チームのコミュニケーションを改善するために作られたテクノロジーの量を考えると、クロスファンクション・コラボレーションはこれまで以上に簡単になるはずです。 Slackで同僚に即座に連絡することができます。 Google Driveを使えば、世界中にあるドキュメントを共有することができます。 Asanaでタスクを割り当て、プロジェクトでコラボレーションすることも可能です。 しかし、新しいソフトウェアをチームに導入するだけでは、必ずしも十分ではありません。 たとえば、InVision では、コラボレーション ツールが、製品チームとマーケティング チーム間の作業を調整する上で重要な役割を担っています。 しかし、彼らはまた、絶え間ないコミュニケーション、責任の明確な委任、今後の製品発売についての全社的な知識の重要性を強調しています。

目的が明確でない場合、サイロから抜け出してコラボレーションを行おうとして壁にぶつかることがあります。 では、なぜ私たちはそれに抵抗するのでしょうか。 また、全員がその必要性に同意しているにもかかわらず、それを促進するのに苦労しているのはなぜでしょうか。

部門横断的なコラボレーションを阻む5つの共通点と、それぞれの解決策をご紹介します。

簡単に言うと、部門横断的なコラボレーションとは、企業内の異なるチームや機能（マーケティング、セールス、エンジニアリング、人事）の人々が力を合わせて、共通の目標、プロジェクト、責任に取り組むことを指します。

それは、カスタマーサポートとマーケティングがソーシャルメディアでチームを組むような日常的な責任から、営業と製品が新しい、顧客を変えるような機能を開発するような単発のプロジェクトまで、何でも可能です。

関係するチームの目標が相反する、あるいはまったく目標がない

プロジェクトに別のチームを巻き込もうとしたときに、「それはうちの優先順位ではない」と言われたことはありませんか。 それが収益に直接影響する、多数の新規顧客を獲得する、膨大な技術的負債を修正する、あるいはビジネスにプラスの影響を与えることがわかっている場合は、気が狂いそうになることがあります。

この場合、あなたと手元のチームの目標に整合性がない可能性があります。

目的が明確でない場合、サイロから抜け出して協力しようとすると、壁にぶつかります。

解決策: 目的を一致させて、全員で共有する

シニアリーダーに、会社の目標を公にするように勧め、リーダーシップチームだけではなく、全員が会社の優先事項を把握できるようにします。

個人的な貢献者であれば、自分のプロジェクトがどのように広い目標につながるかを確認し（明確化のピラミッドを使用するとよい）、自分のイニシアチブがどの目標をサポートしているかを協力者に伝えましょう。 経理から営業まで、すべてのチームが全体像を理解できるように、会社全体で共有します。 コメントのみのアクセス権を使用すると、全員が見ることはできても編集することはできないようにすることができます。 より詳細な手順については、Asana で会社の目標とマイルストーンのプロジェクトを作成するガイド記事をご覧ください。

他のチームのプロジェクトや取り組みを知らない

私が取り組んできた最高のコラボレーションのいくつかは、他の同僚が私に向かい、「ねえ、こんなチームが XYZ に取り組んでいるよ」と言ったときに始まりました。 と言ってきたときから始まりました。 残念ながら、私たちがクロス コラボレーションの機会につまずくたびに、他のチームが取り組んでいることを知らなかったために、もっと多くの機会が失われています。 有機的なコラボレーションは、氷山の一角に過ぎません。

Solution: 部署内外で今後の作業を共有する

同僚が何をしているかを知らないことは、チーム間の共同作業の障害になりますが、そうする必要はありません。 これを解決するには、チームの今後の仕事の概要を定期的に全社で共有したり、他の人がこの情報を簡単に見つけられる場所を作ったりします。

クロスチームのコラボレーションは、最高の仕事を引き出し、必要だと思わなかった洞察を明らかにし、プロジェクトの成果を並のものから優れたものにする可能性を持っています。 社内の各チームが何をしているかを把握するのは良いことですが、すべての人が小さなツイートやバグ修正、カスタマー サポートのケースについて知る必要はありません。

Asana では、進捗や今後の作業についてプロジェクトのフォロワー全員に素早く伝えるために、ステータス更新を使用します。 大規模なイニシアチブでは、サマリーを作成し、チームまたはスタッフ全体の会話として共有します。

