Als je net als ik een bedrijf of een bijbaan hebt vanuit een thuiskantoor (of soms gewoon op afstand werkt), dan begrijp je de noodzaak van een opgeruimde, minimalistische thuiskantooromgeving.

Toen ik opgroeide, zei mijn moeder altijd tegen me: “opgeruimde ruimte, opgeruimde geest.” Dat kleine klompje is me altijd bijgebleven. Ik geloof het.

Mijn vriend Joshua Becker heeft net een nieuw boek geschreven, The Minimalist Home: een kamer-voor-kamer gids voor een opgeruimd, gefocust leven. Daarin wijdt hij een hoofdstuk aan het thuiskantoor.

Ik dacht dat het een perfect moment was om wat tips te delen over het houden van een minimalistisch thuiskantoor, je een update te geven over mijn thuiskantoor situatie, mijn gedachten te geven over Joshua’s thuiskantoor tips, en mijn actieplannen te delen voor het verwijderen van een deel van de rommelige chaos in mijn werkleven.

Wist je dat? Volgens onze partners bij FlexJobs:

“3,9 miljoen Amerikaanse werknemers, of 2,9% van de totale Amerikaanse beroepsbevolking, werken minstens de helft van de tijd thuis, tegenover 1,8 miljoen in 2005 (een stijging van 115% sinds 2005).”

Er zijn er veel onder ons met werkplekken in huis. En elke dag komen daar meer mensen bij. Laten we eens kijken naar enkele manieren (sterk geïnspireerd door het bovenstaande boek) waarop we die ruimte kunnen opruimen en efficiënter kunnen zijn.

Define Your Home Office Space

Dit is een belangrijke stap die we vaak overslaan wanneer we proberen een rustig thuiskantoor te creëren. Typisch, meer dan welke andere kamer dan ook, kan het thuiskantoor een vangnetkamer zijn voor een heleboel dingen: kantoor (bedrijf vs bijbaan vs gezinsfinanciën), opslag, pianokamer, leeskamer, extra speelkamer, enz.

Het is prima dat de kamer is gewijd aan een paar van deze dingen als het een grote ruimte is, maar het kan dit niet allemaal zijn. Stel wat grenzen aan wat deze kamer is? Kun je wat andere activiteiten uit deze ruimte verplaatsen?

Bottom line: probeer niet te veel te doen in deze ene ruimte. De chaos zal vanzelf leiden tot rommel.

Hoe ik mijn ruimte definieer:

Mijn kantoor aan huis heeft verschillende iteraties gehad, maar op dit moment is het gewijd aan mijn werk met deze website (ik heb een staand bureau en een standaard bureau – die ik beide heb gemaakt en gebruik), het is waar ik een deel van onze familie financiën behandel, en het is waar ik mijn kinderen toesta om het toetsenbord te oefenen of af en toe hun computerspel van keuze te spelen – Prodigy Math. Het is ook de plek waar ik af en toe tijdelijk FinCon-gerelateerde spullen bewaar.

Omdat ik twee of drie dagen per week naar een co-working space ga, vind ik het prima dat mijn thuiskantoor wordt gebruikt voor het toetsenbord van de kinderen of computerspelletjes als ik er niet ben – deze activiteit gebruikt slechts twee extra items die gemakkelijk kunnen worden opgeborgen. Maar deze ruimte is niet voor de opslag van FinCon – daar heb ik een echte opslagruimte voor. Dus ik zal ervoor moeten zorgen dat er geen spullen meer in deze ruimte kruipen.

Gerelateerd: 7 Soorten kantoorruimte voor de startende ondernemer

Declutter uw bureau laden en kasten

Als je eenmaal je doel voor deze ruimte hebt, is het tijd om de laden en kasten te declutteren. Als u uw kantoor aan huis al enige tijd hebt, hebt u waarschijnlijk een paar bureaulades en archiefkasten die een paar dingen hebben verzameld.

Laten we het schoonmaken. Haal alles uit de laden en kasten en zet het alleen terug als je het in het afgelopen jaar hebt gebruikt of als je het nodig hebt om het te bewaren voor het bijhouden van gegevens. Bewaar slechts één exemplaar van elk type kantoorapparatuur of -voorraad.

Leg al het andere op een stapel om te verkopen, te doneren of in de prullenbak te gooien. Oude elektronica kan worden verkocht op een site als Decluttr (lees onze review).

