Het houden van een workshop is een effectieve manier om een groep te trainen of te laten samenwerken.

Maar er is nog veel onbegrip over hoe je dit moet doen.

Als onderdeel van het runnen van innovatieprojecten bij What If! gebruiken we workshops als een middel om de creativiteit van onze projectteams te oogsten en te benutten.

Hoewel ik de opwindende ervaring van het deelnemen aan een van deze workshops online niet kan nabootsen, wilde ik een aantal van de nuttigste dingen die u in uw workshops kunt implementeren, met u delen.

Wat een workshop echt is

Ten eerste, een workshop moet interactief zijn. Het is geen lezing. Scott Berkun legt dit goed uit:

“Een kookworkshop betekent dingen koken. Een schrijfworkshop betekent dingen schrijven. Als het grootste deel van je ‘workshop’ bestaat uit mensen die niet echt iets maken, kun je het misschien beter een les, lezing of vergissing noemen.”

Ik zie workshops als een manier om een groep efficiënt te laten samenwerken of op een interactieve manier te laten leren.

Newelijks worden workshops georganiseerd aan het begin van een project of als een mijlpaal in het project.

In veel gevallen bestaat een projectteam uit mensen die niet dagelijks samenwerken. Het organiseren van een workshop geeft je de mogelijkheid om iedereen in dezelfde ruimte te krijgen om:

1. Samenwerkend werk te vergemakkelijken (plannen, ideëren…);
2. Het team nieuwe vaardigheden aanleren;
3. De stilzwijgende kennis van elk teamlid aanboren;
4. Het team bijpraten om iedereen op één lijn te krijgen over de huidige stand van het project (dit zou een secundair doel moeten zijn, omdat het niet de meest efficiënte manier is om een groep bij te praten);
5. De deelnemers een besluit laten nemen (wees erg voorzichtig met besluiten bij consensus).

Een goede workshop vereist voorbereiding. Hier leest u hoe u dat kunt doen.

Hoe bereidt u een goede workshop voor

Er zijn vijf belangrijke fasen in de voorbereiding van een goede workshop:

1. Analyseren
2. Plannen
3. Ontwikkelen
4. Repeteren
5. Evalueren

Het onderscheid tussen deze fasen zal u helpen u te concentreren op het beantwoorden van de juiste vragen op het juiste moment, d. w. z.

Analyseren

Voordat u een workshop voorbereidt en uitvoert, moet u er zeker van zijn dat dit de beste manier is om het gewenste resultaat te bereiken. Als dat niet het geval is, wordt een workshop een vermaak of een tijdverspiller, dat wil zeggen een vergissing.

U moet duidelijk zijn over de context van de workshop.

• Waarom heeft u een workshop nodig? Wat wilt u bereiken?
• Heeft u daar echt een workshop voor nodig?
• Zo ja, wat is uw visie op succes (ideale uitkomst) voor deze workshop?
• Welke output wilt u aan het eind van de sessie hebben?

De analyse moet u leiden tot een duidelijke doelstelling voor de workshop.

Workshops worden vaak weken of maanden van te voren gepland. Het voorbereiden van een workshop dwingt u om vooruit te denken op uw projectplan.

Planning

Planning gaat over het creëren van de structuur van de workshop.

Begin het plannen van een workshop met het einde voor ogen. Visualiseer het resultaat en de output die u wilt. Werk vervolgens naar achteren, zodat uw plan u daar echt brengt.

Het is beter als u een gedetailleerd dagplan voor uw workshop kunt maken. Dit bevat:

• Koppen voor elk moment van de workshop
• De details van elke activiteit: Wat u de deelnemers zult vertellen en hen zult vragen te doen
• Een tijdvak voor elke activiteit
• Wie doet wat
• Welke materialen u nodig hebt voor de sessie

Op elk moment van de dag moet u zich precies kunnen voorstellen wat u met uw publiek doet. Hoe meer mensen in de zaal, hoe duidelijker je moet zijn.

Dit is ook het moment om je af te vragen wie de sessie moet bijwonen. U moet ook bepalen in welke toestand u de groep wilt brengen, bijv. het team energie geven; focussen op een intense planningssessie…

In mijn ervaring is het zo dat als u duidelijk bent over de context en wat u uit de workshop wilt halen, het plannen gemakkelijker wordt.

