Door: Billy Sharma, non-profit direct marketing consultant, en auteur.

Waarom een eindejaarsbrief

U moet een eindejaarsbrief sturen omdat uw donateurs aan het eind van het jaar het gulst zijn. In feite vindt bijna een derde van de jaarlijkse giften plaats in december.

En 50% van de non-profitorganisaties ontvangt een meerderheid van hun jaarlijkse giften in de laatste drie maanden van het jaar – van oktober tot en met december

Giftenstatistieken

In de VS: Het 2018 DMA Response Rate Report geeft aan dat de gemiddelde respons op direct mail in 2018 9% bedroeg, aanzienlijk meer dan in 2017, toen het 5,1% was. De respons op de prospectlijst was 4,9%, ook een grote stijging ten opzichte van de 2,9% die het jaar ervoor werd behaald.

In Canada: Volgens Good Works: Canadian Direct Mail Benchmark Study 2020, en Stats Canada, stegen de inkomsten uit direct mail in 2019 met meer dan 5% ten opzichte van het voorgaande jaar. En de gemiddelde giftbedragen sprongen met bijna 7% omhoog.

Dit geeft aan dat terwijl de donorlijsten van organisaties geen enorme groei doormaken (de gegevens toonden een toename van slechts 0,30%), de donoren die wel via mail geven, meer geld geven, vaker.

Hoe schrijf je de perfecte eindejaarsbrief

Hier is een goed voorbeeld van een eindejaarsbrief van het Women’s College Hospital. Hun oproep pakket heeft alles goed!

Voorbeelden van oproepbrieven voor het einde van het jaar

Hier volgen enkele voorbeelden van geslaagde oproepbrieven voor het einde van het jaar:

Briefvoorbeeld eindejaarsactie: Heart House Hospice

Dit voorbeeld van een eindejaarsbrief van Heart House Hospice heeft 2,5 keer meer fondsen opgeleverd dan wat zij normaal gesproken ontvangen uit hun reguliere brieven op andere momenten van het jaar.

Voorbeeld van een eindejaarsbrief: Massey Center

Een ander goed voorbeeld van een geslaagde eindejaarsbrief is deze van het Massey Center. Zij stuurden een nieuwjaarskaart naar donateurs, maar vertelden hen dat die niet voor hen was.

Ze vroegen donateurs de kaart te ondertekenen en terug te sturen, zodat ze hem aan hun bewoners konden geven, jonge moeders die geen man of familie meer hebben, omdat ze in de steek zijn gelaten door de mannen die hen zwanger hebben gemaakt en door hun ouders zijn gevraagd het huis te verlaten.

In de brief werd uitgelegd waarom de eindejaarskaart was bijgesloten en hoe de interactie van de donateurs de bewoners van de liefdadigheidsinstelling zou helpen. Namelijk alleenstaande moeders zonder familie, aangezien zij in de steek waren gelaten door de mannen die hen zwanger hadden gemaakt en familieleden die hen uit huis hadden gegooid omdat zij zwanger waren geworden.

Het resultaat: Totale DM inkomsten voor het jaar nu op $13.931. Twee keer zoveel als onze reguliere mailings.

Gebruik deze downloadbare fondsenwerving brief sjablonen als een gids voor het schrijven van uw eindejaarsbrief.

Wanneer een eindejaarsbrief versturen

1. Het wordt aanbevolen om de eindejaarscampagne voor fondsenwerving in de tweede week van november te starten; (Niet later dan 9 november 2020)
2. Zeker nu er een vertraging is in de postbezorging in de VS.

Hier is een woord van waarschuwing van fondsenwervingsexpert, Pamala Grow, over verhalen van vertraging van de postbezorging in de VS:

“In mijn regio, in de buitenwijken van Philadelphia, melden sommige steden dat de post al vijf dagen niet is bezorgd. En toen ik vrienden op Facebook vroeg of zij tekenen zagen van een vertraging in de postbezorging, meldden de meesten van hen van wel. Slechts twee hadden geen verandering gezien.

Een vriend van mij, die uitvoerend directeur is van een kleine non-profit gemeenschap in Californië, meldde “Post is zeker traag. Had 2 donoren contact met mij dat cheques werden geretourneerd – adres onbestelbaar. We zijn er al 14 jaar!”