Welke administratie moet je dan bijhouden? Ik zal niet proberen om deze hele lijst hier te behandelen, maar ik zal een paar belangrijke punten toevoegen:

• Breng jezelf een kluis voor die fysieke / gebosseleerde “voor altijd items”: paspoorten, testamenten, huwelijkslicenties, levensverzekeringspolissen, titels, aktes en geboorteakten. Ik gebruik deze kleine, brandveilige kluis (van Amazon.com) en ik heb gemerkt dat zodra hij vol begint te raken, ik sommige dingen eruit moet gooien. Kleine kluis = minder rommel.
• Bewaar alle belastinggegevens minstens zeven jaar in een archiefkast of opslagbak. Hier is meer van de IRS over het bijhouden van belastinggegevens.
• Bewaar alle originatiedocumenten voor hypotheken, leningen, investeringen, zolang u de schuld of investering hebt.
• Bewaar geen afschriften, rekeningen, kwitanties, die u online kunt krijgen. En bewaar niets dat wordt vervangen door een nieuwere versie (zoals een verzekeringspolis).
• Digitaliseer ten slotte zoveel mogelijk van dit alles als u kunt. Het is een goed idee om zelfs een foto te maken van je “voor altijd items” om in je bestand te hebben.

Mijn bureaulades en kasten:

Een van mijn bureaus heeft lades en archiefkasten, en dus is het een combinatie van kantoorbenodigdheden (nietmachines, pennen, enz.), persoonlijke financiën bestanden en chequeboeken, zakelijke bestanden en chequeboeken, en een aantal kleine elektronische snoeren en accessoires.

Ik heb ook een paar boekenplanken, die beide kasten hebben: de ene kant bewaart de kluis en de printer, en de andere kant bewaart willekeurige dozen, voorraden, en FinCon goodies.

Ik moet mijn oude bedrijfsadministratie nemen en door een dienst laten scannen en ordenen voor mij. Ik moet ook die kleine elektronische accessoires een once-over te beslissen wat niet is gebruikt in een tijdje.

Finitief, ik moet een lade volledig leeg, zodat ik kan alles van het bureaublad te nemen aan het einde van de dag en op te bergen uit het zicht. Ik wil een schoon bureaublad hebben aan het einde van elke dag.

Gerelateerd: 6 Financiële Voordelen van Thuiswerken

Geen Extra Decor in beeld: Boeken, diploma’s en extra meubilair

Nu alles achter de schermen is georganiseerd, kunnen we een tweede blik werpen op wat er in het zicht is. Heeft u te veel spullen aan de muur, op de planken, of gewoon op de vloer in uw kantoor?

Houd in gedachten dat u zich hierboven heeft gecommitteerd aan het doel om dit echt een thuiskantoor te maken.

• Laten we beginnen met het weghalen van alle meubels die niet passen. Zoek er een andere plek voor in huis of doe ze weg.
• Dan de muren aanpakken. In zijn boek, verwijst Joshua naar een “ego-muur” van diploma’s en onderscheidingen. Ontdoe je van alles aan de muur “dat meer afleidt dan helpt”.
• Ten slotte, trek alle boeken uit en zet ze niet meer terug, tenzij je ze leest, je ze binnenkort gaat lezen, of het boek sentimentele waarde heeft. Overweeg ook hier over te stappen op digitaal. Ik gebruik Audible voor al mijn “lezen” tegenwoordig en vind het veel productiever om onderweg te luisteren en op een snelheid die bij mij past.

Mijn inrichting en meubels:

Ik ben schuldig aan de “ego-muur”. Hoewel ik trots ben op mijn opleiding en het zeker leuk is om beloond te worden voor je succes, voelen deze dingen een beetje gedateerd en niet zo ambitieus of zinvol als iets fris en eenvoudig.

Ik heb ook een paar muziekinstrumenten in de kamer die meer decoratie zijn op dit punt. Ik moet een andere plek voor ze vinden of ze wegdoen. Ik kan goed overweg met mijn boeken en beperk ze tot één plank op mijn boekenplank.

Ik denk dat het tijd wordt dat de diploma’s en trofeeën naar beneden komen. Ik ben aan het discussiëren over de muziekinstrumenten. Ik denk dat de gitaar aan de muur gehangen kan worden, dan zou ik hem eerder oppakken en bespelen. De trommel moet worden verplaatst naar mijn kast of gedoneerd.

Commit to a Clean Desktop

Als je net als ik bent, heeft het opgeruimde bureaublad waarschijnlijk de grootste impact op je gevoel van emotioneel welzijn in de werkomgeving. Er is niets mooiers dan mijn werkplek binnen te lopen en een kraakhelder, schoon, rommelvrij bureaublad te vinden om aan de slag te gaan met het werk van mijn dagen. Dit gaat niet vanzelf, dus je moet je ervoor inzetten.

