Het is geen geheim hoe productief je kunt zijn als je eenmaal de kunst van het organiseren van je agenda onder de knie hebt. Eerlijk gezegd is een planner het ultieme hulpmiddel voor timemanagement, motivatie, en het organiseren van uw agenda. Er zijn talloze voordelen aan het gebruik van een planner en als u eenmaal uw eigen persoonlijke planning systeem heeft gemaakt, zult u direct resultaten zien.

Een persoonlijke planner is een manier om alles in uw leven op één bepaalde plaats te bewaren. Het is de thuisbasis van uw vele agenda’s, takenlijsten, projectideeën, budget, trainingsplannen, doelen, cadeau-ideeën, boodschappenlijstjes, en nog veel meer. Vandaag geef ik je mijn top tips voor het organiseren van je agenda. Ik gebruik deze tips voortdurend in mijn planningssysteem en zie elke maand grote verbeteringen in mijn tijdbeheer en werktempo. Maar de sleutel tot mijn succes is het regelmatig veranderen van hoe ik mijn systeem gebruik. Dus ik daag je uit om je favoriete tips te kiezen, en dan later terug te keren naar deze post om nieuwe te vinden wanneer je planning saai of overbodig wordt.

Dit bericht kan affiliate links bevatten. Lees mijn openbaarmakingsbeleid voor meer informatie.

Voordelen van het gebruik van een planner

Er zijn talloze voordelen aan het gebruik van een planner. Deze zijn allemaal van vitaal belang om succesvol te zijn in het leven!

1. Verhoogde organisatie: Het is duidelijk dat het gebruik van een planner de organisatie van uw leven zal verbeteren. U heeft de mogelijkheid om alles (inclusief uw afspraken, deadlines, taken en meer) op een centrale locatie te bewaren die gemakkelijk toegankelijk is.
2. Verhoogde productiviteit: Plan uw takenlijsten en drukke dagen met gemak met behulp van een planner.
3. Verminderde stress: Planning is een geweldige manier om stress en angst te verminderen. Zodra je alles opschrijft, begint je geest zich minder zorgen te maken en zich te concentreren op de dingen die het belangrijkst zijn in het leven.
4. Perspectief krijgen: Het hebben van een planner maakt het gemakkelijk om te begrijpen wat je allemaal op je bord hebt, en of en wanneer het tijd is om je verantwoordelijkheden te verminderen en nee te zeggen.
5. Verhoogde motivatie: Het is gemakkelijk om uw huidige en toekomstige doelen in uw planner te creëren en te plannen. Koppel deze aan een aantal geweldige beloningen, volg uw vooruitgang, en krijg motivatie!
6. Minder screentime: Als je een papieren planner bijhoudt, verlaag je de hoeveelheid tijd voor een scherm, waardoor je gefocust blijft op je takenlijst en minder afleidingen hebt die voortdurend opduiken op je telefoon.
7. Voeg wat plezier toe aan je leven: Het bijhouden van een planner kan de moeilijke, stressvolle, of alledaagse taken een beetje leuker laten lijken.
8. Krijg meer werk gedaan in minder tijd: Het gebruik van een planner om uw lijsten te prioriteren zal het gemakkelijk maken om te identificeren wat belangrijker is en wanneer u aan elke taak kunt werken!
9. Mis nooit meer een deadline: Het hebben van uw gehele agenda op één locatie helpt u elke deadline gemakkelijk bij te houden!
10. Herinner de goede tijden: Het bijhouden van een planner is ook een geweldige manier om herinneringen te bewaren. In de toekomst kunt u terugkijken op uw vorige plannerpagina’s en al uw gelukkige herinneringen herinneren!
    Gerelateerd: 24 Verbazingwekkende Stress Management Technieken om nu meteen te proberen!

Top tips en ideeën voor het organiseren van planners

Hoe gebruik je een planner… zul je je misschien afvragen? Hier zijn mijn top tips voor het organiseren van een planner die ik persoonlijk gebruik om mijn geestelijke gezondheid te behouden en mijn productiviteit te verhogen met behulp van mijn persoonlijke planner.

