Gezien de hoeveelheid technologie die is gebouwd om teamcommunicatie te verbeteren, zou cross-functionele samenwerking eenvoudiger dan ooit moeten zijn. Met Slack kunnen we direct contact opnemen met collega’s. We kunnen documenten over de hele wereld delen met Google Drive. We kunnen taken toewijzen en samenwerken aan projecten in Asana. Maar de introductie van nieuwe software in uw team is niet altijd voldoende. Waarschijnlijk moet je ook andere, meer interpersoonlijke, barrières overwinnen.

Bij InVision spelen samenwerkingstools bijvoorbeeld een belangrijke rol bij het coördineren van het werk tussen het product- en marketingteam. Ze benadrukken echter ook het belang van voortdurende communicatie, het duidelijk delegeren van verantwoordelijkheden en bedrijfsbrede kennis van aanstaande productlanceringen. Al deze ingrediënten dragen bij aan hun vermogen om succesvol samen te werken met meerdere teams, en hun marketingcampagnes zijn er sterker door geworden.

Wanneer je geen duidelijk doel voor ogen hebt, wordt dat duidelijk wanneer je probeert uit je silo te breken om samen te werken, en dan tegen een muur aanloopt.

Cross-functionele samenwerking kan bedrijven mogelijkheden bieden om hun werk zo goed mogelijk te doen. Waarom vechten we er dan tegen? En waarom hebben we er moeite mee om het te faciliteren, zelfs als we het er allemaal over eens zijn dat we het willen? Hieronder vindt u 5 veel voorkomende belemmeringen voor samenwerking tussen teams, afdelingen en functies, samen met oplossingen voor elk van deze belemmeringen.

Wat is cross-functionele samenwerking?

Eenvoudig gezegd, cross-functionele samenwerking is wanneer mensen van verschillende teams of functies (marketing, verkoop, engineering, HR) binnen een bedrijf hun krachten bundelen om te werken aan een gemeenschappelijk doel, project of verantwoordelijkheid.

Het kan van alles zijn, van dagelijkse verantwoordelijkheden, zoals klantenservice en marketing die samenwerken op het gebied van sociale media, tot eenmalige projecten, zoals verkoop en product die een nieuwe, klant-converterende functie ontwikkelen. Het is echter niet altijd gemakkelijk om dit te laten gebeuren, om nog maar te zwijgen van het laten werken ervan.

De betrokken teams hebben tegenstrijdige doelen of helemaal geen doelen

Heb je ooit geprobeerd om een ander team bij een project te betrekken, om ze vervolgens te horen zeggen: “Dat heeft voor ons geen prioriteit”? Het kan gekmakend zijn als je weet dat het een directe invloed heeft op de omzet, een aanzienlijk aantal nieuwe klanten oplevert, een enorme technische schuld verhelpt of op een andere manier een positieve invloed heeft op je bedrijf.

In dit geval zijn jij en het team waarschijnlijk niet op één lijn wat betreft de doelen. Of erger nog, je kent de doelen van je team of bedrijf niet.

Wanneer je geen helder doel voor ogen hebt, wordt dat duidelijk wanneer je probeert uit je silo te breken om samen te werken – en dan tegen een muur aanloopt.

Oplossing: stem je doelen af en deel ze met iedereen

Moedig senior leiders aan om de doelen van je bedrijf openbaar te maken, zodat iedereen, niet alleen het leiderschapsteam, de prioriteiten van je bedrijf kent. Als u een individuele medewerker bent, zorg er dan voor dat u weet hoe uw projecten zich verhouden tot bredere doelen (u kunt de piramide van duidelijkheid gebruiken om dit in kaart te brengen) en communiceer met medewerkers welk doel uw initiatief ondersteunt.

Als u Asana gebruikt, maak dan een project waarin al uw bedrijfsdoelen en -doelstellingen worden opgesomd. Deel het met uw hele bedrijf, zodat elk team – van boekhouding tot verkoop – het grotere geheel begrijpt. U kunt alleen commentaar-toegang gebruiken om ervoor te zorgen dat het zichtbaar is, maar niet bewerkbaar, voor iedereen. Lees voor meer gedetailleerde instructies ons artikel over het maken van een project met bedrijfsdoelen en mijlpalen in Asana.