Jouw bureaublad is voor de dingen waar je op dat moment mee bezig bent. Meer niet. Bewaar geen dingen op je bureaublad die ergens anders zouden kunnen/moeten staan. Daarom is punt 2 hierboven zo belangrijk. Laat een bureaulade leeg genoeg, zodat deze altijd beschikbaar is om uw vaak geroteerde bureaublad items op te slaan.

Mijn bureaublad situatie:

Het is niet ongewoon voor mijn bureaublad om rommelig te worden met mail, spullen meegebracht van reizen, visitekaartjes, snacks, hoeden, handschoenen, accessoires, stickers, en snuisterijen. Ik heb de neiging om mijn bureaublad opruimen proces herzien om de paar weken of zo.

Iets dat heeft me een beetje geholpen is om een bak op het bureaublad en zich inzetten om alles daar te houden. Een ander ding dat heeft geholpen is de aanschaf van deze monitorstandaard van Amazon die me ruimte onder mijn monitor geeft om mijn toetsenbord en muis op te bergen aan het einde van de dag.

Ik ga proberen om ruimte te vinden in mijn bureaulades om die bak met papieren te verplaatsen. Op die manier is het enige wat boven op het bureau ligt, precies datgene waar ik op dat moment aan werk. Als er niets is, dan denk ik dat ik minder snel snuisterijen of kaarten of andere willekeurige items op het bureau zal laten vallen op een continue basis.

Behandel inkomend papier

Het kantoor aan huis heeft de neiging om veel papier te verzamelen, dus je moet systemen maken om je in staat te stellen om dit papierwerk snel en efficiënt te sorteren.

• Ten eerste, afmelden voor zoveel mogelijk junkmail en zoveel afschriften als je kunt. Ga naar uw bank om de afschriften aan te pakken en ga naar de FTC voor info over het stoppen van alle verzoeken. U hoeft dit spul niet te krijgen!
• Ten tweede, zorg voor een recyclebak of papierversnipperaar en zet die naast uw bureau. Naar mijn mening is dit een acceptabel item om te hebben, omdat het zorgt voor snelle actie. Zodra de post binnenkomt, sorteer je alles, en dan gooi je de rommel en geopende enveloppen in de recyclebak. Als het een afschrift of rekening is, of een ander belangrijk financieel document, berg het dan op de juiste plaats op. Negen van de tien keer maak ik er gewoon een foto van en stuur de papieren versie toch maar naar de recycling. Ik kan het meestal digitaal afhandelen.

Hoe ik met papier omga:

Ik heb de neiging om papier op te laten stapelen in mijn prullenbak en ga er meestal elke week of om de week doorheen. Als ik dit dagelijks doe in plaats van wekelijks, merk ik dat ik beter in staat ben de rommel op afstand te houden, natuurlijk.

Over het afzien van post: ik heb dit zelf een aantal jaren geleden gedaan en het heeft goed gewerkt. Ik krijg voornamelijk dingen van bedrijven die ik ken. Mevrouw PT heeft zich echter nog niet afgemeld en krijgt dus nog steeds een heleboel aanbiedingen dankzij haar onberispelijke kredietscore.

Ik ga mevrouw PT aanmoedigen zich af te melden. Wat het inkomende papier betreft, zou een wekelijkse routine goed moeten zijn voor nu, zolang die bak in de lade gaat.

Final Thoughts on The Minimalist Home Office

Hopefully het nemen van een aantal van deze stappen zal leiden tot een gelukkiger, gezonder werkleven voor u en uw gezin.

Het thuiskantoor kan een speciale plek zijn, waar belangrijk, levensveranderend werk wordt gedaan. Dus verwaarloos het alsjeblieft niet als het gaat om het creëren van een minimale levensstijl.

Ik sluit af met een citaat uit Joshua’s boek dat ik bijzonder nuttig vond voor ons zij-instromers:

“Met een geminimaliseerd thuiskantoor kun je het werk dat je daar doet op de top krijgen en houden. En het zit zo: als je er bovenop zit, zie je meer… en kun je stappen nemen om meer te bereiken. Misschien kun je, nadat je op een zaterdagochtend je kantoor aan huis binnenstapt en je realiseert dat je helemaal klaar bent met je kantoorklusjes, plannen hoe je dat parttime bedrijfje kunt beginnen waar je al zo lang aan denkt.”

The Minimalist Home: a room-by-room guide to a decluttered, focused life is beschikbaar op Amazom. Je kunt er je hele huis mee opruimen, niet alleen het kantoor.

En zoals Joshua altijd graag deelt, kun je het gewoon gratis reserveren bij je plaatselijke bibliotheek als je niet nog een boek wilt kopen. Je kunt meer over Joshua te weten komen door te luisteren naar deze podcastaflevering die ik met hem heb gedaan.

Wat zijn jouw tips voor het houden van een rommelvrij thuiskantoor?