同僚の役割、責任、専門用語を理解していない

一度、毎週のチームミーティングで、同僚が2ヶ月連続で同じ更新をするのを聞いたことがあります。 自分の仕事とは関係ないと思っていました。 しかし、最終的な結果を見たとき、私たちは協力するための本当に良い機会を逃していたのだと気づきました。 もっと詳しく話し合っていれば、重複作業を減らし、彼女のプロジェクトのタイムラインを短縮する方法を見つけることができたかもしれません。

1. 相手の役割や責任を十分に理解していない
2. 専門用語や専門用語を使う

幸い、この壁を打ち破るには、まず意識することが必要です。

解決策: 誰が何をしているか、彼らの言葉をどう話すかを学ぶ

できる限り、同僚や彼らの仕事のスタイルを知り、彼らが取り組んでいることについて詳しく質問してください。 大企業では、ランダムな1対1や、社員が作ったもの、立ち上げたもの、取り組んだものを発表する全社的な「show and tells」など、学習の機会を促進します。

Asanaでは、各社員に責任分野（AoR）を割り当て、すべてのAoRとその所有者を一覧にしておくことでこれを実現しました。

別のプロジェクトを引き受けるのは時間がかかりすぎる

これはおそらく最も一般的なシナリオでしょう。 チームやチームメイトを誘って、何か共同作業をしようとします。 彼らは興味がありますが、時間がありません。 おそらく彼らは、「来月」または「次の四半期」に協力することに同意するでしょう。

問題は、新しいプロジェクトに参加することは、実際にはもっと小さなタスクであっても、困難で時間のかかるタスクのように思われがちだということです。 明確な提案、タイムライン、および見積もり時間を提示する

同僚に新しいプロジェクトでの協力を依頼する前に、そのプロジェクトにかかる時間を見積もる時間をとりましょう。 可能であれば、プロジェクトのために余分な時間をバッファーしてください。 そして、同僚の役割と予定される時間の概要を説明します。 プロジェクト内のタスクを個々のチームメイトに割り当てます。 次に、カスタムフィールドを使用して、見積もり時間のコミットメントを追加します。

新しい働き方を取り入れたがらない

「習慣は、脳の自動操縦のバージョンです」と、Fast CompanyのStephanie Vozzaは書いています。 このことは、職場において、新しいツールや方法、働き方を採用することに消極的であることを意味することが多い。 これは、「壊れていないのなら、なぜ直すのか」という考え方です。

多くの場合、クロスコラボレーションや新しいツールを導入することは、仕事の習慣を変えることを意味します。

残念ながら、習慣の中にとどまっていると、より効率的に作業し、時間を節約し、先手を打つための機会を無視してしまいます。 (電子メールを早期に導入した人たちが、電子メールを使用しない人たちに対して持っていた利点を考えてみてください!) 。 そして、1 日の時間を増やしたいと思わない人はいません。

解決策 新しいツールや習慣をゆっくり導入する

新しいプロセスやツールなど、何か新しいものをチームに導入する場合は、新しいプロセスになじめるようにしましょう。 「と、Asana コミュニティのメンバーである Caisha は言います。 「会議の議題やイベントのような簡単なプロジェクトから始めましょう。 理想的なのは、部署内の多くの人が、フォーカスに関係なく、そのことについて知る必要がある、または関与する必要があるものです」

また、「私たちが従っている新しいプロセスを覚えていますか」と優しく思い出させる、指南役または代表者を置くことも良いアイデアです。

Asana をチームで使い始めたばかりの場合は、Gmail アドオンなどの統合を使用して、メールでのコミュニケーションから Asana での共同作業にスムーズに移行できるようにしましょう。

チームメイトとのコラボレーションを開始する

部門横断的なコラボレーションは、最高の仕事を引き出し、必要だと思わなかった洞察を明らかにし、プロジェクトの成果を並のものから特別なものにする可能性を秘めています。 しかし、コラボレーションを促進することは容易なことではありません。 作業が必要なのです。 障壁によってサイロに閉じ込められるか、障壁を打ち破れるかは、あなた次第です

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