ARA Operating Procedures Manual
Juni 2007 Pagina 3.2-1
3.2 VERGADERINGSVERSLAG
Wat moet er in de notulen staan? Robert’s Rules of Order, een handleiding voor het leiden van non-profit organisaties, legt uit dat notulen een verslag zijn van wat er tijdens de vergadering is gedaan, niet wat er is gezegd.
Op zijn minst moeten notulen bevatten:

1. Naam en aard van de vergadering. Is het een gewone bestuursvergadering, een jaarvergadering, een vergadering van de huisvestingscommissie of een bijzondere vergadering? Als het om een bijzondere vergadering gaat, voeg dan een kopie bij van de convocatie die aan het lid is verzonden.
2. Datum, plaats en tijdstip van begin en einde van de vergadering.
3. Namen van de voorzitter en de secretaris of hun plaatsvervanger.
4. Namen van de aanwezige leden met stemrecht en of het quorum is bereikt. U kunt een intekenlijst laten rondgaan en deze bij de notulen voegen.
5. Namen van gasten en hun onderwerp.
6. Als de notulen van de vorige vergadering zijn goedgekeurd of gecorrigeerd.
7. Gedane moties. U moet noteren:
   • de exacte bewoordingen van de motie
   • wie de motie heeft ingediend
   • het resultaat van de stemming
8. Verslagen. Noteer de naam van het verslag, de naam van het lid dat het heeft ingediend, en het gevolg dat aan het verslag is gegeven. Indien het verslag schriftelijk werd ingediend, voeg het dan bij, of vermeld waar het kan worden gevonden. Een mondeling verslag kan kort worden samengevat.
9. Andere acties, opdrachten en deadlines, resoluties en aanbevelingen kunnen kort worden genoteerd.
10. De handtekening van de secretaris zodra de notulen zijn goedgekeurd.

Discussie samenvatten
Sommige besturen kunnen ervoor kiezen om verder te gaan dan de basisprincipes en aanvullende punten op te nemen. Een samenvatting van een discussie kan bijvoorbeeld een completer beeld geven van de vergadering. Dit kan nuttig zijn voor leden die de vergadering niet konden bijwonen en voor degenen die terugkijken op het historisch verslag van de organisatie. Samenvattingen, indien opgenomen in de notulen, moeten evenwichtig zijn en de belangrijkste tegengestelde standpunten bevatten, zelfs als ze niet worden aangenomen.
Wat weg te laten
De notulen zijn een feitelijk verslag van zaken. Niet opnemen:

• Meningen of oordelen: Laat uitspraken als “goed verslag” of “verhitte discussie” weg.
• Kritiek of lofbetuigingen: Kritiek op leden, goed of slecht, dient niet te worden opgenomen, tenzij het de vorm heeft van een officiële motie. Dankbetuigingen of blijken van waardering mogen alleen worden opgenomen als er een duidelijke consensus was onder de deelnemers aan de vergadering. (Bijvoorbeeld door applaus.)
• Discussie: Als de organisatie ervoor heeft gekozen om samenvattingen van de discussie op te nemen, moet u deze niet verpersoonlijken door de standpunten van individuele personen op te nemen.
• Het uitgebreid herhalen van verslagen: Geef alleen de hoogtepunten of de belangrijkste feiten weer, vooral als een schriftelijk verslag is bijgevoegd.

Goedkeuring van de notulen
De notulen worden pas officieel wanneer ze zijn gelezen en bij formele stemming zijn goedgekeurd. Zij moeten tijdens de volgende gewone vergadering door de secretaris worden voorgelezen. De voorzitter vraagt dan om correcties en aanvullingen, en roept op tot stemming.
De leden kunnen ermee instemmen het voorlezen van de notulen over te slaan als de leden voldoende tijd hebben gehad om ze van tevoren te lezen. Stuur de leden vóór de vergadering een ontwerp van de notulen toe. Dit is een goede manier om tijd te besparen en tegelijkertijd de leden te helpen zich op de vergadering voor te bereiden.
Vertrouwelijk punt
Soms moet een vergadering vertrouwelijk blijven, bijvoorbeeld wanneer er gevoelige personeelszaken worden behandeld. In dat geval kan de raad van bestuur besluiten een besloten vergadering te houden, waaraan alleen leden en genodigden kunnen deelnemen. De notulen van een uitvoerende vergadering worden alleen gelezen en goedgekeurd door de leden die de vergadering bijwoonden. Indien zij dat wensen, kunnen de deelnemers ervoor kiezen de notulen voor alle leden beschikbaar te stellen, maar de bespreking moet vertrouwelijk blijven. Notulen van uitvoerende zittingen worden gescheiden van de gewone notulen bewaard.
Relevante secties van de California Codes:
Title 1: Corporations
Division 2: Non-Profit Corporation Law
Part 2: Non-Profit Public Benefit Corporations
Chapter 13: Records, Reports and Rights of Inspection
Article 3: Recht op inzage
6333. De boekhouding, verslagen en notulen van de werkzaamheden
van de leden en het bestuur en commissies van het bestuur zijn
op schriftelijk verzoek van ieder
lid op ieder redelijk tijdstip voor een doel dat redelijkerwijs verband houdt met
de belangen van die persoon als lid, voor inzage vatbaar.
Titel 1: Ondernemingen
Divisie 2: Non-Profit Corporation Law
Deel 3: Non-Profit Mutual Benefit Corporations
Hoofdstuk 13: Verslagen, rapporten en inzagerecht
Artikel 3: Recht op inzage
8333. De boekhouding, verslagen en notulen van de werkzaamheden
van de leden, het bestuur en commissies van het bestuur zijn
op schriftelijk verzoek van ieder
lid en op ieder redelijk tijdstip voor een doel dat redelijkerwijs verband houdt met
de belangen van die persoon als lid, voor inzage vatbaar
.
De California Codes zijn te vinden op de volgende url:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html