Objective

Het doel van deze tutorial is om u te helpen begrijpen hoe u kunt ‘ShiftPlanning’ module te gebruiken om te maken of beheren van de schema’s voor uw medewerkers.

Overzicht

Toegang vanaf uw: Computer
Toepasselijk voor: Managers, Supervisors, Schedulers en medewerkers met Scheduler Permissions

De ‘ShiftPlanning’ tab is de centrale hub waar u gemakkelijk kunt maken of beheren van uw personeel schema’s Of u nu een enkele locatie of meerdere, ShiftPlanning heeft de robuuste standpunten waardoor het gemakkelijk te plannen en visualiseren van uw personeel schedules.
U kunt de ShiftPlanning in Humanity web app op elk gewenst moment door te klikken op de ‘ShiftPlanning’ tab aan de bovenkant van de pagina.

Dingen om te weten voordat je begint:

1. Managers/Admins hebben volledige toegang tot de applicatie te creëren en beheren van hun personeel schema’s.
2. Supervisors kunnen beheren alle locaties / posities / personeel + lonen.
3. Scheduler beheert specifieke locaties / posities / personeel dat is toegekend aan uw personeel onder Scheduler machtigingen tab.
4. Werknemers kunnen worden toegekend scheduler toestemming om specifieke posities.

Het scenario dat in deze tutorial wordt geschetst, bestaat uit de volgende bouwstenen:

1. Roosteroverzichten
2. Basisoverzichten
3. Tijdlijnoverzichten
4. Filterpaneel
5. Geavanceerde filters
6. Ploegendiensten

creëren

7. Editing Shifts
8. New Shift Creation Experience
9. Publish Schedule
10. Publish and Republish Schedules
11. Schedule Conflicts
12. Bewaar een verwijzing naar een periode
13. Roosteracties
14. Rooster zoeken
15. Roosteropmerkingen
16. Verlofaanvragen blokkeren voor specifieke Data
17. ShiftPlanning Settings
18. Hot Keys

Schedule Views

ShiftPlanning tabblad zal openen in “week” weergave als een standaard gedrag, echter, van de rechterbovenhoek van het schema, kunt u altijd veranderen de standpunten. Laten we eens kijken naar deze in detail.
Schedule Views helpen u beter visualiseren van de planning per datumbereik en bekijken. Onder de ‘ShiftPlanning’-tab in de rechterbovenhoek, kan schema weergaven worden gewijzigd op basis van het type weergave en het datumbereik. U kunt navigeren door de planning op verschillende data onder een geselecteerde weergave door te klikken op de ‘pijlen’ te vinden op de top midden van de pagina.

Er zijn vier soorten “Basisweergave”:

1. Werknemersweergave
2. Positieweergave
3. Visitieweergave
4. Lijstweergave

Deze kunnen verder worden bekeken in de “Tijdlijnweergave”, afhankelijk van de “Basisweergave”:

1. Dag
2. Week
3. 2 weken
4. 4 weken
5. Maand

Basisweergaven

Werknemersweergave

Werknemersweergave toont de namen van uw medewerkers links met hun bijbehorende diensten op de kalender.

Positieweergave

Positieweergave geeft een overzicht van de posities van uw personeel aan de linkerkant met hun bijbehorende verschuivingen op de kalender.

Als het management het positieoverzicht voor u als werknemer heeft ingeschakeld, moet u in het linkermenu van de app op ‘Overzicht roosters’ klikken om het positieoverzicht voor uzelf te openen.
Note: ‘Werknemer en positie bekijken’ kan verder worden aangepast om te worden gezien in Dag, Week, 2 Week en 4 Week mode.

Visual View

Visual view verbetert de manier waarop u kunt al uw shift details te bekijken in een oogopslag.

Lijstweergave

Lijstweergave geeft uw dienstrooster weer in een lijst van boven naar beneden met de positie en tijd van de dienst.

Noot: De “Visuele en Lijstweergave” kan verder worden aangepast voor weergave in Dag-, Week- en Maandmodus.

