請求書は、法律事務所の成功に不可欠です。

2019 Legal Trends Report によると、弁護士は 1 日あたり平均 2.5 時間しか請求可能な時間を記録せず、残りの時間は請求書の作成と送信、支払い処理、信託台帳の更新などさまざまなタスクに向かっているとのことです。

法律事務所の請求プロセス

多くの場合、請求プロセスは次のようなものです。

1. 法律事務所は新しいクライアントを迎え、その案件を開始します
2. 請求可能な時間と支出手数料/経費は案件を通じて記録されます
3. 各月末（または短い案件であれば案件終了時）には、次のようになります。 各クライアントと案件の請求書と経費を請求書のドラフトにまとめる
4. 弁護士は必要に応じてメモを追加し、コストを調整し、請求書を承認する
5. 最終版の請求書を作成し、クライアントへ支払いに送る
6. クライアントは、事務所で認められている支払い方法で支払う
7. 経理チームは支払いが遅れた場合のフォローを送る

かなり簡単そうに思えますが、実際にはどうですか? ボトルネックや無駄なコストが発生する可能性は十分にあります。 例えば、弁護士が請求書を承認するのに時間がかかりすぎたり、編集を加えすぎたりすると、請求書の送付が遅れてしまうことがあります。

法律事務所の請求ポリシー

法律事務所の貴重な時間とお金を節約するためには、明確で標準化された法律事務所の請求ポリシーを持つことが不可欠です。 それは、弁護士やスタッフに参照するものを与え、同期して皆を維持します。

If you’re writing a policy for the first time, you’ll want to consider:

• How does your firm bill clients?
• どこで最も多くのエラーが発生していますか。
• プロセスのどの段階が最大のボトルネックになっていますか。

このことを念頭に置いて、以下の手順に従って、効果的な請求ポリシーを作成してください：

1. テンプレートとガイドラインを提供する。

これには、請求書をいつ送るか、説明はどのくらいにすべきか、請求書に含まれなければならない費用の種類と帳消しにすべきもの、必要なら請求書の標準的な紹介文が含まれるべきである。

2. 法律事務所の請求プロセスの流れを書き出す

ある案件でどの弁護士が請求書を確認する必要があるか。 どのような順序で行うのでしょうか。 請求書は郵送されますか、それとも電子的に送信されますか。 請求書が送付されたとき、誰に知らせる必要がありますか。 3.請求書レビューの要件を設定する

それは、電子的にレビューを行うためにあなたの法的実践管理ソフトウェアなど、特定のシステムを使用するように弁護士に依頼することが有用である。 これは、プロセスを迅速化し、ミスの余地を少なくするのに役立ちます。

5.

未払い請求書を何ヶ月も放置しないようにしましょう。 長く待てば待つほど、クライアントが支払う可能性が低くなるので、明確な回収プロセスを持つようにしましょう。 誰がいつ未払い請求のフォローアップをする必要があるのかを明確にします。 支払いを求める標準的な手紙や電子メールを送るようにしましょう。

クライアントが請求書に異議を唱えた場合、誰がその異議を確認し、問題を解決するための枠組みを提供するか知っておきましょう。 クライアントのための公開請求ポリシーを持つ

クライアントは、あなたの請求ポリシーについて、明確にする必要があります。

• 請求される頻度
• 請求書が届く時期
• どのような支払いが見込まれるか
• どのくらいで支払う必要があるか
• 支払いが遅れた場合の結果

これをはっきりと書き出し、すべての新規顧客が利用できるようにしてください。

請求書の要件

大企業と仕事をしている場合、請求書の送付時期から請求書のフォーマットまで、すべてに関して厳しい請求書の要件がある場合があります。 しかし、大企業と仕事をしていない場合でも、請求書の標準的な要件にこだわる必要があります。 これはあなたのclients’andのための一貫性を確保し、請求プロセスがsmooth.4129>