Ontwikkelen

In de fase van het ontwikkelen gaat het erom de inhoud te creëren die u nodig hebt (of soms, deze te vinden, als u al een logboek met inhoud en oefeningen hebt).

Als u denkt dat u de inhoud gaat hergebruiken, moedig ik u aan scripts te schrijven. Zo kunt u zich herinneren wat er is gebeurd en andere teamleden soortgelijke workshops laten geven.

Er is een reden waarom ik onderscheid maak tussen plannen en ontwikkelen. Beide activiteiten vereisen dat u zich op verschillende dingen concentreert:

– Plannen gaat over het maken van de opzet van de workshop.
– Ontwikkelen is alle dingen op hun plaats zetten om klaar te zijn om uw plan uit te voeren.

Het is net als schrijven en bewerken. Ze vereisen twee verschillende denkwijzen. U moet zich duidelijk op de een of de ander richten.

Repeteren

Als u zich aan het begin van een workshop nerveus voelt, is de kans groot dat u niet genoeg tijd hebt besteed aan het repeteren met uw team.

Repeteren is een goede manier om vertrouwen te winnen en om aan te voelen of er problemen in het plan zitten. In de ideale situatie zou u een proefworkshop willen houden. Maar het is moeilijk om daar tijd voor te vinden (behalve als u dezelfde workshop meerdere keren met verschillende groepen uitvoert).

Gelukkig kunt u uw team klaarstomen door het plan voorafgaand aan de sessie door te nemen. Zorg ervoor dat het iedereen duidelijk is wat hij moet doen en zeggen.

(5. Evalueren)

Evalueren hoe de workshop is verlopen, helpt u om twee dingen te bereiken:

1. Op projectniveau krijgt u een duidelijk inzicht in de problemen die moeten worden opgelost om ervoor te zorgen dat de rest van het project soepel verloopt;
2. Op persoonlijk niveau is het de beste manier om uw vaardigheid om workshops te leiden, te verbeteren. Het is ook de kans om je voorbereidingsproces te verbeteren.

Je kunt de workshop en het proces met je team of alleen evalueren. Ik moedig u aan om de feedbackanalysemethode (verwachtingen vergelijken met resultaten) of de clearing session-benadering (ontdekken wat werkte en wat niet werkte) te volgen.

Dat is het over het voorbereidingsproces.

Nu, laten we in de arena stappen. Ik wil graag wat praktische tips met u delen die u zullen helpen geweldige workshops te leiden.

15 praktische tips om een geweldige workshop te leiden

Begin met het einde voor ogen

Deel een duidelijke visie over wat u met deze workshop wilt bereiken.

Hiermee kunt u de deelnemers aan boord halen en ervoor zorgen dat zij begrijpen wat u van hen verwacht.

Start met het communiceren van duidelijkheid over het waarom, het hoe, en het wat

Bij What If gebruiken we een raamwerk dat Purpose, Process, and Payoff heet.

Want we willen , gaan we doen om te komen tot .-

• Het doel is het resultaat. Het is de reden waarom je deze workshop wilt doen, d.w.z. waar je aan het eind van de workshop wilt zijn.
• Het proces is de manier waarop je daar zult komen. Het is een uitleg van wie wat doet en wanneer.
• De payoff is de output. Het is wat mensen kunnen verwachten aan het eind van het proces.

Uitleg van deze drie elementen aan de deelnemers zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit met de agenda en het resultaat van de workshop.

Creëer een omgeving voor samenwerking

De omgeving – de ruimte en de sfeer – heeft een enorme invloed op ons. In The Checklist Manifesto belicht Atul Gawande een interessant concept dat het “activeringsfenomeen” wordt genoemd:

“Als je mensen aan het begin de kans geeft om iets te zeggen, lijkt dat hun gevoel van participatie en verantwoordelijkheid en hun bereidheid om iets te zeggen, te activeren.”

Een gemakkelijke manier om dit te doen, is iedereen zichzelf op een boeiende manier te laten voorstellen.

Naast vragen naar hun naam en hun baan, kunt u hen ook vragen naar: wat hen het meest opwindt over de workshop of hun beste herinnering aan uit eten gaan of autorijden. Deze vragen klinken naïef, maar ze stimuleren iedereen om een persoonlijk verhaal te delen en stellen hen meer op hun gemak.

