多くの組織で、プロジェクト管理にSharePointが利用されています。 以前、多くのブログ記事で紹介したように、SharePoint はすぐに使える豊富な機能を備えており、プロジェクト管理のための完璧で論理的な選択肢であると私は考えています。 ドキュメント管理からタスク管理、MS Projectとのシームレスな統合、そして優れたセキュリティ設定まで、SharePointはすべてを備えているのです。 このブログでは、SharePoint でシンプルでありながら非常に実用的なプロジェクト管理オフィス/PMO ポータルを作成する手順を説明したいと思います。

Step 1: PMO ポータルに適したサイト階層の決定

私は通常、非常にシンプルなサイト階層を提唱しています。 つまり、すべてのプロジェクトを一覧表示する PMO ホームページ (サイト) があり、すべてのプロジェクト サイトは、PMO ホームページの 1 レベル下のサブサイトとして設定されるということです。 下の図は、提案されている階層を表しています。

Step 2: PMO ポータルを構築するサイト コレクションを決定する

これは非常に重要な決定です。 プロジェクト サイトが内部コラボレーション用である場合、上の画像のように、ルート (デフォルト) サイト コレクション (他のイントラネット サイトが存在する場所) にポータルを作成することができます。 しかし、プロジェクトサイトや一部のコンテンツを外部（クライアント、ベンダー、請負業者）と共有する場合は、別のサイトコレクションにPMOポータルを作成する必要があります。

Step 3: プロジェクト ダッシュボードで PMO サイトを作成する

そろそろ腕まくりをする時期です。 この PMO ホームページの背後にある大きなアイデアは、プロジェクト管理に関するすべての情報、プロジェクト管理方法論に関するリンク/知識ベース、プロジェクト管理フォームおよびテンプレート、そして最も重要な、組織内のすべてのプロジェクトのリスト/ダッシュボードが含まれることです。 テンプレートをどのように整理するかはお任せします (メタデータによって整理された Word/Excel/PDF を含む単純なドキュメント ライブラリでもかまいません)。 おそらく Excel に保存されているはずです。 つまり、本質的にダッシュボードは、カスタム メタデータ (列) を持つ SharePoint リストなのです。 ダッシュボードには最終的に数十から数百のプロジェクトが含まれ、ダッシュボードを使用して任意のメタデータ/カラムでソート、グループ化、フィルタリングできます（アクティブなプロジェクトのみ表示、部署やプロジェクトマネージャによるグループ化など）。

1. Custom List Web Part
2. Rename Title Column to Project Name Column (これにより、ユーザーはプロジェクト名をクリックして、ダッシュボード上ですべてのプロジェクト プロパティを表示または編集することができます)
3. Create all your columns using various column types (i.to.) (ii.) (ii.) (ii.) (ii.) (ii.) は、プロジェクト名をクリックし、プロジェクト名をクリックし、ダッシュボード上にあるすべてのプロジェクトを編集するためのヒントがあります。例：プロジェクトマネージャー – 人物ピッカー、部署 – 選択カラムまたは管理メタデータ/用語集、開始日/終了日 – 日付フィールド、予算 – 通貨フィールド、プロジェクトステータス – 選択フィールド（すなわち、.
4. 列の 1 つは、ハイパーリンク タイプの列になるので、プロジェクト サイトの URL アドレスを入力できます
5. ダッシュボードに複数のビューを作成する (ステータス、プロジェクト マネージャー、部署などでグループ化する)。)

完成したプロジェクト ダッシュボードは、このようになります

Step 4: PMO サイトに他の Web パーツを追加する

PMO ホームページではダッシュボード リストだけが存在しますが、他の種類のコンテンツ用の Web パーツを追加することができます。

• 特定のコンテンツまたは Web サイトをユーザーに示すプロモート リンク Web パーツ
• さまざまなプロジェクト管理テンプレート/フォーム (議題、会議録、プロジェクト憲章、プロジェクト スケジュールなど) が含まれるドキュメント ライブラリです。 メタデータを使用してすべてを整理することもできます
• 説明/方法論文書または Wiki/知識ベース – これは、テキストや画像を含むある種の Wiki ライブラリかもしれません

ステップ 5: プロジェクト サイトの作成

実は、プロジェクト サイトをゼロから作成する方法についてステップバイステップの説明を書いたかなり詳しい記事を書いているのですが、この記事では、プロジェクト サイトを作成する方法について説明します。 3231>

Step 6: プロジェクト サイトをテンプレートとして保存する

SharePoint プロジェクト サイトを作成したら、それをテンプレートとして保存し、カスタム テンプレートから新しいプロジェクト チーム サイトを簡単にプロビジョニングできるようにする必要があります。 サイトをテンプレートとして保存する方法については、上記の投稿のステップ 10 を参照してください。

Step 7: すべてのサイトのセキュリティを設定する

すべてのサイトのデザインが決まったら、PMO ホームページとすべてのプロジェクト サブサイトのセキュリティ/アクセス許可を設定する必要があります。 この投稿では、セキュリティに関して行う必要があるすべての手順を説明します。 ここでは、PMOポータルに固有のセキュリティに関するいくつかのヒントを紹介します。

• PMO ホームページ (プロジェクト リスト/ダッシュボードのあるサイト) の場合 – 一部のユーザーだけがサイトを編集できるようにしたいと思うかもしれません – つまり、一部の人だけが Contribute 権限レベルの Members グループになり、その他の人は Read-Only 権限の Visitors グループになります
• プロジェクトのサイトの場合 – プロジェクトのメンバーがサイトを他の人と共有することを許可したいかもしれません（上記の記事のステップ 7）。 固定名簿を持つ部門サイトとは異なり、プロジェクト チームは常に変化するため、柔軟性を維持したいものです。 このようにして、PMO はセキュリティ管理ではなく、プロジェクト管理に集中することができます。

Step 8: 新しいプロセスについて他人を教育/訓練する

「技術的」部分が完了したら、新しいサイトについてユーザーベースを訓練する必要があります。 これは、SharePoint 側だけではありません。 たしかに、サイトのナビゲーション方法、ドキュメントでの作業方法、タスク リストでのスケジュール作成方法をユーザーに示す必要があります。 しかし、これはPMOのプロセスや方法論について、PMやチームメンバーを教育・訓練する絶好の機会でもあるのです。 長くなりましたが、トレーニングは必須であり、ユーザーの採用を成功させるための重要な要素です。

また、この投稿で説明したものを含め、プロジェクト管理のさまざまなオプションについて説明したビデオもご覧ください。