U bent niet op de hoogte van projecten en initiatieven van andere teams

Enkele van de beste samenwerkingen waaraan ik heb gewerkt, begonnen toen een andere collega zich tot mij wendde en zei: “Hé, zo-en-zo’n team werkt aan XYZ. Wist jij daarvan?”

Jij hebt dit waarschijnlijk ook meegemaakt. Helaas, voor elke keer dat we struikelen over een cross-samenwerking kans, veel meer glippen door omdat we niet wisten wat andere teams aan het werken waren. Organische samenwerkingen zijn slechts het topje van de ijsberg. Bedenk eens hoeveel meer kansen we kunnen ontdekken door ons werk actief met elkaar te communiceren.

Oplossing: deel aankomend werk binnen en buiten uw afdeling

Niet weten waar uw collega’s mee bezig zijn, vormt een barrière voor samenwerking tussen teams, maar dat hoeft niet. Om dit op te lossen, deel je regelmatig een samenvatting van het aankomende werk van je team met het hele bedrijf of creëer je een plek waar anderen deze informatie gemakkelijk kunnen vinden.

Samenwerking tussen teams heeft het potentieel om sommige van onze beste werken te ontsluiten, om inzichten te ontdekken waarvan we niet wisten dat we ze nodig hadden en om onze projectresultaten van behoorlijk naar uitzonderlijk te tillen.

Wees wel bedacht op ruis. Hoewel het goed is om een idee te hebben van waar elk team in je bedrijf mee bezig is, hoeft niet iedereen op de hoogte te zijn van elke Tweet, bug fix of klantenservicedossier. Houd het delen van informatie kort, maar geef collega’s een bestemming waar ze naartoe kunnen gaan (zoals een Asana-project) als ze meer willen weten.

In Asana kunt u statusupdates gebruiken om alle volgers van uw project snel op de hoogte te brengen van de voortgang en het aankomende werk. Voor grotere initiatieven kunt u een samenvatting maken en deze delen als een team- of personeelsbreed gesprek. Neem links op naar relevante taken en projecten en nodig teamgenoten uit om zich bij een project aan te sluiten als ze een bijdrage kunnen leveren.

Je begrijpt de rollen, verantwoordelijkheden of het jargon van je collega’s niet

Een keer heb ik geluisterd naar een collega die twee maanden achter elkaar dezelfde update gaf in onze wekelijkse teamvergadering. Ik dacht niet dat het relevant was voor mijn werk. Totdat ik het eindresultaat zag en me realiseerde dat we een goede kans hadden gemist om samen te werken. Als we er meer in detail over hadden gepraat, hadden we manieren kunnen vinden om dubbel werk te verminderen en de tijdlijn van haar project te verkorten.

Vaak gebeurt deze “gemiste aansluiting” op het werk omdat we:

1. de rol of verantwoordelijkheden van de ander niet volledig begrijpen
2. jargon en nomenclatuur gebruiken die niet gemakkelijk te begrijpen is voor een breder publiek

Gelukkig is bewustwording de eerste stap om deze barrière te slechten.

Oplossing: leer wie wat doet en hoe je hun taal spreekt

Wanneer je maar kunt, leer je collega’s en hun werkstijlen kennen, en stel hen gedetailleerde vragen over waar ze mee bezig zijn. In grotere bedrijven kun je leermomenten faciliteren, zoals willekeurige 1-1’s of bedrijfsbrede “show and tells” waarbij mensen dingen kunnen presenteren die ze hebben gebouwd, gelanceerd of waaraan ze hebben gewerkt.

Bij Asana doen we dit door verantwoordelijkheidsgebieden (AoR’s) toe te wijzen aan elke werknemer en een lopende lijst bij te houden van alle AoR’s en hun eigenaren. Het helpt iedereen precies te weten wie wat doet.