Maak het interactief

Er zijn momenten in een workshop waarop u concepten aan de deelnemers moet uitleggen.

Maak ook dit deel interactief.

Stel hen vragen. Voer een oefening uit om het concept in de praktijk te brengen en laat ze terugkoppelen en nabespreken wat ze hebben gedaan.

Oefeningen op een gestructureerde manier uitvoeren

Alle oefeningen volgen hetzelfde kader als uw sessie. Ze hebben een doel, een proces, en een beloning.

U vat de oefening samen door het volgende te doen:

1. Herinner de deelnemers aan het doel;
2. Vertel ze precies hoe het in zijn werk gaat: wie doet wat, wanneer, en hoe lang;
3. Ben duidelijk over de timing;
4. Leg uit welke output u verwacht te krijgen als het klaar is;
5. Vraag of er vragen zijn.

Als de oefening klaar is, kunt u twee dingen doen (afhankelijk van uw doelstellingen):

1. Deel terug. Laat elke persoon of groep het resultaat van de oefening delen met de rest van de deelnemers. Het kan een kans zijn voor hen om erop voort te bouwen of vragen te stellen.
2. Debrief. Afhankelijk van de context van uw workshop, kunt u vragen of er nog aanvullende opmerkingen zijn, of ze het leuk/moeilijk/frustrerend vonden, wat de belangrijkste dingen zijn die ze hebben geleerd, wanneer ze dit proces gaan gebruiken…

Dan kunt u herhalen met de volgende oefening.

Als u wilt dat ze iets leren…

Er zijn drie dingen die u in gedachten moet houden als u van plan bent iets nieuws te leren.

1. Het startpunt – Wat weten de deelnemers er al van?
2. De leerdoelen – Wat moeten ze erover weten?
3. De context van het gebruik – Hoe zullen ze het in de toekomst gebruiken?

De laatste vraag is echt belangrijk.

Het benadrukken van de situaties waarin wat je leert nuttig zal zijn, vergroot de kans dat de deelnemers het zullen onthouden en het op het juiste moment zullen gebruiken.

Beheers de energie van het team

Zorg ervoor dat mensen in een positieve/constructieve gemoedstoestand verkeren.

Bij What If gebruiken we zogenaamde “energizers”, dat zijn speelse activiteiten (zoals het doen van een korte teambuildingoefening, of het stellen van een ongebruikelijke vraag). Dit helpt de energie op gang te houden en een goede groepsdynamiek op te bouwen.

Er zijn tal van manieren om mensen te laten ontspannen en een constructieve houding aan te nemen. Equal Experts, een IT-adviesbureau, gebruikt bijvoorbeeld ijsbrekerkaarten.

U kunt de energie in de ruimte ook veranderen door activiteiten te variëren: laat de deelnemers opstaan, naar een andere ruimte gaan, in tweetallen werken of op zichzelf reflecteren…

Be in the moment

U moet de groep aansturen. In een workshop volgt iedere deelnemer jouw leiding.

En op verschillende momenten moet de groep in verschillende toestanden verkeren. Je moet je eigen staat aanpassen om de rest van de groep op gang te brengen.

Het leiden van een workshop vereist dat je verschillende rollen speelt: de ene keer moet je een leraar zijn, de andere keer word je een coach die faciliteert wat er gaande is, en weer andere keren ben je een leider die het hele team in dezelfde richting stuurt.

Sommige activiteiten vereisen veel energie, terwijl andere mensen kunnen vragen om meer reflectief te zijn. Het is aan u om de groep in die toestand te brengen.

Ben een goede spreker

Een workshop is geen toespraak of lezing. Maar je moet een publiek kunnen toespreken en erbij betrokken zijn.

Ik heb hier mijn topadvies voor spreken in het openbaar opgesomd. Het belangrijkste bij een workshop is dat je het interactief kunt maken. Vertel ze een verhaal. Stel vragen. Moedig de deelnemers aan om de concepten die u deelt te illustreren met hun persoonlijke ervaring.

Er is een schat aan kennis die deelnemers in een workshop kunnen delen.

Gebruik de ruimte

De meeste workshops eindigen met tonnen dingen die op de muren zijn geplakt.

