請求書の書き方｜ビジネスで使えるプロの請求書作成マナー
ビジネスは、請求書をプロの口調で、明確でわかりやすい言葉を使いながら表現する必要があります。 顧客に請求書を送るときや、支払いに関連する他のすべてのビジネスコミュニケーションにおいて、常に丁寧であることが重要です。
請求書の文言は、できるだけ明確にする必要があります。 請求書の期日、支払うべき金額、提供したサービスを明確に記載しましょう。 請求書やそれに付随するメールに曖昧な表現があると、顧客は混乱し、情報を誤解し、その結果支払いが遅れる可能性があります。
ここでは、プロフェッショナルな請求書の書き方を学ぶのに役立つトピックを紹介します。
Tips for Sending Invoices That Get Paid
Sample Invoice Email Template
How to Follow up on Unpaid Invoices
Tips for Sending Invoices That Get Paid
Invoices is documentation enable small businesses to receive clients, but there are strategies for sending invoices that more likely to get paid quickly.これは、小規模企業が顧客から代金を得るための請求書の送り方です。 請求書とそれに添付されるEメールの両方に適切なメッセージを送ることで、顧客が請求書をすぐに支払うように動機付けることができます。 請求書について顧客とコミュニケーションをとるためのヒントをいくつか紹介します。
請求書を迅速に送る
請求する仕事が完了したら、すぐに請求書を作成し、顧客に送ることが重要です。 それはあなたがあなたのサービスのためにすぐに支払われることを意味するだけでなく、それはまた、あなたの頭の中で仕事が新鮮である間に請求書を書いていることを意味します。 そのため、請求書に記載する内容を間違え、クライアントを混乱させたり怒らせたりして、支払いを遅らせてしまう可能性があります。
Always Be Polite
請求書やメールなど付随するすべてのコミュニケーションは、常に丁寧に表現しましょう。 また、FreshBooksの調査によると、請求書を丁寧に書くことで、より早く支払いを受けることができます。 この研究では、請求書を書くときに「お願いします」や「ありがとうございます」などの言葉を使うと、請求書の支払い率が5％以上向上することがわかりました。
Always Be Concise
請求書を書くときは、常に簡潔かつ要点を押さえて書きましょう。 そのため、このような「曖昧」な表現になるのです。 請求書を書くときに、ビジネスが派手な用語を使おうとすることがありますが、これはクライアントを混乱させる可能性があります。 例えば、請求書に「payment due upon receipt」といった曖昧な表現を使うのではなく、「payment due December 31, 2018」のように支払期日だけを記載するのです。 請求書には、顧客が使用できるさまざまな支払方法を明確に示す文言を含めます。 小切手で支払う場合は、「Please make checks payable to My Small Business and mail the check to This Business Address」のように、必要事項をすべて網羅した文言にします。 オンライン決済に対応している場合は、請求書の下部またはメール本文に「Pay Now」ボタンを設け、オンライン決済ページに直接リンクすることで、クライアントができるだけ見つけやすくします。
Sample Invoice Email Template
請求書のメールは、丁寧かつ簡潔に表現し、プロらしいトーンと伝える情報がクライアントにとって明確であることが重要です。 この請求書メールのサンプルテンプレートは、請求書に添付するプロフェッショナルなメールを書くのに役立ちます：
Subject Line: あなたのビジネスの名前。
Dear Client’s Name,
I hope you’re doing well.
I wanted to let you know a new invoice #001 has been created on your account.
I wanted to let you know a new invoice #001 has been created on your account. このメールに添付されている請求書をご覧ください。 2018年12月31日までに残金500ドルをお支払いください。
Your Business Name
Your Full Business Address
Your Zip Code
Thank you for your business; I look forward to work with you again soon.ご契約ありがとうございます。
Kind Regards,
Your Name
Your Contact Details
未払い請求書のフォローアップ方法
未払い請求書の期限が過ぎたらすぐにフォローアップすることが重要です。 未払い請求書のフォローアップに使用する文言は、丁寧でありながら直接的であるべきです。 あなたのクライアントの疑いの利点を与える：遅延支払いは事務的なミスによるものであり、彼らは悪意を持って支払いを保留していない可能性が高いです。
ここで中小企業が未払いの請求書のフォローアップに役立つ電子メールテンプレートです：
Subject Line: あなたのビジネスの名前。 Invoice #001
Dear Client’s Name,
I hope you’re doing well.親愛なるクライアントの名前。 請求書#001についてご連絡いたします。 これは、2018年12月31日に支払期日が到来したことを伝えるための親切な注意事項です。 できるだけ早く支払いを送ってください。
小切手を郵送することで支払うことができます：
あなたのビジネス名
あなたのフルビジネスアドレス
あなたの郵便番号
あなたからの連絡を楽しみにしています。
Kind Regards,
お名前
ご連絡先
お願いします。