Een groot deel van de organisaties maakt gebruik van SharePoint voor projectmanagement. Zoals ik al in veel van mijn blogposts heb geschreven, biedt SharePoint out of the box een uitgebreide lijst met functionaliteiten die het naar mijn mening tot een perfecte en logische optie voor projectmanagement maken. Van de robuuste mogelijkheid om documenten te beheren, tot taakbeheer, naadloze integratie met MS Project, en uitstekende beveiligingsconfiguratie – SharePoint heeft het allemaal. Met deze blog post, wil ik de stappen uitleggen die betrokken zijn bij het creëren van eenvoudige, maar zeer praktische Project Management Office / PMO portal in SharePoint.

Step 1: Bepaal de juiste site hiërarchie voor uw PMO portal

Ik pleit meestal voor een zeer eenvoudige site hiërarchie. Het idee is dat er een PMO homepage (site) komt met alle projecten en alle projectsites worden opgezet als subsites, 1 niveau onder de PMO homepage. Het onderstaande diagram geeft de voorgestelde hiërarchie weer. Als u meer wilt weten over de hiërarchie van SharePoint-sites en best practices voor het structureren van sites, bekijk dan deze post.

Stap 2: Bepaal in welke siteverzameling u de PMO-portal gaat bouwen

Dit is een zeer belangrijke beslissing. Als uw projectsites bedoeld zijn voor interne samenwerking, dan kunt u uw portal maken in uw root (standaard) siteverzameling (waar de andere intranetsites zich bevinden), net als in de afbeelding hierboven. Als u echter projectsites of bepaalde inhoud gaat delen met externe partijen (klanten, leveranciers, aannemers), dan moet u uw PMO portaal in een aparte siteverzameling bouwen. In het geval dat u zich afvraagt waarom dat het geval is – wilt u misschien deze post lezen.

Stap 3: Maak een PMO site met Project Dashboard

Het is nu tijd om de mouwen op te stropen. Het grote idee achter deze PMO Homepage is dat het alle informatie over projectmanagement zal bevatten, links/kennisbank over Projectmanagement methodologie, projectmanagement formulieren en templates, maar het belangrijkste – een lijst/dashboard van alle projecten in uw organisatie. Ik laat het aan u over hoe u uw templates wilt organiseren (dit kan gewoon een eenvoudige document bibliotheek zijn met Word/Excel/PDF’s georganiseerd via metadata.

Het belangrijkste middelpunt van de PMO site is het PMO Dashboard – een lijst van alle projecten. Ik wed dat je al een in uw organisatie – het is waarschijnlijk opgeslagen in Excel. Dus in wezen is het dashboard een SharePoint-lijst met aangepaste metadata (kolommen). Het idee is dat uw dashboard uiteindelijk tientallen of honderden projecten kan bevatten en u kunt het dashboard gebruiken om te sorteren, groeperen en filteren op metadata/kolommen (d.w.z. alleen actieve projecten tonen of groeperen per afdeling of projectmanager). Hier volgen enkele tips voor het maken van dat Project Dashboard:

1. Begin met het Custom List Web Part
2. Rename Title Column to Project Name Column (dit stelt gebruikers in staat om op een projectnaam te klikken en alle projecteigenschappen op het dashboard te bekijken/bewerken)
3. Maak al uw kolommen met gebruikmaking van verschillende kolomtypen (i.Project Manager – People picker, Department – Choice Column of Managed Metadata/Term Store, Start Date/End Date – Date field, Budget – Currency field, Project Status – Choice field (i.e. Actief, Gesloten) enzovoort.
4. Een van de kolommen zal een kolom van het type Hyperlink zijn, zodat u het URL-adres van een projectsite kunt invoeren
5. Maak meerdere weergaven voor uw dashboard (d.w.z. groeperen op Status, Project Manager, Afdeling, enz.)

Zo zou een voltooid projectdashboard eruit kunnen zien

Stap 4: Voeg andere webonderdelen toe aan PMO-site

Dashboardlijst is misschien het enige op uw PMO Homepage, maar u kunt ook andere webonderdelen toevoegen voor andere soorten inhoud. Hier zijn een paar ideeën voor u:

• Promoted links web part om gebruikers naar specifieke inhoud of websites te verwijzen
• Documenten bibliotheek met verschillende project management templates/formulieren (bijv. Agenda, Notulen van vergaderingen, Project Charter, Project Schedule). U kunt ook metadata gebruiken om alles te organiseren
• Instructies/Methodologie-document of Wiki/Kennisbank – dit kan een soort wiki-bibliotheek zijn met tekst en afbeeldingen

Stap 5: Maak een projectsite

Ik heb eigenlijk een vrij gedetailleerde post geschreven met stap-voor-stap instructies over hoe u een projectsite vanaf nul kunt maken. Bekijk het hier.

Stap 6: sla projectsite op als sjabloon

Nadat u uw SharePoint-projectsite hebt gemaakt, moet u deze opslaan als sjabloon, zodat u eenvoudig nieuwe projectteamsites kunt maken vanuit de aangepaste sjabloon. Om te leren hoe u de site als sjabloon opslaat, raadpleegt u Stap 10 in de bovenstaande post.

Stap 7: Configureer de beveiliging voor alle sites

Nadat u klaar bent met het ontwerp van alle sites, is het tijd om te zorgen voor beveiliging/permissies voor de PMO Homepage + alle project subsites. Ik documenteer alle stappen die je moet doen voor de beveiliging in deze post. Hier zijn enkele tips voor beveiliging specifiek voor PMO portaal:

• Voor PMO Homepage (de site met de project lijst/dashboard) – u wilt misschien alleen een select aantal gebruikers toestaan om de site te kunnen bewerken – dus dat betekent dat slechts een paar mensen in de Members Group zitten met Contribute permission level, terwijl alle anderen in de Visitors group zitten met Read-Only privileges
• Voor de Project Sites – u wilt misschien projectleden toestaan om de site te delen met anderen (Stap 7 in bovenstaande post). In tegenstelling tot afdelingssites die vaste roosters hebben, veranderen projectteams de hele tijd, dus je wilt het flexibel houden. Op deze manier kunt u (PMO) zich richten op projectmanagement en niet op beveiligingsmanagement.

Stap 8: Leid anderen op over het nieuwe proces

Nadat u klaar bent met het “technische” deel – moet u uw gebruikersbestand opleiden over de nieuwe sites. Het is niet alleen de SharePoint kant van de zaak. Ja, u moet uw gebruikers laten zien hoe ze op de sites kunnen navigeren, hoe ze met documenten kunnen werken en met Task List schema’s kunnen maken. Maar dit is ook een uitgelezen kans om uw PM’s en teamleden op te leiden en te trainen in het PMO proces en de methodologie. Lang verhaal kort – training is verplicht en een cruciaal onderdeel van een succesvolle gebruikersadoptie.

Je wilt misschien ook deze video bekijken, waar ik verschillende opties voor Project Management doorneem, inclusief degene die in deze post wordt beschreven.