Het succes van een onderneming hangt af van de goede werking van alle afdelingen. Dit betekent dat elke afdeling het beste van zichzelf moet geven voor de betreffende taken. Een cruciale factor om dit te bereiken, naast vele andere, is een goed beheer van de werklast.

Werklast Management is het proces van het verdelen van taken aan de teamleden en het controleren van iemands benutting in de tijd. Het doel hierbij is taken te delegeren om deadlines te halen zonder de werknemers te overbelasten. Dit is belangrijk om burn-out en inefficiëntie van werknemers te voorkomen.

Het hebben van een goed werklast management plan verduidelijkt taken, vergemakkelijkt betere planning en time management. Dit zijn de cruciale aspecten om dingen goed en op tijd gedaan te krijgen. Het is om deze redenen dat leiders deze taakverdeling goed moeten kunnen oefenen binnen een groep.

Tijdens het ontwerpen van een werklastplan zijn er veel dingen die u in gedachten moet houden om mislukking te voorkomen. De meeste van deze plannen lijden onder een onjuiste werkverdeling, onrealistische tijdschema’s, ondermaatse prestaties, enz. Om ervoor te zorgen dat u hier niet aan ten prooi valt, leest u hier hoe u te werk moet gaan.

Hoe oefent u effectief werklastbeheer uit voor uw team

Huidige werklast en capaciteit

In een hectische werkomgeving is het moeilijk om het werk van iedereen nauwkeurig bij te houden. Hierdoor krijgen managers geen eerlijk beeld van de reeds bestaande werklast. Daarom moet u eerst de huidige opdrachten van uw personeel vaststellen.

Bij het vaststellen van de huidige werklast van uw team, zouden de volgende stappen u goed van pas komen.

• Eerst, maak een lijst van alle bestaande projecten en de projecten die op stapel staan voor alle divisies.
• Na dit, stel de aard van deze projecten individueel vast. Zijn ze groot, klein, complex, hebben ze meerdere opleverpunten, enz. In deze stap, moet u ook noemen de verschillende teams werken aan deze projecten, respectievelijk.
• Zodra u begrijpt welke teams werken aan welke projecten, heb je een betere kennis van de bestaande werklast. Nu, breken het werk van verschillende projecten in kleinere brokken, bij voorkeur werk gedaan per week.
• De laatste stap is het breken van de verschillende projecten om hun respectieve prioriteiten. Noteer wat onmiddellijk moet worden voltooid.

Het volgen van deze methode zal u een idee geven van hoeveel werk elk team regelmatig doet.

Hulpbronnen en taken toewijzen

Nu u een redelijk idee hebt van de werklast, laten we verder gaan met het toewijzen van taken. Het is belangrijk hier op te merken dat u taken moet delegeren aan diegenen die ze het best aankunnen. Een onjuiste werkverdeling kan hier leiden tot rampzalige resultaten en tijd die tevergeefs wordt besteed.

Daarom moet uw beslissing gebaseerd zijn op ervaring, resultaten en vakgebied bij het kiezen van de juiste persoon voor een baan. In deze stap zijn er ook een paar andere dingen om in gedachten te houden ook. Sommige daarvan zijn

• Bij het verdelen van taken, begin altijd met het werk met de hoogste prioriteit. Aangezien deze snel klaar moeten zijn, moet u ze eerst aanpakken.
• Na het toewijzen van werk, moet u een geschikt tijdsbestek voor de taak bepalen. Hier, “passend” betekent niet snel, maar eerder de tijd die nodig is om het perfect gedaan te krijgen. Houd hier een kalender bij zodat het gemakkelijk is om de resultaten op te volgen en te controleren.
• Zorg ervoor dat u de juiste persoon met de juiste vaardigheden toewijst.
• Breng in dit proces van toewijzing van taken ook het team op de hoogte om te weten of er extra problemen zijn voor het werk. Het zal hen een kans geven om hun standpunten naar voren te brengen en zich gewaardeerd te voelen.
• Maak er altijd een punt van om degene die u kiest voor een baan te laten begrijpen waarom u hem/haar hebt gekozen. Hier zal elke positieve versterking hun werknemersmotivatieniveaus stimuleren.

Follow-up voor veranderingen

Nadat de taken zijn toegewezen, volgt u de voortgang van uw teamleden op. Dat komt omdat zelfs de beste plannen niet altijd werken. Daarom moet u nagaan of alles volgens plan verloopt of niet.

In de veronderstelling dat alles goed gaat, dan goed gedaan voor een goed uitgevoerde taak! Als dingen niet hetzelfde uit te werken, moet je samen met het team om de knikken uit te werken en opnieuw toewijzen van taken.

Verbetering van de teamefficiëntie

Team efficiëntie is altijd een belangrijke factor in het halen van deadlines en het verminderen van de kosten. In de meeste gevallen is er vaak iemand die sommige dingen sneller voor elkaar krijgt dan anderen. Hier, afgezien van een gebaar van werknemerswaardering, moet u ook proberen hun tactiek te begrijpen.

Het kan een nieuwe software zijn die ze gebruiken, een originele/nieuwe methode, enz. Als een taak snel kan worden uitgevoerd, moet het hele team de procedure ook kennen. Daarnaast kunt u ook andere voorbeelden volgen om de efficiëntie te verbeteren. Enkele van deze voorbeelden zijn

• Besnoeiing van onnodige vergaderingen
• Eigen training en ontwikkeling van werknemers op het gebied van projectmanagementvaardigheden
• Benutting van de sterke punten van individuele werknemers

Workload Management Tool

Een workload management tool is een software die het werk kan verdelen en controleren over meerdere teams en individuen op basis van hun bekwaamheid, vaardigheden en beschikbaarheid. Deze managementsoftware is een enorme hulp omdat ze het proces vereenvoudigen en het gemakkelijk maken om op te volgen.

Het helpt bij taakbeheer, rapportage, projectbeheer, tijdregistratie, samenwerking, klantbeheer, enz.

Dit zijn de stappen om uw beste werklastbeheerplan voor de toekomst te maken.

Conclusie

Een onjuiste werklast is een probleem waarmee werknemers over de hele wereld worden geconfronteerd. Het schaadt niet alleen de arbeidssatisfactie van het personeel, maar ook de gezondheid van de werknemers. Bovendien vermindert het ook de altijd belangrijke betrokkenheid van uw werknemers.

Maar met een goede planning kunt u al deze negatieve gevolgen voorkomen. Vanaf vandaag zou het opstellen van een plan voor het beheer van de werklast u een goede start moeten bezorgen.