Wordt u ongemakkelijk van het juridische jargon in een kopieermachine huurovereenkomst? Als u geen advocaat bent of geen ervaring hebt met het beveiligen van een kopieermachine voor uw bedrijf, kan een leaseovereenkomst voor een kopieermachine een intimiderend document zijn.

Laten we eens kijken naar enkele van de uitdagingen waarmee u wordt geconfronteerd als u zich buigt over een leaseovereenkomst voor een kopieermachine.

Het navigeren van een kopieermachine leaseovereenkomst zonder te zinken

Veel bedrijven gaan een kopieermachine leaseovereenkomst aan om te voorkomen dat ze vooraf duizenden dollars moeten uitgeven voor de aanschaf van een high-end multifunctioneel kopieerapparaat. Door het ondertekenen van een kopieermachine lease-overeenkomst, betaalt u een maandelijkse of driemaandelijkse vergoeding voor uw kopieermachine over de looptijd van een lease-overeenkomst, die meestal drie tot vijf jaar in duur.

Gerelateerd artikel: Uw kopieermachine huren, kopen of leasen? How to Decide

Wanneer u offertes aanvraagt bij bedrijven die kopieermachines leasen, is het van cruciaal belang dat u weet wat uw behoeften zijn op het gebied van kopieermachines. Begin met een beoordeling van uw behoeften, zodat u niet valt voor een hoge-druk-praatje dat u opzadelt met meer kopieermachine dan u nodig hebt en een dure maandelijkse leaserekening. U kunt overkill aan kopieermachinehuur voorkomen door nauwkeurig te bepalen hoeveel kopieën u per maand maakt. Als u 20.000 kopieën per maand maakt, huur dan geen machine die 200.000 kopieën per maand kan maken. Betaal niet voor volume dat u niet nodig hebt. Hetzelfde geldt voor andere functies: praat met uw collega’s om uit te vinden welke kopieermachine-functies zij nodig hebben.

Doe het niet blindelings: Begrijp de leasevoorwaarden voordat u een ontmoeting hebt met kopieermachine-leasemaatschappijen

Het begrijpen van de leasevoorwaarden is van cruciaal belang voor het veiligstellen van een eerlijke kopieermachine leaseovereenkomst. Door de voorwaarden van een kopieermachine leaseovereenkomst te begrijpen, bent u beter voorbereid op het vergelijken van kopieermachine leasetarieven en wat de kopieermachine leasemaatschappijen u geven voor uw maandelijkse vergoeding. In deze blog zullen we uitleggen een aantal fundamentele copier lease-overeenkomst termen die je nodig hebt om te begrijpen.

Voor een meer diepgaande blik op de copier lease-overeenkomst proces, check out onze gratis gids: The Newbie’s Guide to Leasing an Office Copier.

Lessor. Hoewel u een kopieermachine koopt via een leasemaatschappij voor kopieermachines, zoals Superior Office Systems, financiert u de lease via een bank of een andere kredietinstelling. Net als bij het leasen van een auto kiest uw dealer de kredietverstrekker, in contracttermen de lessor genoemd, op basis van wie gunstige rentetarieven biedt en wie uw krediet hoogstwaarschijnlijk zal goedkeuren.

Leasetermijn. Dit is de periode die u overeenkomt om het kopieerapparaat te gebruiken en ervoor te betalen. Leases kunnen van 24 tot 60 maanden lopen, maar zijn meestal drie tot vijf jaar. Een langere leaseperiode betekent lagere maandelijkse termijnen, maar is over het algemeen duurder. Als u verwacht veel te gaan gebruiken, wilt u misschien geen termijn van 5 jaar, omdat uw machine misschien niet zo lang meegaat. Uw dealer kan u adviseren over de leaseperiode op basis van het volume en het type en merk van de machine.

Betalingen. Uw betalingen zijn gebaseerd op de waarde van de machine gedeeld door het aantal geplande betalingen over de levensduur van de lease, plus rente.

Rebates. Vaak bieden fabrikanten van kopieermachines promoties aan om hun kopieermachine leaseovereenkomst aantrekkelijker te maken dan die van hun concurrenten. Uw dealer dient u op de hoogte te stellen van eventuele kortingsprogramma’s.

Eerlijke marktwaarde. Het is niet ongebruikelijk om een kopieermachine lease-overeenkomst die u de optie om het kopieerapparaat te kopen aan het einde van de lease-overeenkomst te ondertekenen. Bedrijven kiezen er meestal voor een kopieermachine te kopen aan het eind van een kortere leaseperiode, omdat het kopieerapparaat dan waarschijnlijk nog een zekere levensduur heeft en nog niet in een onbetrouwbaarheidsstadium is gekomen. De aankoopprijs, die door de bank wordt bepaald, varieert gewoonlijk van 25 tot 30 procent van de oorspronkelijke kostprijs van het apparaat.