請求の説明

法律事務所の請求の説明は長すぎたり短すぎたりするべきではありません。 彼らは、彼らが払っている値を受け取ったことを満足しているクライアントを残すために、コンテキストと情報の適切な量を提供する必要があります。 明確な請求の説明は、ケース内の後のより少ない紛争につながる。

Billing time descriptionsは次のようになります。

• 「遺言書を確認し、質問に答えるためにクライアントと会った」
• 「来月のヒアリングのための議論を強化するための法的調査」
• 「クライアントと事件の事実について話し、記録」

Law firm billing codes

説明とは別に、請求コードは高いレベルで、クライアントがどの活動または費用について請求されているかが示されています。

• Meeting
• Draft/revisions
• Research

これらのコードは、少なくとも事務所内で一貫している必要があります。 これを行う別の方法は、以下に概説するように標準的な請求コードを使用することです。

LEDES billing

あなたの法律事務所は、大きなクライアントで動作する場合、あなたの請求プロセスは、追加の手順を含むことができます。 時間および費用のエントリに LEDES 請求コードを使用するように請求書をフォーマットします。

LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) は、特定のフォーマット ガイドラインを使用する、電子的な法務請求の標準フォーマットです。 それは、大規模な組織が大量のファイルやデータを処理し、請求書を評価することを容易にします。 しかし、ビジネスや大規模なクライアントと仕事をしている場合は、確認する価値があります。

また、UTBMS コード (Uniform Task-Based Management System Codes) を使用して、LEDES bill.

Creating a billing template

If you’re not sure where to start with standard invoice requirements, there are plenty of billing templates available.The blows for a long term in Japan. Freshbooks のようなソフトウェア スイートは、優れた法律事務所の請求書テンプレートを提供します。 また、Clio の請求書テーマを使用して、カスタマイズされた請求書テンプレートを作成することもできます。

Top tips to improve billing productivity

1.請求書の生産性を向上させる。 事務所の請求プロセスとポリシーについて、前もってクライアントと期待値を設定する

良い請求は、クライアントとの明確なコミュニケーションに起因します。 請求書は、単なる請求書ではなく、あなたが法務クライアントに提供する価値を伝えるためのツールなのです。

あなたの実務分野によっては、弁護士を雇うことは、あなたのクライアントが行う最も高価なものの1つであるかもしれません。 予期せぬ請求から彼らを救う。 このような場合、「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」……………………………………………………………………………………… タイムキーパーで作業時間を記録し、メモを取ることで、あなたが提供した価値をクライアントに明確に伝えることができます。 これは、何も見逃すことなく、すべての時間エントリが正確であることを確認する最善の方法です。 あなたがクライアントのために行ったすべてのことを明確に表現してください。 コンテキストなしでケースを確認するために15分の呼び出しのための項目は、充電について混乱や不安を感じているクライアントを残すかもしれません。 また、このような場合にも、「忖忖(そんたく)」と呼ばれるのは、「忖(そんたく)」とは、「忖(そんたく)」が「忖(そんたく)」であることを意味します。 小額の請求書をコンスタントに送ることで、予期せぬ高額請求によるショックを軽減することができます。 さらに、会社のキャッシュフローが円滑になるというメリットもあります

5. 自動化、自動化、自動化

日常業務を自動化するソフトウェアはたくさんあります。そのため、難しい質問への回答やクライアントに安心感を与えるなど、自動化できないことに時間とエネルギーを使うことができます。 課金プロセスの問題点を理解し、それを改善するのに役立つツールを調べてください。

いくつかの例を挙げます。

• Clio Manage のようなソフトウェアを使用して、数分で請求書ドラフトを作成する
• Clio Manage で自動請求リマインダーを使用して、自動的にクライアントや請求書に未払い残高を送信する。
• カスタマイズしたスケジュールに基づいて受取人を設定する

