Veel bedrijven hebben ten minste een paar klanten of cliënten die – om uiteenlopende redenen – hun rekeningen niet betalen. Er zijn echter stappen die u kunt nemen om uw kansen op het innen van het geld dat u verschuldigd bent te verbeteren.

Start uw factureringsbeleid van tevoren

Hoewel er enige variatie zal zijn afhankelijk van het soort bedrijf dat u hebt (professioneel kantoor, dienstverlenend bedrijf, webgebaseerd bedrijf, groothandel), is er over het algemeen een geschikte en effectieve manier om klanten of cliënten uw factureringsbeleid voor te leggen.

Als u een professioneel of adviesbureau hebt, is het gebruik van een retentiebrief een gangbare praktijk. In de brief moet worden vermeld hoeveel dagen een klant heeft om een rekening te betalen en of er rente of financieringskosten zijn voor te late betalingen. De klant moet een kopie van de brief ondertekenen om te bevestigen dat hij of zij de voorwaarden begrijpt en aanvaardt. Als u een ander soort bedrijf hebt, zoals groothandel of productie, kunt en moet u nog steeds een document voor uw klanten opstellen met dezelfde basisinformatie over wanneer rekeningen verschuldigd zijn en welke kosten zullen worden toegevoegd als ze onbetaald blijven.

Als u een op het web gebaseerd bedrijf hebt, of anderszins een website gebruikt om belangrijke details over uw bedrijf te verstrekken, is het zeer raadzaam om een pagina op de site te wijden aan uw factureringsbeleid.

Billing Smart

Het maakt het gemakkelijker voor u om verantwoordelijk betalingsgedrag van uw klanten te verwachten als u zich bezighoudt met verantwoordelijk factureringsgedrag. Slimme, verantwoorde factureringspraktijken omvatten:

• Stipt factureren. Tenzij u een specifieke regeling hebt waarbij u bijvoorbeeld per kalendermaand factureert, verstuurt u uw facturen zo snel mogelijk nadat het werk is voltooid of de goederen zijn geleverd.
• Factureer duidelijk. Zorg ervoor dat de klant precies weet waar de rekening voor is en met wie hij contact moet opnemen als er een vraag is.
• Factureer “proactief”. Vermeld op de rekening (of op een begeleidende brief) dat de klant contact met u moet opnemen als er problemen zijn.
• Facturering met betalingsprikkels. Het in rekening brengen van rente op achterstallige rekeningen, en, misschien, het bieden van kortingen voor vroege betaling, moedigt klanten of cliënten vaak aan om uw rekeningen eerst te betalen.
• Snel en duidelijk zijn met achterstallige kennisgevingen.

Naast de laatste punten, is het slim factureringsbeleid om kopieën te bewaren van de betalingscheques van klanten in het verleden en kopieën van alle correspondentie met klanten. De cheques laten zien waar klanten bankrekeningen kunnen hebben, wat belangrijk kan worden als u door een formeel incassoproces moet gaan. Evenzo kan de correspondentie met klanten informatie of op zijn minst hints geven over de verblijfplaats of zelfs de werksituatie van een niet-betalende klant, wat ook cruciale informatie kan zijn in een incassozaak.

Initiële incassoactiviteiten

Als een klant niet reageert op uw rekeningen, zult u waarschijnlijk moeten kijken naar andere stappen om te innen wat u verschuldigd bent. Begrijp dat dit een frustrerend proces kan zijn, waarbij u bij elke nieuwe stap mogelijk de omstandigheden moet herzien en moet beslissen hoeveel verder u de klant wilt achtervolgen.

De federale Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) regelt het gedrag van incassobureaus, maar is niet van toepassing op bedrijven die hun eigen schulden proberen te innen. Staten hebben echter vaak hun eigen wetten die een aantal beperkingen opleggen aan wat uw bedrijf kan doen om een schuld te innen. Zo zijn bijvoorbeeld leugens, bedreigingen, misbruik en intimidatie over het algemeen verboden. Als u uw eigen incassowerk doet, moet u de relevante wetten in uw staat raadplegen.

Het incassoproces begint meestal met het voeren van telefoongesprekken en het verzenden van incassobrieven. Bij telefoongesprekken is het belangrijk om intimidatie te voorkomen. U moet voorkomen dat u veel telefoontjes pleegt, of op oneven uren belt (zoals midden in de nacht), alleen om te ergeren of te irriteren. U wilt niet dat uw inspanningen averechts werken omdat u overdreven – of zelfs onrechtmatig – agressief was. Wat incassobrieven betreft, moet u basissjablonen ontwikkelen en bijhouden die u snel kunt aanpassen voor elke specifieke klant.

