Het Portable Document Format (PDF) is de standaardindeling voor online “elektronische” publicatie van documenten. Met PDF kan de uitgever ervoor zorgen dat een document er online net zo uitziet als in gedrukte vorm. PDF’s zijn uniek in hun “cross-platform” bruikbaarheid, en als ze correct zijn opgebouwd en getagd, zullen ze er op verschillende systemen hetzelfde uitzien zonder gespecialiseerde lettertypes te hoeven installeren of afhankelijk te zijn van onderliggende besturingssysteempakketten. De juiste markering van de visuele en structurele componenten van het document zorgt er ook voor dat het document toegankelijk is, wat betekent dat ondersteunende technologieën (d.w.z. schermlezers zoals JAWS, enz.) dezelfde informatie leveren aan lezers met een visuele handicap als aan ziende lezers.

De belangrijkste vereiste voor een toegankelijk, en dus een conform PDF-document, is dat de tagstructuur de visuele informatie die door het document zelf wordt geleverd, volledig weergeeft. Om dit te bepalen, moet de beheerder elke pagina in het document controleren om er zeker van te zijn dat deze voldoet aan alle toegankelijkheidsvereisten en de tagstructuur van de pagina indien nodig wijzigen om naleving te waarborgen.

De correctie wordt uitgevoerd op globaal (document)niveau en door elke pagina in het document te controleren. De workflow is rechttoe rechtaan, en na voltooiing toetst de saneerder de conformiteit van het document met behulp van automatische controleprogramma’s, zoals Adobe Acrobat “Full 508” controle, PAC, Common Look, enz., en een handmatig controleproces, zowel visueel als met behulp van een screenreader. Het gesaneerde document en de saneringsrapporten worden aan de klant geleverd, samen met aantekeningen over het uitgevoerde werk.

De vereisten voor toegankelijkheid/compliance van specifieke klanten zijn verschillend, aangezien er momenteel geen wettelijk bindende reeks vereisten voor PDF-toegankelijkheid is gedefinieerd door de U.S. Access Board. Opdrachtgevers hebben enige speelruimte in de manier waarop zij PDF-documenten willen ontwikkelen om te voldoen aan de vereisten van Sectie 508. De HHS heeft bijvoorbeeld een uitgebreide controlelijst voor de door haar gecontracteerde documenten, maar als een item op de controlelijst van de HHS niet wordt gehaald, betekent dit niet dat het document niet aan de vereisten voldoet (de verordening is namelijk breed en gaat niet in op details zoals URL-indelingen). Aan de andere kant is elk document dat aan alle HHS-checklists voldoet zeker conform.

PDF/UA is ontwikkeld om meer specifieke toegankelijkheidsnormen te creëren. “UA” staat voor Universal Accessibility; PDF/UA-aanduiding certificeert dat documenten voldoen aan ISO Standard 14289, de nieuwe internationale standaard voor toegankelijke PDF’s. Op 18 februari 2015 kondigde de US Access Board zijn Proposed Rule aan voor het Amerikaanse federale beleid inzake Section 508, en identificeert PDF/UA als gelijkwaardig aan WCAG 2.0 voor “geschikte inhoud”.

Het doel is toegankelijkheid voor iedereen; 30 miljoen Amerikanen hebben een of andere handicap, dus documenten die toegankelijk zijn, zijn niet alleen “legaal”, maar zijn waardevoller omdat ze universele toegang bieden. Juiste remediëring is de sleutel tot toegankelijkheid.