This Is How You Plan & Run a Great Workshop
ワークショップの運営は、グループを訓練したり、共同作業をさせたりするのに有効な方法です。
「What If！」でのイノベーション・プロジェクト運営の一環として、プロジェクトチームの創造性を収穫し活用するツールとしてワークショップを使用しています。
これらのワークショップに参加したときの興奮をオンラインで再現することはできませんが、ワークショップで実装できる最も有用なものをいくつか共有したいと思います。 よく質問を受けることがあります。 「
ワークショップの本当の姿
まず、ワークショップは双方向でなければなりません。 講義ではありません。 Scott Berkun はこのことをよく説明しています:
「料理のワークショップは料理を作ることを意味する。 ライティング・ワークショップは、ものを書くということです。 ワークショップ」のほとんどが実際に何も作らない人たちであるなら、おそらくクラス、講義、またはミスと呼ぶべきでしょう。
私は、ワークショップとは、グループが効率的に協力したり、インタラクティブな方法で学習するための方法であると考えています。 ワークショップを開催することで、全員を同じ部屋に集めることができるようになる。
- 共同作業（計画、アイデア出し…）を促進する。);
- チームに新しいスキルを教える;
- 各チームメンバーの暗黙知を利用する
- プロジェクトの現在の状態について全員の足並みを揃えるためにチームを更新する（これは二次目標にすべきです。
優れたワークショップには準備が必要です。 そのための方法を紹介します。
優れたワークショップの準備方法
優れたワークショップの準備には、5段階の重要な段階があります。
- 分析
- 計画
- 開発
- リハーサル
- 評価
これらの段階の区別は、適切なタイミングで適切な質問に答えること、すなわち集中できるようにするのに役立つだろう。
Analysing
ワークショップを準備し実行する前に、それが必要な結果を得るための最善の方法であると確信する必要があります。 そうでない場合、ワークショップは娯楽や時間の浪費、つまり失敗に終わります。
あなたはワークショップの文脈を明確にする必要があります。 何を達成したいのですか？
分析することによって、ワークショップに対する明確な目標に到達できます。
ワークショップは数週間から数ヶ月前にスケジュールする場合が多いのです。 ワークショップの準備をすることで、プロジェクト計画の先を考えざるを得なくなります。
企画
企画はワークショップの構造を作ることです。
終了を念頭に置いて、ワークショップの企画を始めてみてください。 あなたが望む結果やアウトプットを視覚化してください。
ワークショップの詳細な計画を立てることができれば、よりよいでしょう。 これには、
- ワークショップの各瞬間の見出し
- 各活動の詳細。
- 各アクティビティのタイムボックス
- 誰が何をするか
- セッションに必要な資料
当日の各瞬間に、参加者と何をするかを正確にイメージできるはずです。 人数が多ければ多いほど、より明確にしなければなりません。
また、この瞬間は、誰がセッションに参加すべきかを自問する瞬間でもあります。 また、グループをどのような状態にしたいのか、例えば、チームに活力を与える、集中的な企画セッションにする……など、特定する必要があります。
私の経験では、文脈とワークショップから得たいものが明確であれば、企画は容易になります。
開発
開発段階では、必要となるコンテンツを作成します（すでにコンテンツや演習のログがある場合は、それを見つけることもあります）。 これにより、何が起こったかを覚えておき、他のチーム メンバーに同様のワークショップを実行させることができます。
私が計画と開発を区別しているのには理由があります。
– 計画は、ワークショップのアウトラインを作成することです。
– 開発は、計画を実行する準備のためにすべてのものを配置することです。 2つの異なる考え方が必要です。
リハーサル
ワークショップの冒頭で緊張するとしたら、それはチームでのリハーサルに十分な時間をかけていない可能性がある。 理想的な状況では、試験的なワークショップを実施したいと思うでしょう。
幸いなことに、セッションの前にプランに目を通すだけで、チームの準備を整えることができます。 全員が自分が何をし、何を言わなければならないかを明確にすることです。
（5.
