Assistance for Registrants with Disabilities

De meetings, conferenties en workshops van de AACR zijn toegankelijk voor alle onderzoekers. Geregistreerden met speciale vereisten voor vervoer, hotelaccommodatie, of andere faciliteiten in verband met een programma dienen de AACR hiervan op de hoogte te stellen bij registratie of door contact op te nemen met de afdeling AACR-bijeenkomsten op 215-440-9300 of .

Registratie

• Moet ik lid zijn van de AACR om me te registreren voor een conferentie?
• Hoe registreer ik mij?
• Zijn er dag- of deelregistratietarieven?
• Zijn er lagere registratietarieven voor studenten of postdocs?
• Hoe kan ik mijn registratie bevestigen?
• Zijn er registratiebewijzen beschikbaar vóór de conferentie?

Verblijf, maaltijden en reizen

• Verleent de AACR hulp bij het verkrijgen van visa voor reizen?
• Krijgen deelnemers korting op hun kamerprijs?
• Is er een voorkeursreisservice?
• Zijn maaltijden inbegrepen in de registratie- of kamerprijs?
• Welke mogelijkheden voor vervoer over land zijn er?

Assertes

• Hoe dien ik een samenvatting in?
• Mag ik meer dan één samenvatting indienen?
• Moet ik kosten betalen voor het indienen van een samenvatting?
• Moet ik lid zijn van de AACR om een samenvatting in te dienen?
• Wanneer hoor ik of mijn abstract is geaccepteerd voor presentatie?
• Als mijn abstract is geaccepteerd, wat is dan het presentatieformaat?
• Kan ik ter plaatse posters laten drukken?
• Hoe verwijs ik naar een abstract in de conference proceedings?
• Sinds ik het auteursrecht aan AACR heb overgedragen toen ik mijn abstract indiende voor publicatie in de proceedings van een conferentie, kan ik de tekst van mijn abstract die ik bij AACR heb ingediend dan hergebruiken?

Financiële steun voor deelname

• Is financiële steun beschikbaar?
• Moet ik lid zijn van AACR om financiële steun te kunnen aanvragen?
• Mag ik voor meer dan één type award in aanmerking komen?
• Wanneer hoor ik of ik geselecteerd ben voor een award?
• Als ik niet geselecteerd ben voor een award, hoe vraag ik dan restitutie van mijn registratie en kamerreservering aan?

Diversen

• Komen er studiepunten beschikbaar voor Voortgezet Medisch Onderwijs (CME)?
• Zijn er certificaten van deelname beschikbaar?
• Hoe kan ik een kopie van de handelingen verkrijgen als ik niet op de conferentie aanwezig kan zijn?
• Welke ondersteunende mogelijkheden zijn er?
• Welke expositiemogelijkheden zijn er?
• Is er een dresscode voor de deelnemers?
• Hulpzame websites voor congresgangers
• AACR Meeting Policies and Procedures/Code of Conduct

Registratie

Moet ik lid zijn van de AACR om me voor een conferentie te kunnen registreren?
Nee. AACR-vergaderingen, -conferenties en -workshops zijn toegankelijk voor zowel leden als niet-leden. AACR-leden betalen een lager registratietarief, meer dan enkele honderden dollars minder dan niet-leden. Voor informatie over de voordelen van het lidmaatschap en hoe u lid kunt worden, kunt u terecht op het gedeelte Lidmaatschap van de AACR-website.

Hoe kan ik mij registreren?
Bezoek de homepage van het programma dat u wilt bijwonen en volg de link voor registratie. Registratie voor persoonlijke en virtuele bijeenkomsten kan online worden gedaan. Als de ruimte het toelaat, is registratie ter plaatse voor persoonlijke bijeenkomsten ook mogelijk. Houd er rekening mee dat de meeste workshops op aanmelding zijn; de geselecteerden krijgen instructies over registratie na acceptatie.

Zijn er dagelijkse of gedeeltelijke registratiekosten?
Nee. Dagelijkse of gedeeltelijke registratiekosten zijn niet beschikbaar.