Een ander project aannemen lijkt te tijdrovend

Dit is waarschijnlijk het meest voorkomende scenario: Je nodigt een team- of teamgenoot uit om samen met jou aan iets te werken. Ze zijn geïnteresseerd, maar hebben geen tijd. Misschien willen ze wel meehelpen, maar “volgende maand” of “volgend kwartaal”. Uiteindelijk wordt je project voor onbepaalde tijd uitgesteld en heb je alle hoop opgegeven dat het ooit afkomt.

Het probleem is dat betrokken raken bij een nieuw project vaak lijkt op een ontmoedigende, tijdrovende taak – zelfs als het eigenlijk een veel kleinere taak is.

Oplossing: Presenteer een duidelijk voorstel, tijdlijn en geschatte tijdsinzet

Voordat u uw collega zelfs maar vraagt om mee te helpen aan een nieuw project, neem dan de tijd om in te schatten hoe lang het project zal duren. Reserveer extra tijd voor uw project als u dat kunt. Schets vervolgens de rol van de collega en de geschatte tijdsbesteding. Als zij duidelijker begrijpen wat u van hen nodig hebt en hoe lang het gaat duren, wordt de drempel om mee te doen kleiner.

In Asana maakt u een project aan en voegt u een beschrijving en vervaldatums toe aan taken. Wijs taken binnen uw project toe aan individuele teamgenoten. Gebruik vervolgens aangepaste velden om een geschatte tijdsbesteding toe te voegen. Wanneer u taken toewijst, zullen uw collega’s een veel duidelijker inzicht hebben in wat ze moeten doen, tegen wanneer, en hoe lang het zal duren.

Er is terughoudendheid om nieuwe manieren van werken toe te passen

“Gewoonten zijn de versie van je hersenen van de automatische piloot,” schrijft Stephanie Vozza op Fast Company. Op de werkvloer vertaalt zich dat vaak in terughoudendheid om een nieuwe tool, methode of manier van werken te adopteren. Het is de if-it’s-not-break-why-fix-it mentaliteit.

Vaak betekent cross-samenwerking en het invoeren van nieuwe tools om te helpen dat we onze werkgewoonten moeten veranderen. En we weten allemaal dat gewoonten moeilijk te doorbreken zijn.

Helaas laten we door onze gewoonten te behouden kansen liggen om efficiënter te werken, tijd te besparen en de ontwikkelingen voor te zijn. (Denk alleen al aan het voordeel dat vroege e-mailadopters hadden ten opzichte van hun e-mailloze tegenhangers!) En wie wil er nu niet meer tijd in zijn dag?

Oplossing: Introduceer een nieuwe tool of gewoonte langzaam

Als je iets nieuws – of het nu een nieuw proces of tool is – aan je team introduceert, laat mensen dan rustig wennen aan nieuwe processen. “Wat ik heb ontdekt is dat je niet moet pushen om een groot proces te herzien,” zegt Caisha, lid van de Asana-gemeenschap. “Begin met een eenvoudig project, zoals een vergaderagenda of een evenement. In het ideale geval is het iets waar veel mensen op de afdeling, ongeacht hun focus, van moeten weten of bij betrokken moeten zijn.”

Het is ook een goed idee om een point person, of kampioen, te hebben die mensen er voorzichtig aan herinnert “Hé, weet je nog dat nieuwe proces dat we volgen?” Of “Hé, kun je dit in Asana zetten?” om anderen te helpen een nieuwe manier van werken over te nemen.

Als je Asana net begint te gebruiken met je team, gebruik dan integraties zoals de Gmail-add-on om mensen te helpen soepel over te stappen van communicatie via e-mail naar samenwerking in Asana.

Start met samenwerken met teamgenoten

Cross-functionele samenwerking heeft het potentieel om sommige van onze beste werken te ontsluiten, om inzichten te ontdekken waarvan we niet wisten dat we ze nodig hadden, en om onze projectresultaten van behoorlijk naar uitzonderlijk te tillen. Maar het faciliteren van samenwerking gaat niet zonder uitdagingen. Het vergt werk. Het is aan jou om te beslissen of je je laat opsluiten in een silo, of dat je ze afbreekt.