Negotiations have reached an impasse, but both sides agree on one thing: you need help resolving the dispute. U schakelt een neutrale bemiddelaar in om dat te doen. In plaats van op te treden als een rechter die beslist wie “wint” of “verliest”, helpt een derde-mediator in deze bemiddeling de partijen bij het bereiken van een overeenkomst.

Onderhandelaars voelen zich vaak onvoorbereid op bemiddeling. Het feit alleen al dat uw “onderhandeling” nu officieel een “geschil” is, is genoeg om u de volgende fase met vrees tegemoet te laten treden. Hier leest u hoe de bemiddelaar waarschijnlijk te werk zal gaan en hoe u kunt profiteren van zijn aanwezigheid om de best mogelijke deal voor uw bedrijf te sluiten.

De fasen van het mediationproces

Fase 1: De gezamenlijke zitting. Hoewel uw bemiddelaar van tevoren contact met u en de andere partij kan opnemen over logistieke aangelegenheden, beginnen bemiddelde onderhandelingen gewoonlijk met een gezamenlijke sessie die dient om de bemiddelaar voor te lichten, eventuele verschillende opvattingen over de feiten aan het licht te brengen en te verduidelijken wat beide partijen als een bevredigende oplossing beschouwen. Het aantal aanwezigen zal variëren, maar elke partij omvat over het algemeen een woordvoerder (meestal een advocaat), een of meer mensen die rechtstreeks bij het geschil betrokken zijn, en iemand met de bevoegdheid om een bindende regeling aan te bevelen.

Tijdens de gezamenlijke sessie zal de bemiddelaar waarschijnlijk alle deelnemers aanmoedigen om zichzelf voor te stellen en te presenteren wat zij beschouwen als de feiten en de gewenste uitkomst van het geschil. De bemiddelaar zal ook vragen stellen die hem in staat stellen het geschil en de onderliggende dynamiek beter te begrijpen.

Sommige bemiddelaars zullen de besprekingen in gezamenlijke zitting voortzetten, in de hoop dat de open uitwisseling van standpunten het geschil snel zal oplossen. Veel bemiddelaars gaan echter op een gegeven moment over tot een tweede fase van afzonderlijke bijeenkomsten met elke partij, de zogenaamde caucuses. Een bemiddelaar zegt dat zij naar de caucusfase overgaat wanneer de gedachtewisselingen in de gezamenlijke sessie “meer hitte dan licht beginnen op te wekken”. Als de emoties bijzonder hoog oplopen, kan de bemiddelaar de gezamenlijke sessie helemaal overslaan en direct overgaan tot de caucuses, uit angst om de schikkingsinspanningen te ondermijnen.

Fase 2: Caucuses. Uw bemiddelaar zal gewoonlijk de afzonderlijke sessies met elke partij beginnen met een verklaring zoals deze: “Zoals u weet, is alles wat u tijdens de caucus tegen mij zegt vertrouwelijk. Ik zal niets aan de andere partij herhalen wat u niet wilt dat ik herhaal.” Nadat hij deze verzekering heeft gegeven, begint de bemiddelaar informatie te verzamelen over de belangen van elke partij. Hij zal de onderliggende behoeften of zorgen willen weten die bij het geschil betrokken zijn, evenals het belang dat u aan elk daarvan hecht.

Gewapend met deze informatie begint de bemiddelaar heen en weer te gaan tussen de teams voor een reeks gesprekken, suggesties, voorstellen en tegenvoorstellen die erop gericht zijn een oplossing te vinden die aan de kernbelangen van elke partij voldoet, een proces dat soms pendeldiplomatie wordt genoemd. De bemiddelaar zal willen weten welke schikkingsvoorwaarden u aanvaardbaar zou vinden – en waarvan u denkt dat de andere partij ze zou kunnen aanvaarden. Afhankelijk van de complexiteit en het belang van de geschilpunten, kan het enkele uren, dagen, maanden of zelfs langer duren om tot een akkoord te komen. Uiteindelijk leidt bemiddeling in ongeveer 80% van alle bemiddelde geschillen tot een oplossing. Soms is de oplossing echt “win-win”. Op andere momenten is de ene partij blij met de deal, en de andere vindt het nauwelijks acceptabel – maar beter dan een lange, onzekere en dure reis door de rechtbank.