Zijn er lagere registratietarieven voor studenten of postdocs?
Ja. Studentleden krijgen aanzienlijke kortingen voor de meeste AACR-bijeenkomsten en -conferenties. Nieuw in 2018: AACR Associate Members hebben geen jaarlijkse contributie. Geassocieerd lidmaatschap staat open voor afgestudeerde studenten, medische studenten en coassistenten, en klinische en postdoctorale fellows die zijn ingeschreven in onderwijs- of opleidingsprogramma’s die kunnen leiden tot een loopbaan in kankeronderzoek. Studenten en postdocs die geen lid zijn, krijgen voor de meeste programma’s ook lagere registratietarieven, maar worden aangemoedigd om het gedeelte Lidmaatschap van de AACR-website te bezoeken alvorens zich te registreren.

Hoe kan ik mijn registratie bevestigen?
Online registraties worden onmiddellijk per e-mail bevestigd. Aanmeldingen die per post of fax zijn gedaan, worden kort na ontvangst per e-mail bevestigd. Registraties kunnen ook worden bevestigd door contact op te nemen met de afdeling AACR-vergaderingen op 215-440-9300 of .

Zijn registratiebewijzen beschikbaar vóór de conferentie?
Registratiebewijzen worden per e-mail verzonden. Voor online registraties worden de ontvangstbewijzen onmiddellijk verzonden. Ontvangstbewijzen voor registraties die per post of fax zijn ingevuld, worden kort na ontvangst per e-mail verzonden. Indien een duplicaat van het ontvangstbewijs nodig is, kan dit online worden aangevraagd via myAACR of door contact op te nemen met de afdeling Vergaderingen van de AACR op 215-440-9300 of .

Verblijf, maaltijden en reizen

Verleent de AACR hulp bij het verkrijgen van visa voor reizen?
Neem contact op met de afdeling Programmaontwikkeling van de AACR op 215-440-9300 of om een officiële uitnodigingsbrief aan te vragen. Als u van plan bent een speciale AACR-conferentie bij te wonen, neem dan contact op met het Amerikaanse consulaat in uw land om de huidige regelgeving voor reizen naar de Verenigde Staten door te nemen. Als u de jaarlijkse AACR-bijeenkomst bijwoont, kan een visumbrief worden aangevraagd wanneer u uw online registratie voltooit. Begin zo vroeg mogelijk met de visumaanvraagprocedure. Informatie is beschikbaar op de website van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken.

Krijgen deelnemers korting op de kamerprijs?
Ja. De AACR heeft voor deelnemers korting bedongen op de kamerprijs in het/de officiële conferentiehotel(s). Ga naar de homepage van de conferentie waarin u geïnteresseerd bent en klik op de link “Accommodaties en reizen” voor meer informatie.

Is er een voorkeursreisservice?
Ja. De AACR heeft Corporate Traveler (CT) gekozen als haar exclusieve partner voor reismanagement. Om gebruik te maken van AACR’s partnerschap met CT en hun diensten te gebruiken om uw reisarrangementen te maken, kunt u uw eerste reisaanvragen e-mailen naar onze speciale Travel Manager, Garry Staegemann, of bellen naar 215-825-3650. Het CT-kantoor van de AACR is geopend van maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot 18.00 uur ET.

Zijn maaltijden inbegrepen in de registratie- of kamerprijs?
Een aantal maaltijden en verfrissingen zijn bij de registratie inbegrepen. Ga naar de startpagina van de conferentie waarin u geïnteresseerd bent en raadpleeg vervolgens de link voor congresregistratie voor meer informatie.

Welke mogelijkheden voor vervoer over land zijn beschikbaar?
Informatie over vervoer over land is beschikbaar via de link “Accommodaties en reizen” op de startpagina van elke conferentie.

Assertes

Hoe dien ik een samenvatting in?
Alle samenvattingen dienen online te worden ingediend. Instructies zijn beschikbaar op de webpagina voor abstracts van elke conferentie. De meeste AACR-conferenties hebben een limiet van 2600 tekens, exclusief spaties, voor het indienen van samenvattingen. Informatie over auteur en instelling is niet inbegrepen in deze limiet.