Rooster deadlines, gebeurtenissen, & afspraken

Zorg ervoor dat u altijd al uw deadlines, gebeurtenissen en afspraken opschrijft en inplant. Gebruik de maandelijkse en wekelijkse kalenders om je data in te voeren, evenals herinneringen (zoals wanneer je moet beginnen met werken aan een project of studeren voor een examen).

Gerelateerd: Organize Your Life with the Only Student Printable Planner You’ll Ever Need in School

Create Task Lists

Wijs een specifieke ruimte in uw planner aan voor uw to-dos. Als er dan een nieuwe taak op je bord springt, schrijf hem dan op in dit gedeelte! Dat is de sleutel hier! Als u dit doet, zorgt u ervoor dat al uw taken op één gemakkelijk te vinden plaats staan en niet verspreid over uw leven.

Prioriteer uw takenlijsten

Laten we uw takenlijsten een stap verder brengen door ze te prioriteren. Dit kan gewoon kleine nummers of symbolen die u schrijft naast de taak zelf of het markeren van de degenen die eerst moeten worden voltooid. Een van de beste manieren om dit te doen is om elke taak in vier categorieën te categoriseren: belangrijk en urgent (doe het nu / zeer binnenkort), niet belangrijk maar urgent (delegeer het of doe het tweede), belangrijk en niet urgent (doe het derde), niet belangrijk en niet urgent (schrap of doe het vierde).

Related: Ontdek 17 verrassende manieren om een burn-out op school te voorkomen

Categoriseer uw taken

Het categoriseren van uw takenlijst is een geweldige manier om beter te begrijpen wat u echt moet volbrengen. Persoonlijk werk ik het beste door mijn taken te categoriseren per gebied in mijn leven. Mijn huidige categorieën zijn: familie/avontuur, huis/thuis, persoonlijke ontwikkeling, gezondheid, werk/zaken, school (en elke klas is gescheiden), en carrière/financiën. Ik heb een individuele takenlijst op aparte pagina’s voor elk van deze categorieën en in volgorde van prioriteit. Op deze manier kan ik gemakkelijk door mijn takenpagina’s bladeren om te weten wat er als volgende gedaan moet worden.

Op zoek naar een nieuwe planner?

Toewijzing van tijd aan elke (grotere) taak

Een enorme lijst met taken kan erg ontmoedigend zijn. Een manier om dit te ondervangen is om aan elke taak een tijdstaak toe te voegen. Ik doe dit door voor elke taak een gekleurde stip te zetten, waarbij elke kleur aangeeft hoeveel tijd ik denk dat elke taak in beslag zal nemen. In het begin dacht ik dat dit overkill was, maar het is eigenlijk heel nuttig gebleken als ik het echt druk heb (zoals de eindexamenweek). Op deze manier, als ik weet dat ik maar een uur heb om iets gedaan te krijgen, kan ik snel mijn takenlijst scannen om een taak van een uur te kiezen of een ton van kleinere taken gedaan te krijgen. Het geeft je ook perspectief op hoeveel je echt gedaan moet krijgen en hoe lang je nodig hebt om je taken af te krijgen.

Kleur Opdrachten (met behulp van markeerstiften):

• Roze: 2 of meer uren
• Oranje: 1-2 uur
• Geel: 40-60 minuten
• Groen: 20-40 minuten
• Blauw: 10-20 minuten
• Paars: Minder dan 10 minuten

Zorg ervoor dat elke taak begint met een VERB

Zorg ervoor dat elk van uw taken uitvoerbaar is. Dit is een soort psychologische truc die u op uzelf kunt toepassen om het gemakkelijker te maken uw taken af te maken. Laten we eens kijken naar een voorbeeld. In plaats van “Moleculair Biologisch Essay”, zeg je “Schrijf Moleculair Biologisch Essay”. Zie je het verschil?