(5. 評価する)
ワークショップがどうだったかを評価することで、2つのことを達成できます。
- プロジェクトレベルでは、プロジェクトの残りの部分をスムーズに進めるために解決すべき問題を明確に理解することができます。 また、準備のプロセスを改善するチャンスでもあります。
ワークショップとプロセスをチームで、または自分で評価することができます。 フィードバック分析法（期待と結果を比較する）やクリアリングセッション法（何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを見抜く）に従うことをお勧めします。
さて、準備プロセスについては以上です。 素晴らしいワークショップを運営するための実践的なヒントをご紹介します。
15 Practical Tips to Run a Great Workshop
Start with the end in mind
Share a clear vision of what you to achieve this workshops.ワークショップで達成すべきことについての明確なビジョンを共有する。
なぜ、どのように、何をするのかを明確に伝える
What Ifでは、目的、プロセス、報酬と呼ばれるフレームワークを使用しています。
Since we want , we are going to do in order to arrive at .-
- The purpose is the result.目的は結果である。 このワークショップをやりたい理由、つまりワークショップの終わりにどうなっていたいかということです。
- ペイオフとは、アウトプットのことで、誰がいつ何をするかという説明です。
これらの3つの要素を参加者に説明することで、全員がワークショップの議題と結果に一致することを確認します。
コラボレーション環境を作る
環境（空間や雰囲気）は、私たちに大きな影響を与えます。 Atul Gawande 氏は、『チェックリスト宣言』の中で、「活性化現象」という興味深い概念を取り上げています。
「最初に何かを言う機会を与えることで、参加意識と責任感、そして発言する意欲が活性化するようです」。「
これを行う簡単な方法は、全員に魅力的な方法で自己紹介してもらうことです。
名前や仕事について聞くほかに、ワークショップで最も興奮することは何か、外食や車の運転での最高の思い出は何か、といったことも聞くことができます。
インタラクティブにする
ワークショップでは、参加者にコンセプトを説明しなければならない瞬間がある。
彼らに質問をする。コンセプトを実践するための演習を行い、彼らが行ったことについてシェアバックとディブリーフィングを行う。 目的、プロセス、そして見返りがあるのです。
- 参加者に目的を思い出させる。
- それがどのように行われるかを正確に伝える：誰が、いつ、どのくらいの期間、何をするか。
演習が終わったら、次の2つのことを行うとよいでしょう（目標による）:
- シェアバック。 各人またはグループには、演習の結果を他の参加者と共有してもらいましょう。 それをもとに発展させたり、質問したりすることもできる。
- ディブリーフィング。 ワークショップの状況に応じて、何か追加のコメントはないか、楽しかった／つらかった／くやしかったはあったか、学んだ重要なことは何か、このプロセスをいつ使うか……などを尋ねます。
そして、次のエクササイズを繰り返します。
何かを学んでもらいたいなら…
新しいことを教えようと計画するとき、心に留めておくべきことが三つあります。
最後の質問は本当に重要です。
教えていることが役に立つ状況を強調することで、参加者がそれを覚えて、適切なタイミングで使用する可能性が高まります。
チームのエネルギーを管理する
人々が前向きで建設的な精神状態にあることを確認する
What Ifでは、「エナジャイザー」と呼ぶ、遊び心のある活動（短いチーム構築エクササイズや、変わった質問をする等）を行っている。
人々をリラックスさせ、建設的な考え方を採用させる方法はたくさんあります。 たとえば、ITコンサルティング会社のイコール・エキスパーツは、アイスブレーカー・カードを使っています。
また、参加者を立たせたり、別の部屋に行かせたり、ペアで作業させたり、自分たちで考えたり…と、活動を変えることで部屋のエネルギーを変えることもできます。
その場にいること