Versterk uw bemiddelde resultaten

Nu u weet hoe mediation werkt, zijn hier enkele tips die erop gericht zijn om ervoor te zorgen dat u met een geweldige deal uit het proces komt.

Mediation Tip # 1. Vraag om de mening van de bemiddelaar.

De privégesprekken van de mediator met elke partij zullen hem waarschijnlijk leiden in de richting van een schikkingskader dat alle betrokkenen zal bevallen. Sommige mediators bieden vrijwillig ideeën voor een schikking aan; anderen, die minder activistisch zijn, zullen dat niet doen. Overweeg de mediator om suggesties te vragen voor uw eigen schikkingsvoorstel.

Deze tactiek helpt u niet alleen bij het vinden van een voorstel dat bij u past, maar maakt ook gebruik van de kennis van de mediator over de belangen van de andere partij en helpt u te voorkomen dat u een voorstel doet dat de andere partij als beledigend zal ervaren. Stel dat u van plan bent om in eerste instantie 9,5 miljoen dollar te eisen van de computerfabrikant en uw eis geleidelijk te verminderen tot slechts 2 miljoen dollar. In plaats van de mediator te vragen dit voorstel aan de andere partij over te brengen, vraagt u wat hij ervan vindt.

“De andere partij vindt uw huidige eis van $10 miljoen schandalig,” vertelt hij u. “Een openingsvoorstel van $ 9,5 miljoen kan serieuze onderhandelingen onmogelijk maken. Hier is een suggestie. Als u opent met $7,5 miljoen, kan ik u wijzen op het aanzienlijke bedrag waarmee u uw claim heeft gematigd. Als het volgende bod van de andere partij net zo gematigd is, hebben beide partijen laten zien dat ze te goeder trouw zijn en kunnen we tot een schikking komen.”

Hoewel u niet verplicht bent het advies van de mediator te accepteren, moet u erkennen dat zijn privégesprekken met de andere partij hem aanzienlijke kennis hebben gegeven over de belangen van de andere partij. Profiteren van die kennis kan leiden tot een schikking die hoog genoeg is om u in staat te stellen uw investeringsmogelijkheid na te streven.

Mediation Tip #2. Geef de bemiddelaar uw geweldige ideeën.

Wanneer gesprekken escaleren in een geschil, ontwikkelen onderhandelaars vaak negatieve meningen over elkaar. Als de andere partij maar te goeder trouw onderhandelde, denkt u misschien, dan hadden we deze kwestie allang opgelost. Dergelijke opvattingen kunnen ertoe leiden dat elke partij sceptisch reageert op de schikkingsvoorstellen van de andere partij – een tendens die psychologen reactieve devaluatie hebben genoemd.

Het is duidelijk dat scepticisme niet veel goeds voorspelt voor een overeenkomst.

Uw bemiddelaar kan u helpen deze barrière te overwinnen. Stel dat uw gesprekken met de bemiddelaar u hebben geleid tot een nieuw schikkingsplan: u stelt een gezamenlijke schenking voor van de fragiele laptops aan openbare schoolsystemen (die ze kunnen vastschroeven om hun fragiliteit minder een probleem te maken) in de landen waar u zaken doet.

Deze zet zou gunstige publiciteit voor de fabrikant en voor u kunnen genereren, terwijl ook schoolkinderen (toekomstige computerkopers) aan beide bedrijven worden voorgesteld. In plaats van het risico te nemen dat de fabrikant uw idee reactief zal devalueren, stelt u aan de bemiddelaar voor dat hij het voorstelt als zijn eigen idee. Als de bemiddelaar van mening is dat uw plan eerlijk is en waarde heeft, kan hij u helpen het te verfijnen – en het zo te presenteren dat het scepticisme van de andere partij wordt geminimaliseerd.

