Vandaag zijn de nieuwe regels van het U.S. Department of Education (DOE) over Title IX, de wet die seksediscriminatie verbiedt op scholen die federale fondsen ontvangen, van kracht geworden. Om aan de nieuwe federale regels te voldoen, heeft Harvard tijdelijk beleid en procedures ingevoerd. The Gazette sprak met Title IX-coördinator Nicole Merhill om te bespreken wat er is veranderd en hoe de universiteit deze veranderingen heeft kunnen doorvoeren in de zeer korte tijd die het DOE daarvoor had uitgetrokken, met de input van leden van de Harvard-gemeenschap.

Q&A

Nicole Merhill

GAZETTE: Kunt u iets vertellen over de context rond het besluit van het Amerikaanse ministerie van onderwijs om nieuwe Title IX-regels uit te vaardigen?

MERHILL: In november van 2018 publiceerde de DOE voorgestelde wijzigingen in de Title IX-regelgeving, specifiek zoals toegepast op seksuele intimidatie, waaronder aanranding en seksueel geweld, op basis-, secundaire en postsecundaire instellingen.

In overeenstemming met het regelgevingsproces werden individuen uitgenodigd om commentaar te leveren op de voorgestelde regelgeving. Uiteindelijk ontving de afdeling meer dan 120.000 opmerkingen, die zij vervolgens moesten bekijken en overwegen. Dit proces nam meer dan anderhalf jaar in beslag en resulteerde in ongeveer 2.000 pagina’s preambule bij de definitieve regels zelf, waarin het departement reageerde op de opmerkingen en zorgen die tijdens deze commentaarperiode naar voren waren gebracht. De definitieve Title IX-regels, die in mei 2020 zijn gepubliceerd, treden in werking op 14 augustus 2020, wat betekent dat alle Title IX-beleidslijnen en -procedures uiterlijk op 14 augustus 2020 moeten zijn bijgewerkt om de nieuwe regels te weerspiegelen. Dat brengt ons bij vandaag.

GAZETTE: Dat klinkt als een snelle tijdlijn voor implementatie.

MERHILL: Het is. De DOE gaf 70 werkdagen om een document met meer dan 2.000 pagina’s te lezen en te begrijpen en vervolgens wijzigingen door te voeren die overeenkomen met dat document. Ter vergelijking, in oktober 2014 publiceerde de DOE de Violence Against Women Act (VAWA) -wijzigingen aan de Clery Act, en gaf instellingen bijna negen maanden de tijd (tot juli 2015) om wijzigingen aan te brengen om te zorgen voor naleving van de nieuwe wijzigingen. Dat is om te beginnen al een groot verschil en de wijzigingen in de regelgeving van titel IX zijn veel uitgebreider dan die in de VAWA-wijzigingen. En nu zitten we midden in een pandemie, met de overgrote meerderheid van onze leden in afgelegen gebieden, wat het nog uitdagender maakt. Natuurlijk waarderen we de input van Harvard-studenten, -faculteit en -personeel zeer, en zonder die input zou het bijna onmogelijk zijn om de cruciale beslissingen te nemen die we gedwongen zijn te nemen met betrekking tot het veranderen van onze regels en voorschriften voor Titel IX. Ons nieuwe Title IX beleid en procedures moeten vandaag van kracht worden, volgens de federale wet. Hoe was de universiteit in staat om deze nieuwe regels en voorschriften samen te stellen met al deze hindernissen op hun plaats?

MERHILL: Eerst en vooral ben ik dankbaar dat zoveel leden van de gemeenschap zich deze zomer in dit proces hebben gestort, ondanks het feit dat we allemaal ons best doen om de huidige pandemie te navigeren, en leven en werken in steden over de hele wereld. De afgelopen maanden heeft mijn team veel verschillende groepen binnen Harvard betrokken, waaronder studenten en medewerkers van onze Title IX liaisonwerkgroepen, medewerkers van de Office of Sexual Assault Prevention and Response (OSAPR), peer counselors, zorg peer educators en leden van Our Harvard Can Do Better (OHCDB). We hebben virtueel vergaderd met de medevoorzitters van de Undergraduate Council en met individuele studenten, stafleden en faculteitsleden, die allemaal belangrijke input hebben gegeven over beslispunten met betrekking tot de nieuwe eisen van de DOE, en hoe we die het beste hier op Harvard kunnen implementeren. Er waren vergaderingen met individuele decanen en discussies in de Provost’s Council om ervoor te zorgen dat de standpunten van veel groepen vertegenwoordigd waren.

