In een ideale wereld komt elke patiënt op tijd en worden roosters tot op de minuut nauwkeurig bijgehouden, maar we leven niet in een ideale wereld. Sommige patiënten lopen een paar minuten achter, anderen bellen driftig met een medisch noodgeval dat onmiddellijke aandacht vereist. En natuurlijk zijn er sommige patiënten die gewoon hun afspraken vergeten.

Al deze scenario’s zijn reëel en kostbaar. No-shows kosten individuele artsen gemiddeld $ 200 per ongebruikt tijdslot, en 30 procent van de patiënten zijn no-shows.

Het gebruik van technologie, en misschien een beetje psychologie, om patiënten in te plannen en andere patiënten snel opnieuw in te plannen in slots die vrijkomen als gevolg van annuleringen, kan u helpen de wachttijden tot een minimum te beperken en tegelijkertijd de zorg die u levert en de tevredenheid van de patiënt te verbeteren. Dit alles verbetert zowel de bottom line van uw praktijk als de werktevredenheid van uw medewerkers.

Hier zijn vijf tips voor het effectief inplannen van patiënten

Bied patiënten zelfplanning

Het duurt ongeveer acht minuten om telefonisch een afspraak te plannen. Uw personeel plant waarschijnlijk elke dag veel afspraken op deze manier, en dat is tijd die ze kunnen besteden aan het helpen van patiënten in de wachtkamer, het verwerken van verzekeringsclaims, of het uitvoeren van andere taken met toegevoegde waarde. Gelukkig is er een eenvoudigere manier en een die meer patiënten de voorkeur geven – online scheduling.

Een studie wees uit dat 42 procent van de patiënten liever hun afspraak online zou inplannen dan de praktijk te bellen. Dezelfde studie wees uit dat 26 procent van de patiënten die hun afspraak online plannen, dezelfde dag of de volgende dag een afspraak kiezen, vaak plekken opvullen die op het laatste moment vrijkomen door annuleringen.

Investeren in online planningssoftware verbetert de administratieve efficiëntie en de tevredenheid van patiënten.

Patiëntprioritering implementeren

De gemakkelijkste manier om patiënten in te plannen is wie het eerst komt, het eerst maalt, maar dat is verre van de beste aanpak. Een dringende situatie kan een onmiddellijke afspraak vereisen, terwijl veel andere problemen van patiënten kunnen worden afgehandeld met een e-mail of een korte telefoon- of videochat om te bepalen of ze zelfs naar het kantoor moeten komen.

Laat een gekwalificeerd lid van uw personeel telefoontjes van patiënten screenen om te beoordelen of de patiënt een persoonlijke afspraak nodig heeft, of dat het probleem aan de telefoon of via een videoconferentie kan worden afgehandeld.

Prioritering zorgt ervoor dat patiënten die dringende zorg nodig hebben, die kritieke afspraken op dezelfde dag kunnen krijgen, terwijl patiënten die niet hoeven te worden gezien, hun problemen op afstand kunnen laten behandelen.

Gebruik sms en e-mail om afspraken te bevestigen en herinneringen te sturen

Afspraakherinneringssoftware die sms’jes, e-mails en telefoontjes naar uw patiënten stuurt, strategisch voor hun afspraken, kan no-shows en late annuleringen drastisch verminderen. Patiënten kunnen hun afspraak annuleren of bevestigen zonder tijd van het personeel in beslag te nemen.

Het is een goed idee om uw annuleringsbeleid op te nemen in patiëntenherinneringen.

Gebruik een digitale wachtlijst

Sommige platforms voor het plannen van patiënten bieden digitale wachtlijsten, die de frustraties kunnen elimineren die voortkomen uit last-minute annuleringen.

Wanneer u een annulering krijgt, krijgt u toegang tot de digitale wachtlijst voor patiënten om een bericht te sturen naar de volgende patiënt of patiënten in de rij voor een afspraak. Dit vult die open slots, bespaart tijd en middelen in de front office, terwijl het maximaliseren van de tijd besteed met patiënten.

Automatiseer patiënt recalls

Een patiënt recall is een follow-up afspraak, misschien voor een routine lichamelijk onderzoek of behandeling van een chronische aandoening. Deze bezoeken worden meestal na afloop van een afspraak gepland. Een geautomatiseerd systeem voor het terugroepen van patiënten kan patiënten inplannen voor hun volgende bezoek en hen periodiek herinneren aan het bezoek, waardoor uw agenda vol blijft en uw patiënten correct worden behandeld.

Een systeem voor het terugroepen van patiënten stuurt sms’jes, oproepen of e-mails volgens een geschikt schema (wekelijks, maandelijks, jaarlijks, enz.), waardoor de planning van patiënten wordt gestroomlijnd door verbeterde communicatie met de patiënt. Hoewel deze systemen goed zijn voor het werken met patiënten die u vaak moet zien, zijn ze onmisbaar voor het bijhouden van onwillige patiënten die al maanden of jaren niet zijn geweest en regelmatig moeten worden herinnerd om de arts te zien.

Omgaan met uitdagingen bij het plannen

Planning zal altijd een uitdaging zijn, zelfs als u al deze technieken gebruikt. Patiënten zullen vertraging oplopen in het verkeer, dringende gevallen zullen voorrang krijgen, en sommige patiënten zullen niet komen opdagen omdat ze het vergeten zijn. Hoewel de gezondheidszorg in de VS elk jaar zo’n 150 miljard dollar misloopt door gemiste afspraken, is het heel goed mogelijk om daar niet aan bij te dragen door slim te plannen.

Het effectief plannen van patiënten is belangrijk voor het leveren van zorg. De stappen die u nu neemt, zullen een dramatisch effect hebben op hoe efficiënt u uw praktijk runt en op hoe tevreden patiënten zijn over de zorg die ze krijgen.