Ervoor zorgen dat je takenlijst begint met een VERB is een van de 17 geweldige manieren om te zorgen voor maximale productiviteit met je planner! Click To Tweet

Maak je taken specifiek en klein(er)

Naast het toevoegen van een werkwoord aan de voorkant van je taken, zorg ervoor dat ze specifiek en klein genoeg zijn dat je de taak gemakkelijk in één keer kunt afwerken. Bijvoorbeeld, laten we het voorbeeld van hierboven gebruiken. Ga een beetje verder dan alleen maar te zeggen “Schrijf Moleculaire Biologie Essay,” voeg toe “Onderzoek Moleculaire Biologie Essay Onderwerp,” “Schrijf Bibliografie,” “Maak een Moleculaire Biologie Essay Outline,” “Schrijf Moleculaire Biologie Ruwe Schets,” “Bewerk en reviseer Moleculaire Biologie Ruwe Schets tot Definitieve Versie,” en “Lever Moleculaire Biologie Schets in via E-mail.”

Ik weet het, het uitschrijven van deze taken kan ontmoedigend en vervelend lijken, maar ze creëren uitvoerbare items die veel realistischer zijn om te voltooien dan gewoon gaan zitten en in één keer een heel essay eruit pompen!

Color Code uw taken, deadlines, gebeurtenissen en meer

Color coding is een van de beste manieren om uw taken, deadlines en gebeurtenissen te organiseren. U kunt een andere kleur gebruiken per klas, per categorie (zoals in stap 4), of per gezinslid. Als je eenmaal je kleuren hebt gekozen, zorg er dan voor dat je een kleurensleutel maakt en blijf bij deze kleuren in je hele planningssysteem!

Tip: Als je geen kleuren meer hebt, of je probeert subcategorieën te maken, gebruik dan een pen als de hoofdkleur, en gebruik markeerstiften voor je subcategorieën! Bijvoorbeeld, mijn school categorie kleur is blauw, terwijl elk van mijn klassen hun eigen specifieke kleur heeft. Dus als ik in mijn planner een deadline heb voor bijvoorbeeld differentiaalvergelijkingen (paars), schrijf ik “take home test due” in blauw en markeer ik het in paars.

Carve out time to plan

Elke dag voeg je “plan morgen” toe aan je takenlijst. Voeg in deze periode taken toe aan uw takenlijst en bekijk wat er morgen moet gebeuren.

Het maken van een kleine lijst met alles wat u elke dag in uw planner moet doen, is een eenvoudige manier om uw dagelijkse planning snel en pijnloos te maken. Een voorbeeld van een dagelijkse planningslijst zou kunnen zijn: vink alle voltooide taken af, migreer onvoltooide taken naar een andere dag, controleer de planning van morgen, maak een realistische takenlijst en planning voor morgen, en check in met alle huidige trackers (workouts, maaltijddagboek, checkregister, geheugenkalender, enz.).

Ten slotte, eenmaal per week, voltooi een wekelijkse beoordeling. Ik raad het volgen van David Allen’s GTD Weekly Review Process (uit zijn boek Getting Things Done, een geweldige productiviteit boek!). Tijdens uw wekelijkse evaluatie, zorg ervoor dat u altijd:

1. Get Clear: Verzamel al uw losse papieren en noteer alle taken of belangrijke items die u kunt bedenken.
2. Get Current: Bekijk uw takenlijst, komende agenda, en grote projecten.
3. Get Creative: Bekijk eventuele toekomstige takenlijsten.
4. Plan uw week: Met behulp van de informatie die u zojuist hebt beoordeeld, maakt u een takenlijst, doelen, en een eerste plan voor de komende komende week.

Check out David Allen’s Weekly Review Checklist PDF van zijn website voor meer informatie over de wekelijkse review proces, en zorg ervoor om zijn boek te grijpen als je het nog niet hebt gelezen, het is boordevol met nog meer productiviteit tips!