グループを動かすことが必要なんですね。 ワークショップでは、参加者全員があなたのリードに従います。
そして、異なる瞬間に、グループは異なる状態になる必要があります。 あるときは教師として、あるときは進行役を務めるコーチとして、またあるときはチーム全体を同じ方向に導くリーダーとして、さまざまな役割を果たす必要がある。
Be a good speaker
Workshop is not a speech or lecture. しかし、聴衆に語りかけ、巻き込む能力が必要です。
ここでは、人前で話すための私のトップアドバイスを挙げました。 ワークショップで重要なのは、これをインタラクティブにできることです。 話をする。 質問をする。
ワークショップでは、参加者が共有できる知識が豊富にあります。
スペースを使う
ほとんどのワークショップは、壁に大量のものを貼り付けて終わります。
それは、コンピュータ画面に自分を限定するより、周りのスペースを使ったときに最高の思考ができることが多いからです。 Googler であり、イノベーション ワークショップの運営に関する書籍『Sprint』の著者である Jake Knapp 氏は、この現象を次のように説明しています：
「人間として、短期記憶はそれほど優れていませんが、空間記憶は素晴らしいものです。 メモ、図、プリントアウトなどが貼られたスプリント ルームは、その空間記憶を利用します。
ここで重要なのは2つです。
- スペースを使い、壁に何かを貼り付けると、より効果的に考えることができます。
- 壁に出力を置くと、すべての作業が皆に見えるので、コラボレーションが促進されます。 そして、現実がある」
「戦いの準備において、私は常に計画は役に立たないが、計画は不可欠であることを発見した」
-ドワイト・D・アイゼンハワーもちろん、日計は必要である。 しかし、いったんアリーナに入ったら、直感に頼って、理想の結果にたどり着くための最善の方法を見つけることも必要だ。
大筋の構造を保つことは重要だ。
コラボレーションを促す
参加者が多いということは、その場でいろいろな意見が出るということです。 ワークショップは共同作業を目的としているので、チームがオープンマインドでいることが重要です。
「もしも」で、私たちは「グリーンハウジング」について話しています。
「ホワット・イフ！」では、「グリーンハウジング」について話しています。これは、「判断を保留する」「相手の意味を理解する」「アイデアを育てる」という3つのアクションを指します。 Sticky Wisdomでは、これと他の多くのイノベーション行動の詳細に触れています。 これは似たようなアプローチですが、異なるメタファーを使用します。
「この練習は、即興の核となる原則、すなわち、すべての申し出を受け入れる（アイデアを受け入れる、拒否しない）、「はい、でも…」ではなく「はい、そして…」を使う、相手をよく見せる、に基づいて構築されています」。「
どちらの場合も、共同作業を奨励する（そして、前向きな動きを維持する）という目的は同じです。
誰かがアイデアを批判するだけで、代替の解決策や元のアイデアを改善する手段を提供しない場合、それはチームを本当に助けているとは言えません。 グループ創造性技法の実践については、こちらの記事で詳しく紹介しています
Watch out: 私が言ったことは、すべてのアイデアを歓迎すべきだということではありません。 あるアイデアが無関係である場合、会話を再集中させる方法を見つけよう。
進捗状況を強調する
ワークショップの最初に、参加者に目標を思い出させましょう。
グループがなすべきこと（重要な質問に答える、重要な決定をする…）を行ったことを認識させること。 そして、彼らが学んだ重要なことに重点を置く。
アウトプットは常に彼らの前に置いておくこと。 それは進歩の合図です。 グループが達成したことを、段階を追って説明するのもよい。
フォローアップ
ワークショップが終わったら、その勢いを維持する必要があります：
- 主要な収穫を強調する；
- 成果を共有する；
- 次のステップを説明して、彼らから期待している行動を明確に強調する（各行動の名前を付けて、期限も与える）。
楽しむ
素晴らしいセッションを運営する最善の方法は、できるだけ素敵なセッションにすることです。 あなたが楽しんで運営すれば、参加者もそれを感じ、モチベーションが上がるでしょう。