Een andere mogelijke stap is aan te bieden om met een niet-betalende klant te schikken voor een gereduceerd bedrag. U kunt bijvoorbeeld aanbieden om 75% van het verschuldigde bedrag te accepteren als de klant volledig betaalt, in gegarandeerde fondsen, binnen vijf dagen (of een andere duidelijke deadline). Als het werkt, kan dit een goedkopere manier zijn om een incassokwestie op te lossen dan nog meer stappen te ondernemen. Als u deze aanpak probeert, moet u sterk overwegen om de klant duidelijk te maken dat dit een eenmalig aanbod is. U wilt geen verwarring, noch wilt u extra hoofdpijn in verband met eindeloze nieuwe “onderhandelingen”, als het aanbod niet leidt tot de verwachte betaling. Het doen van het aanbod mag geen invloed hebben op uw rechten op volledige betaling via een incassoprocedure in de rechtbank.

Small Claims Court en andere definitieve opties

Op het einde, blijft u over met een paar basisopties. Twee van deze opties, het werken met een incassobureau of het werken met een advocaat, zal u geld kosten, en zal dus het bedrag dat u uiteindelijk zou kunnen innen van de schuldenaar verminderen. Bovendien zal een incassobureau duidelijk worden beperkt door de FDCPA. Deze opties kunnen echter de moeite waard zijn als u gewoon niet de tijd hebt om de zaak zelf te behandelen, en u bereid bent om aanzienlijk minder dan het oorspronkelijke factuurbedrag te accepteren om het geschil op te lossen.

Vergeleken met andere opties, heeft het vertegenwoordigen van uzelf in een rechtbank voor geringe vorderingen verschillende voordelen. Ten eerste hoeft u niet iemand anders te betalen. Incassobureaus houden vaak tot wel de helft van wat ze voor u weten te innen. Ten tweede, in veel gevallen komt de gedaagde (de persoon die u geld schuldig is) niet opdagen voor de hoorzitting; vaak is dit omdat de persoon weet dat het geld verschuldigd is en niet wil proberen om zich te verdedigen. Dit betekent dat u enige kans heeft om gewoon een vonnis bij verstek in uw voordeel te krijgen. Ten derde, omdat een vonnis tegen een schuldenaar een negatief effect kan hebben op zijn of haar kredietwaardigheid, kan het eenvoudig indienen van een gerechtelijke vordering voor sommige schuldenaren een stimulans zijn om met u te schikken.

Wees u er echter van bewust dat u solide bewijs nodig hebt dat de persoon die u aanklaagt u het geld verschuldigd is. Terwijl sommige debiteuren geloven dat ze geen geldige verdedigingen hebben en niet zullen vechten tegen een kleine claims pak, anderen geloven sterk dat ze gerechtvaardigd zijn in het niet betalen. Als u denkt dat u geen sterke zaak heeft, of als u denkt dat de schuldenaar zich waarschijnlijk zal verzetten, moet u uw optimisme over uw kansen in een procedure voor geringe vorderingen temperen – het resultaat kan een vonnis zijn voor veel minder dan het oorspronkelijke factuurbedrag, of, in een zeer zwakke zaak, mogelijk zelfs een volledig vonnis ten gunste van de gedaagde.

U moet ook in gedachten houden dat het winnen van een gerechtelijke uitspraak niet het einde van de zaak betekent. Je zal nog steeds moeten gaan door de beslaglegging proces-locatie en het nemen van activa van de schuldenaar om uw factuur te betalen. Uitzoeken of en waar een schuldenaar werkt, en of en waar hij of zij bankrekeningen heeft, evenals het indienen van het nodige papierwerk om beslag te leggen op die lonen en bankrekeningenfondsen, kan tijdrovend zijn.

Meer informatie

Nolo heeft een verscheidenheid aan andere artikelen over krediet en incasso, met inbegrip van zaken als schuldeiser en incasso rechtszaken en incassobureaus en incasseerders. Er zijn ook verschillende federale en staatsoverheidswebsites die de moeite waard zijn om door te nemen; slechts één voorbeeld is de FAQ-pagina van de FTC over incasso voor consumenten. Voor een bredere dekking in een enkel boek, bevat Legal Guide for Starting & Running a Small Business, door Fred Steingold (Nolo) een uitgebreid hoofdstuk over krediet- en incassokwesties.