Wat kunt u doen om ervoor te zorgen dat u uw meest succesvolle eindejaarscampagne ooit hebt? Lees meer.

Year-End Appeal Email Samples

Verstuur de eerste e-mail met een oproep voor het einde van het jaar één week voor de datum van verzending van de direct mail, in de week van 2 november. Dit wordt “priming” genoemd, zodat uw donateurs meer openstaan voor uw berichten.

Verstuur vervolgens de tweede e-mail in de week van 26 november.

Van: International Fund for Animal Welfare (IFAW)

Eindejaarsactie E-mail Voorbeeld #2

Van: Paws + Claws

Year-end Appeal Email Sample #3

From: Heart House Hospice

De volgende stappen

1. Verstuur een e-mail naar uw donateurs die ook kan worden gebruikt op andere sociale media platforms.
2. Verstuur de derde e-mail dicht bij of op Giving Tuesday: 1 december.
3. Vraag donateurs om te geven op Giving Tuesday.
4. Verstuur de laatste e-mail in de buurt van 27 december. 12% als alle giften in de laatste drie dagen van het jaar plaatsvinden.
5. Een laatste herinnering om te doneren.

Wat moet er gebeuren tussen nu en de valdatum

Vraag een post Indicia formulier USPS of Canada Post (contact op met uw USPS of Canada Post Sales Rep. voor hulp). Dit zal uw portokosten in de helft verminderen.

Het minimumaantal dat u moet posten is 100 stuks om in aanmerking te komen voor een post Indicia. Dit zal u toelaten om te mailen naar het grootste segment van donoren op uw huislijst.

Waarom Multi-Channel Appeals gebruiken voor eindejaarscampagne

Aanvullende kanalen voor eindejaarscampagnes

Als uw middelen het toelaten, kunt u ook overwegen deze aan uw eindejaarscampagne toe te voegen:

• Website – Maak een speciale pagina
• Sociale media – Gebruik uw Facebook-pagina om meer donoren aan te trekken voor uw non-profit
• Online adverteren – Met Google kunt u gratis advertenties maken

Laten we wat verder in elk van deze duiken.

Website

Uw website is al het meest efficiënte lid van uw ontwikkelingspersoneel. Het slaapt nooit, neemt nooit een loonstrookje, maar aan het einde van het jaar, uw website speciale aandacht nodig heeft in sync met het einde van het jaar beroep lancering, dus, moet u ofwel om:

• Een nieuwe speciale webpagina maken die het concept van uw campagne versterkt en uitbreidt, of
• Een unieke landingspagina op uw website maken.
• Een uniek donatieformulier maken. Zorg ervoor dat het integreert met het non-profit CRM, zoals de ingebedde donatieformulieren van Sumac.

Social Media

Social Media stelt u in staat om supporters te bereiken die het meest deelbaar blijken te zijn, zodat zij uw boodschap van de eindejaarsoproep kunnen verspreiden. Stel voor een video te maken om toe te voegen aan Facebook en andere sociale mediasites.

Suggested Year-End Fundraising Campaign Schedule

Direct Mail: Begin in de eerste week van oktober met het verkrijgen van postindicaties en met creatieve concepten, zodat begin november de goedkeuring en definitieve bestanden kunnen worden gerealiseerd.

E-mails: Plan tegelijkertijd voor de 4 e-mails, zodat ze klaar zijn om te droppen op de voorgestelde data.

Website: Overweeg een speciale pagina te maken zodra de Creative is afgerond in oktober

Social Media: Overweeg een video toe te voegen zodra het creatieve concept in oktober is afgerond. Hieronder staan twee voorbeelden.

Eindadvies: Make Giving Feel Good

Charities kunnen de emotionele beloning van impulsief geven versterken door de vertraging tussen de donatie en de positieve gevoelens die het oplevert te verkleinen. Goede doelen moeten donoren onmiddellijk en levendig het effect van hun gift laten zien.

LiveOnNY gaf drie voormalige militairen die slachtoffers hebben gemeld de kans om een ander soort nieuws te brengen. Bekijk de video.

Een orgaandonororganisatie werkte samen met de plaatselijke politie die automobilisten die voor kleine overtredingen werden gepakt, geen bon gaf als ze orgaandonor waren omdat ze als orgaandonor hadden beloofd anderen een tweede kans in het leven te geven. Kijk hier.