Mag ik meer dan één samenvatting indienen?
Iedereen mag doorgaans twee (2) samenvattingen per conferentie indienen. Lees de richtlijnen voor elke conferentie, omdat er mogelijk slechts één (1) abstract per conferentie is toegestaan.

Moet ik kosten betalen voor het indienen van een abstract?
Vanaf 1 juni 2014 is de enige bijeenkomst waarvoor kosten moeten worden betaald de AACR Annual Meeting. Voor geen enkele andere bijeenkomst of conferentie hoeft een abstract te worden ingediend.

Moet ik lid zijn van de AACR om een abstract te kunnen indienen?
Niet-leden kunnen abstracts indienen voor elke AACR-bijeenkomst of -conferentie. Elk abstract dat voor presentatie tijdens de jaarlijkse AACR-vergadering wordt ingediend, moet echter worden gesponsord door een actief, emeritus, erelid, geaffilieerd of geassocieerd AACR-lid met een goede reputatie. (Student-leden komen niet in aanmerking om een samenvatting te sponsoren.) De volledige regels voor het sponsoren van samenvattingen vindt u in de Call for Abstracts van de jaarlijkse bijeenkomst.

Wanneer hoor ik of mijn samenvatting is geaccepteerd voor presentatie?
Voor de jaarlijkse AACR-bijeenkomst krijgen de indieners van samenvattingen ongeveer 10-11 weken voor het begin van de bijeenkomst bericht. Voor alle andere vergaderingen en conferenties verwijzen wij u naar de link “Abstracts” op de homepage van elke conferentie.

Als mijn samenvatting wordt geaccepteerd, wat is dan de presentatievorm?
Auteurs die zijn geselecteerd als presentator van een samenvatting (op het moment van indiening) krijgen instructies over het soort presentatie dat moet worden gehouden en de datum en tijd van de presentatie. Voor samenvattingen die zijn geselecteerd om als poster te worden gepresenteerd, zal de AACR posternummers en pushpins verstrekken. Voor samenvattingen die zijn geselecteerd voor korte voordrachten, moeten de dia’s een 16:9-formaat hebben en zijn ontwikkeld in PowerPoint of Keynote.

Kan de poster ter plaatse worden afgedrukt?
Voor de meeste conferenties niet, tenzij anders vermeld op de link voor samenvattingen op de startpagina van de conferentie. Voor de AACR Annual Meeting is het mogelijk posters af te drukken. Ga voor meer informatie naar de homepage van de AACR Annual Meeting en verwijs naar de link “Information for Presenters”.

Hoe verwijs ik naar een samenvatting in het conferentieverslag?
Attracten die in een AACR-conferentieverslag worden afgedrukt, moeten als volgt worden vermeld:

Auteur(s) van de samenvatting. Titel van het uittreksel. In: Naam van de conferentie of titel van de publicatie.; data van de conferentie; plaats van de conferentie. Plaats van publicatie: uitgever; datum van publicatie. Abstract number

Voorbeeld:
Li TW, Jones PA. Methyleringsveranderingen in vroege embryonale genen bij kanker . In: Proceedings of the 97th Annual Meeting of the American Association for Cancer Research; 2006 Apr 1-5; Washington, DC. Philadelphia (PA): AACR; 2006. Abstract nr 30.

Sinds ik het auteursrecht aan AACR heb overgedragen toen ik mijn abstract indiende voor publicatie in een conferentie Proceedings, kan ik de tekst van mijn abstract die ik bij AACR heb ingediend, dan opnieuw gebruiken?
U moet contact opnemen om toestemming te vragen voor hergebruik van de tekst van de samenvatting.

Financiële steun voor deelname

Is er financiële steun beschikbaar?
Ja. De AACR en onze donateurs bieden verschillende soorten prijzen voor deelnemers. Informatie over vereisten, deadlines, enz. is beschikbaar op de homepage van de conferentie, door te klikken op de link “Financial Support for Attendance”.

