Wat te Doen Wanneer Uw Bruiloft Gasten Niet RSVP

Of u nu digitale RSVP’s gebruikt of het traditionele papieren alternatief, een consistent thema van het evenement planningsproces is om bruiloftsgasten te herinneren om RSVP als je wacht (in doodsangst!) voor die laatste paar ontbrekende RSVP’s. Niemand wil lastig gevallen worden over een evenement dat waarschijnlijk nog ver in de toekomst ligt van iemands werk en sociale agenda, maar we weten ook dat niets vervelender is dan gepest te worden door je traiteur, banketzaal, DJ enz. over hoeveel gasten je kunt verwachten – vooral wanneer je liever gewoon enthousiast wordt voor de gelegenheid. Het helpt altijd als je een idee hebt van wat je kunt verwachten in termen van de gemiddelde bruiloft RSVP tijdlijn, zodat je weet hoeveel tijd je moet geven aan je gasten om te RSVP-en.

Dus wat is de juiste manier en de verkeerde manier om je verstrooide bruiloftsgasten eraan te herinneren om te RSVP-en (of ze nu oude familieleden zijn die niet gewend zijn aan de nieuwerwetse online RSVP-trend, je oom Vern die nog steeds vastzit in de jaren 60, of je vrijgevochten studiemaatje dat altijd moeite heeft gehad met de grenzen van ruimte en tijd)? Hoewel we je aanmoedigen om je eerst in te houden wanneer je die gasten eraan herinnert dat je graag zou weten of je van plan bent om hen te zien, zijn er een paar beleefde en beproefde methoden om te gebruiken wanneer je probeert om die uitstaande RSVP’s binnen te halen. Hier volgen een paar eenvoudige stappen om bruiloftsgasten te herinneren aan hun uitnodiging, zodat je de ontbrekende reacties krijgt die je nodig hebt, terwijl je op je trouwdag nog steeds kunt genieten van het gezelschap van die verstrooide vrienden en familie:

Stap 1: Ga in de aanval

Voordat je uitnodigingen de deur uitgaan, moet je de formulering van je uitnodiging en RSVP in je voordeel gebruiken. Terughoudendheid is het sleutelwoord van de dag als je probeert de informatie te krijgen die je nodig hebt zonder iemands gevoelens te kwetsen. Een beleefde maar duidelijke herinnering op het RSVP-formulier zelf is altijd een goede gok om je gasten eerder dan later in beweging te krijgen – “Reageer alsjeblieft voor XX datum zodat Hubby en ik enthousiast kunnen worden om je op onze bruiloft te zien!” Je zegt eigenlijk “Je hebt geen idee hoeveel dingen we nog moeten regelen tussen nu en dan – en het is onze bruiloft!”, maar in plaats daarvan ben je er aardig over. Zie je? Iedereen is gelukkiger op deze manier. Als je ervoor hebt gekozen om een online platform voor evenementenbeheer (zoals RSVPify) te gebruiken om je evenement te helpen beheren, heb je misschien de mogelijkheid om eenvoudig e-mailherinneringen te sturen naar gasten die nog niet hebben gereageerd.

Stap 2: Het “zachte duwtje”

Is het bijna tijd om te reageren? Iets na de deadline? Iedereen is menselijk, en de kans is groot dat uw gasten gewoon een duwtje in de rug nodig hebben om hen eraan te herinneren hun RSVP op te sturen. Afhankelijk van wie de gast is, begin met een snelle herinnering via sms, e-mail of sociale media. Veel online tools voor het beheren van gastenlijsten kunnen automatische herinneringsmails sturen om gasten eraan te herinneren dat ze moeten reageren, zelfs als je oorspronkelijk traditionele papieren uitnodigingen hebt gestuurd. Als het een vriend of familielid van de ouders van de bruid of bruidegom is, laat uw ouderlijke eenheden dan het ‘vuile werk’ opknappen met een snel bericht of telefoontje. Vriend van de bruid of bruidegom? Je hoeft niet opdringerig over te komen. Een simpel “Hey Veronica, ik wou gewoon zeker zijn dat je onze uitnodiging ontvangen hebt (een paar hebben het niet gehaald, hebben we geleerd…) en ik wou zien of je in staat bent om op onze speciale dag te komen?” Natuurlijk, misschien hebben al je uitnodigingen het gehaald. Maar een leugentje om bestwil kan helpen om de scherpe kantjes eraf te halen.

Step 3: The Final Reach Out

De grote dag is een paar weken weg. Het is tijd om uw aantallen af te ronden, zorg ervoor dat al uw eendjes op een rij, en bieden cateraars de allerbelangrijkste head count. Op dit punt moet je je spel een beetje opvoeren. Vertrouw niet alleen op sociale media of e-mail – bel je ontbrekende gasten nog eens na als het al een tijdje geleden is – Natuurlijk heb je besloten om online RSVP’s te gebruiken omdat je niet wilt vertrouwen op de ouderwetse methoden om een bruiloft te organiseren. Maar tussen algemene vergeetachtigheid en de mogelijke leercurve van nieuwe digitale RSVP diensten en andere online bruiloft apps, is het waarschijnlijk een goed idee om via de telefoon te checken met die gasten waar je nog steeds op een antwoord wacht. Doe het als een simpel hallo telefoontje, met een beleefde herinnering “Trouwens, Hubby en ik zouden het zo leuk vinden om je op de bruiloft te zien – denk je dat je het kunt halen?”. Natuurlijk, wat je eigenlijk zegt is “Is het een %*&#% ja of nee?!,” maar zie, je kunt er nog steeds beleefd over zijn.

Je hoort misschien nooit; Keep Calm, Carry On

Wanneer het erop aankomt, is er geen noodzaak om jezelf meer gestrest te maken voor de speciale dag – Ondanks je beste inspanningen om bruiloftsgasten eraan te herinneren om te RSVP, hoor je misschien nooit iets van sommige gasten. Vaak kom je er later achter dat ze een moeilijke tijd doormaakten of in een opwelling naar Bali waren verhuisd. Hoe dan ook, het is het niet waard om je nog een seconde zorgen over te maken.

Zelfs als je nooit hoort, is er nog steeds die kans dat een gast of partij kan besluiten om onaangekondigd langs te komen. Plan voor een paar onverwachte gasten die, om wat voor reden dan ook, niet op uw RSVP-lijst stonden. Het is zeker gerechtvaardigd dat u iemand wilt laten weten dat gewoon ‘komen opdagen’ een onattent gebaar is – maar waarom bewaart u dat niet voor een etentje en een lach later, in plaats van tijdens de receptie?

Houd eraan om van uw grote dag te genieten

U gaat trouwen! Als je niets anders doet, vergeet dan niet te genieten van je grote dag. De kleine dingen die ooit belangrijk leken, zullen snel vergeten zijn. Misschien merkt u dat er iets niet in orde is, maar uw gasten zullen dat niet merken en zullen het evenzeer leuk vinden om met u te vieren.