Tijdlijnweergaven

U kunt de planning bekijken per dag, week, 2 weken, 4 weken en maand met behulp van de knoppen linksboven in de planner.

Dagmodus

De dagmodus is handig wanneer u de dekking voor één enkele dag beter wilt visualiseren. Klik op het tabblad “Dag” rechtsboven of druk op de sneltoets “D” om het schema in dagmodus te bekijken.

Weekmodus

De weergave van de weekmodus is de standaardweergave. De weekbegindag is standaard ingesteld op maandag. U kunt echter aanpassen aan uw zakelijke behoeften onder ‘ShiftPlanning-instellingen’. De weekmodus kan verder worden uitgebreid tot 2 weken of 4 weken.

Maandmodus

De maandweergave toont de weken van de maand, samen met de ‘Shift-tijden’, ‘Personeelsnaam’ en de ‘Shift-positie’ aangegeven door kleur. U kunt meer details over de verschuiving te zien door te klikken op de shift.

Filter Panel

Aan de linkerkant van de ShiftPlanning tab, zult u in staat om het filter paneel met ‘Mini Calendar’, ‘Filters’ en het tabblad ‘Geavanceerd’ te bekijken. Als u niet in staat zijn om het paneel te bekijken, klikt u op de ‘pijl’ optie, naast’Schedule Search’ box. Het paneel kan gemakkelijk worden verborgen door nogmaals op dezelfde pijl te klikken.

Nadat u op het tabblad ‘Filters’ hebt geklikt, kunt u de volgende opties bekijken:

1. Mini Calendar
2. My Schedule
3. Schedule Overview
4. Leave Schedule
5. Staff Available
6. Primary alleen locatieposities
7. Aanvullende locatie en posities
8. Manage Positions

Mini Calendar

Vanuit de linker zijbalk, kunt u op een willekeurige datum in de ‘Minikalender’ klikken om snel naar een week of een bepaalde dag te gaan.

Mijn Schema

‘Mijn Schema’ is de standaardweergave wanneer werknemers naar het tabblad ShiftPlanning gaan om alleen hun verschuivingen weer te geven. Zorg ervoor dat u navigeert naar de juiste data om uw komende / afgelopen shifts.

Werknemers kunnen klikken op hun verschuivingen om meer details van de verschuiving samen met extra opties te Trade Shift bekijken, Shift vrij te geven, Drop Shift, in te dienen werkeenheid, het opzetten van de beschikbaarheid, Bekijk notities, Bekijk op afroep details en Shift Bevestiging.

Managers hebben ook toegang tot deze weergave van de linker filters paneel op het tabblad ShiftPlanning, toont hen hun verschuivingen alleen, in lees-mode.

Schedule Overview

Door het selecteren van ‘Schedule Overview’ in de linker zijbalk, zal het u tonen het hele bedrijf schema op basis van de geselecteerde ‘basic’ en ’tijdlijn’ te bekijken. U kunt ook de positie van de hoofdlocatie en extra locaties selecteren om de planning te filteren op individuele of meerdere locaties en posities.

Onder ‘Overzicht planning’ kunt u ook werknemers toevoegen door te klikken op het pictogram ‘Werknemers toevoegen’. Zodra u hierop klikt, wordt een pop-upvenster geopend waarin u voor- en achternamen en functies kunt toevoegen.

Opmerking: Het is mogelijk dat u alleen de posities van de primaire locatie kunt bekijken. Dit is een standaardinstelling van de toepassing.

Verlofregeling

Door ‘Verlofregeling’ te selecteren in de linkerzijbalk, kunt u zien wie in uw bedrijf op vakantie is. Managers kunnen klikken op een ‘Goedgekeurd’ vakantie en ‘Niet goedgekeurd’ aanstaande vrije tijd of verwijderen verleden time off.

