of u kunt de standaardaftrek nemen tegen het tarief dat is vastgesteld door de IRS.
• Benodigdheden: Kantoorbenodigdheden en andere benodigdheden die worden gebruikt om uw bedrijf te runnen, zijn aftrekbare kosten.
• Software: Bedrijfsgerelateerde software, waaronder uw boekhoudsoftware, kan worden afgeschreven op uw belastingaangifte.
• Werknemersuitgaven: Werknemerslonen, bonussen, voordelen, en opleidingskosten zijn allemaal aftrekbaar.
• Verzekering: U kunt zakelijke verzekeringspremies afschrijven, evenals ziektekostenverzekeringspremies als u zelfstandig ondernemer bent.
• Reisuitgaven: Als u voor zaken reist, kunnen dergelijke kosten zoals uw vervoer en verblijf worden afgetrokken op uw zakelijke belastingaangifte.

Dit zijn slechts een handvol van de aftrekposten die kunnen helpen uw belastingdruk te verminderen. Bekijk onze volledige lijst met aftrekposten voor kleine bedrijven om meer te weten te komen over hoe u dit belastingseizoen geld kunt besparen. U kunt uw aftrek ook maximaliseren door te praten met een accountant of belastingprofessional.

Een laatste ding om op te merken is om ervoor te zorgen dat u al uw bonnen en administratie bewaart om deze aftrekposten te kunnen ondersteunen in het geval van een audit.

Stap 6: Haal het meeste uit uw boekhoudsoftware

Als u uw belastingen zelf indient, is het ongelooflijk belangrijk om uw onderzoek te doen en te profiteren van alle mogelijke bronnen – inclusief uw boekhoudsoftware. De meeste boekhoudsoftwarebedrijven bieden een zekere mate van fiscale ondersteuning. Lees onze gids, Het geheim van een gemakkelijk en stressvrij belastingseizoen voor uw bedrijf, om te weten te komen welke belastingformulieren uw software ondersteunt. Er zijn ook veel belastinghulpmiddelen voor kleine ondernemingen voor wie een helpende hand nodig heeft, waaronder:

• Virtuele IRS-workshops: Bij twijfel, vraag het de IRS. De IRS heeft negen video’s voor eigenaren van kleine bedrijven, evenals alle informatie die nodig is voor het indienen van belastingaangiften.
• First-Time Business Owners: A Brief Guide to Tax Filings: De Ondernemer samen een handige belastingaangifte gids voor degenen onder u die nieuw zijn om zakelijke belastingen.
• Careful Cents: Careful Cents is een blog gerund door belastingdeskundige Carrie Smith, die twee gratis boeken biedt – “Tax Toolkit: A Checklist for Self-Employed Biz Owners” en “The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions.”

Getting Started With Our Business Tax Prep Checklist

Verleidt om te wachten tot de laatste minuut om uw belastingen in te dienen? Wacht niet – wees voorbereid, dien uw belastingen in, en ga het nieuwe jaar in met aandacht voor andere aspecten van uw bedrijf. Nadat u de informatie in dit artikel hebt doorgenomen, kunt u onze checklist voor de belastingaangifte downloaden. Deze checklist kan u helpen ervoor te zorgen dat u alles hebt wat u (of uw accountant) nodig heeft voor een soepel en gemakkelijk belastingseizoen. Veel succes!

De checklist voor de belastingvoorbereiding van Maverick (PDF)