In eerste instantie was iedereen het erover eens dat, gezien de uitdagende tijdlijn, de huidige omstandigheden en het belang van deze beslissingen, dit beleid en procedures van voorlopige aard moesten zijn. We wisten dat we allemaal samen moesten werken om ervoor te zorgen dat ze de veiligheid van iedereen binnen de Harvard-gemeenschap beschermen, en tegelijkertijd eerlijke processen bieden voor de betrokken partijen wanneer zich gevallen van seksuele intimidatie of wangedrag voordoen. In de komende 12 maanden zullen we de ervaringen en perspectieven van de leden van de gemeenschap meenemen bij het nauwkeurig bestuderen van het interim-beleid en de procedures, en waar nodig wijzigingen aanbrengen om aan de behoeften van de gemeenschap te voldoen en ervoor te zorgen dat de wet wordt nageleefd.

Harvard zal twee interim-beleidsregels uitvaardigen: Het eerste – Harvard University Interim Title IX Sexual Harassment Policy – is ontwikkeld in reactie op de recente wijzigingen in de Title IX-regelgeving, uitgegeven door het Department of Education op 6 mei van 2020. Het tweede – Harvard University Interim Other Sexual Misconduct Policy – gaat in op wangedrag dat buiten de jurisdictie van het eerste valt en voorheen onder de University’s Sexual and Gender-Based Harassment Policy viel.

Waarom dit doen? Omdat Harvard verder wil gaan dan de minimumeisen van de nieuwe Title IX-regels en hetzelfde soort gedrag wil aanpakken als voor de veranderingen van de DOE.

GAZETTE: Ik denk dat je nu een van de belangrijkste veranderingen van de DOE begint aan te snijden, namelijk hoe seksuele intimidatie volgens Title IX wordt gedefinieerd, en hoe Harvard heeft besloten deze verandering aan te pakken.

MERHILL: Dat klopt. Volgens de nieuwe regels wordt seksuele intimidatie gedefinieerd als gedrag dat zo ernstig, doordringend en objectief beledigend is dat het een persoon effectief de gelijke toegang tot het onderwijs, werkprogramma’s of activiteiten van de universiteit ontzegt. De nieuwe definitie omvat ook quid pro quo intimidatie, die in de vorige regels was opgenomen, alsmede vier nieuwe categorieën gedragingen die nu per se als seksuele intimidatie worden beschouwd. Deze omvatten aanranding, dating violence, huiselijk geweld en stalking. Het vermeende gedrag moet plaatsvinden tegen een persoon in de Verenigde Staten op het terrein van de universiteit of in verband met een programma of activiteit van de universiteit. De nieuwe Title IX-regels vereisen dat we de zaken die niet aan deze definitie voldoen, verwerpen, maar ze staan scholen wel toe om de beschuldigingen aan te pakken op grond van ander wangedragsbeleid binnen de instellingen zelf.

Dit is een substantiële verschuiving ten opzichte van de oude definitie van seksuele intimidatie als ongewenst gedrag dat ernstig, aanhoudend of doordringend is: er zijn zorgen geuit over het gebruik van het voegwoord “en” in de nieuwe definitie in plaats van het scheidingwoord “of” in de oude definitie, als zijnde meer beperkend. Bovendien vereiste de oude regelgeving niet dat het gedrag in de Verenigde Staten plaatsvond en bevatte deze niet de dwingende eis van ontslag, waardoor instellingen verder konden gaan dan de minimumvoorschriften.

Veel studenten hebben hun bezorgdheid geuit over de nieuwe definitie van seksuele intimidatie, met name als het gaat om gedrag tijdens studie-abroad-programma’s of als onderdeel van veldsites. Rekening houdend met de feedback van de gemeenschap, hebben we besloten dat het van essentieel belang was om een tweede beleid vast te stellen – de Other Sexual Misconduct Policy – om gedrag aan te pakken dat niet langer onder de nieuwe Title IX-regelgeving valt, inclusief maar niet beperkt tot gedrag dat buiten de Verenigde Staten plaatsvindt.

GAZETTE: Wat zijn enkele van de andere belangrijke veranderingen waar u en uw collega’s in de zomer hard aan hebben gewerkt?

MERHILL: Een waar veel mensen zich zorgen over maken, is de nieuwe eis dat hogescholen en universiteiten live hoorzittingen houden wanneer gevallen van seksueel wangedrag worden gemeld. De adviseurs van beide partijen moeten tijdens deze hoorzittingen kruisverhoren kunnen afnemen van de partijen, getuigen en adviseurs. Dit betekent een zeer grote verandering. Er waren veel vragen om over na te denken – hoe bescherm je de privacy, en de veiligheid, van de betrokken partijen in dit nieuwe model? Wie gaat de hoorzittingen voorzitten – ambtenaren van de universiteit of vertegenwoordigers van buiten de universiteit? We zijn al bezig met het bouwen van een ruimte voor deze hoorzittingen in het Smith Campus Center die zal worden ontworpen om de veiligheid en privacy van de leden van de gemeenschap die betrokken zijn bij het indienen van een klacht over wangedrag te beschermen.