事務所に適した料金を設定する

事務所の請求料金の計算を始めるには。 この記事で、事業コストと1年間に記録する請求可能な時間数（定額制や成功報酬ではなく、時間給で請求する場合）に基づいて、時間給を計算する方法をお読みください。 次に、選択したレートが市場レートに対してどの程度近く追跡できるかを確認します。

Here’s look at benchmark lawyer hourly rates from the 2019 Legal Trends Report, including actual rates and rates adjusted for cost of living in each state:

Some interesting statistics.これは、2019年のリーガルトレンドレポートから、ベンチマーク弁護士の時給を見るものです。

• 州別の平均時給が最も高かったのはニューヨークの346ドル
• 州別の平均時給が最も低かったのはウエストバージニアの158ドル
• 業務分野別の平均時給が高かったのは破産法と知的財産権の弁護士で同点で340ドル
• 業務分野別の平均時給が低かったのは少年法の87ドルでした。

もし、あなたの州の平均的な事務所の請求率と比べて低いのであれば、料金を上げることを検討してください。 あなたのレートが高い場合は、そのレートがmake sense.

作るためにあなたのクライアントに余分な価値を提供している方法について慎重に考える、しかし、一日の終わりに、あなたが充電率はある程度あなた次第であることを忘れないでください。 あなたがあなたのコミュニティの他の人のためのリーガルサービスを手頃な価格で維持するために少し少なめに充電したい場合、それは完全にfine.4129>

Goodbye billable時間：代替請求arrangements

請求可能な時間は何ですか？ これは、長い間、法律事務所の間で議論の対象になってきました。 練習は健在ですが、弁護士の多くは、これは法的サービスのために充電する最善の方法ではないことを提唱 – 少なくともないすべての練習area.

ここではいくつかの代替請求の手配です：

Subscription-based law firm

With a subscription-based firm, you provide clients with legal services on as -need basis for a set monthly subscription fee.The best way for legal services is not for legal service.The best way of the best practice is alive and well, but lot of lawyers advocate that this is the best way for charge for legal services… このセットアップは、商標のアプリケーション、プロアクティブなIP保護対策、取引などに関する定期的な支援を必要とする可能性がある中小企業のクライアントのためにうまく機能します。

これは、事務所にとってより予測可能な収入と、より円滑な仕事上の関係につながります。 クライアントが請求可能な時間に慣れている場合、このアイデアを受け入れてもらうのは難しいかもしれませんが、その価値はあります。

スライド制料金

所得の低いクライアントと仕事をする場合、スライド制料金が適切である場合があります。 クライアントは、標準料金ではなく、世帯収入に基づいて料金を支払います。 このアプローチは、あなたの会社があなたのサービスをより手頃な価格で作ることによって、より多くのクライアントにアクセスすることができます。

Unbundled services

“unbundled” 法律サービスの考え方は、限られた範囲の表現を指します。 限られた範囲の弁護士とクライアントは、彼らのケースで弁護士の関与を定義することに同意するものとします。 アンバンドルのリーガルサービスは、訴訟と取引問題の両方で、合意したタスクに応じて、大きく異なる場合があります。 例としては、ケースまたはトランザクションを評価し、限られた訴訟またはトランザクションの指導を提供し、または準備される裁判文書またはトランザクション文書を示唆していることがあります。

Flat fees

あなたは正確に事件の特定の種類のために必要な作業の量をスコープすることができれば、フラット料金は請求する優れたアプローチであってもよいです。 つまり、自分の時間を商品化するのではなく、クライアントに提供した価値に基づいて請求するのです。

もちろん、ケースに必要な作業を過小評価して、料金を低く設定しすぎるリスクはあります。 しかし、勤勉なケースのスコーピングと、フラット手数料はbillable hour.