Moet ik lid zijn van de AACR om financiële steun aan te vragen?
Nee, maar sommige prijzen staan alleen open voor AACR Associate Members, bekijk de financiële steun webpagina voor elke conferentie. Nieuw in 2018: AACR Associate Members hebben geen jaarlijkse contributie. Geassocieerd lidmaatschap staat open voor afgestudeerde studenten, medische studenten en coassistenten, en klinische en postdoctorale fellows die zijn ingeschreven in onderwijs- of opleidingsprogramma’s die kunnen leiden tot een loopbaan in kankeronderzoek. Ga voor meer informatie over het lidmaatschap naar het gedeelte Lidmaatschap van de AACR-website.

Mag ik voor meer dan één type prijs in aanmerking komen?
Ja. U kunt voor zoveel prijzen in aanmerking komen als u wilt, maar als u voor meerdere prijzen wordt geselecteerd, bepaalt de AACR welke prijs u krijgt. Aanvragers kunnen maximaal één prijs per conferentie ontvangen.

Wanneer hoor ik of ik ben geselecteerd voor een award?
Voor de meeste conferenties worden aanvragers van een award ongeveer drie (3) weken na de deadline voor het aanvragen van de award via e-mail op de hoogte gesteld van hun awardstatus. Voor de jaarlijkse AACR-bijeenkomst wordt alles in het werk gesteld om aanvragers van een Scholar-in-Training Award vóór de uiterste datum voor inschrijving op de hoogte te stellen.

Als ik niet geselecteerd ben voor een prijs, hoe vraag ik dan restitutie van mijn registratie en kamerreservering aan?
Aanvragers die niet geselecteerd zijn voor een prijs en daarom de conferentie niet kunnen bijwonen, kunnen per e-mail contact opnemen met de afdeling Vergaderingen van de AACR voor een volledige restitutie van hun registratiekosten. Informatie over terugbetalingen voor kamerreserveringen is beschikbaar via de link “Accommodaties en reizen” voor elke conferentie.

Diversen

Zijn er studiepunten beschikbaar voor Continuing Medical Education (CME)?
Bij veel AACR-vergaderingen en -conferenties zijn studiepunten beschikbaar. Bezoek de homepage van de conferentie voor informatie. Vragen over de beschikbaarheid van CME-punten kunt u richten aan het AACR Office of CME op 215-440-9300 of .

Zijn aanwezigheidscertificaten beschikbaar?
Ja. Deelnamecertificaten kunnen worden verkregen op de conferentie of door in te loggen op uw myAACR-account, te klikken op Mijn inhoud en de bijeenkomst te lokaliseren. Er zal een optie zijn om een certificaat van deelname te downloaden.

Hoe kan ik een exemplaar van de Proceedings krijgen als ik een vergadering of conferentie niet kan bijwonen?
Indien er aantallen beschikbaar zijn, kunnen de Proceedings van conferenties tegen betaling worden verkregen door dit bestelformulier te downloaden en in te vullen. Abstracts van conferenties zijn na afloop van de conferentie beschikbaar als online supplement bij AACR-tijdschriften en worden hier gearchiveerd. Inhoud van virtuele vergaderingen zal na de vergadering beschikbaar zijn. Bezoek de webpagina’s van de vergaderingen voor specifieke informatie. Voor vragen kunt u contact opnemen met .

Welke ondersteuningsmogelijkheden zijn er?
Neem contact op met de AACR Foundation op 215-440-9300 of voor informatie. De mogelijkheden variëren per conferentie en locatie.

Welke mogelijkheden zijn er om te exposeren?
Neem contact op met het Exhibits Team op 215-446-7183 of voor meer informatie. De mogelijkheden variëren per conferentie en locatie.

Is er een dresscode voor deelnemers?
Nee. De kleding voor AACR-bijeenkomsten, conferenties en workshops is casual.