Staff Availability

Met deze beschikbaarheid functie, kunnen managers de beschikbaarheid op ShiftPlanning kalender bekijken tijdens het maken van verschuivingen in ‘Employee View’ alleen als medewerkers hebben hun beschikbaarheid ingesteld. Deze functie wordt automatisch ingeschakeld als u het creëren van de verschuivingen in dag-of weekweergave.
U kunt ook een specifieke werknemer om verder te filteren en de beschikbaarheid details.

Beheer posities

Door te klikken op ‘Beheer posities’, zal het u doorverwijzen naar de ‘Personeel Module’ te creëren en te beheren personeelsposities indien nodig.

Geavanceerde filters

Na het selecteren van het tabblad ‘Geavanceerd’ kunt u de weergave verder filteren op ‘Type dienst’, ‘Externe locaties’, ‘Vaardigheden’ of ‘Werknemers’.’

Diensten

Het maken van diensten is nog nooit zo eenvoudig geweest. Klik gewoon op de kalendercel die overeenkomt met de werknemer/positie, voeg de datum en de verschuivingstijd toe.

Editing Shifts

Klik op een verschuiving en het venster ‘Shift Edit’ wordt geopend, waar u een aantal van de meest robuuste dingen kunt doen.

Functies van het ‘Shift Edit’ pop-up venster:

1. Verander shiftposities door bovenaan de positienaam te klikken
2. Voeg Shift Titel van bovenaf toe
3. Voeg start/eind datum en tijd in
4. Stel een shift in om te herhalen door op de optie Herhalen te klikken.
5. Stel een dienst in op Open door te klikken op de optie ‘Open Slots instellen’
6. Verre plaatsen toewijzen aan diensten
7. Extra aantekeningen voor de dienst toevoegen
8. Taken toevoegen
9. Filter op Vaardigheden
10. Personeel toewijzen aan diensten
11. Bevestigen van diensten
12. In-lijn goedkeuring
13. Personeel van andere posities toewijzen
14. Pauzes inplannen
15. Werkeenheden toewijzen
16. Filter op anciënniteit (Lees over anciënniteit-Based Scheduling)
17. Auto – Shift Fill
18. Shift History
19. Shifts verwijderen

New Shift Creation Experience

Om de nieuwe shift creatie ervaring in te schakelen, klik op het ‘Schedule Action’ icoontje naast de Publish knop en klik op ‘Show New Shift Creation’. Dit is opnieuw ontworpen, in de hoop dat u eenvoudiger en sneller dan ooit een werkshift kunt aanmaken.

Rooster publiceren

Het idee achter het publiceren van roosters is dat sommige managers de mogelijkheid willen hebben om wijzigingen in het rooster aan te brengen zonder dat hun personeel deze wijzigingen direct ziet. Zodra de manager klaar is, kan hij vervolgens op ‘Publiceren’, en de wijzigingen zullen live gaan.
‘Publiceren’ tab bevindt zich in de rechterbovenhoek van de ShiftPlanning tab. Publiceren verschuivingen zal ook het verzenden van de e-mail / tekstberichten aan uw medewerkers.

Note: Managers kunnen uitschakelen van de Publiceren tab onder ShiftPlanning Instellingen. Als u de functie Publiceren uitschakelt, krijgen uw medewerkers direct zicht op hun nieuwe diensten/ploegwijzigingen (niet aanbevolen).

Roosters publiceren en opnieuw publiceren

Als u eenmaal een rooster hebt gepubliceerd, worden latere wijzigingen in diezelfde diensten onmiddellijk aan het personeel getoond zonder dat het rooster opnieuw hoeft te worden gepubliceerd. De functie opnieuw publiceren is alleen om het personeel op de hoogte via e-mail van de wijzigingen.

Schedule Conflicten

Het tabblad ‘conflict’ verschijnt automatisch aan de rechterbovenkant van de ShiftPlanning de pagina. Planning conflicten kunnen optreden wanneer de geplande verschuivingen in strijd zijn met een geconfigureerde planning regel. Ook wordt de verschuiving die een conflict heeft gemarkeerd met de rode stippellijn shift border.