Contingency fees

成功報酬では、ケースが成功した場合にクライアントに支払われるお金の割合が支払われるので、弁護士を支払う余裕がないクライアントを助けるために可能性があります。 ケースによっては、この金額は非常に実質的なことができます。

もちろん、あなたがあなたの仕事のために支払われないというリスクもあります。 しかし、あなたがリスクを我慢できるのであれば、成功報酬制で請求することは、収益性の高い診療所を構築し、他の方法ではあなたのサービスを買うことができないかもしれない人々に奉仕する素晴らしい方法です。

注意：成功報酬は特定の種類のケースで禁止されているので、成功報酬で請求すると決める前に州の倫理規則を再確認してください。 その仕組みは次のとおりです。 あなたのクライアントは、法律サービスが請求されることに対して信託されている元のリテーナを提供し、その信託口座が所定の最低残高に達したとき、彼らは資金を補充します。

信託資金が必要な最低残高以下になったときにクライアントに通知することが、ここでの成功への鍵です。 この場合、クライアントの信託が最低残高を下回ったときに通知を自動化することで、テクノロジーを活用することができます。

支払いプラン

2017年リーガル・トレンド・レポートによると、44%の法律事務所が、クライアントが一度に支払う資金がないために請求書を支払わないと述べていることから、支払いプランを提供することは、事務所が確実に支払いを受けるための大きな助けになるでしょう。

開始する前に、いつ支払いプランを提供するかについて明確なガイドラインを作成し、支払いがどのように収集されるか、どのような支払い方法が受け入れられるか、支払いが遅れたときに何が起こるかを決定するための契約テンプレートを作成します。

その後、クライアントへの請求と資金回収のシステムをセットアップして反復作業を自動化するのに役立てます。

妥当な料金と価格の透明性

倫理と請求に関して、明確さが重要です。 専門家としての行動のABAモデル規則の規則1.5は、弁護士が “不当な手数料 “または “費用のための不当な金額 “を収集することはできないと述べている。 ABAは、手数料が合理的であるかどうかを判断する際に考慮すべき8つの要因を提供し、同様の法的サービス、弁護士の評判、および任意の時間の制約のために充電された費用を含む。

ベストプラクティスは、できるだけ明確かつ正確にあなたの手形を作ることです。 あなたが時間によって請求している場合は、実行された作業上の明確な、詳細なメモを提供します。 固定料金や成功報酬で請求している場合は、料金が妥当である理由をしっかりと説明してください。

英国では、SRAの価格透明性規則に留意する必要があり、価格情報は明確かつ理解しやすい形式で提供されなければならないと述べています。

Billing, reporting, and monitoring

Billing process on track を維持するには、未払い残高、支払い、収益に目を光らせておく必要があります。 以下は、法律事務所の財務プロセスを監視し、請求プロセスを円滑に運営するために使用できるいくつかのレポートです。

Accounts receivable report

売掛債権レポートは、ユーザーごと、クライアントごと、および案件ごとに、すべての未納および期限切れ請求書の未払い金額を判断するのに役立ちます。 このレポートでは、承認された未払いの請求書の支払額、それらの金額に対して行われた部分的な支払い、および請求書に適用されたクレジットノートを詳述します。

Accounts Receiving Report

売掛金経年レポートでは、未払い請求の追跡を支援します。 それは老化のカテゴリ（例えば、1〜30日前の未払い手形、31〜60日前、および61〜90日前）に延滞売掛金を分割する。 これにより、請求書が延滞している顧客を効率的にフォローすることで、より早く支払いを受けることができます。

請求履歴レポート

請求履歴レポートでは、未払い債権、期限切れ債権、支払い済み請求書の詳細を確認することができます。

Matter Balance Summary Report

Matter Balance Summary Report は、案件ごとまたはクライアントごとに、未払いの債権、進行中の作業、および進行中の経費のスナップショットを提供します。

Invoice payments report

The Invoice Payments Report は、個々の案件の請求書の支払いについて、個々のサービスおよび費用項目、およびそれらの行項目に責任を持つユーザーについて詳細に見ることができます。