GAZETTE: De DOE heeft ook de standaard van bewijs veranderd die kan worden gebruikt in onderzoeken naar seksueel wangedrag, is het niet?

MERHILL: Ja. Eerdere federale richtlijnen bepaalden dat hogescholen en universiteiten een “overwicht van het bewijs” standaard gebruiken bij het bepalen van verantwoordelijkheid tijdens het onderzoek van formele klachten over seksuele intimidatie en aanranding. De nieuwe Title IX-regels bieden instellingen de flexibiliteit om te kiezen tussen een “overwicht van het bewijs”- of een “duidelijke en overtuigende” norm. Kortom, “duidelijk en overtuigend” vereist een hogere bewijslast.

Tijdens onze gesprekken met academische leiding, studenten, faculteit en personeel deze zomer, was de overweldigende respons voor ons om de “overwicht van het bewijs”-norm te handhaven in onze procedures voor formele klachten over seksuele intimidatie en wangedrag, en dit is wat we gaan doen.

GAZETTE: Wat zijn enkele van de andere heersende beslissingspunten die leden van de gemeenschap u hebben geholpen navigeren in de zomer?

MERHILL: Laat me herhalen hoezeer ik u waardeer voor alle bedachtzaamheid, zorg en geduld van al diegenen die met ons hebben samengewerkt in de afgelopen paar maanden. Er zijn er veel geweest. Eén voorbeeld, dat ik al kort heb aangestipt, heeft te maken met de vraag wie als besluitvormer moet fungeren in een hoorzitting. Hebben we één of meerdere besluitvormers, zijn het mensen van binnen de universiteit of van buiten de universiteit?

Wat we hoorden, was dat het goed zou zijn om een aantal interne mensen te hebben die bekend zijn met de cultuur en structuren van Harvard, naast een aantal van buiten Harvard. Ook waren vrijwel alle leden het erover eens dat we een panel moesten hebben in plaats van één besluitvormer. Op basis van deze input zal Harvard een hybride panel instellen van twee personen uit een lijst van opgeleide bestuurders en docenten, en één persoon uit een lijst van externe advocaten.

Een ander punt van besluitvorming betrof het verantwoordelijk-werknemersmodel. Vóór de nieuwe regels, en volgens het Harvard-beleid, is elk personeelslid of faculteitslid dat melding krijgt van intimidatie, dat wil zeggen als iemand naar hen toekomt met een probleem of als ze op de hoogte zijn van een mogelijk probleem binnen hun gemeenschap, verplicht om dat probleem te melden aan een Title IX-bron binnen hun school of eenheid, of aan het Title IX-bureau van de universiteit. De nieuwe Title IX-regels volgen niet langer het model van de verantwoordelijke werknemer, maar wijzen in plaats daarvan een veel kleinere groep personen aan als verantwoordelijken voor het melden van zaken aan Title IX. Tijdens onze ontmoetingen met buurtbewoners deze zomer hoorden we opnieuw massaal dat de buurtbewoners willen dat Harvard dit model handhaaft. Op basis van deze feedback zal het verantwoordelijke-werknemer-model in ons nieuwe beleid gehandhaafd blijven.

GAZETTE: Wat kunnen leden van de gemeenschap doen als ze het komende jaar meer willen weten over of input willen geven voor het tussentijdse beleid?

MERHILL: Het is belangrijk dat iedereen op Harvard weet dat alle bestaande Title IX-voorzieningen, waaronder die voor training en ondersteuning, melding en onderzoek, van kracht blijven, zelfs in de moeilijke tijden van deze pandemie. De Title IX-coördinatoren van de school en de eenheid blijven de eerste contactpersonen voor studenten, personeel en faculteit, ook voor het bieden van ondersteunende maatregelen. Er worden nog steeds Title IX-opleidingen gegeven, waaronder cursussen over omstandersinterventie, genderinclusiviteit en andere onderwerpen, en er worden updates gegeven over wat er verandert in de Title IX-regels en in de wereld. Een voorbeeld: Updates van trainingsmodules bevatten nu ook een voorbeeld van intimidatie op Zoom. We hebben nieuwe preventie-initiatieven online waartoe mensen via onze website toegang kunnen krijgen. Anonieme online meldingen bestaan nog steeds. En ODR kan nog steeds formele klachten ontvangen en onderzoeken – dat konden ze al lang, en ze hadden al processen op afstand klaarstaan lang voor de verspreiding van het coronavirus.

Ik moedig iedereen aan om ons At-a-Glance document te lezen voor een snel overzicht van de veranderingen in Harvard’s beleid en procedures op het gebied van seksuele intimidatie en wangedrag. Zoals president Bacow in het verleden al heeft gezegd, moeten wij er allemaal voor zorgen dat iedereen die zich hier thuis voelt zich welkom en veilig voelt. We zijn dankbaar voor de mogelijkheid om samen te werken met zoveel zorgzame en attente mensen in alle Harvard-scholen en -units.