Garantie. In uw overeenkomst zal waarschijnlijk staan dat de lease geen garantie op de apparatuur bevat. Gelukkig voor u betekent dit niet noodzakelijk dat uw apparatuur geen garantiedekking heeft. Dat komt omdat de garantie waarschijnlijk is opgenomen in uw servicecontract van uw kopieermachine dealer in plaats van van de financiële instelling.

Gerelateerd artikel: 3 Tips voor het kiezen van de juiste kopieermachine servicecontracten

Interim huur. Kredietverstrekkers houden zich aan factureringscycli, die specifieke vervaldata voor betalingen zullen bevatten, zoals de 1e of 15e van de maand. Als uw apparatuur vóór de eerste factureringscyclus arriveert, kan u een tussentijdse huurbetaling in rekening worden gebracht om de tijd te dekken dat u het kopieerapparaat vóór de vastgestelde ingangsdatum van het contract had.

Tricky business – Sta stil bij deze clausules.

Automatische verlenging. Automatische contractverlengingen zijn niet ongebruikelijk in een kopieermachinehuurovereenkomst en zijn de nachtmerrie van een huurder. Wanneer uw lease-overeenkomst de vervaldatum nadert, bent u verplicht om de financieringsmaatschappij op de hoogte te stellen van uw voornemen om de apparatuur te retourneren.

Als u de geldschieter geen intentiebrief stuurt om de machine te retourneren binnen het gespecificeerde tijdsbestek dat is opgenomen in uw kopieermachine lease-overeenkomst, kunt u worden geconfronteerd met een automatische 12-maandelijkse verlenging. De verlenging betekent een jaar langer betalen voor een kopieermachine die u misschien niet meer wilt. Als uw servicecontract en leaseovereenkomst worden gecombineerd, betaalt u ook voor service. Het is raadzaam om een servicecontract te hebben dat los staat van uw leasecontract. Zorg ervoor dat u een waarschuwing op uw elektronische kalender plaatst voor de vervaldatum en onderneem actie!

$1 Afkoopoptie. Zoals eerder vermeld, staan kredietverstrekkers soms toe dat u het kopieerapparaat voor $1 koopt aan het einde van de lease. De uitkoopoptie klinkt misschien als een aantrekkelijke optie in uw kopieermachine lease-overeenkomst, maar het kan u meer geld kosten op uw maandelijkse lease-betalingen. Het kan verstandiger zijn om in te stemmen met lagere betalingen en aan het einde van de leaseovereenkomst te beslissen of u het kopieerapparaat wilt kopen. Als u aan het einde van de leaseperiode beslist of u het kopieerapparaat wilt kopen, weet u in welke staat het apparaat verkeert en of uw kopieerbehoeften zijn veranderd.

Verzekeringstoeslag. Controleer uw kopieermachine lease-overeenkomst voor eventuele verzekeringstoeslagen. Sommige kredietverstrekkers eisen dat uw geleasede apparatuur een verzekering heeft. U kunt mogelijk een verzekeringstoeslag vermijden als u de kredietverstrekker kunt aantonen dat uw kantoorverzekering kopieerapparaten dekt.

Voorzichtig met berekeningen & verzending

Veel leasemaatschappijen staan u toe kopieerapparaten aan een leaseovereenkomst toe te voegen en de lease opnieuw te berekenen op basis van de extra apparatuur. Kijk zorgvuldig naar de cijfers voor verborgen tariefverhogingen en om ervoor te zorgen dat u niet meer betaalt dan de waarde van de apparatuur.

Zorg ervoor dat u uw kopieermachine lease-overeenkomst onderzoekt op verzendingsvoorwaarden. Het is niet ongebruikelijk dat de lessee verantwoordelijk is voor het oppakken van de verzendkosten, die aan het einde van een lease meer dan $ 500 kunnen bedragen.

Kies uw leverancier zorgvuldig om dure verrassingen te voorkomen

Hier komt het op neer: is uw verkoper behulpzaam door de leasevoorwaarden uit te leggen, zodat u weet wat u ondertekent? Beschermen ze je door ervoor te zorgen dat je niet vastzit aan leasetermijnen die niet in jouw belang zijn? Bij SOS geloven we in transparantie en integriteit. Wij geven u graag advies over huurvoorwaarden; neem gerust contact met ons op als u vragen hebt.