収益レポート

収益レポートは、ユーザーごと、クライアントごと、および案件ごとの主要なパフォーマンス指標を可視化および定量化するのに役立ちます。 このレポートでは、未請求額、請求額、回収額の観点から、時間、経費、税金の詳細を説明します。

How to get paid faster

法律事務所は、支払いを受けるまでに時間がかかりすぎると感じることがよくあります。 また、2019年のリーガル・トレンド・レポートを振り返ると、クライアントに請求した全時間のうち、14%が一度も支払われていません。

ここでは、法律事務所で回収を改善する4つのヒントを紹介します。

1． あなたのタイムキーピング

キャッシュフローを改善するための最も重要な方法の一つは、勤勉なタイムキーピングと記録の習慣を実装することです。 追跡していないのに、どうやって請求した時間を回収できるのでしょうか？ そのため、このような「掟破り」な行動は、「掟破り」であるとも言えます。 これらの請求書が予測可能な時間に来るとき、あなたはそれに応じて予算を組み、時間通りにそれらを支払うことができます。 請求書が予測できないと矛盾しているとき、それは物事の上に滞在するのは難しいです。

毎月同じ時期に、時間通りに法案を取得し、あなたの会社がより速く収集するのに役立ちます。 定期的に思い出させる送信

忘れ法律事務所の法案はレーダーの下にスライドさせないようにします。 それは払っていないクライアントに定期的に督促状を送信する習慣を作る。 このプロセスを自動化することで、時間とお金を節約することができます。 クレジットカードでの支払いを受け入れる

あなたはまだ小切手で支払うようにクライアントに求めている場合は、彼らが長年使用していない（または彼らが使用したことがない）支払い方法を使用するように求めている可能性があります。 デジタル時代には、クライアントは便利なオンライン決済オプションを期待しています。 弁護士として、あなたは彼らにオンラインクレジットカード決済でこのオプションを与えることができます。

それが取るすべてはあなたが倫理rule.

に従ってクレジットカードの支払いを受け入れていることを確認するためにデューデリジェンスのビットです法律事務所は、信託口座のチャージバックを許可しないクレジットカードプロセッサを必要とし、それは信託口座から手数料を取っていないことです。 そのため、クライアントが請求に異議を唱え、チャージバックが発生し、クレジットカード会社がプールされた信託口座からお金を引き出した場合、倫理違反が発生する可能性があります。

通常、これは Clio Payments など、特に弁護士向けに調整されたクレジットカード プロセッサを使用することを意味します。

Bend Law は、Clio Payments ソフトウェアを使用することにより、請求と回収プロセスが大幅に改善されたことに気づきました：

Law firm billing software

法律事務所用の請求書作成ソフトウェアに投資すると、時間の使い方に大きな違いが生まれ、エラーのリスクを軽減できます。

Clio Manage では、ブランドの請求書とカスタマイズした請求書作成プラン、およびクレジットカードによる支払いの受け付けを簡単に行うことができます。 また、信託会計機能を管理し、QuickBooks Online、Xero、および Klyant などのお気に入りの会計プログラムと統合して、財務情報のすべてを同期しておくことができます。

プロセスをよりスムーズに実行するための法的請求ソフトウェアへの投資は、あなたの会社にとって非常に貴重なものとなります。

「大規模な法律事務所で請求徴収の責任者として、他の弁護士に『請求書を出してもらえませんか』と電話するのに比べて、クリオを使って時間の入力や請求書の送付をする時間は短くなりました」と彼は述べています。 学習曲線を恐れてはいけません。Clio Manage のようなソフトウェアは非常に直感的で、その仕組みを学ぶためのわずかな投資で、法律事務所の請求業務を簡略化した生涯を得ることができるのです。 この記事は、情報提供のみを目的として提供されています。 これは、法律、ビジネス、または会計のadvice.

を構成するものではありません。