Als u op de noot toont de details van het conflict en markeren de verschuiving die conflict heeft. Managers kunnen de conflicten oplossen of negeren voordat ze deze publiceren.

Verwijzing naar een periode opslaan

Met deze nieuwe functie wilden we al onze gebruikers een ongelooflijk efficiënte en eenvoudige manier bieden om werkroosters uit het verleden te kunnen ‘opslaan’ of ‘bookmarken’, zodat ze deze op elk gewenst moment gemakkelijk kunnen raadplegen en zelfs opnieuw kunnen gebruiken.

Schema Acties

Klik op het ‘pijltje naar beneden’ pictogram naast de knop publiceren bovenaan het tabblad ShiftPlanning, en een drop-down pictogram zal verschijnen met krachtige actie.

Functies van vervolgkeuzemenu ‘Plannen van acties’:

1. Print and Save
2. Copy Schedule
3. Schedule Wizard
4. Import Schedule
5. Schedule Sync
6. Clear Schedule
7. Enable Ghost Shift
8. Show Budget Mode
9. Show Forecast/Hour graph
10. Show New Shift Creation

Schedule Search

Aan de linker bovenkant van het ShiftPlanning tabblad, ‘Schema Zoeken’ is beschikbaar om snel te zoeken de gewenste verschuivingen. Typ de zoekparameter en druk op ‘Enter’ op het toetsenbord.

Zoekparameters zijn:

• Zoeken op Werknemer
• Zoeken op Positie
• Zoeken op Shift Details

Schedule Notes

Post schema notities om uw Humanity schema dat u kunt gebruiken om jezelf herinneringen op het werk te geven op dagelijkse basis. Nu kunt u notities schrijven aan zowel uzelf als uw collega’s die zichtbaar zullen zijn elke keer dat u een kijkje neemt op uw werkschema. Dit is vergelijkbaar met ‘Sticky Notes’ op uw bureau of computer desktop.
Klik op de ‘Schedule’ tab om uw werkschema te openen. Het pictogram ‘Notitie’ bevindt zich direct naast de data op de kalender van uw planning.

Nadat u de notitie hebt opgeslagen, kunt u deze indien nodig verder ‘publiceren’, ‘bewerken’ en ‘verwijderen’ met behulp van de onderstaande pictogrammen:

Verlofaanvragen blokkeren voor specifieke datums

Nu kunt u als manager, supervisor of planner verlofaanvragen blokkeren voor bepaalde datums door een notitie te maken over de specifieke datum waarvoor men verlofaanvragen wil blokkeren.
Als het notitievenster is geopend, vinkt u eenvoudig het selectievakje ‘Geen verlof toestaan’ aan.

ShiftPlanning-instellingen

Gebruikers met ‘Manager’-rechten hebben controle over wat medewerkers kunnen doen en bekijken binnen ShiftPlanning-accounts. Om extra details van de instellingen te bekijken kunt u uw muis cursor op de top van een instelling, en het zal pop-up op het scherm.

Om de instellingen aan te passen aan uw zakelijke behoeften kunt u naar het tabblad Instellingen > ShiftPlanning > Geavanceerde instellingen, zoals hieronder getoond:

Hot-Keys

Hot-keys zijn sneltoetsen waarmee de toepassing om het werk te versnellen bij het navigeren door de schema’s en schakelen tussen verschillende datumbereiken en weergaven te verhogen.

Om snel te veranderen de datum Bereiken van de ShiftPlanning pagina gebruik maken van de volgende sneltoetsen:

• Ctrl + Omhoog: ga naar de vorige datum bereik
• Ctrl + Links: ga naar vorig datumbereik
• Ctrl+Rechts: ga naar volgend datumbereik
• Ctrl+Omlaag: ga naar volgend datumbereik

Gemakkelijk wisselen van Shiftplanning view modes gebruik de volgende toetsen:

• T: weergave vandaag
• W: weergave week
• M: weergave maand/4weken
• D: weergave dag

Als u nog meer vragen heeft, aarzel dan niet om ons te bereiken op [email protected]. Gelukkig plannen!