ビジネスの成功は、そのすべての部門が円滑に機能するかどうかにかかっています。 これは、すべての部門が関係するタスクに最善を尽くしていることを意味します。 そのためには、適切なワークロード・マネジメントが不可欠です。 ここでの目的は、従業員に過剰な負担をかけずに、期限を守るために仕事を任せることです。 これは、従業員の燃え尽き症候群や非効率を避けるために重要です。

適切なワークロード管理計画を立てることで、タスクが明確になり、計画や時間管理がより容易になります。 これらは、物事を時間通りにうまく進めるための重要な要素である。 このような理由から、リーダーはグループ内でこのタスク割り当てをうまく実践できなければならないのです。

ワークロード計画を設計する一方で、失敗しないために留意しなければならないことがたくさんあります。 これらの計画のほとんどは、不適切な作業配分、非現実的な時間枠、業績不振などのために苦しむことになります。

How To Practice Effective Workload Management For Your Team

Current Workload and Capacity

多忙な仕事環境では、全員の仕事を正確に把握することは困難です。 このため、管理者はすでに存在する仕事量について公正な考えを持つことができません。

• まず、すべての既存プロジェクトと、すべての部門のパイプライン上のもののリストを作成します。 大きいのか、小さいのか、複雑なのか、納期が複数あるのか、などなど。 このステップでは、これらのプロジェクトに取り組んでいる異なるチームをそれぞれ挙げる必要があります。
• どのチームがどのプロジェクトに取り組んでいるかを理解すれば、既存の作業負荷に関するより良い知識を得ることができます。 さて、異なるプロジェクトの仕事をより小さな塊に分解し、できれば1週間あたりに行われる仕事にしてください。
• 最後のステップは、異なるプロジェクトをそれぞれの優先順位に分解することです。

この方法に従うと、すべてのチームが定期的に行っているどのくらいの仕事のアイデアが得られます。

Allocating Resources and Tasks

さて、作業負荷の公正なアイデアを持っていると、タスクを割り当てて先に進みましょう。 ここで重要なのは、タスクを最もうまく処理できる人に任せる必要があるということです。 ここで不適切な仕事の割り振りをすると、悲惨な結果や無駄な時間を過ごすことになります。

したがって、仕事に適した人を選ぶときは、経験、結果、専門分野に基づいて判断する必要があります。 このステップでは、ほかにもいくつか注意すべき点があります。 そのうちのいくつかは、

• 仕事を分配するときは、常に優先順位の高い仕事から先に始めることです。 これらはすぐに終わる必要があるので、最初に取り組むべきです。
• 仕事を割り当てたら、その仕事の適切な時間枠を決定すべきです。 ここでいう「適切」とは、早いという意味ではなく、完璧に終わらせるために必要な時間という意味です。
• 仕事を割り当てるこのプロセスでは、作業に対する追加の問題があるかどうかを知るために、チームも含めて、正しいスキルセットを持つ適切な人を割り当てていることを確認する。 このような場合、「この人なら大丈夫」と思えるような人材を選ぶことが大切です。 ここで、どんなポジティブな補強でも、彼らの従業員のモチベーションレベルを高めるでしょう。

Follow-up for changes

タスクを割り当てた後、チームメンバーの進捗をフォローアップしてください。 どんなに綿密な計画でも、常にうまくいくとは限らないからです。 したがって、すべてが計画通りに進んでいるかどうかを確認する必要があります。

すべてがうまくいっているとしたら、よくやったと言えるでしょう。

チームの効率を上げる

チームの効率は、期日を守り、コストを削減する上で常に重要な要因です。 多くの場合、ある物事を他の人よりも早く終わらせる人がいることが多いものです。 ここで、従業員への感謝の気持ちを込めて、その戦術を理解するようにしましょう。

それは、彼らが使っている新しいソフトウェアであったり、オリジナルで新しい手法であったり、さまざまです。 新しいソフトウェア、オリジナルな方法などです。 このほかにも、効率化のために他の事例を参考にすることもできます。 例えば、

• 無駄な会議を省く
• プロジェクト管理スキルに関する適切な社員教育・育成
• 社員個々の強みを活かす

ワークロード管理ツール

ワークロード管理ツールは、複数のチームや個人の能力、スキル、稼働率に基づいて仕事を分配・監視できるソフトウェアである。 この管理ソフトウェアは、プロセスを簡素化し、フォローアップを容易にするため、非常に役立ちます。

タスク管理、レポート、プロジェクト管理、時間追跡、コラボレーション、顧客管理などに役立ちます。

結論

不適切な作業負荷は、世界中の従業員が直面する問題であります。 それはあなたの仕事スタッフの仕事の満足度だけでなく、従業員の健康を害するだけではありません。 しかし、適切な計画を立てれば、これらの悪影響をすべて回避することができます。 このような場合、「曖昧さ」をなくすことが重要です。 音楽と自動車に興味のある、ヴァンテージサークルのインハウスコンテンツマーケターです。 お問い合わせは [email protected]

までお願いします。