Mediation Tip #3. Doe een realiteitstest.

Soms blijken de onrealistische opvattingen van uw eigen teamleden de grootste belemmering voor een schikking te zijn. Als zij de belangen of prioriteiten van de andere partij niet begrijpen, kunnen zij ervoor pleiten om voet bij stuk te houden en te wachten op concessies. Of misschien hebben bepaalde leden van uw team een overdreven beeld van de waarschijnlijkheid dat bij het uitblijven van een oplossing een rechter in uw voordeel zal oordelen.

U kunt uw collega’s maar beperkt overtuigen van de onrealistische aard van hun standpunten; als u hen te sterk tegenspreekt, kunnen zij immers aan uw loyaliteit gaan twijfelen. Gebruik daarom bij onderhandelingen binnen uw team de bemiddelaar om uw positie te versterken door te vragen naar zijn mening over het interne debat: “Hoe groot is de kans dat de andere kant toegeeft? Hoe groot is de kans dat wij voor de rechter zullen zegevieren? De leden van uw team zullen de neutraliteit en de ervaring van de bemiddelaar een speciale status toekennen.

Weten wanneer u nee moet zeggen

Wanneer u van deze technieken gebruik maakt, houd er dan rekening mee dat uw belangen en die van de bemiddelaar mogelijk niet identiek zijn. Het enige belang van de bemiddelaar is de partijen te helpen een regeling te treffen. Dit is natuurlijk ook uw belang, maar alleen als de schikking de voorkeur verdient boven uw alternatieven zonder schikking, zoals een rechtszaak of beëindiging van uw relatie met de andere partij.

Daarom moet u zich afvragen of het opvolgen van het advies van uw mediator zal leiden tot een overeenkomst die beter is voor uw kant dan helemaal geen deal. Stel dat u en de computerfabrikant na twee intensieve dagen van voorstellen en tegenvoorstellen overeenstemming hebben bereikt over een gezamenlijke schenking van de te broze laptops aan openbare scholen, maar niet over het bedrag dat de fabrikant u zal betalen voor gederfde winst. U eiste laatst $1,75 miljoen.

De bemiddelaar stelt voor dat u $1,5 miljoen accepteert, samen met diverse andere toezeggingen van de fabrikant. Hoewel deze belangen meer waard kunnen zijn dan $ 0,25 miljoen, is het onmogelijk om er een duidelijke financiële waarde aan toe te kennen. De bemiddelaar vertelt u dat hij er redelijk zeker van is dat de andere partij dit voorstel zal accepteren en dat als u het accepteert, het geschil naar tevredenheid zal worden opgelost.

Wat moet u doen? Het belangrijkste is dat u het voorstel van de bemiddelaar niet accepteert alleen omdat hij zijn best heeft gedaan om u te helpen tot overeenstemming te komen. Vraag u in plaats daarvan af of u het nog beter zou kunnen doen. Waarom vertelt u de bemiddelaar niet dat u zowel $1,75 miljoen als de voorgestelde toezeggingen wilt?

De andere partij zou met deze deal kunnen instemmen. Zo niet, dan kunt u uw financiële eisen geleidelijk verlagen totdat de andere partij akkoord gaat of u besluit een alternatief voor een schikking te zoeken. Vergeet niet dat het doel van mediation niet is om de mediator te behagen, maar om de best mogelijke deal voor u veilig te stellen.

Zijn er cruciale mediation tips die we misschien hebben gemist? Laat het ons weten in de comments.

Gerelateerd Mediation Artikel: Voorbeelden van alternatieve geschillenbeslechting (ADR): hoe mediation werkt

Opgenomen uit “Get the Best Deal Possible in Mediation,” door Stephen B. Goldberg (hoogleraar, Northwestern Law School), voor het eerst gepubliceerd in de nieuwsbrief Negotiation, november 2006.

Oorspronkelijk gepubliceerd in 2012.