ARARA Operating Procedures Manual
June 2007 Page 3.2-1
3.2 Meeting Minute
What to include: 非営利組織の運営マニュアルである「ロバート議事法」では、議事録は発言内容ではなく、その会議で何が行われたかを記録するものであると説明しています。
最低でも、議事録には以下を含める必要があります。 定例理事会会議か、年次会議か、住宅委員会の会議か、それとも特別会議か。 特別会合の場合、会員に渡された会合の通知のコピーを添付する。

会合の開始と終了の日付、場所、時間

議長および書記またはその代理人の氏名

出席した投票権を持つ会員の氏名と定足数が存在したかどうか。

来賓の氏名とその件名

前回の議事録が承認または訂正されたかどうか

行われた動議（Motion）. 記録する必要があります:

• 動議の正確な文言
• 誰が動議を出したか
• 投票の結果

報告書. 報告書の名前、それを提出したメンバーの名前、その報告書に対して取られた行動を記録する。 報告が書面であった場合は、それを添付するか、どこで入手できるかを伝える。

その他の行動、割り当てと期限、決議、勧告を簡潔に記録する。

議事録が承認されたら書記が署名する。

討議の要約
一部の理事会は基本を越え、追加の項目を含めることを選択できる。 たとえば、討論の要約は、会議の全体像を示すことができます。 これは、会合に出席できなかった会員や、組織の歴史的記録を振り返る人に役立つことがある。
書き残すべきこと
議事録は、事実に基づいたビジネスの記録である。 意見、判断は記載しないこと

• 議事録は事実の記録です。 よくできた報告書」「白熱した議論」などの記述は省く
• 批判や賞賛。 会員に対する批判は、それが公式の動議という形を取らない限り、良いものであれ悪いものであれ、含めるべきではない。 感謝の言葉や表現は、会議参加者の明確なコンセンサスがあった場合のみ含めるべきである。 (たとえば、拍手によって)
• 討論。 組織がディスカッションのサマリーを含めることを選択した場合、個人の意見を記録することによって、それを個人化しないこと。
• 報告を長々と繰り返す：特に報告書が添付されている場合は、ハイライトや重要な事実を述べるだけでよい

議事録を承認する
議事録は読み上げられ正式投票により承認されるまで正式なものとはならない。 議事録は、次の定例会議で書記が読み上げるべきものです。 議長が修正や追加を求め、投票を呼びかける。
メンバーが事前に議事録を読むのに十分な時間があれば、議事録の音読を省略することに同意してもよい。 これは、時間を節約すると同時に、メンバーがミーティングの準備をするのに役立つ良い方法である。
機密事項
時折、ミーティングでは、機密事項、たとえば、機密の人事問題が扱われるときなど、機密保持が必要となる。 このような場合、理事会は、会員と招待客のみに参加を制限して、執行セッションに入ることを決議することができる。 幹部会議の議事録は、幹部会議に出席したメンバーだけが読み、承認される。 参加者は、希望により、議事録を全会員に公開することができるが、議論の内容は秘密にされなければならない。
カリフォルニア州法の関連条項：
タイトル1：企業
第2部門：非営利法人法
第2部：非営利公益法人
第13章：記録、報告および閲覧の権利
第3条：記録、報告および閲覧の権利
第2章：非営利公益法人
第3部：非営利公益法人
第4章：非営利公益法人＜4405>第5部：非営利公益法人＜4405＞第6章：非営利公益法人＜4405＞第7章：非非営利公益法人＜4405＞第8章：非営利非営利公益法人 閲覧の権利
6333. 会員と理事会および理事会の委員会の会計帳簿と記録、議事録は、
会員が、
会員としての利益に合理的に関連する目的のために、
法人に書面で請求すれば、いつでも自由に閲覧することができるものとする。
第1編 法人
第2編 非営利法人法
第3編 非営利の公益法人
第13章 記録、報告および閲覧の権利
第3条: 閲覧の権利
8333. 会員と理事会および理事会の委員会の会計帳簿と記録、議事録は、
会員の書面による請求があれば、妥当な時期に、
会員としての
利益に関連する目的のために、
閲覧に供されなければならない。