Verwant: The Ultimate Guide to Weekly Planning

Gebruik werkbladen en freebies

Het gebruik van productiviteitsprintables is een geweldige manier om uw projecten en taken gemakkelijk te organiseren. Hier zijn enkele van mijn huidige blog posts met geweldige freebies inbegrepen:

• Hoe te studeren voor een examen (gratis studieplanner)
• Beheers het projectplanningsproces in 10 eenvoudige stappen (gratis projectplanner)
• Hoe je voor te bereiden op een succesvol semester (gratis Semester Prep Checklist en Paklijst)
• The Top 12 Scholarship Tips I Used to Fund my College Education (Gratis Beurs Spreadsheet)

Voltooi het Project Planning Proces op grote taken

Wanneer het aankomt op gigantische taken die je onmogelijk in één keer kunt doen, zou u kunnen overwegen om er een “project” van te maken en het hele projectplanningsproces te doorlopen. Ik neem een diepe duik in dit proces in DEZE POST. In principe, om grotere taken te voltooien, moet je ze opsplitsen in kleinere, meer beheersbare brokken. Je moet ook je doel voor het project evalueren en een deadline stellen om gemotiveerd te blijven. Ik heb een gratis projectplanner en een gratis checklist in de blogpost opgenomen, dus zorg ervoor dat je die bekijkt!

Gerelateerd: Master the Project Planning Process in 10 Easy Steps

Write EVERYTHING Down

Ooit naar bed gegaan na een lange dag, maar je hoofd gonst nog steeds over wat je niet hebt afgemaakt? Of vergeet u misschien steeds belangrijke taken af te krijgen? Er is een eenvoudige oplossing voor dit probleem. SCHRIJF HET OP! Schrijf alles en iedereen op. Weet je nog dat we het hadden over het bijhouden van overzichtelijke takenlijstjes (stap 2-4)? Ja, schrijf ze daar gewoon op!

Maar wat als je je planner niet bij je hebt? Voeg een lijst toe aan het notitiegedeelte van je telefoon van taken die in de loop van de dag in je opkomen en verplaats ze gewoon naar je takenlijst wanneer je de kans krijgt. Dit voegt slechts één extra locatie toe waar je taken moeten liggen. Plus, ik weet zeker dat je je telefoon altijd bij je hebt, dus je hebt echt geen excuus om het niet op te schrijven!

Tip: Je kunt natuurlijk niet op je telefoon zijn in de klas, dus zorg ervoor dat je je planner meeneemt om alle specifieke notities of taken op te schrijven die naar boven komen! Als dit onhandig wordt, neem dan een klein notitieboekje mee om ze allemaal in op te schrijven en direct na de les over te brengen.

Bewaar alles in één planner

Neem niet alleen alles op, maar zorg er ook voor dat alles wat je bijhoudt of plant in één planner staat. Wees creatief! Er zijn honderden dingen die u in uw planner kunt hebben die uw leven zo veel gemakkelijker kunnen maken!

Dingen om in uw planner te zetten:

• Kalenders
  • Jaarkalenders
  • Maandkalenders
  • Weekalenders
  • Dagkalenderpagina’s
• To-Do-lijsten
  • Doe-lijstje voor thuis
  • Doe-lijstje voor werk
  • Doe-lijstje voor school
  • Doe-lijstje voor het gezin
  • Dagelijkse/Wekelijkse/Maandelijkse/Jaarlijkse to-doen-lijstjes (zie planningstip 16)
• Projecten (grote taken die zijn opgesplitst en een specifieke deadline hebben)
• Routinelijsten
• Habit tracker (vink af hoeveel dagen in de maand u uw routines of specifieke gewoonten)
• Algemene aantekeningen
• Planningstakenlijst
• Dagelijkse overzichtslijst
• Weekelijkse overzichtslijst
• Maandelijkse overzichtslijst

Doelstellingen

• Jaarlijkse doelen
• Maandelijkse doelen
• Visiebord
• Lijsten met beloningen

Financiële planning

• Jaarlijks of maandelijks budgetoverzicht
• Uitgavenoverzicht (chequeregister)
• Loeningaflossingsplan/schuld tracker
• Spaarplan en tracker
• Factuuroverzicht