Hulpzame websites voor conferentiegangers

• Currency Converter: www.xe.com/ucc
• Reistips/Airportbeveiliging: www.tsa.gov
• Visums/Paspoorten/internationale reizen: www.travel.state.gov
• Weer: www.weather.com
• Wereldtijd en datum: www.timeanddate.com

AACR Meeting Policies and Procedures/Code of Conduct

• Tijdens mondelinge of posterpresentaties mogen deelnemers foto’s maken op voorwaarde dat de foto’s uitsluitend voor persoonlijk, niet-commercieel gebruik zijn en op geen enkele wijze worden gepubliceerd. Het is de deelnemers verboden foto’s te maken met flits of op een andere manier de presentatoren of het publiek af te leiden.
• Gedeelnemers aan conferenties mogen informatie uit presentaties delen op sociale media, mits zij de wensen van de presentatoren respecteren. Mondelinge presentatoren kunnen alle dia’s in hun presentaties voorzien van het opschrift “DO NOT POST”. Presentatoren van posters mogen hun posters ook labelen met “DO NOT POST”. Deelnemers moeten de verzoeken van de presentatoren in deze gevallen respecteren en zich onthouden van het plaatsen van afbeeldingen van deze aangewezen dia’s of posters op sociale media.
• In overeenstemming met de resolutie die is aangenomen op de jaarvergadering van de AACR in 1968, moeten inschrijvers zich onthouden van roken in alle vergaderzalen. Dit voorschrift geldt voor alle vergaderzalen, inclusief de posterruimte.
• De AACR verbiedt intimiderend, bedreigend of kwellend gedrag van welke aard dan ook. Dit geldt voor alle deelnemers aan de conferentie – aanwezigen, presentatoren, exposanten, personeel, verkopers, enz.
• De AACR zet zich in voor een veilige, gastvrije en productieve omgeving voor alle deelnemers aan de conferentie, ongeacht leeftijd, handicap, etniciteit, geslacht, religie of seksuele geaardheid.
• De AACR verwacht van alle deelnemers dat zij professioneel en constructief communiceren, met hoffelijkheid, waardigheid en een open geest omgaan met meningsverschillen en meningsverschillen, respectvol zijn bij het geven van feedback, en openstaan voor andere gezichtspunten. Verder verwacht de AACR dat deelnemers informatie over onze programma’s op verantwoorde wijze delen en duidelijk onderscheid maken tussen individuele mening en feit.
• Deelnemers moeten zich houden aan alle van toepassing zijnde wetten en voorschriften van de relevante overheidsinstanties tijdens het bijwonen van onze conferenties. Deelnemers moeten zich houden aan alle toepasselijke veiligheidsrichtlijnen met betrekking tot de conferentielocaties.
• Kinderen jonger dan 12 jaar zijn op geen enkel moment toegestaan in wetenschappelijke sessies of postersessies. Kinderen mogen niet zonder toezicht of zonder toezicht worden achtergelaten.
• Cell-telefoons, piepers en andere elektronische apparaten moeten worden uitgeschakeld of in de “stille” modus worden gezet voordat een sessie wordt betreden. Deelnemers moeten uit de sessiezalen stappen om te bellen of e-mails of sms’jes te versturen, aangezien de achtergrondverlichting van elektronische apparaten andere deelnemers afleidt.
• Verloren en gevonden voorwerpen: Aanwezigen kunnen contact opnemen met de AACR Registration Desk voor eventuele verloren voorwerpen.
• Poster presenters zijn zelf verantwoordelijk voor het plaatsen van hun posters op de hun toegewezen posterborden en het verwijderen van hun posters volgens het verstrekte schema. De AACR kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor posters die niet op het aangegeven tijdstip zijn verwijderd. Posters die na die tijd in de Poster Hall worden achtergelaten, kunnen worden weggegooid. Posters mogen geen spullen onbeheerd achterlaten bij hun posterbord, inclusief posterbuizen, vergadertassen, programma’s, persoonlijke spullen, etc. De AACR is niet verantwoordelijk voor voorwerpen die in de Poster Hall worden achtergelaten.
• De AACR moedigt verantwoordelijk drinken aan voor diegenen die alcohol drinken. Bier en wijn zullen worden aangeboden bij sommige officiële sociale evenementen. Er wordt geen alcohol geschonken aan personen onder de 21 jaar. Alcoholische dranken zijn toegestaan in specifieke ruimten en mogen niet uit deze ruimten worden meegenomen.