Dat komt omdat we vaak het beste denken wanneer we de ruimte om ons heen gebruiken, in plaats van wanneer we ons beperken tot een computerscherm. Jake Knapp, Googler en auteur van Sprint, een boek over het leiden van innovatieworkshops, legt dit fenomeen uit:

“Als mensen is ons kortetermijngeheugen niet zo goed, maar ons ruimtelijk geheugen is geweldig. Een sprintruimte, volgeplakt met aantekeningen, diagrammen, print-outs en meer, maakt gebruik van dat ruimtelijke geheugen. De kamer zelf wordt een soort gedeeld brein voor het team.”

Twee dingen zijn hier belangrijk:

1. Het gebruik van de ruimte en het ophangen van dingen aan de muur helpt ons effectiever te denken;
2. Het ophangen van outputs aan de muur bevordert de samenwerking, omdat al het werk voor iedereen zichtbaar blijft.

Beoordeel voortdurend wat er gaande is

Er is het plan. En dan is er de realiteit.

“In de voorbereiding op de strijd heb ik altijd gevonden dat plannen nutteloos zijn, maar planning onmisbaar.”
– Dwight D. Eisenhower

Natuurlijk heb je een dagplan nodig. Maar als je eenmaal in de arena bent, moet je ook op je intuïtie vertrouwen om de beste manieren te vinden om tot het ideale resultaat te komen.

Het is belangrijk om de hoofdstructuur aan te houden. Maar omdat er nieuwe dingen naar voren kunnen komen, moet u ook flexibel zijn.

Moedig samenwerking aan

Een groot aantal deelnemers betekent dat er veel verschillende meningen in de zaal zijn. Aangezien een workshop bedoeld is om samen te werken, is het belangrijk dat het team open van geest blijft.

Bij ?What If! spreken we over “greenhousing”. Dit verwijst naar drie acties: je oordeel opschorten, begrijpen wat de persoon bedoelt, en het idee koesteren.

In mijn workshops moedig ik deelnemers aan om dingen te zeggen als “laat me voortbouwen op wat je zei…”. Lees Sticky Wisdom, dat dieper ingaat op de details van dit en vele andere innovatiegedragingen.

Mensen van Pixar hebben het over “plussing”. Het is een vergelijkbare aanpak, maar gebruikt een andere metafoor:

“De praktijk is gebouwd op de kernprincipes improvisatie, die zijn: accepteer alle aanbiedingen (accepteer het idee, wijs het niet af), gebruik “ja, en …” in plaats van “ja, maar …”, en laat je partner er goed uitzien.”

In beide gevallen is de ambitie dezelfde: samenwerking aanmoedigen (en een positieve dynamiek behouden).

Wanneer iemand alleen maar kritiek heeft op een idee en geen alternatieve oplossing biedt, of een manier om het oorspronkelijke idee te verbeteren, helpt hij het team niet echt. U kunt meer vinden over de praktijk van groeps-creativiteitstechnieken in dit artikel.

Let op: Wat ik zei, betekent niet dat je alle ideeën moet verwelkomen. Als een idee irrelevant is, zoek dan een manier om het gesprek te heroriënteren. U wilt niet ieders tijd verspillen met een discussie die off topic is.

Highlight the progress

Herinner de deelnemers aan het begin van de workshop aan uw doel. Bespreek vervolgens de hoofdpunten van de reis om te laten zien hoeveel vooruitgang je hebt geboekt.

Zorg ervoor dat ze beseffen dat de groep heeft gedaan wat gedaan moest worden (belangrijke vragen beantwoorden, belangrijke beslissingen nemen…). En leg de nadruk op de belangrijkste dingen die ze hebben geleerd.

Houd de resultaten voor hen. Het geeft vooruitgang aan. Misschien wilt u hen zelfs stap voor stap vertellen wat de groep heeft bereikt.

Follow up

Nadat de workshop is afgelopen, moet u de vaart erin houden:

1. Het belang van de belangrijkste punten die zijn meegenomen;
2. Deel de resultaten;
3. Licht de volgende stappen toe en onderstreep duidelijk de acties die u van hen verwacht (geef elke actie een naam en een deadline).

Geniet

De beste manier om een geweldige sessie te leiden is om hem zo leuk mogelijk te maken. Als je er plezier in hebt, zullen de deelnemers dat voelen en dat zal hen ook motiveren.