Zaken moeten hun facturen op een professionele toon formuleren en daarbij duidelijke, eenvoudige taal gebruiken. Het is belangrijk om altijd beleefd te zijn wanneer u een factuur naar een klant stuurt en in alle andere zakelijke communicatie met betrekking tot betalingen.

De formulering van een factuur moet zo duidelijk mogelijk zijn. Vermeld duidelijk de vervaldatum van de factuur, het verschuldigde bedrag en de geleverde diensten. Als een factuur of de begeleidende e-mail vaag taalgebruik bevat, kan de klant in verwarring worden gebracht, informatie verkeerd interpreteren en als gevolg daarvan te laat zijn met het sturen van betaling.

Hier vindt u onderwerpen om u te helpen leren hoe u een factuur professioneel formuleert:

Tips voor het verzenden van facturen die betaald worden

Sample Invoice Email Template

Hoe op te volgen op onbetaalde facturen

Tips voor het verzenden van facturen die betaald worden

Facturen zijn documenten waarmee kleine bedrijven betaling van hun klanten kunnen ontvangen, maar er zijn strategieën voor het verzenden van facturen die meer kans hebben om u snel betaald te krijgen. De juiste berichtgeving, zowel op de factuur zelf als in de begeleidende e-mail, kan klanten motiveren om de factuur meteen te betalen. Hier zijn enkele tips voor de communicatie met klanten over facturen:

Verstuur facturen snel

Het is belangrijk om uw facturen op te stellen en ze naar klanten te sturen zodra u het werk waarvoor u factureert, hebt voltooid. Niet alleen betekent dit dat je eerder betaald krijgt voor je diensten, het betekent ook dat je facturen schrijft terwijl het werk vers in je hoofd zit. Als u facturen schrijft zodra het werk is gedaan, onthoudt u alle details en is de kans kleiner dat u fouten maakt in uw factuur, wat klanten in verwarring kan brengen of boos kan maken, waardoor de betaling vertraging oploopt.

Beleefd

Beleef altijd de beleefdheid bij het formuleren van facturen en alle begeleidende communicatie, zoals e-mails. Hoffelijke communicatie helpt u een sterke professionele relatie met uw klanten te onderhouden, waardoor u meer kans hebt op een vervolgopdracht. Beleefd zijn in uw facturen helpt u ook sneller betaald te krijgen, zo blijkt uit een onderzoek van FreshBooks. Uit het onderzoek bleek dat het gebruik van woorden als “alstublieft” en “dank u” bij het schrijven van facturen het percentage betaalde facturen met meer dan vijf procent kan verhogen.

Ben altijd beknopt

Wanneer u uw facturen opstelt, moet u altijd beknopt en to the point zijn. Vermeld duidelijk de informatie die klanten nodig hebben om u volgens uw voorwaarden te betalen: vermeld het verschuldigde bedrag en de vervaldatum. Soms proberen bedrijven fancy termen te gebruiken bij het schrijven van facturen, maar dit kan klanten verwarren. Bijvoorbeeld, in plaats van formuleringen op facturen te gebruiken zoals “betaling verschuldigd bij ontvangst”, wat vaag is, vermeld gewoon de vervaldatum, d.w.z. “betaling verschuldigd op 31 december 2018.”

Make Payment Easy

Maak het uw klanten gemakkelijk om uw facturen te betalen, zodat ze een betere klantervaring hebben en zodat u sneller betaald wordt. Vermeld in uw factuur duidelijk welke betalingsmethoden uw klanten kunnen gebruiken. Als je cheques accepteert, vermeld dan alle benodigde details, zoals “Cheques graag overmaken aan Mijn Kleine Bedrijf en de cheque opsturen naar Dit Bedrijfsadres”. Als u online betalingen accepteert, voeg dan een “Betaal nu” knop toe onderaan uw factuur of in de body van uw begeleidende e-mail die direct naar de online betaalpagina linkt, om het uw klanten zo gemakkelijk mogelijk te maken om het te vinden.

Sample Invoice Email Template

Het is belangrijk om factuur e-mails op een beleefde, beknopte manier te formuleren, zodat uw toon professioneel is en de overgebrachte informatie duidelijk is voor klanten. Deze voorbeeld e-mailsjabloon voor facturen kan u helpen professionele e-mails te schrijven voor uw facturen:

Onderwerpregel: De naam van uw bedrijf: Invoice #001

Dear Client’s Name,

I hope you’re doing well.

I wanted to let you know a new invoice #001 has been created on your account. U vindt de factuur als bijlage bij deze e-mail. Gelieve het saldo van $ 500 te betalen tegen 31 december 2018.

U kunt betalen door een cheque te sturen naar:

Uw bedrijfsnaam
Uw volledige bedrijfsadres
Uw postcode

Bedankt voor uw bedrijf; ik kijk ernaar uit om binnenkort weer met u samen te werken.

Met vriendelijke groet,

Uw naam
Uw contactgegevens

Hoe onbetaalde facturen op te volgen

Het is belangrijk om onbetaalde facturen op te volgen zodra ze achterstallig zijn geworden. De bewoordingen die u gebruikt om onbetaalde facturen op te volgen, moeten beleefd maar direct zijn. Geef uw klant het voordeel van de twijfel: er is een goede kans dat de late betaling te wijten is aan een administratieve fout en dat ze niet kwaadwillig achterhouden.

Hier is een e-mailsjabloon om kleine bedrijven te helpen bij het opvolgen van onbetaalde facturen:

Onderwerpregel: De naam van uw bedrijf: Invoice #001

Dear Client’s Name,

I hope you’re doing well. Ik neem contact met u op in verband met factuur #001. Dit is een vriendelijke herinnering dat de betaling verschuldigd was op 31 december 2018. Stuur de betaling zo snel mogelijk.

U kunt betalen door een cheque te sturen naar:

Uw Bedrijfsnaam
Uw Volledig Bedrijfsadres
Uw Postcode

Ik kijk ernaar uit om van u te horen. Neem contact met mij op als u vragen heeft.

Met vriendelijke groet,
Uw naam
Uw contactinformatie