Lijsten

• Wensenlijst
• Bucket lijst
• Geschenk ideeën lijst
• Winkel en/of boodschappen lijsten
• Boeken, film, podcast, of TV-lijst
• Gedetailleerde schoonmaaklijst
• Paklijsten
• Gezondheidsrapporten voor kinderen en/of huisdieren
• Voertuiginformatie
• Gratitude
• Dagboek
• Affirmaties
• Favoriete citaten

Gezondheid en fitness

• Workoutplan
• Maaltijdideeën
• Maaltijddagboek
• Calorieën tellen
• Medische tracker (noteer welke dagen u specifieke symptomen)
• Verliesregistratie

Werk/Carrière Planning

• Projecten
• Takenlijsten
• Billable hours tracker
• Office calendar
• Vacation and sick day tracker

School planning

• Course information
• Grade tracker
• Assignment tracker/list of deadlines
• Class project planner
• Essay planner
• Examen studie planning
• Textbook sectie review
• Graduation plan
• Scholarship application tracker
• Student debt tracker

Stel een top 3 op voor de dag

Vindt u het moeilijk om u op al uw taken te concentreren? Vereenvoudig uw dag door gewoon een Top 3 voor de hele dag te maken. Dit helpt u zich te concentreren op wat echt belangrijk is.

Tip: Als u aan drie taken niet genoeg hebt, kunt u altijd nog een extra lijst maken met dingen die u moet doen NADAT u uw top 3 hebt voltooid of tijdens uw korte pauzes.

Hanteer de 2-minutenregel

Hier volgt nog een tip voor Getting Things Done: als u een taak in minder dan 2 minuten kunt afhandelen, doe dat dan NU. U had die taak in dezelfde tijd kunnen voltooien die het u zou hebben gekost om het op te schrijven en er later over na te denken.

Maak een wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse takenlijst

Heb je gemerkt dat je elke dag, week, maand of jaar dezelfde taken voltooit, maar dat sommige gewoon door de mazen van het net lijken te glippen? Om dit te voorkomen, maakt u een dagelijkse (zoals ’s ochtends of ’s avonds), wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse takenlijst en bekijkt u deze tijdens uw wekelijkse evaluatie.

Om een begin te maken met uw lijsten, zijn hier enkele taken die ik momenteel op mijn terugkerende lijsten heb staan:

Wekelijkse to-dos:

• Boodschappen doen
• Maaltijd plannen
• Eten voorbereiden
• Schoonmaak appartement
• Was doen en opvouwen
• Plan volgende week (weekoverzicht)
• Inchecken met doelen

Maandelijkse to-dos:

• Huur en andere rekeningen betalen
• Mijn doelen voor de komende maand bekijken
• Een trainingsschema maken voor de komende maand
• Plannen wanneer ik verjaardagskaartjes te versturen
• Belangrijk papierwerk bijhouden
• Bekijk ons budget/Balans “chequeboekje” voor de maand
• Backup laptop
• Run anti-virus software
• Vervangen airco filter in het appartement

Jaarlijkse to-dos:

• Voltooi checklist voor semester (2 keer)
• Dokter bezoeken (Jaarlijks onderzoek)
• Tandarts bezoeken (2 keer, tweejaarlijkse schoonmaakbeurt)
• Vervang olie van auto (3-4 keer, elke 3-5000 km)
• Banden vervangen (2 keer)
• Jaarlijkse doelen stellen
• Vernieuwen
• Geef een griepprik
• Opschonen oude computerbestanden (3 keer)

Gerelateerd: De Pre-Semester Checklist – 23 Dingen die je voor elk semester moet doen

Educate Yourself: Productivity Must-Read Books

Een geweldige manier om je productiviteit te verhogen is om je systemen routinematig te veranderen en nieuwe tijdbesparende tips te leren. Ik heb ontdekt dat de beste manier om dit te doen is om te lezen! Ik daag mezelf één keer per maand uit om een boek te lezen dat gerelateerd is aan productiviteit en heb verbluffende resultaten gezien. Hier zijn mijn top productiviteit boeken:

1. Getting Things Done: De kunst van stress-vrije productiviteit door David Allen: Als je een boek leest, lees dan deze. Allen verpakt deze bestseller met talloze productiviteit tips, evenals een hele productiviteit systeem dat u kunt vandaag implementeren. Het is echt een must-read voor iedereen!
2. The 7 Habits of Highly Effective People door Stephen R. Covey: Dit is nog een geweldig en must-read boek. In feite, dit boek in combinatie met Allen’s Getting Things Done wordt vaak gezien op populaire carrière boekenlijsten, en voor een goede reden! Covey behandelt de levensveranderende gewoonten die u in uw dagelijks leven kunt opnemen en waarvan keer op keer is bewezen dat ze de productiviteit verhogen en uw algehele welzijn verbeteren.
3. The Miracle Morning door Hal Elrod: Dit boek is het laatste jaar of zo in populariteit toegenomen. Het is een gedetailleerd verslag van hoe uw ochtendroutine echt de manier kan veranderen waarop u uw leven leeft, en welke exacte dingen u kunt doen om uw dag sterk te beginnen.
4. De kracht van gewoonte: Waarom we doen wat we doen in het leven en het bedrijfsleven door Charles Duhigg: Deze bestseller is een ander geweldig boek! Het behandelt de wetenschap van gewoontevorming, hoe je nieuwe gewoonten te creëren, hoe te snijden uit ongezonde, en welke gewoonten je moet overwegen toe te voegen. Hij stelt dat de echte sleutel tot productiviteit en het leven van een gezonde levensstijl is te begrijpen hoe gewoonten werken.
5. Slimmer, Sneller, Beter: De transformerende kracht van echte productiviteit door Charles Duhigg: Nog een bestseller en geweldig boek van Duhigg. Het behandelt acht belangrijke productiviteit concepten, waaronder het stellen van doelen en besluitvorming, die productieve individuen en bedrijven onderscheiden van de rest. Al zijn argumenten worden, net als in The Power of Habit, ondersteund door wetenschappelijk bewijs. Ongelooflijk verhelderend!
6. Thinking, Fast and Slow door Daniel Kahneman: Dit boek, geschreven door een wereldberoemde psycholoog, gaat over de twee belangrijkste manieren waarop mensen denken: snel en langzaam. Onze snelle instincten zijn meer emotioneel en intuïtief, terwijl onze langzamere gedachten meer logisch zijn. Het hebben van een beter begrip van de manier waarop we denken maakt het makkelijker om processen, zoals besluitvorming, die van vitaal belang zijn voor de productiviteit te begrijpen.
7. Eat That Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time door Brian Tracy: Het eten van de kikker is een metafoor voor het eerst afhandelen van je meest uitdagende taken. Dit principe is de basis van dit geweldige boek, het verkennen van vele manieren waarop u kunt leren hoe om niet alles gedaan te krijgen in een keer, maar in plaats daarvan de belangrijkste dingen gedaan te krijgen eerst. Leren prioriteren is een van de beste manieren om productiviteit onder de knie te krijgen en dit boek is een geweldige manier om dit concept te verkennen.

Related: 21 Levensveranderende boeken voor twintigers (die je alles zullen leren wat school niet heeft gedaan!)

Verder lezen

Op zoek naar meer geweldige productiviteits- en planningsgerelateerde inhoud? Bekijk dan deze geweldige blog posts:

• De ultieme gids voor dagelijkse planning
• 15 essentiële plannervoorzieningen die u nodig hebt voor succes
• Hoe u uw week kunt plannen voor succes – een stap-voor-stapStep Guide
• Everything You Need to Know About Goal Planning
• The BEST Student Planner You’ll Ever Find
• 10 Student Productivity Tips You Have to Try
• 13 Time Management Tips that Actually Work
• A Complete Guide to Planning – Everything You Need to Know

Alright, dat zijn mijn top 17 tips voor het organiseren van een planner! Ik hoop dat je er tenminste een paar nuttig vond en ze snel gaat gebruiken! Onthoud: als uw systeem voor het organiseren van uw planning overbodig begint te worden, verander dan van gedachten! Ga terug naar deze post of begin een nieuw productiviteitsboek te lezen om je te inspireren voor betere, meer motiverende systemen. Gelukkig plannen!